Guia do Registo de Ações

O Registo de Ações responde a uma pergunta que mais cedo ou mais tarde todo o diretor se coloca: quem mudou o quê, quando, e o que havia antes. É a lista cronológica de todas as ações realizadas no seu alojamento, com o autor, a hora e a origem — app, painel web, Motor de Reservas, OTA ou uma tarefa automática.

Cada linha mostra uma descrição sintética da ação, quem a fez (com o seu cargo no momento da ação) e de onde. Pode filtrar por tipo de ação, por pessoa, por origem, ou pesquisar por texto.

Nem todas as ações têm o mesmo peso: há quem mude um preço (relevante) e há quem apenas abra um ecrã ou ative uma sincronização de rotina (informativa). Por isso o filtro «apenas coisas importantes» está ativo por predefinição: mostra apenas as ações relevantes e as críticas, mantendo o registo legível.

Desative o filtro quando precisar de ver também as ações informativas, por exemplo durante uma investigação mais aprofundada sobre o que aconteceu num determinado momento.

O ícone de filtro no cabeçalho abre um painel com três menus — Origem, Tipo, Utilizador — que se aplicam de imediato, sem botão «Aplicar». «Remover filtros» limpa tudo com um toque.

O que a pesquisa abrange

O ícone informativo junto ao campo de pesquisa esclarece o âmbito: a pesquisa encontra nomes próprios — quarto, hóspede, fornecedor, quem agiu — mas não o texto traduzido da ação. Pesquisar «editar» no seu idioma não devolve resultados: pesquise antes um nome concreto.

Toque numa linha do registo para abrir o seu detalhe: se a ação alterou um valor, vê o que havia antes e o que há agora, campo a campo.

No telemóvel o detalhe sobe a partir de baixo; no tablet abre numa janela; no computador a lista fica à esquerda e o detalhe fica sempre aberto à direita, com a primeira linha que se abre já escolhida.

Para as alterações em massa — por exemplo uma correção de tarifas aplicada a todo um período, ou a vários alojamentos em conjunto — o detalhe não se fica por um resumo genérico: encontra o valor antes/depois dia a dia, para cada alojamento envolvido.

Quando está na ficha de um alojamento e quer saber apenas a sua história, não precisa de voltar ao registo geral e filtrar: o botão «Histórico» na ficha da reserva abre diretamente todas as alterações feitas nessa reserva ao longo do tempo.

O registo guarda também as ligações entre os quartos dos portais e os quartos do Vezpa — o passo que decide onde aterram as reservas do portal. Quando um quarto do portal é associado a uma tipologia, aparece uma linha como: «Quarto do portal 12345 (Booking.com) associado a Standard».

Quando um código é retirado, a linha também diz porquê: se foi movido para outra tipologia, indica para onde foi («Quarto do portal 12345 (Booking.com) desassociado de Standard — agora associado a Deluxe»); se em vez disso usou «Desassociar», o quarto do portal volta a ficar livre («Quarto do portal 12345 (Booking.com) desassociado de Standard»).

O Registo de Ações é reservado ao diretor: mostra o trabalho de toda a equipa — assistentes, governanta e qualquer outra pessoa que opere no alojamento — sendo por isso uma ferramenta de supervisão, não uma funcionalidade partilhada com os outros cargos.

As informações do Registo não ficam para sempre: a conservação depende da importância da ação.

Passado o prazo do detalhe linha a linha, o evento não desaparece do registo: continua visível com o seu resumo, apenas sem o desdobramento dia a dia.