Guia Direção

A Direção é o painel de controlo operacional do seu alojamento. É o primeiro ecrã que vê ao abrir a app e mostra-lhe num relance tudo o que requer a sua atenção.

De cima para baixo a página mostra: os banners de notificação para situações urgentes, o dia de Hoje em quatro números, a ocupação dos Próximos 7 dias, os atalhos (POS, Caixa e os outros) e as novas reservas recebidas. No telemóvel, os atalhos sobem para o topo, logo a seguir aos banners e antes de Hoje.

Na barra de cima encontra «Nova reserva», para inserir uma sem passar pelo calendário, e a pesquisa: no computador é uma caixa no topo da página, no telemóvel é a lupa na barra. Escreva um nome e abre-se a lista Reservas com a pesquisa já feita, que fica visível como filtro e se retira a partir daí.

Os banners coloridos no topo da página assinalam situações importantes. Aparecem apenas quando há algo a sinalizar.

Por baixo dos banners, o bloco Hoje resume o dia em quatro quadros: quatro lado a lado no computador, dois por linha no telemóvel. Cada quadro toca-se e abre a lista a tratar.

Como ler os contadores

• 3 / 5 e por baixo 2 por fazer — 3 check-ins completados de 5 chegadas previstas para hoje.
• Quando a linha «por fazer» desaparece, essa parte do dia está fechada.
• 0 / 0 — nenhuma chegada ou partida prevista para hoje.

Alojamentos IN / Alojamentos OUT

Se houver alojamentos extra em chegada ou partida (além dos check-in/out padrão), são mostrados numa linha adicional abaixo dos botões principais.

As linhas a mais de «Em casa»

Por baixo da percentagem, o quadro Em casa pode mostrar mais duas linhas, só quando são precisas:

• «N em estadia» — os hóspedes que ficam: já cá estavam ontem e hoje não partem, portanto não são chegadas nem mudanças de alojamento.
• «N não vendáveis», a laranja — os alojamentos bloqueados ou em manutenção esta noite, ou seja, os que a contagem «/ total» já exclui. Ao tocar abre-se Não vendáveis esta noite: para cada alojamento, nome e tipologia, Manutenção ou Bloqueada, o motivo se houver e, para a manutenção, «até …» com a última noite.

Canceladas hoje

Por baixo dos quatro quadros aparece Canceladas hoje, só se hoje chegou pelo menos um cancelamento: de um portal, de uma reserva do Booking Engine expirada ou feito à mão. Indica quantas são e, por baixo, as noites libertadas. Ao tocar abre-se a lista com nome, datas e canal; toque numa linha para abrir a reserva. Conta os cancelamentos a partir de 22/10/2026: os anteriores não aparecem.

• Em casa — o quadro de Hoje abre a lista Ocupação: todos os hóspedes que estão agora no alojamento, com o quarto atribuído.
• Chegadas — a lista das reservas em chegada nos próximos dias (não só hoje) abre-se a partir do link «N chegadas» no quadro Próximos 7 dias. Útil para se preparar com antecedência.

O quadro mostra uma coluna para cada uma das próximas sete noites, a começar por esta noite. A altura da coluna é a ocupação dessa noite, e a percentagem está escrita dentro da coluna, ou por cima quando a coluna é demasiado baixa para a conter. A noite mais cheia tem um verde mais escuro.

• A percentagem é calculada sobre os alojamentos vendáveis: os bloqueados ou em manutenção não contam no total, assim o número diz quanto vendeu daquilo que pode realmente vender.
• Por cima das colunas, numa só linha, estão as chegadas (a verde) e as partidas (a vermelho) de cada dia, hoje incluído, sem as reservas canceladas. No computador cada número tem o seu ícone; no telemóvel aparecem só os números coloridos. Um dia sem chegadas nem partidas fica vazio.
• No canto superior direito, «N chegadas» conta as reservas que chegam de amanhã até ao fim da semana (as de hoje já estão no quadro Check-in) e abre a lista de chegadas.

Próximos 14 dias: ADR e RevPAR

Para diretor, assistente e Revenue Manager o quadro Próximos 7 dias pode ser tocado: no canto inferior direito há um ícone para o abrir, e abre-se «Próximos 14 dias». Para as outras funções o quadro não se toca e a previsão não existe.

• As colunas são a ocupação das próximas catorze noites, noite a noite, calculada como no quadro: os alojamentos bloqueados ou em manutenção não contam.
• ADR — o preço médio de alojamento dos quartos vendidos nessa noite.
• RevPAR — a receita de alojamento da noite dividida pelos quartos vendáveis.
• Os montantes estão na moeda do alojamento. A receita de uma estadia é distribuída pelas suas noites, e não colocada toda no dia de partida como nas Estatísticas, e os regimes (pequeno-almoço e semelhantes) não entram no cálculo.

Algumas OTAs enviam reservas "on request" que requerem a sua confirmação manual antes de serem definitivamente aceites.

Os cartões mostram: nome do hóspede, datas de check-in e check-out, quarto atribuído, canal OTA de origem, nacionalidade e tratamento.

Toque num cartão para abrir o detalhe da reserva, onde poderá confirmá-la ou recusá-la.

No fundo da página encontra a lista das reservas recebidas recentemente, com badges coloridos para as distinguir:

• Nova — reserva acabada de criar
• Mod. — reserva existente modificada (alteração de datas, hóspedes, etc.)

Cada cartão mostra: data de criação ou modificação, nome, datas da estadia, quarto atribuído e canal OTA. Toque para abrir o detalhe completo.

Os links não estão na página: o ícone ao lado dos três pontos, no canto superior direito, abre-os numa gaveta. Estão divididos em dois grupos: Reservas diretas, com o cartão Motor de reservas se o seu site de reservas estiver ativo, e Bem-estar, com o cartão SPA se o módulo de bem-estar estiver ativo. Cada cartão mostra o endereço e tem dois botões: Copiar endereço copia-o para a área de transferência, Abrir abre-o no navegador.

• O endereço está escrito para o reconhecer num relance; para o publicar use Copiar endereço, assim não há nada para copiar à mão.
• Com um domínio personalizado, a ligação já o usa: não precisa de lembrar qual versão enviar.
• Com várias propriedades, cada Booking Engine tem o seu cartão, com o nome da propriedade; o SPA continua a ser um só. Um cartão só aparece se esse canal estiver mesmo ativo, e o ícone só se pelo menos um dos dois estiver.

No telemóvel, os atalhos ficam no topo da página, logo a seguir aos eventuais banners e antes de Hoje; no computador, encontra-os por baixo do quadro dos 7 dias. No computador ficam todos numa linha; no telemóvel POS e Caixa, os mais usados, ocupam a primeira linha, e os outros seguem por baixo, em partes iguais. Não são iguais para todos: só vê os que o seu papel pode mesmo usar.

• POS e Bem-estar para cobrar ao balcão.
• «Caixa» para vender ao balcão os artigos do catálogo: numerário, cartão, cartão externo ou débito no quarto, com resumo do dia e anulações. Veja o guia Caixa.
• «Contabilidade», para o diretor e o assistente: abre os documentos contabilísticos do alojamento — fora de Itália com a faturação ativa, «Faturas emitidas»; em Itália, a secção «Faturação eletrónica». Só aparece se houver pelo menos uma opção; com uma abre-a logo, com mais mostra uma lista.
• RMS, reservadas ao diretor: o registo do que o motor automático decidiu sobre os preços, com a anulação.
• Atividade para o diretor: quem mudou o quê, quando e a partir de onde.

A lista Novas reservas mostra as últimas 50, ordenadas por última alteração — não por data de criação.

• É por isso que uma reserva antiga pode voltar ao topo: foi alterada, não acabou de chegar.
• A etiqueta di-lo: Nova se acabou de entrar, Alt. se foi alterada.
• As Chegadas (a partir do link nos Próximos 7 dias) olham alguns dias em frente; a Ocupação (a partir do quadro Em casa) mostra quem está no alojamento agora.

No computador, para o diretor, o assistente e o Revenue Manager, à direita aparece uma coluna com Promoções e o painel Mercado já aberto: procura na sua zona, comparação com os concorrentes, proveniência de quem reserva.

• O painel Mercado só aparece se houver mesmo dados: caso contrário, fica apenas o cartão Promoções.
• Mantém o dado de mercado à vista enquanto olha os seus números, sem mudar de página.
• No telemóvel e no tablet a coluna não existe: falta espaço, e o Mercado continua acessível a partir de Tarifas.
• Os outros perfis não a veem: é uma alavanca de preço, não um dado operacional.

A partir da Direção, como diretor, também pode aceder ao Registo de Ações: a lista cronológica de todas as alterações feitas no alojamento, com autor, hora e origem. Mostra o que fez toda a equipa, razão pela qual está reservado ao diretor.

Veja todos os detalhes no guia do Registo de Ações.

Quando uma reserva ainda não tem um alojamento físico atribuído, em vez do nome do quarto aparece um aviso: um triângulo de atenção seguido do texto «Quarto não atribuído», a vermelho. A cor não é o único sinal: o ícone e o texto dizem o mesmo, por isso lê-se também a preto e branco e por quem não distingue o vermelho.

Na Direção encontra-o em vários pontos:

• Novas reservas — aqui o aviso é tocável e leva diretamente ao ecrã onde atribui o alojamento, sem passar pela ficha.
• As listas de chegadas, partidas e próximas chegadas: o aviso ocupa o lugar do nome do quarto.
• A lista de aniversários: a frase aparece ao lado da data de nascimento, a vermelho e a negrito.
• A lista Ocupação: os hóspedes já registados que ainda não têm alojamento aparecem no topo da lista, com o aviso «Quarto não atribuído» no lugar do nome do quarto. Quem ainda não está registado não aparece: é uma chegada a preparar, não alguém que já está na casa.

Os contadores de Check-IN, Check-OUT e Alojamentos IN/OUT não são calculados no momento em que abres a página: são a fotografia da última atualização noturna. As listas que se abrem ao tocar neles são calculadas agora, e dizem-no: por isso uma reserva chegada esta manhã aparece na lista mas ainda não no número. Também a página Prazos declara o seu perímetro: mostra as ofertas já expiradas e ainda ativas, exatamente as que o aviso vermelho conta.

As exceções são Em casa e Próximos 7 dias: são calculados a partir do calendário sempre que abre ou atualiza a página, por isso acompanham logo uma reserva nova ou um alojamento bloqueado.