Guia Configuração

A secção Configuração é o centro de configuração do seu alojamento turístico. Daqui pode gerir todos os aspetos operacionais e organizativos.

• Gerir quartos e tipologias
• Configurar o Motor de Reservas
• Ligar canais OTA
• Gerir a equipa e os cargos
• Visualizar estatísticas
• Contactar o suporte
• Gerir a sua conta

O cabeçalho no topo mostra:

• Nome do quarto
• Tipo (Hotel, B&B, Apartamentos)
• Número de tipologias e quartos totais

Dois níveis: a conta e as suas propriedades

Se gere mais do que uma propriedade, no topo da página há dois nomes, e vale a pena não os confundir:

• o menu pendente, com a etiqueta Propriedade selecionada, escolhe uma propriedade;
• o painel colorido abaixo, marcado Conta, contém-nas todas: nome, tipo e país da atividade.

Cada grupo mais abaixo indica a que obedece: ao nome da propriedade escolhida — é o caso de Alojamentos e Canais & preços — ou a Todas as propriedades, para o que vale em toda a atividade (Conformidade fiscal e legal, Módulos, Conta & suporte). Dentro de um grupo, as poucas entradas que são exceção — o fuso horário e o RMS — trazem a indicação sozinhas.

Com uma só propriedade nada disto aparece: não há nada a distinguir.

Adicionar nova tipologia

Botão para criar um novo tipo de quarto. Pode criar até 100 alojamentos: se ultrapassar os incluídos no seu plano, a aplicação avisa-o e, se pagar com cartão, o plano passa sozinho ao superior na próxima renovação — entretanto continua a usar todos os quartos.

Gerir quartos

Modifique o número de quartos para cada tipologia existente.

Paga através do Google Play ou da App Store?

As lojas só sabem cobrar os planos de catálogo: não podem cobrar um valor acordado. Por isso, se a sua renovação prevê um valor acordado ou precisa da nossa aprovação, o ecrã Gerir quartos mostra um cartão dedicado. A passagem faz-se por esta ordem:

1. Cancelar na loja — abre a página de gestão de subscrições da sua loja. Só você pode cancelar uma subscrição Google Play ou App Store: nós não podemos fazê-lo por si.
2. Ativar o pagamento com cartão — a partir da aplicação em Android e Windows. No iPhone e iPad este botão não aparece, porque as regras da App Store não permitem remeter para um pagamento externo a partir da aplicação: use outro dispositivo (Android ou Windows) ou o site vezpa.it.

Cancelar na loja não desliga nada de imediato: a subscrição da loja continua válida até ao seu fim natural e, entretanto, o cartão assume. Nunca fica sem serviço, e nenhum quarto é alguma vez eliminado ou escondido.

Lista expansível com todas as tipologias/quartos do alojamento.

• Para alojamentos tipo Hotel: mostra as tipologias de quarto (ex. "Duplo Standard", "Suite")
• Para B&B/Apartamentos: mostra os alojamentos individuais

Toque numa tipologia para expandir e ver os detalhes: número de quartos, preços base, serviços incluídos.

Tanto os quartos como o próprio alojamento têm uma galeria de fotos dedicada (até 20 fotos cada), reordenável arrastando as miniaturas: a primeira foto torna-se a capa mostrada no Booking Engine.

Ordenar quartos

Na secção Alojamentos pode abrir Ordenar quartos para arrastar os quartos/unidades e definir a ordem em que aparecem na app e no calendário. Com o seletor no topo pode passar ao modo Booking Engine para definir, separadamente, a ordem mostrada aos hóspedes no portal de reservas (se não personalizada, segue a ordem app/calendário).

Como se lê o código das camas

O código descreve as camas do quarto: X é uma cama individual, M uma cama de casal, e somam-se. Serve de lembrete para si e para o pessoal dos andares: não altera o preço, a capacidade nem o que os portais mostram.

Na configuração de cada alojamento, na secção Detalhes, encontra o campo Equipamento. Toque-lhe: abre-se a lista dos nove códigos, cada um com a sua explicação.

A mesma lista abre a partir do quadro Secções: toque no alojamento e depois em Equipamento. Nos dois sítios escolhe-se um código da lista: não é um campo para escrever a descrição das camas.

Não confunda: a capacidade que vende é Pax máx., e o tipo de quarto que os portais mostram ao hóspede é Tipo comercial. O equipamento atualiza-se a partir da configuração do alojamento ou do quadro Secções: o painel do pessoal dos andares não o mostra nem o altera.

Horários de check-in e check-out

No fim do grupo Alojamentos, por baixo da lista de quartos e ao lado do fuso horário, está Horários de check-in e check-out: duas entradas, Check-in a partir das e Check-out até às. Toque numa delas e escolha a hora no relógio: o valor é guardado logo. Já vêm preenchidas — 14:00 e 10:00 — e se lhe servirem não tem nada a fazer. São os horários oficiais do alojamento, ou seja, os que declara: a hora de chegada não é a hora a que o hóspede chega de facto, porque à entrada não há nenhum momento a registar e a Vezpa não a mede.

Contam para quem tem de comunicar os hóspedes à autoridade. Espanha, Croácia, Eslovénia e Bulgária pedem também a hora de chegada e de partida, não apenas o dia: é o horário escrito aqui que segue na comunicação. A partida é a exceção, e a única das duas que pode tornar-se real: se registar o check-out do hóspede é comunicada a hora verdadeira da saída; se não o registar é comunicado o horário oficial que escreveu aqui. São horas locais do alojamento e leem-se no seu fuso horário: não são convertidas.

«Encerramento sazonal»

Para um hotel que fecha durante a época baixa. Em «Configuração», grupo «Conta & suporte», o diretor encontra o cartão «Encerramento sazonal»: com «Escolher o período de encerramento» escolhe o período, vê quanto vai pagar e confirma. Cada mensalidade que comece dentro do período custa 30% do plano, IVA incluído; na reabertura volta sozinho o preço completo.

• O período é contínuo, dura de 3 a 6 meses e começa a partir de amanhã. Entre o fim de um encerramento e o início do seguinte têm de passar pelo menos 6 meses.
• Não pode haver reservas no período: se houver, a app lista-as e o encerramento não começa.
• As datas encerradas não podem ser reservadas em lado nenhum: canais, motor de reservas ou inserção manual. No calendário aparecem como «Encerramento sazonal» e não se desbloqueiam. Se um canal enviar mesmo assim uma reserva nessas datas, a reserva mantém-se e o diretor recebe uma notificação.
• Só está disponível com o pagamento pelo site (cartão), não com a subscrição da loja de apps.

Depois de ativado, o encerramento não se anula na app: para o alterar, escreva ao suporte. O resto da app funciona normalmente, para preparar a época e receber reservas nas datas abertas.

«Dispositivos de acesso»

Para os hóspedes que entram sozinhos com uma caixa de chaves. Em «Configuração», grupo «Quartos», o diretor encontra «Dispositivos de acesso»: um dispositivo por linha, com nome, código e os quartos que abre (uma caixa pode servir vários quartos). Por agora o tipo é «Offline (código fixo)»: o código é escrito por si e mantém-se até o alterar.

• O código chega ao hóspede pela automação «Códigos de acesso (check-in aprovado)» em «Automações»: só é enviado depois de aprovar o check-in online na ficha da reserva, no dia da chegada à hora escolhida (às 8 por predefinição), ou de imediato se aprovar mais tarde nesse dia. Uma vez por reserva.
• Se alterar um código, a app indica quantos hóspedes com a estadia ainda por terminar já receberam o antigo, para os poder avisar.
• A página é só do diretor. O código de um quarto também aparece na ficha da reserva, no quadro «Chaves».

«Hóspedes bloqueados»

Para deixar de receber reservas de uma pessoa. Em «Configuração», grupo «Canais & preços», logo abaixo do Motor de reservas, encontra «Hóspedes bloqueados»: uma lista por propriedade. Com «Bloquear um hóspede» escolhe se bloqueia um endereço de email ou um número de telefone, e pode acrescentar um motivo, que fica interno. O telefone é reconhecido seja qual for a forma como está escrito: espaços e indicativo internacional (+39, 0039 ou nenhum) não contam.

• No Motor de reservas o hóspede não consegue concluir a reserva: vê uma mensagem neutra que o convida a contactar diretamente o alojamento, e não lhe é dito que está bloqueado.
• Quando reserva à mão na app, ao confirmar ou ao criar a proposta aparece um aviso com o email ou o telefone encontrados e o motivo: para avançar mesmo assim confirma duas vezes (veja o guia das reservas).
• Da Booking.com, Airbnb e dos outros portais a reserva chega já confirmada e não pode ser recusada: recebe uma notificação push sobre o hóspede bloqueado, uma vez por reserva.
• Dos calendários iCal não há nenhum controlo: esses calendários não trazem email nem telefone.
• A lista é editada pelo diretor; o assistente só a pode consultar. As outras funções não veem a «Configuração».

Limite de ocupação por canal

Alguns canais OTA aceitam menos hóspedes do que os que vende aqui, de facto. Um quarto com capacidade 3, por exemplo, pode só ser reservável para 2 hóspedes num canal específico: o canal recusa o preço para o terceiro hóspede sempre, e o quarto acaba, na prática, por ficar por vender a 3 nesse único canal. Se o seu alojamento estiver ligado a pelo menos um canal OTA, encontrará Limite de ocupação por canal na configuração do quarto, logo abaixo da Capacidade: uma linha por canal ligado, cada uma com o seu limite atual (ou «Sem limite definido — vende-se à capacidade total») e um botão de edição.

Pode definir, alterar ou remover o limite de cada canal de forma independente. Introduza o número máximo de hóspedes que esse canal aceita; removê-lo faz o quarto voltar a vender-se à capacidade total nesse canal. Não tem de definir nada à mão: se um canal recusar um preço porque o seu próprio limite de ocupação é inferior ao que vende, a Vezpa aprende o limite automaticamente na primeira vez que isso acontece — essa correção é o comportamento esperado, não é um erro.

Isto é diferente do aviso automático e apenas de leitura Capacidade diferente no portal da guia OTA: esse aviso limita-se a comunicar a capacidade que o próprio portal declara. O limite aqui, pelo contrário, é um limite que a Vezpa impõe aos seus próprios envios para esse canal, e que é o próprio gestor quem define, altera ou remove.

«Check-in online»: a foto do documento

Em «Configuração», grupo «Conformidade fiscal e legal», a secção «Check-in online» tem a opção «Foto do documento de identificação» com três escolhas: «Não pedida», «Opcional» e «Obrigatória». Só a vê quem pode configurar o alojamento. Se a ativar, no check-in online cada hóspede fotografa a frente e o verso do seu documento: não só o principal, também os outros, que no formulário se chamam «Hóspede 1 (principal)», «Hóspede 2» e assim por diante. Com «Obrigatória» o registo não pode ser concluído sem as duas fotos; quem já as carregou não tem de as repetir.

As fotos são reduzidas, limpas dos metadados (incluindo a localização GPS) e guardadas cifradas: nenhum link público leva até elas. Na app só as veem as funções que gerem as reservas, não a governanta nem o observador, na ficha do hóspede. Apagam-se sozinhas 7 dias depois da partida, e de imediato se o hóspede for eliminado ou anonimizado; também pode apagá-las antes. No formulário o hóspede lê uma nota que explica para que servem e quando desaparecem.

No grupo «Quartos», opção «Etiquetas de reserva» — apenas para o diretor — gere-se a lista de etiquetas desta propriedade: as etiquetas coloridas que depois ativa e desativa no cartão de cada reserva (ver o guia do cartão de reserva).

Cada etiqueta tem um nome e uma cor escolhida de uma paleta; aqui criam-se, renomeiam-se e eliminam-se, até vinte etiquetas por propriedade.

A lista arrasta-se para mudar a sua ordem, e essa ordem é a prioridade: rege a sequência em que as etiquetas aparecem em todo o lado, tanto no cartão de reserva como na lista de reservas.

As etiquetas são por propriedade: quem gere mais do que uma configura-as uma a uma, com o seletor no topo da página.

A localização define-se escrevendo a morada: enquanto escreve aparecem as sugestões, escolhe uma e a posição marca-se sozinha no mapa pequeno abaixo. Se o ponto não estiver exato, arraste o mapa para o corrigir — a aplicação di-lo: «Posição obtida a partir da morada: arraste o mapa para corrigir o ponto». Na demonstração pelo navegador o mapa não é desenhado: escreves na mesma a morada e a localização define-se sozinha. Na app instalada o mapa está lá.

Onde se encontra

• Ao criar o alojamento: o campo Morada já está no formulário, com o mapa pequeno por baixo.
• Mais tarde: Configuração → Dados do alojamento, campo «Procura a morada». Vale para todos os quartos do alojamento.
• Gestores de apartamentos: também na configuração de cada alojamento, porque cada um tem a sua morada.

Se quiser escolher o ponto à mão

Toque em «Escolher no mapa»: o mapa abre em ecrã inteiro. Mova o mapa — a mira fica parada no centro e marca o ponto — e confirme com «Usar esta localização». Útil com casas dispersas, turismo rural e ilhas, onde o número de porta não chega.

O Motor de Reservas é o portal de reserva direta do seu alojamento. Os hóspedes podem reservar diretamente a partir do seu site sem comissões OTA.

Configuração

• Stripe Connect: ligação para receber pagamentos (obrigatório)
• Link de reserva: URL para inserir no seu site
• Personalização: cores, logotipo, mensagens

1. Ligue o Stripe Connect para os pagamentos
2. Configure as definições do Motor de Reservas
3. Copie o link e insira-o no seu site
4. Os hóspedes poderão reservar diretamente

Ligação e gestão dos canais OTA através do OTASwitch Channel Manager.

Canais disponíveis: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda, e mais de 60 canais adicionais.

Existe um guia dedicado (Guia OTA) acessível a partir da página de gestão OTA.

Gestão dos utilizadores que tem acesso ao alojamento.

Quem vê cada item

Nesta página os itens aparecem apenas a quem os pode mesmo usar: assim não abre um ecrã para descobrir, na primeira ação, que não lhe é permitida.

Alterar a própria palavra-passe

A palavra-passe é um dado pessoal: todos os cargos — governanta e observador incluídos — podem alterar a sua a partir do menu de conta, no canto superior direito, sem passar pela direção. A reposição da palavra-passe de outro membro continua reservada ao titular da conta, a partir da página Equipa.

Painel com as estatísticas do alojamento: ocupação por período, receitas por canal, reservas por canal OTA, tendências temporais.

Útil para monitorizar o desempenho e tomar decisões sobre preços.

Quem o vê: diretor, assistente e revenue manager. Ao revenue manager o item só aparece se o módulo RMS estiver ativo, e é o único item de «Canais & preços» que vê: Booking Engine e canais OTA ficam para o diretor e o assistente. Anular as ações automáticas do RMS está reservado ao diretor.

Acesso ao sistema RMS para a gestão dinâmica de preços. Disponível apenas se ativado para o alojamento.

Existe um guia dedicado (Guia RMS) acessível a partir do ecrã RMS.

Sistema de tickets para comunicar com a assistência Vezpa. Pode criar novos tickets, responder a tickets existentes e ver o histórico.

1. Toque em "Suporte" na secção Configuração
2. Toque em "Novo Ticket" para criar um pedido
3. Descreva o problema ou o pedido
4. Receberá uma notificação quando a equipa responder

No grupo Conta e assistência encontra agora a secção Notificações: o interruptor liga ou desliga as notificações push neste dispositivo. Se a permissão foi recusada nas definições do telemóvel, surge um aviso com o botão Abrir definições; se a ativação falhar, surge Tentar novamente. Com o interruptor desligado deixa de receber qualquer notificação, mesmo urgente.

Para onde leva o toque

Ao tocar numa notificação, a aplicação abre agora o ecrã certo também para os pedidos de assistência, os quadros de serviço, as comunicações às autoridades, o domínio personalizado e as importações ou novas tentativas dos canais OTA: antes, nestes casos, não acontecia nada. Se a notificação for de uma propriedade diferente da aberta, a aplicação pergunta primeiro: Mudar de propriedade para lá ir, Ficar aqui para não sair.

No fundo da página encontra as opções da sua conta:

• Nome de utilizador apresentado
• Botão Logout: desliga a conta do dispositivo
• Link "Eliminar conta": procedimento para a eliminação definitiva da conta

Segurança

• Autenticação de dois fatores (2FA) sempre ativa
• Vinculação de dispositivo: a conta fica ligada ao dispositivo usado no primeiro login
• Login biométrico: após o primeiro acesso, pode ativar impressão digital ou Face ID

Vista e densidade

No grupo Conta & suporte encontra também Vista e densidade: decide se Calendário, Tarifas e Taxa turística apresentam os dias na horizontal ou na vertical, e quantas linhas (ou colunas) ver no máximo — se houver menos alojamentos veem-se todos, e nada se alarga além de um tamanho confortável. A mesma opção está também no menu de três pontos dessas três grelhas, e fica no dispositivo que está a usar: não o segue do telemóvel para o portátil. Para mais detalhes, veja Vista e densidade no guia do Calendário. O Observador e a Governanta, que não têm esta página, encontram a mesma opção no menu da sua conta.

Toggle de tema claro/escuro no cabeçalho do alojamento (ícone sol/lua).

O tema escuro é mais relaxante para os olhos, especialmente em ambientes com pouca luz.

A preferência é guardada e mantida entre sessões.

Com o Vezpa pode gerir vários alojamentos a partir da mesma conta: cada alojamento tem o seu próprio Motor de Reservas, os seus canais OTA e as suas tarifas, calendário e hóspedes completamente independentes.

• Seletor de alojamento: se tiver 2 ou mais alojamentos associados ao seu acesso, no topo da secção Configuração encontra o seletor para mudar entre eles com um toque.
• Indicador de carregamento: a mudança demora alguns instantes (a app recarrega o seu perfil e reinicia o leitor de cartões). Durante a operação aparece um indicador e o segundo toque é ignorado, para não iniciar uma dupla mudança.
• O que é atualizado: no final, calendário, tarifas, RMS, canais OTA, reservas e caixa mostram os dados do novo alojamento, e a app leva-o de volta ao calendário.
• Independência total: os calendários, tarifas, canais OTA e hóspedes de cada alojamento são separados e não se influenciam mutuamente.
• Subscrição expirada: os alojamentos com subscrição expirada são assinalados com uma etiqueta laranja. O seletor aparece também no ecrã de subscrição expirada: a partir daí pode passar para um alojamento ainda ativo e continuar a trabalhar, em vez de ter forçosamente de pagar ou sair.
• Adicionar um novo alojamento: está reservado ao titular da conta, ou seja, a quem registou o alojamento e em cujo nome estão o contrato e os pagamentos. Um colaborador que tente recebe uma mensagem de recusa: para trabalhar num alojamento, tem de ser o titular a convidá-lo a partir da página Equipa.
• Notificações de outra propriedade: se tocar numa notificação de uma propriedade diferente da aberta, a aplicação pergunta primeiro se quer mudar ou ficar — veja a secção Notificações.

No fim deste ecrã, por baixo de «Alterar palavra-passe», está «Dispositivos ligados»: a lista dos telemóveis e computadores em que a sua conta está aberta, com o nome do dispositivo, a última utilização e o endereço de onde chegou. O que está a usar aparece como «Este dispositivo».

• «Desligar» fecha um dispositivo: em poucos segundos deixa de poder fazer o que quer que seja, e para voltar a entrar são precisos de novo a palavra-passe e o código. É o que deve fazer se perder um telemóvel ou um computador.
• «Terminar sessão em todos os outros dispositivos» fecha-os todos exceto o que tem na mão.
• Quando alguém entra na sua conta a partir de um dispositivo novo recebe uma notificação e um e-mail. Se não foi você, desligue-o daqui e altere a palavra-passe.
• Para as operações sensíveis a app volta a pedir o código da sua aplicação de autenticação: eliminar a conta, adicionar ou remover pessoas da equipa, alterar uma função, alterar os dados de faturação com o IBAN, ligar a conta de pagamentos, exportar o registo de hóspedes. O código vale alguns minutos e depois volta a ser pedido.