Guia Caixa

A caixa abre-se a partir da página Direção com o botão «Caixa», ao lado do POS. Qualquer função que receba pagamentos a pode usar; limpeza e observador não a veem.

Vende os artigos do catálogo que têm «Caixa» ativado em «Onde é vendido», pela ordem escolhida para a caixa. Existem também os produtos de Bem-estar: o stock é um só, o do Catálogo. O ecrã tem quatro zonas:

• em cima o carrinho, com o total e as linhas, e ao lado o teclado numérico;
• ao centro os botões dos artigos do departamento escolhido, cada um com a sua cor;
• por baixo, os separadores dos departamentos; num ecrã largo, como o de um computador, a faixa de cima alinha o carrinho, em dois quintos do ecrã, com uma linha de pontos que liga cada linha ao seu valor, o teclado e as secções, com os artigos por baixo em toda a largura; as secções ficam ao lado da coluna «Vendas recentes»: as vendas de hoje, da mais recente para a mais antiga, com hora, número, total e como foi paga ou em que quarto foi debitada; ao tocar numa, abre-se a sua ficha, com as linhas e o pagamento, no lugar dos departamentos (fecha-se com o ×);
• no fundo, os botões que fecham a venda; num ecrã largo ficam em coluna à direita do teclado, todos do mesmo tamanho, com «Imprimir» mais abaixo de todos; aí «Imprimir conta» chama-se «Imprimir».

No telemóvel a caixa organiza-se de outra forma: em cima o total com as linhas do carrinho; em baixo os artigos da secção escolhida; por baixo, os separadores das secções e, no canto inferior direito, o ícone do teclado, que o abre e fecha ao lado dos artigos. Ao abrir vê-se a primeira secção; se ainda não criou secções há apenas o teclado, com por cima o valor que está a escrever. «Imprimir conta» e «Cobrar» são ícones em cima: «Cobrar» abre a escolha do método («Numerário», «Cartão», «Tap to Pay», «No quarto»). «Vendas recentes» estão no menu ⋮ em cima e abrem numa folha; tocar numa venda mostra o seu cartão.

No tablet valem os gestos e os ícones em cima do telemóvel, mas o carrinho fica à esquerda e os artigos da secção escolhida à direita, com os separadores das secções por baixo; o teclado abre-se por baixo dos artigos, e as «Vendas recentes» numa janela.

Se gere mais do que um alojamento, o ícone «Alojamento» no topo escolhe para qual está a vender: a caixa mostra apenas os artigos permitidos nesse alojamento.

Os artigos criam-se e alteram-se no catálogo: quem gere as tarifas também o abre a partir daqui, com o botão «Artigos» no topo, ao lado de «Resumo de caixa». Ao voltar à caixa, os artigos novos já lá estão.

1. Toque num departamento em baixo e depois nos artigos: cada toque acrescenta um ao carrinho. Dois toques na mesma cerveja formam uma só linha, «Cerveja ×2».
2. Para vender vários de uma vez, escreva primeiro o número no teclado e depois toque no artigo: 3 e depois «Café» acrescenta três cafés.
3. Num artigo de preço livre, o número do teclado é o preço: escreva o montante e depois toque no artigo.
4. Para algo que não está no catálogo, escreva o montante e toque em «Debitar»: a linha vai para o departamento escolhido, com o nome dele.
5. No telemóvel e no tablet o teclado não multiplica: serve para o valor manual. Para vender várias unidades, mantenha premido o artigo: um cartão pergunta quantas, com o seu teclado; ✓ confirma, ✗ cancela. Para um artigo de preço livre, depois do toque o mesmo cartão pede o preço.
6. Toque numa linha do carrinho para alterar a «Quantidade», o «Preço» (só artigos de preço livre e montantes manuais) ou para a retirar com «Remover». Um montante manual não tem quantidade: no carrinho lê-se «Montante manual» com o departamento em que entrou, e só se corrige o montante. O preço escreve-se como no teclado da caixa: o primeiro algarismo substitui o que lá estava e os algarismos entram pelos cêntimos (1, 2, 5, 0 = 12,50). Num ecrã largo, o painel abre-se dentro da lista do carrinho, ao lado das linhas, em vez de surgir de baixo, e o preço é escrito com o teclado da caixa que está ao lado.

Um artigo com controlo de stock que esgotou e não é vendável abaixo de zero aparece a cinzento com «Esgotado» e não pode ser acrescentado. Cada venda fechada retira do stock os artigos vendidos; uma anulação repõe-nos.

Tocar duas vezes em «Cobrar», ou tentar de novo após um erro de rede, não regista duas vendas.

Depois de um pagamento aparece a mensagem «Venda registada» com o botão «Recibo»: é o recibo de pagamento numerado, com as linhas vendidas, em A5 ou em talão de 80 mm. Não é um documento fiscal. Um débito no quarto não tem recibo: vai para a conta da reserva.

«Imprimir conta» imprime o carrinho antes de cobrar, para mostrar a conta à mesa. A folha indica que não é um recibo.

O talão

Com o «Módulo fiscal» ativo e as credenciais da Agenzia delle Entrate introduzidas, cada cobrança em numerário ou com cartão emite o talão (documento comercial) e transmite-o à Agenzia: em vez de «Recibo» o aviso oferece «Talão», e o mesmo botão está no resumo de caixa. O talão separa numerário e pagamento eletrónico. Um débito no quarto não o emite: entra no talão do fecho da conta. Uma anulação emite a anulação do talão. Cada artigo tem de ter a sua taxa de IVA: um artigo com o IVA por definir bloqueia a venda até o definir no catálogo. Custos e ativação estão no Guia Faturação Eletrónica.

O ícone «Resumo de caixa» no topo da caixa abre os números do dia; as setas passam para o dia anterior ou seguinte.

• «Recebido»: numerário e cartões.
• «Debitado nos quartos»: mostrado à parte, porque ainda não é dinheiro em caixa.
• «Por método» e «Por secção»: como se dividem os totais.
• «Vendas»: cada venda com hora, número e método. Uma anulação conta no dia em que a faz, em negativo: as vendas anuladas ficam na lista, riscadas, e um resumo já impresso não muda.

O ícone «Anular conta», junto ao total, descarta a conta em curso e deixa a caixa como ao abrir: carrinho e teclado vazios, primeira secção. Se o carrinho tiver algo, pede confirmação primeiro.

O resumo imprime-se a partir do ícone da impressora, em A5 ou 80 mm.

Com os turnos, quem trabalha na caixa abre-a com um fundo, regista o dinheiro que entra e sai e, no fim, conta a gaveta. Estão desligados até os ligar: na página Alojamento, grupo «Módulos», o interruptor «Turnos de caixa». Veem-no o diretor e o assistente. Com os turnos desligados, a caixa funciona como descrito acima.

Com os turnos ligados, aparece uma barra no topo da caixa: com a faixa âmbar indica «Nenhum turno aberto»; com a faixa verde mostra quem abriu o turno e a que horas.

1. «Abrir turno»: escreva o fundo de caixa com que começa. O campo propõe o que foi contado no fecho do turno anterior («Fundo de caixa sugerido»); se o alterar, explique porquê em «Nota sobre a diferença». Sem um turno aberto a caixa não recebe em dinheiro: «Numerário» propõe primeiro abrir um.
2. Durante o turno, «Levantar dinheiro» (a vermelho) e «Depositar dinheiro» (a azul) registam o dinheiro retirado da gaveta ou colocado nela, com o valor e um «Motivo» obrigatório. Não pode levantar mais do que a caixa deveria ter. Num ecrã estreito, como o do telemóvel, a barra mostra só o estado: toque nela e as ações abrem-se num menu.
3. «Fechar turno»: a caixa mostra o «Dinheiro esperado»; escreva em «Dinheiro contado» o que encontra na gaveta e vê logo o «Excedente» ou a «Falta», com uma nota para explicar. Fechado o turno, «Imprimir» gera o relatório de fecho, em A5 ou 80 mm.

O dinheiro esperado é o fundo, mais os recebimentos em dinheiro do turno (vendas da caixa, quartos pagos em dinheiro, taxa turística em dinheiro), mais os depósitos, menos os levantamentos e as anulações.

O ícone «Histórico de turnos» no topo, para o diretor e o assistente, lista os turnos de cada dia, também por operador, com os movimentos de caixa e o relatório para reimprimir.

No resumo, toque na venda, depois em «Anular» e confirme. O que acontece depende de como foi fechada:

• numerário ou cartão (o terminal do alojamento): é registado um movimento contrário; a devolução do dinheiro é feita por si;
• Tap to Pay (o POS Vezpa): o reembolso volta sozinho para o cartão do cliente. Se o reembolso falhar, a venda fica como estava;
• no quarto: as linhas saem da folha «Extras» da reserva.

Em todos os casos, o stock dos artigos vendidos é reposto.