Guia RMS

O RMS é o sistema de gestão dinâmica dos preços da Vezpa. Em vez de definir um preço fixo para cada quarto, você define regras por época e o sistema calcula automaticamente o preço correto para cada dia.

O RMS trabalha por cima das tarifas base que já definiu no calendário de tarifas. Não as substitui: altera-as dinamicamente consoante a época atribuída a cada dia.

O princípio: o comando é seu, o motor executa

A lógica do RMS da Vezpa é simples e coloca-o no comando:

• Você define os limites de cada época: preço mínimo e máximo, quanto o preço pode subir no máximo, quanto pode descer no máximo, e até onde o motor pode baixar as noites mínimas.
• O motor decide apenas dentro desses limites. É um só, liga-se por alojamento e nasce desligado: enquanto não for você a ligá-lo, nenhum preço se mexe sozinho. Ligado, decide por si — mas não pode sair dos limites que você colocou.
• Cada decisão é verificável e anulável. A Vezpa escreve cada movimento automático num registo com o antes e o depois: você verifica-o e anula-o na página Direção, e a anulação está reservada ao diretor.

O RMS abre-se na aplicação, em Propriedade → Canais & preços → RMS. O item só aparece quando o módulo RMS está ativo no alojamento.

• Diretor — abre o RMS, configura-o e pode anular as ações automáticas.
• Assistente — abre e configura o RMS; a anulação das ações automáticas não lhe aparece.
• Revenue manager — abre e configura o RMS. É o único item de «Canais & preços» que vê: Booking Engine, canais OTA, obrigações e módulos ficam para o diretor e o assistente. Se o módulo RMS não estiver ativo, nem esse vê.
• Operador de bem-estar, utilizador, governanta e observador — não veem o RMS.

Se o plano não incluir o RMS, em «Canais & preços» o diretor encontra, em vez de «Ativar», o botão «Adicionar o gestor de preços — … por mês», com o preço mensal na moeda da subscrição. Só aparece a quem paga a subscrição com cartão diretamente à Vezpa: o gestor de preços passa a ser uma segunda linha da mesma subscrição, no mesmo cartão. Hoje o cartão paga apenas a parte do mês em curso; a partir da renovação seguinte o valor fica incluído no débito mensal, e o RMS liga-se de imediato. Quem paga pela App Store ou pelo Google Play não o pode adicionar: o gestor de preços está incluído no plano Pro, para o qual se passa na mesma loja. Se o seu acordo com a Vezpa o incluir, encontra diretamente «Ativar», sem custos adicionais.

Quem adicionou o gestor de preços remove-o no mesmo cartão com «Remover o gestor de preços»: a partir da renovação seguinte o complemento deixa de ser cobrado, e o gestor de preços fica ativo até ao fim do mês já pago. Quando o RMS deixa de estar incluído (complemento removido, passagem a um plano sem RMS), para apenas o motor, na primeira noite após o fim. No fim do período de teste há um dia a mais, e uma notificação avisa. As temporadas nas datas ficam guardadas 7 dias: se o reativar até lá recupera-as, depois são retiradas das datas a partir desse dia. Os preços do calendário, as datas passadas e as definições das temporadas ficam sempre. Juntamente com as temporadas são retirados também os dias de chegada e partida: a partir desse dia chega-se e parte-se em qualquer dia, e os fechos retirados são enviados sozinhos para o site de reservas e para os portais ligados.

O RMS utiliza 5 níveis de sazonalidade, cada um com uma cor distinta. Não estão ligados a meses específicos: é você que decide quais os dias que pertencem a cada época.

Cada época tem os seus parâmetros independentes para cada tipologia de quarto: preço, limites, variações, estadia mínima e descontos. Isto permite-lhe ter estratégias de preço completamente diferentes para cada período do ano.

O calendário RMS é uma vista mensal onde cada dia está colorido consoante a época atribuída. Os dias sem época permanecem brancos (nenhuma regra RMS aplicada, são usados os preços base).

Como atribuir uma época

1. Abra o calendário RMS
   No ecrã RMS, toque no ícone de calendário na barra superior.
2. Selecione o período
   Toque no dia de início e depois no dia de fim. Os dias selecionados ficam destacados.
3. Escolha a época
   Em baixo aparecem os 5 botões de época (no tablet e no computador, numa janela). Toque no pretendido para o atribuir ao período selecionado.

Enquanto houver dias selecionados, aparece por cima do calendário (no computador, no painel à direita) uma barra com «Atribuir época», que volta a abrir a escolha se a fechou, e «Limpar seleção», que retira a seleção.

O calendário mostra um mês no telemóvel, também na horizontal, dois no tablet e três no computador; quando o espaço não chega, a grelha desliza.

Na mesma janela, antes da época, escolha o que fazer com os preços:

• «Aplicar os preços da época» — Os preços e a estadia mínima são substituídos pelos da época.
• «Manter os preços atuais» — Só muda a época: os preços e a estadia mínima ficam como estão.

Com o ícone «Propor épocas» no topo do calendário, o Vezpa propõe a época de cada dia de um período, por defeito o próximo ano. Deduz-a do que vendeu, e a que preço, nos mesmos dias dos anos anteriores: os períodos mais cheios e mais caros passam a Alta, os mais vazios a Baixa.

A proposta só preenche os dias sem época: os que já atribuiu ficam como estão. Toque num dia para ler de onde vem a proposta; antes de a aplicar escolha, como no calendário, se aplica os preços da época ou «Manter os preços atuais».

No mesmo ecrã, «Preços sugeridos por época» propõe para cada tipologia um preço, um mínimo e um máximo para cada uma das cinco épocas, na moeda do alojamento. Partem dos preços que a tipologia já tem no calendário («A partir dos preços do calendário») ou, se não houver, do seu preço base («A partir do preço base do quarto»). São apenas uma sugestão e não são guardados: as fichas das épocas é você que as altera. Como no resto da proposta, nada se aplica até confirmar, e os dias que já têm época ficam como estão.

O caso mais frequente é outro: os dias sem época. Num dia sem época o motor não decide nada, porque é a época que lhe dá os limites. Com o motor ligado, o ecrã do motor mostra o aviso «Dias sem época» com o número de dias dos próximos doze meses nesta situação: atribua-os a partir do «Calendário RMS», também com «Propor épocas».

Cada época tem parâmetros independentes para cada tipologia de quarto. Encontra tudo no ecrã principal do RMS, organizado em cartões coloridos por época.

Dias de chegada e partida

Cada cartão de época tem também a secção «Dias de chegada e partida», com duas filas de dias: «Chegada» e «Partida». Nos dias que têm essa época no calendário RMS, só se chega e se parte nos dias selecionados.

• Todos os dias selecionados = nenhuma regra. O último dia que resta não pode ser retirado.
• A regra acompanha a época: se um dia passa de «Alta» para «Média», fica com a regra de «Média».
• Os dias fazem parte da época, para cada tipo: quando um dia muda de época, assume os dias da nova época, mesmo com «Manter os preços atuais». Uma época sem regra, ou nenhuma época, significa aberto todos os dias. Um fecho definido à mão na página «Tarifas» vale até à próxima mudança de época ou de regra desses dias.
• Depois de guardar, os fechos seguem sozinhos para o site de reservas e para os portais ligados, como fecho à chegada e à partida.
• «Copiar parâmetros RMS» também copia estes dias: o tipo de destino recebe, época a época, as regras do de origem, e os fechos alterados são enviados sozinhos.

Para cada época pode definir uma variação percentual por dia da semana. Isto permite-lhe ter preços mais altos aos fins de semana e mais baixos nos dias úteis, sem ter de alterar cada data individualmente.

As variações diárias são por época, não por tipologia. Aplicam-se a todas as tipologias da época.

Para aceder às variações, toque no botão "Variações" na barra superior do ecrã RMS: no telemóvel abrem-se a partir de baixo, no tablet e no computador numa janela.

Cada época pode ter uma estadia mínima (minimum stay) diferente para cada tipologia. Os parâmetros disponíveis são:

O desconto last-minute reduz automaticamente o preço quando faltam poucos dias para a data da estadia. É útil para vender os quartos que restam a um preço com desconto em vez de os deixar vazios.

Quando vale. O last minute vale nos últimos 3 dias antes da chegada, incluindo o próprio dia. Não é um número a configurar: é fixo.

Nos portais o desconto paga-se uma só vez: o canal recebe o preço completo e a promoção desconta-o, assim o hóspede paga o mesmo preço descontado que vê no calendário.

O motor automático é a parte do RMS que decide sozinha. É um só: já não há três automações separadas para ligar uma a uma. O motor olha para todos os sinais em conjunto e toma uma única decisão por período e por alojamento, com o preço e as noites mínimas no mesmo movimento e uma justificação escrita que você pode ler.

De onde parte cada decisão

O motor parte do preço que já está no calendário para esse dia, não do preço base da época: os preços que pôs, também com «Manter os preços atuais», continuam a ser o ponto de partida. Move-se sempre dentro da faixa da época, ou seja o preço base mais ou menos «Pode subir no máximo» e «Pode descer no máximo»; um preço seu já fora dessa faixa o motor só pode aproximar, nunca afastar. As fases de «Desconto de última hora» calculam-se, pelo contrário, a partir do preço da época, para que duas fases não se somem.

A mais de 30 dias da chegada, uma data ainda pouco reservada não é descontada: é normal estar vazia. Se, pelo contrário, encher cedo, o motor sobe o preço mesmo meses antes.

Depois de uma reserva o motor pode subir o preço, mas não o baixa: só desce quando está ativa uma fase de «Desconto de última hora», ou seja, nos últimos dias antes da chegada.

Com o motor ligado, o campo «Desconto %» do cartão Last minute não aparece: o desconto é feito pelas fases de «Desconto de última hora».

O interruptor

No telemóvel e no tablet encontra-o no topo do ecrã RMS, na gaveta Configuração: nasce fechada, abre-se com um toque na sua linha e, mesmo fechada, essa linha diz se o motor está ligado ou desligado. No computador a configuração fica no painel à direita, já aberta. Vale para todo o alojamento, não para uma gestão ou uma tipologia em particular.

• Nasce desligado e fica desligado enquanto não for você a ligá-lo. Com o motor desligado nenhum preço se mexe sozinho: ficam exatamente como você os definiu.
• Ligado, decide dentro dos limites que definiu para a época — e não pode sair deles.

Prémio para datas distantes

Na página «Motor automático», por baixo do interruptor, está «Prémio para datas distantes». As datas muito distantes vendem-se pouco porque estão longe, não porque falte procura: com o prémio, o motor sobe um pouco o seu preço em vez de o deixar parado. Começa desligado; quando o liga, propõe 180 dias e +10%. Escolhe «A partir de quantos dias antes da chegada» (de 60 a 730) e o «Aumento» (de 0,5% a 50%), e confirma com «Guardar», o mesmo botão que guarda o resto da página.

O prémio não entra de repente: nos 30 dias antes do limiar cresce aos poucos a partir de zero. Com o limiar nos 180 dias, por exemplo, uma data a 150 dias da chegada não tem prémio, uma a 165 tem cerca de metade e a partir de 180 tem-no por inteiro: entre duas datas vizinhas não há nenhum salto. Nunca baixa um preço e fica sempre dentro dos limites da época, ou seja, o teto de subida e o máximo. Vê-o a funcionar na célula do preço, em «Porquê este preço», como uma das linhas de «Como o preço foi definido».

Para o que olha

O motor não revê tudo todas as noites: reavalia uma data quando a antecedência que falta para a chegada atravessa um marco. Os marcos são 180, 90, 30, 10 e 5 dias, mais o limiar do last minute: uma regra tem de entrar em vigor quando começa a valer, não no marco seguinte. Sobre essa data pesa cinco sinais:

Perto da data

O desconto perto da data do motor trabalha por fases por época ("a partir de 3 dias antes: -10% e mínimo 1 noite") e vale sempre a fase mais próxima de entre as que entraram: não se somam. As fases nascem vazias: enquanto não houver nenhuma, o motor ligado não faz nenhum desconto perto da data. E se nesses dias a data se estiver a encher sozinha, a fase põe-se de lado: descontar seria oferecer margem em quartos que se vendem na mesma. As fases são de cada alojamento: se geres mais do que um, cada um tem as suas, porque cada um se enche com a sua própria curva.

As fases vão de 1 a 3 dias: o last minute só vale nos últimos 3 dias antes da chegada. Uma fase guardada com um limiar mais longo é lida como uma única fase a 3 dias.

Como sai nos portais

Cada noite que uma fase desconta sai também para os portais ligados como promoção, e aparece assim entre as ofertas. O tipo é decidido pelo tempo que falta para a chegada, não pelo limiar da fase.

• Até 3 dias antes da chegada: Last Minute

As fases só valem nos últimos 3 dias, por isso saem sempre como Last Minute: na extranet do portal, procure-as com esse nome.

A última palavra continua a ser sua

No mesmo ecrã do motor encontra a lista das tipologias excluídas. O motor não toca nem no preço nem na estadia mínima das tipologias que colocar lá dentro: ficam exatamente como você as define.

• Exclui-se por tipologia, não por alojamento individual. Os quartos da mesma tipologia partilham o preço, e um alojamento que acrescente amanhã a uma tipologia excluída nasce também ele excluído.
• O nome conta tal como o escreveu. A comparação ignora maiúsculas e espaços duplos, mas se renomear uma tipologia o nome na lista não muda sozinho.
• A lista que guarda substitui a anterior, não se soma: o que retirar volta de imediato para os quartos que o motor decide.
• É uma exclusão de alojamento: se duas gestões tiverem uma tipologia com o mesmo nome, exclui as duas.

Os dois avisos

Uma exclusão que se parte em silêncio é perigosa no pior dos sentidos: o motor volta a mexer em preços que julgava protegidos. Por isso o ecrã diz-lho em dois casos, e a Vezpa repete-lho com uma notificação se a situação se mantiver.

Os Limites do motor são as fronteiras dentro das quais o motor pode decidir. Encontra-os no topo do ecrã RMS, na gaveta Configuração, ao lado do interruptor do motor (no computador, no painel à direita, já aberto). Configura-os por época: pode ser prudente na época alta e mais livre na baixa. O motor não pode sair deles, nem do preço mínimo e máximo da época.

A estratégia: o caminho curto

Não tem de partir de casas vazias. Escolha uma estratégia para a época e os dois limites preenchem-se com valores já sensatos; depois retoca-os se quiser.

São assimétricos de propósito: quem aposta na Ocupação tem de poder cortar a fundo e subir pouco; quem aposta no Rendimento, exatamente o contrário.

Os dois números, e como se leem

São ambos positivos, escrevem-se sem sinal, e cada um diz quanto o motor se pode mexer no seu próprio sentido.

Quando uma reserva é cancelada

Um cancelamento liberta um quarto. Aqui é você que decide o que o motor deve fazer com ele.

O piso das noites mínimas

O motor também pode mexer na estadia mínima, mas só para baixo: parte das noites mínimas que configuraste para a época e nunca as alonga — alongá-las seria o contrário daquilo para que o motor serve. Até onde pode descer decides tu, tipologia a tipologia, na página RMS ao lado da estadia mínima da época: é a mesma decisão e fica no mesmo quadro.

Intervalos entre reservas

Quando entre duas reservas ficam poucas noites livres, ninguém as consegue reservar se a estadia mínima for mais longa do que o intervalo. Com «Baixar a estadia mínima nos intervalos», no quadro «Intervalos entre reservas» da época, o motor baixa a estadia mínima só nessas noites, o suficiente para caber uma chegada. O preço nunca muda: um desconto, se o quiser, é decisão sua.

Escolha até onde pode descer (1 quer dizer que também se vendem noites isoladas) e até quantos dias antes da chegada se aplica, no máximo 90. A regra nunca sobe a estadia mínima, e no registo a linha diz de quantas noites era o intervalo. Começa desligada em cada época.

As noites sem temporada ficam de fora: o motor não lhes toca nem as assinala. Se um cancelamento alargar o intervalo ou o fizer desaparecer, ou se desligar ou alterar a regra na temporada, a estadia mínima reduzida volta ao valor que o motor poria de qualquer forma, normalmente o da temporada, e uma linha própria do registo indica-o. Se, pelo contrário, o intervalo se fechar porque alguém reserva, nada muda: a noite está vendida. Se anulou a ação do intervalo, o motor não volta a ela.

Sempre que o motor muda um preço ou uma estadia mínima, a Vezpa escreve-o no registo Ações RMS. Abre-se na página Direção, na primeira linha do separador Direção, e com uma ligação direta a partir do Calendário RMS.

As ações não são listadas uma a uma: cada ficha é uma decisão do motor, ou seja, uma passagem, uma tipologia e um motivo. Duas decisões diferentes sobre a mesma tipologia, por exemplo uma descida em novembro e uma subida em dezembro, são duas fichas: assim nunca se lê um preço que parece subir e descer ao mesmo tempo. No topo vê quando o motor funcionou pela última vez e quantos preços aumentou e reduziu. Em cada ficha lê-se:

• Quanto — a seta e a percentagem: verde se o preço subiu, laranja se desceu;
• Quando — as datas e quantos dias a decisão abrangeu;
• O preço antes e depois, na moeda do alojamento;
• Porquê — uma frase que diz que sinal empurrou e, se um limite da época travou o preço, qual;
• O detalhe — tocando na ficha veem-se os quartos da tipologia e o dia a dia, quarto a quarto, com o botão para anular.

No telemóvel o detalhe sobe a partir de baixo; no tablet as fichas ficam em duas colunas e o detalhe abre numa janela; no computador a lista fica à esquerda e o detalhe da decisão escolhida fica aberto à direita. No detalhe aparece também a origem da decisão: para o motor «Tarifas atualizadas automaticamente».

O que o motor fez, mesmo quando nada muda

No topo do registo vê o que fez a última passagem e o que fez após a última reserva: quantas células decidiu, quantas alterou, quantas deixou iguais e quantas ignorou, com o motivo (nunca com preço, veto, fora do calendário, bloqueio). Um preço que ficou igual é uma decisão, não um motor parado.

Anular uma ação também põe um veto: o motor não volta a essa célula até à data. Os vetos ativos veem-se em «Vetos ativos», na barra superior do registo, e com «Revogar» o motor volta a decidir esse dia a partir do próximo controlo.

A mesma explicação está também diretamente na célula do preço, em «Tarifas»: quem pode editar as tarifas abre a célula de um preço e encontra no canto superior direito o botão com o ponto de interrogação, que abre «Porquê este preço» com a decisão do motor para esse dia ou o motivo pelo qual não o alterou. Daí não se anula nada: isso faz-se neste registo.

Sugestões e últimas ações

No topo da página RMS, a gaveta «Sugestões» lista o que pode corrigir: intervalos em que ninguém pode chegar (com o motivo: regra desligada, intervalo demasiado distante, mínimo demasiado alto), datas sem época e tipologias excluídas que já não existem. Cada item tem o seu botão, por exemplo «Abrir a época».

O diretor vê também ao lado «Últimas ações», com os mesmos cartões deste registo: no computador e no tablet os dois quadros ficam lado a lado, no telefone são dois separadores. Não chegam notificações: consulta-se a página.

No botão «RMS» da página «Direção», um número indica quantas sugestões ainda não viu; o mesmo número aparece no botão «RMS» no topo de «Ações RMS». A contagem é sua e é igual em todos os dispositivos: volta a zero quando abre a gaveta «Sugestões» na página RMS, e só volta a subir quando chega uma sugestão nova.

Para cada canal OTA pode definir uma diferença percentual adicional em relação ao preço RMS calculado. Funciona como as diferenças OTA normais, mas aplica-se ao preço já processado pelo RMS.

• +10% — no Booking.com o preço será 10% mais alto em relação ao preço local
• -5% — não permitido: o acréscimo não pode ser negativo, o valor é recusado e esse canal não é guardado
• 0% — o mesmo preço do sistema de gestão

Define uma diferença para cada um dos 5 canais principais (Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda) e uma diferença única "Outros canais" válida para todos os restantes canais ligados. Pode alterá-las diretamente no ecrã RMS, no cartão dedicado por baixo das épocas.

Quando um dia tem uma época RMS atribuída, o preço é calculado por esta ordem:

1. Preço base da época
   Parte-se do preço definido na época RMS para essa tipologia.
2. Preço fixo
   Se estiver ativado, o preço é calculado para a capacidade máxima do quarto, independentemente do número efetivo de hóspedes. O preço mantém-se idêntico para qualquer ocupação.
3. Variação diária
   Aplica-se a variação % do dia da semana (ex. +15% ao sábado).
4. Motor automático
   Só se estiver ligado e a tipologia não estiver entre as excluídas. O motor pesa os seus sinais e pede um ajuste, para cima ou para baixo; perto da data, se houver fases configuradas, pode pedir o desconto da fase mais próxima. É um pedido, ainda não o preço final.
5. Limites do motor
   O pedido é reconduzido para dentro dos seus limites: quanto pode subir, quanto pode descer e, sempre, o mínimo e o máximo da época. Este passo vence todos os anteriores.
6. Diferença OTA
   Para os canais OTA aplica-se a diferença percentual do canal. Se no canal já existir uma promoção, a Vezpa calcula o preço a montante de forma a que o desconto final para o hóspede seja exatamente o pretendido, sem duplos descontos.

Se o seu alojamento tiver várias gestões (por exemplo um hotel com vários edifícios ou um gestor com várias casas de férias), cada gestão tem os seus próprios parâmetros RMS independentes.

No topo do ecrã RMS encontra um seletor para mudar de gestão. Os parâmetros, as épocas e as diferenças OTA são separados para cada gestão.

Comece com pouco

Não é preciso configurar tudo de imediato. Comece com 2-3 épocas (ex. Baixa, Média, Alta) e acrescente os níveis intermédios quando se sentir à vontade com o sistema.

Primeiro os limites, depois ligue o motor

Escolha uma estratégia para cada época e verifique os dois números que ela lhe preenche, antes de ligar o motor. São a sua rede de segurança: mesmo que os sinais empurrem com força, o preço nunca sairá do intervalo que você decidiu. Lembre-se de que são ambos positivos: "pode descer no máximo 5" quer dizer "não cortar mais de 5%".

Ligue-o uma época de cada vez

O motor é um só e liga-se para todo o alojamento, mas os limites são por época: mantenha apertados os das épocas que ainda não quer mexer (ou ponha-os a zero, o que as bloqueia por completo) e deixe respirar só aquela em que quer experimentar. Depois observe durante alguns dias as Ações RMS: cada linha diz-lhe o que mudou e porquê.

Proteja os quartos em que não quer que se toque

Se uma tipologia tem um preço que só você decide (uma suite, um apartamento especial), coloque-a entre as tipologias excluídas. E se a renomear, lembre-se de atualizar também a lista: a Vezpa avisa-o, mas entretanto esses quartos voltam para os que o motor decide.

Mantenha frescos os dados do Mercado

O sinal Mercado trabalha sobre os dados do Booking.com da secção Mercado. Nunca mexe sozinho num preço, mas reforça as decisões tomadas com os seus próprios dados: quanto mais frescos forem os dados, mais sensatos são os ajustes.

Use as variações diárias

A diferença entre dias úteis e fim de semana é muitas vezes significativa. Um +10/15% ao sábado e um -5/10% de segunda a quarta-feira podem fazer uma grande diferença na receita.

Verifique o calendário regularmente

Certifique-se de que todos os dias futuros têm uma época atribuída. Os dias sem época usam os preços base sem as otimizações do RMS.

Anule sem receio

Cada movimento do motor está no registo Ações RMS e anula-se com um toque na página Direção. Se um ajuste não o convencer, reponha o valor anterior: você tem sempre a última palavra.