Check-in online para alojamento local e guest houses
Os hóspedes preenchem os seus dados antes de chegar, a partir de um link protegido por PIN. Revê-os, aprova o check-in, e o código do cofre das chaves chega-lhes sozinho no dia da chegada. Os dados ficam na reserva: não volta a copiá-los.
A demo abre logo, sem registo. O período de experiência não pede cartão de crédito.
Como funciona, passo a passo
- O link segue com a reserva. Entre as automatizações prontas a ativar há uma mensagem dois dias antes da chegada com o link para o registo online. Ou envia-o quando quiser com um lembrete pronto, por email ou WhatsApp. Se um texto tem o link mas não o PIN, o Vezpa junta o PIN ao link.
- O hóspede abre o link e insere o PIN. O PIN tem 6 caracteres, sem letras nem algarismos fáceis de confundir no telemóvel. Após 8 tentativas erradas o link fica bloqueado durante uma hora.
- Preenche os dados de cada hóspede. Se o pedir, junta a foto do documento. Até ao check-in pode voltar e corrigir.
- Revê e aprova. Na reserva, o botão «Aprovar check-in» confirma que os dados estão em ordem, mesmo dias antes da chegada.
- O código do cofre das chaves segue sozinho. No dia da chegada, à hora que escolheu.
O link fecha quando carrega em Check-in na reserva, ou no dia seguinte ao check-out se nunca carregar.
Foto do documento, assinatura e boletim de alojamento
Foto do documento
A decisão é sua: não pedida, opcional ou obrigatória. As fotos são reduzidas, limpas dos dados EXIF e cifradas; o hóspede vê só uma miniatura desfocada. São apagadas automaticamente 7 dias após a saída.
Assinatura do hóspede
O Vezpa não a pede em Portugal. O campo de assinatura só aparece na Alemanha, na Áustria, em França e em Espanha, e mesmo aí é opcional.
Com os dados dos hóspedes, o Vezpa prepara o «Boletim de alojamento» em PDF, pronto a imprimir e a guardar.
Cofre das chaves e códigos de acesso
Se usa um cofre das chaves ou uma porta com código fixo, regista cada dispositivo no Vezpa com o seu código e as unidades que abre. O código fica cifrado e não é copiado para as reservas: é lido no momento do envio, por isso, se o mudar, segue o novo.
- A mensagem com os códigos é uma automatização pronta a ativar: por defeito segue às 8:00 do dia da chegada.
- Só segue depois de ter aprovado o check-in online. Se aprovar depois dessa hora, segue logo.
- Com vários dispositivos, o hóspede recebe todos os códigos numa só mensagem, por exemplo «Cofre 6: 1123, Portão: 9876».
- Cada reserva recebe os códigos uma só vez.
Dados dos hóspedes e autoridades
Os dados que o hóspede insere passam a ser os hóspedes da reserva, prontos para os seus registos e faturas. O Vezpa não envia os dados dos hóspedes a nenhuma autoridade em Portugal: hoje os envios automáticos funcionam só para Itália e para a República Checa.
O check-in online está incluído em todos os planos, desde 39 € por mês com o PMS, o channel manager e o motor de reservas. O detalhe está na página Preços.
Perguntas frequentes
Como recebe o hóspede o link do check-in online?
Por mensagem: a automatização dois dias antes da chegada, ou uma mensagem pronta por email ou WhatsApp. O link leva um código escondido e a página pede um PIN de 6 caracteres, que segue sempre com o link.
Para que serve o PIN se já há um link?
É uma proteção extra contra um link reencaminhado ou publicado na conversa errada. Após 8 PIN errados o link fica bloqueado durante uma hora.
O hóspede pode corrigir os dados depois de os enviar?
Sim. Pode voltar ao link e corrigi-los até o marcar como chegado com o botão Check-in da reserva. Se nunca carregar, o link fecha no dia seguinte ao check-out.
A foto do documento é obrigatória?
A decisão é sua: não pedida, opcional ou obrigatória. As fotos são cifradas, o hóspede vê só uma pré-visualização desfocada e são apagadas 7 dias após a saída.
O hóspede tem de assinar?
Não no check-in online do Vezpa em Portugal. O Vezpa só propõe a assinatura na Alemanha, na Áustria, em França e em Espanha, e mesmo aí é opcional.
Quando é enviado o código do cofre das chaves?
No dia da chegada, à hora que escolher (8:00 por defeito), e só depois de ter aprovado o check-in online. Se aprovar mais tarde, a mensagem segue logo.
Veja-o a funcionar antes de decidir
A demo no navegador é um alojamento de exemplo já configurado: calendário, reservas e canais, para explorar sem criar conta. Os preços dos três planos estão na página Preços.