Um sistema completo, sem compromissos

PMS operacional, pensado para o dia a dia

O coração do Vezpa: informações claras, fluxos simples, controlo total sobre o seu alojamento.

• Calendário inteligente com ocupação, disponibilidade em tempo real e feriados nacionais automáticos
• Gestão de reservas completa: criação, alterações e cancelamentos registados
• Histórico de alterações com rastreamento de cada ação: quem fez o quê, quando e porquê
• Notas e compromissos diretamente no calendário para cada dia
• Ecrã operacional com chegadas, partidas e estado dos quartos
• Fichas de hóspedes com histórico de estadias e notas internas
• Reserva rápida do histórico: criar uma reserva com dados do hóspede pré-preenchidos e verificação automática do registo
• Propostas com prazo: envie uma oferta ao cliente com prazo de pagamento e cancelamento automático no vencimento
• Taxa Municipal Turística com calendário dedicado e contagens automáticas
• Faturas com numeração, IVA e taxa turística, enviadas ao cliente por email
• O dia no topo do ecrã principal: chegadas, partidas e hóspedes na casa hoje, ocupação das próximas 7 noites sobre os quartos vendáveis e chegadas da semana, com nova reserva e pesquisa sempre à mão
• Páginas para cada ecrã: a app organiza as páginas em 1, 2 ou 3 colunas conforme o ecrã (computador, tablet ou telemóvel) e também no tablet pode esconder o menu lateral
• Carregamentos pelas lojas: carregue a sua carteira com uma compra na app em iPhone, iPad, Mac e Android (Play Store)
• Assistente para os hóspedes: responde sozinho aos emails dos hóspedes quando tem toda a informação e, nos casos delicados, prepara um rascunho com o motivo (em testes, disponível em breve); depois chegam o WhatsApp e um agente de voz que atende o telefone com disponibilidade e preços reais
• Orçamentos com várias opções: várias propostas no mesmo orçamento, enviado por email ou WhatsApp. Os quartos ficam reservados, juntam-se extras, o lembrete sai sozinho e, quando o hóspede aceita, o orçamento passa a reserva
• Faturação certificada (software certificado pela AT, e-Fatura, SAF-T): em desenvolvimento — por agora, as faturas legais emitem-se no seu programa de faturação certificado

Vários alojamentos, uma só conta

Tens mais do que um alojamento? Gere-os todos a partir da mesma conta Vezpa: cada propriedade mantém o seu Booking Engine, os seus canais OTA e as suas tarifas. Mudas de um para o outro com um toque.

• Booking Engine e canais separados: cada propriedade tem o seu motor de reservas e os seus OTA
• Calendário, tarifas e hóspedes distintos: sem sobreposições entre os alojamentos
• Mudança de alojamento sem voltar a entrar: passas de uma propriedade para a outra na app, com um toque
• Adiciona uma propriedade quando cresces: crias um novo alojamento a partir da tua conta em poucos passos
• Apartamento inteiro e quartos avulsos: o apartamento e os seus quartos também se vendem separadamente: no calendário o apartamento fica por cima dos seus quartos e reservar um fecha o outro

Uma alteração, em todo o lado em tempo real

Disponibilidade, preços e restrições alinham-se automaticamente em todos os canais OTA.

• Conexão direta com Booking.com, Airbnb, VRBO, Expedia, Agoda e outros canais: mais de 60 no total
• Sincronização em tempo real de preços, disponibilidade e restrições
• Importação automática de reservas de todos os canais
• Tarifas por canal com mark-up diferenciados
• Retry automático em caso de erros de comunicação
• Sem custo por reserva: nas reservas dos canais OTA a Vezpa não retém comissão — pagas apenas a assinatura fixa
• Dias de chegada e partida: escolha em que dias da semana se chega e se parte (por exemplo de sábado a sábado), também época a época; o seu site e os canais respeitam-nos
• Channel Mapping numa página: todos os quartos juntos, os excluídos num grupo à parte, o botão «Associar» e um aviso antes de retirar um quarto de todos os portais; as promoções recusadas por um erro momentâneo são repetidas sozinhas a cada hora

Promoções multicanal, geridas a partir do Vezpa

Crie e faça a gestão das promoções dos seus canais OTA diretamente a partir do Vezpa, sem entrar na extranet. As ofertas sincronizam-se automaticamente no Booking, Agoda, Airbnb, Expedia e VRBO.

• Last Minute, Early Booker, Mobile e Basic geridas a partir do Vezpa sem entrar na extranet do canal
• Sugestões automáticas do RMS com base na ocupação e nos dias até à chegada, para ativar com um clique
• Promoções reais com selo e maior visibilidade no canal, e não simples descontos de preço
• Sincronização automática das ofertas no canal OTA, em tempo real

Converse com os hóspedes e automatize as respostas

Uma única caixa de entrada para as mensagens dos canais e um motor de automações que envia as comunicações certas no momento certo, no idioma do hóspede.

• Caixa de entrada única para as mensagens Booking.com: receba e responda diretamente a partir do Vezpa
• Mensagens automáticas no canal certo: para as reservas OTA chegam no canal da OTA em vez de por email
• Motor de Automações de email com gatilhos temporais e de eventos — check-in, pagamento, cancelamento
• Comunicações multilingues enviadas automaticamente no idioma do hóspede
• Mensagens prontas: escreva uma vez as mensagens que usa com frequência (indicações, check-in, código da porta, pedido de avaliação) e envie-as a partir da reserva por email ou WhatsApp, com os dados do hóspede já preenchidos; no WhatsApp a mensagem abre já escrita no seu dispositivo
• Histórico de envios guardado na reserva: o que foi enviado, quando e por que canal
• Idioma do hóspede em cada reserva: emails e mensagens saem nesse idioma, definido automaticamente pelo portal ou pelo país

Preços que se otimizam sozinhos, dentro dos teus limites

És tu que defines as regras e os limites de cada estação. As automações da Vezpa otimizam preços e estadia mínima apenas dentro desses limites — e cada movimento é rastreável e reversível.

• 5 estações com preços, variações e estadia mínima para cada período do ano
• Limites por período que defines tu — preço mínimo e máximo, desconto e aumento máximos: a tua rede de segurança que nenhuma automação pode ultrapassar
• Três automações para ativar quando quiseres: ocupação, comparação com o mercado e última hora, sempre dentro dos teus limites
• Cada movimento rastreável e reversível com um toque: tens sempre a última palavra
• Antecedência mínima de reserva para aceitar reservas apenas com a antecedência que escolheres, sem chegadas de última hora indesejadas
• Estações propostas a partir do teu histórico: o Vezpa sugere os períodos do ano com base nas tuas reservas passadas
• Vetos às alterações automáticas: decides o que a automação nunca pode mexer
• Porquê este preço: para cada preço sugerido vê a cadeia do dia, do preço base a cada regra que o subiu ou baixou, sempre dentro dos seus limites

Os dados de mercado da Booking.com, dentro do Vezpa

O Vezpa traz a inteligência da Booking.com diretamente para o teu painel: percebe a procura da tua zona e transforma-a em preços e promoções mais eficazes.

• O que o mercado procura na tua zona: janela de reserva, tipo de viajante, dispositivos, países de origem, duração da estadia e as políticas de cancelamento mais pedidas
• Compara com o teu competitive set: o teu ADR e o ritmo de reservas (pace) ao lado dos alojamentos concorrentes da tua zona
• De onde chegam as tuas reservas: os principais países de origem, para orientar idioma e ofertas
• Gráficos claros e imediatos: donuts e barras que tornam cada indicador legível num relance
• Atualização com um toque: carrega em Atualizar e o Vezpa descarrega os dados mais recentes, mantendo o histórico
• Sugestões automáticas de preços e promoções: os sinais de mercado alimentam o RMS, que te propõe as decisões certas para ativar com um clique

Self check-in e obrigações automáticas

O check-in torna-se mais rápido e o back-office mais leve. Tudo automatizado.

• Link de check-in enviado automaticamente por email ou no chat do Airbnb e da Booking.com, ou por WhatsApp a partir da reserva
• Self check-in multilingue — o hóspede preenche no seu idioma (22 idiomas)
• Recolha de documentos com foto do telemóvel do hóspede
• Comunicações às autoridades: automáticas em Itália (Alloggiati Web, ISTAT, PayTourist) e na República Checa (UbyPort); em Portugal o Boletim de Alojamento fica pronto; o envio automático para o SIBA está em desenvolvimento, tal como para outros países
• Boletim de Alojamento preenchido automaticamente no formato oficial — pronto para o SIBA (AIMA/SSI)
• Pagamento online com cartão ou digital wallet
• Códigos do cofre de chaves enviados automaticamente ao hóspede no dia da chegada, depois de aprovar o check-in online

Gira o seu site privado, sem custos por reserva

O Booking Engine é o seu próprio site de reservas: o seu endereço, as suas cores e nenhum custo por reserva — paga apenas a mensalidade fixa. A disponibilidade e os preços são sempre os do PMS.

• Booking Engine incluído: o motor de reservas do seu site privado, já no plano
• Veste-o como quiser: cores, tipos de letra e arredondamento, logótipo e imagem, com pré-visualização ao vivo e verificação automática de legibilidade
• O seu próprio endereço: vezpa.it/oseunome, ou o seu domínio personalizado
• Disponibilidade e preços em tempo real sincronizados com o PMS
• Pagamentos online seguros com Stripe
• Gestão automática de confirmações e cancelamentos
• Sinal na reserva: recebe uma percentagem de imediato e o restante até ao prazo ou na chegada
• Caução: o cartão do hóspede fica como garantia e é cobrado apenas em caso de danos, com libertação automática
• Cobrança flexível da garantia: cobra o cartão de garantia na totalidade ou apenas em parte, quando necessário (por exemplo uma penalização por no-show)
• Extras em destaque: pequeno-almoço, transfer, late check-out, tratamentos — com foto, descrição e traduções, propostos ao hóspede durante a reserva direta
• Códigos de desconto: códigos para dar aos seus clientes nas reservas do seu site, em percentagem, valor ou preço fixo, com utilizações limitadas, período de estadia e aviso quando se esgotam
• Motor de reservas com calendário ao lado: o calendário ao lado da fotografia do alojamento e, quando as datas estão cheias, um formulário de pedido que passa a rascunho de orçamento. Cada alojamento escolhe o seu estilo

Receba pagamentos com cartão, diretamente do telemóvel

Com o POS Stripe integrado, recebe pagamentos com cartão ao balcão: aproxima o cartão do telemóvel e recebe, sem precisar de um terminal à parte. O valor é deduzido automaticamente do saldo da reserva e o recibo fica pronto.

• O telemóvel é o leitor: recebe em Tap to Pay no iPhone ou Tap to Pay no Android sem hardware, ou liga um leitor Bluetooth
• Cartões sem contacto e com chip: Visa, Mastercard, American Express
• Ligado à reserva: o saldo é atualizado automaticamente após o recebimento
• Recibo de pagamento: em A5 ou no formato de impressora de recibos, para imprimir ou partilhar

Tap to Pay no iPhone — Aplicam-se os termos e condições. (abre num novo separador)

Caixa, catálogo e conta: bar, restaurante e loja no mesmo sistema

Venda no bar, no restaurante ou na loja do alojamento a partir do Vezpa, com um catálogo único que alimenta também o Booking Engine e o Bem-estar.

• Catálogo único de secções, artigos e stock para a caixa, o Booking Engine e o Bem-estar
• Receba como preferir: em dinheiro, com cartão ou com lançamento na conta do quarto
• Conta da estadia e conta de consumos separadas na ficha da reserva, com resumo de caixa do dia
• Imprima a conta completa ou apenas o saldo em dívida
• Recibo de pagamento após cada recebimento com cartão (POS, Tap to Pay, Bem-estar), em A5 ou no formato de impressora de recibos, para imprimir ou partilhar (não é uma fatura nem um documento fiscal)
• Turnos de caixa (módulo opcional, ativa-o quando precisar): abra o turno com o fundo de caixa, registe levantamentos com motivo e entradas, feche comparando o numerário esperado com o contado e imprima o fecho em A5 ou no formato de impressora de recibos; o fundo passa para o turno seguinte e o gestor consulta o histórico de turnos
• Pedidos do hóspede por QR code: o hóspede lê o QR code do quarto ou do bar, introduz o código da estadia e pede a partir do menu; o valor vai para a sua conta. Funciona também no bem-estar e ativa-se alojamento a alojamento
• Faturas-recibo certificadas pela AT para as vendas da caixa: em desenvolvimento — estamos a trabalhar nisso

Uma pequena SPA dentro do seu alojamento

Ofereça massagens, tratamentos e produtos: os seus hóspedes reservam e compram a partir da própria reserva, sem voltar a introduzir dados.

• Serviços e terapeutas: crie os serviços, associe quem os presta e os seus horários; os slots disponíveis surgem automaticamente
• Compras a partir da reserva: o hóspede, entrando pela sua reserva, reserva serviços e compra produtos sem reinserir os dados
• Paga agora ou em conta: à sua escolha, o hóspede paga de imediato online ou lança tudo na conta do quarto e paga no check-out
• Loja online: venda à distância com envio ou levantamento no estabelecimento
• Recibos e faturas: cada cobrança gera o recibo; reembolsos totais ou parciais com nota de crédito

Gestão de staff com funções dedicadas

Cada colaborador acede com a sua própria conta e vê apenas o que lhe é relevante. Funções pensadas para a realidade operacional: Diretor, Assistente, Revenue Manager, Operador de Bem-estar, Governanta e Observador.

• Diretor e Assistente com acesso completo à gestão e estado dos alojamentos
• Revenue Manager e Operador de Bem-estar: um trabalha tarifas e RMS, o outro a agenda e as vendas do SPA
• Governanta com dashboard de limpezas dedicado e quadro de serviço
• Observador só de leitura: vê reservas e estatísticas sem poder alterar nada, ideal para o proprietário dos alojamentos
• Notificações push direcionadas por função sobre novas reservas e atualizações

Gestão de limpezas inteligente

O sistema distingue automaticamente estadia e partida, gera o trabalho a realizar para cada quarto e mantém tudo atualizado em tempo real.

• Estadia vs partida reconhecida automaticamente pelo estado da reserva
• Limpeza diária para quartos em estadia, limpeza + preparação para partidas
• Estado em tempo real visível para governanta, direção e assistente
• Quadro de serviço entre governanta e direção para cada quarto
• Atribuição inteligente que privilegia quartos já limpos para novas chegadas

Os números do seu alojamento, sempre à mão

Gráficos interativos e dados atualizados para tomar decisões informadas sobre preços, disponibilidade e estratégias de venda.

• Ocupação diária e mensal com tendências visuais
• RevPAR para monitorizar a receita média por quarto disponível
• Faturação dividida por período e tipologia de quarto
• Canais de venda para perceber de onde vêm as reservas
• Regimes com distribuição entre alojamento, B&B e pensões