Guia Catálogo

O catálogo abre-se a partir da página «Tarifas», com o botão «Artigos» na barra superior. Contém os departamentos (por exemplo Bar, Produtos, Agroturismo, Gelados) e, dentro de cada departamento, os artigos com o respetivo preço.

Hoje os artigos servem para a folha «Extras» das reservas, a do que o hóspede consome: na ficha de uma estadia, «Extras» propõe os artigos do catálogo, departamento a departamento, pela ordem que escolheu aqui (ver Ordem de apresentação). O mesmo catálogo alimenta a caixa por departamentos, que mostra os artigos pela ordem «Caixa»: consulte o guia Caixa. E alimenta o seu site de reservas: os artigos com o cartão «Extra da estadia» são os extras que o hóspede compra juntamente com a reserva (ver Extra da estadia).

Cria um departamento com o botão + e a opção «Novo departamento». Para cada departamento escolhe:

A ordem dos departamentos muda-se arrastando-os pela pega à direita: verá a mesma ordem em «Extras» e na caixa.

Toque num artigo para o alterar, ou crie o primeiro com + e «Novo artigo». O + está em baixo à direita e também na barra superior, ao lado de «Ordem de apresentação». No topo da ficha vê a pré-visualização do botão de caixa: se o nome for demasiado longo para caber, um aviso indica-o.

• «Preço (IVA incluído)»: é o preço que o cliente paga.
• «Preço livre»: para as rubricas que mudam todas as vezes, como um pequeno-almoço para clientes externos. A caixa pede o montante; o preço escrito aqui é apenas uma sugestão.
• IVA: «Como o departamento» ou «IVA personalizado (%)». Se alterar o IVA do departamento, mudam todos os artigos que o herdam.
• «Cor»: por predefinição é a do departamento; pode escolher outra para destacar um artigo.
• «Onde é vendido»: «Caixa» e «Extras». Se desligar «Extras», o artigo deixa de aparecer na folha «Extras» da reserva. «Booking Engine» coloca-o «À venda no seu site» e ativa o seu cartão «Extra da estadia» (ver abaixo). «Bem-estar» coloca-o no cartão «Produtos» do Bem-estar (caixa do spa, loja online, Booking Engine): fotos e ordem gerem-se aí. Desligá-lo retira-o do Bem-estar sem apagar as vendas.
• «Alojamentos»: só aparece se gerir vários alojamentos; sem escolha, o artigo vale para todos. A folha «Extras» respeita esta escolha: só mostra os artigos permitidos no alojamento a que pertence o quarto reservado.

Um artigo que já tem movimentos de stock ou fornecedores não se pode eliminar: desativa-se, para que o histórico continue legível.

No topo da lista encontra a pesquisa, que procura em todos os departamentos, e os filtros «Abaixo do limite», «IVA por definir» e «Desativados».

Um artigo com o interruptor «Extra da estadia» ligado é um extra que se acrescenta a uma reserva: a partir da ficha do alojamento e, se ligar também «Booking Engine», pelo próprio hóspede no seu site. Os extras que tinha em «Serviços extra» já estão aqui, no departamento «Servizi», com os seus preços, fotos e descrições. Um extra vendido entra na conta de estadia da reserva como linha própria, com o seu IVA: o do artigo ou — se não o tiver definido — o do alojamento.

• «Por noite» — o montante multiplica-se pelas noites da estadia; desligado, paga-se uma só vez.
• «Quantidade máxima» — com 1, o hóspede não escolhe quantos; a partir de 2 escolhe a quantidade, e o montante multiplica-se também por ela. Um pedido acima do limite é rejeitado, não cortado ao limite.
• «Sempre aplicado» — para os extras obrigatórios, como a limpeza final: o item entra sempre no total, sem ter de ser escolhido. No site aparece já na lista de alojamentos como linha fixa, porque um custo que não se pode retirar tem de ser visto antes de escolher.
• «Ícone» — escolhe-se sempre: para o berço e para os animais diz ao sistema de que item se trata.
• «Quartos excluídos» — os alojamentos em que esse item não se aplica.

«Como aparece no seu site» decide o que acompanha o item no passo «Personalize a sua estadia»: «Foto» (só uma, carregada daqui com «Escolher foto»), «Ícone» ou «Nenhuma». A «Descrição» tem um campo para cada idioma do site, como o nome em «Traduções»: o hóspede lê-a no seu idioma; se o seu idioma faltar, lê a versão em inglês, e se também essa faltar não vê nenhuma descrição.

«Traduzir para os outros idiomas» parte do primeiro idioma do site que tem um nome e preenche, para o nome e para a descrição, apenas os campos ainda vazios; «Traduzir de novo todos os idiomas» substitui também os já escritos. É uma sugestão: corrija o que quiser, e nada é guardado até premir «Guardar». Se o botão não estiver presente, a tradução automática não está disponível.

Um artigo com o interruptor «Cobrança automática» ligado acrescenta-se sozinho às reservas novas: um item por cada quarto dos «Tipos» que escolher, ao preço do artigo, na conta de estadia. É o lugar para a limpeza final ou para um suplemento fixo.

• «Limite (preço do quarto)» — o item só se acrescenta se o preço do quarto (alojamento e regime, sem os extras) o ultrapassar. Vazio quer dizer sempre. Se uma mudança de datas levar o preço acima ou abaixo do limite, o item aparece ou desaparece; um item já pago ou faturado fica.
• «Também para reservas OTA» — desligado, as reservas dos canais (Booking.com, Airbnb e os outros) não recebem o item: o preço do canal já é o total do hóspede.
• «Soma-se à taxa turística» — o item não vai para a conta: soma-se à taxa turística da reserva, uma só vez e sem limite.

No seu site o hóspede vê o item antes de pagar, com o mesmo montante que depois se regista. As reservas nascidas antes de ligar a regra não mudam. Um item automático retirado à mão de uma reserva não volta; se mudar o preço do artigo, os itens já registados mantêm o preço anterior. Na lista do catálogo estes artigos têm a etiqueta «Automática».

O botão «Ordem de apresentação» na barra superior do catálogo abre uma página com três canais: «Caixa», «Extras» e «Booking Engine». Cada canal tem a sua própria ordem, independente das outras: o café pode vir primeiro na caixa e a garrafa de vinho primeiro nos Extras.

• «Caixa» e «Extras» ordenam-se departamento a departamento: escolha o departamento tocando no seu nome por cima da lista e depois arraste os artigos.
• «Booking Engine» é uma lista única para todo o alojamento, sem departamentos.

Os artigos movem-se arrastando-os pela pega. Arrastar no ecrã principal do catálogo também muda a ordem: a da caixa, que é também a ordem em que o catálogo lhe mostra os artigos.

Um artigo novo fica no fim de cada canal. O mesmo acontece a um artigo que mude para outro departamento, ou para o qual volte a ligar «Extras» em «Onde é vendido»: fica no fim, aí.

O stock liga-se artigo a artigo com «Gerir stock»: o café não precisa de ser contado, as garrafas de vinho sim. Um artigo acabado de ligar começa do zero.

1. «Entrada»: quando chega a mercadoria, escreva quantas unidades chegaram. Se tiver fornecedores registados, pode indicar também quem a entregou no campo opcional «Fornecedor»; «Sem fornecedor» deixa-o vazio. Sem fornecedores registados, o campo não aparece.
2. «Contagem»: quando faz o inventário, escreva quantas unidades contou, não a diferença. A diferença é calculada pelo Vezpa e registada como retificação.
3. «Histórico»: cada movimento, com data, pessoa e nota.

Com «Limite de aviso» o artigo é assinalado quando restam poucas unidades. «Vendável abaixo de zero» decide o que acontece a zero: ligado, a venda passa e o stock fica negativo, assinalado a vermelho; desligado, a venda é recusada.

Os artigos criados antes do catálogo não tinham taxa: a app guardava-os sem IVA. Por isso, depois da atualização, muitos artigos e departamentos mostram a indicação «IVA por definir».

A forma mais rápida de os corrigir é abrir o departamento e escrever o seu «IVA predefinido (%)»: todos os artigos que o herdam assumem-no de uma vez. Os artigos com uma taxa diferente corrigem-se um a um, com «IVA personalizado (%)». O filtro «IVA por definir» mostra-lhe os que faltam.