Guia Faturação Eletrónica

A Faturação Eletrónica é o sistema através do qual todas as faturas italianas são transmitidas em formato XML ao Sistema di Interscambio (SDI) (o sistema de intercâmbio) da Agenzia delle Entrate (a autoridade tributária italiana). Desde 2024 é obrigatória para todos os titulares de número de IVA italiano, incluindo os do regime forfettario (regime simplificado).

O que faz o Vezpa

O Vezpa gera o XML da fatura, assina-o digitalmente e transmite-o ao SDI através da OpenAPI.it, na qualidade de intermediário fiscal autorizado. Tu emites a fatura a partir da aplicação, o resto é automático.

Custos: o Módulo fiscal

A fatura eletrónica e o talão estão no «Módulo fiscal», que se ativa em «Configuração» → «Conformidade fiscal e legal» → secção «Faturação eletrónica» → «Módulo fiscal». Sem o módulo ativo não se transmitem faturas eletrónicas.

• A mensalidade é de € 7,90 por mês (IVA incluído), descontada do wallet na ativação e depois todos os meses na mesma data. Se o desativar e voltar a ativar antes de o mês pago terminar, não paga uma segunda mensalidade e a data de renovação mantém-se.
• Inclui 100 faturas eletrónicas e 500 talões por cada mês do módulo.
• Acima da quota, cada fatura custa € 0,19 e cada talão € 0,03, do saldo pré-pago.
• Para volumes elevados, o preço das faturas e talões extra é negociável: escreve-nos e combinamos.
• A quota é do alojamento: as faturas transmitidas pelo módulo Bem-estar consomem as mesmas cem.
• A nota de crédito e a nota de débito também contam como transmissão: custam o mesmo que uma fatura.
• Uma fatura rejeitada pelo SDI não se paga: o débito é reembolsado no wallet e a quota não é consumida.
• O recibo não fiscal não passa pelo SDI e continua gratuito, mesmo sem o módulo.

Os talões são transmitidos pela Vezpa em teu nome, como intermediário: não te pedimos credenciais. Basta atribuíres uma delegação à Vezpa no portal «Fatture e Corrispettivi» da Agenzia delle Entrate, na secção das delegações, para a gestão das receitas diárias (corrispettivi); o código fiscal a delegar encontras no módulo. Depois toca em «Ativar os talões». Precisas também da faturação eletrónica configurada e da morada completa do alojamento (rua e número, código postal, município e província). Os empresários em nome individual não podem delegar num intermediário o envio das receitas diárias: para eles o módulo inclui apenas as faturas. Os talões emitem-se a partir da caixa, do Bem-estar e no fecho da conta da reserva: vê o Guia Caixa e o Guia Detalhe da Reserva.

O que o Vezpa NÃO faz

O Vezpa não trata da conservação decenal nos termos da lei. Essa é uma obrigação legal separada (art. 39 DPR 633/72) e a Agenzia delle Entrate oferece-a gratuitamente no portal "Fatture e Corrispettivi". Tens de a ativar tu, uma única vez, no início — encontras todos os passos na secção seguinte.

A ativação faz-se uma única vez, no assistente de configuração. Antes de começar, verifica os dados do alojamento.

Com o serviço ativo, o caminho mais curto é a partir da «Direção»: o mosaico «Contabilidade», ao lado do POS, abre diretamente a secção «Faturação eletrónica».

Passo 1 — Verifica os dados do alojamento

Vai a Configuração → Faturação eletrónica e confirma que estão corretos:

• Número de IVA (11 algarismos)
• Regime fiscal: RF01 (ordinário), RF19 (forfettario), etc. — por predefinição RF01
• Sede legal: morada, número de porta, código postal, município, província
• PEC do alojamento (correio eletrónico certificado, útil para receber as notificações do SDI)

Passo 2 — Abre o assistente de ativação

Separador Estrutura → Faturação Eletrónica → Ativar. O assistente tem 5 etapas:

Passo 3 — Aceita o contrato

O Vezpa fornece o software de gestão, a OpenAPI.it é o intermediário fiscal que assina e transmite os XML ao SDI por tua conta. A aceitação do contrato é o passo formal necessário para autorizar a transmissão.

Passo 4 — Ativa a conservação gratuita da AdE

1. Abre o portal "Fatture e Corrispettivi" em https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Entra com SPID, CIE ou credenciais Entratel/Fisconline (as mesmas do cassetto fiscale, a área reservada do contribuinte)
3. No menu escolhe "Conservazione" → "Aderisci al servizio di conservazione" (aderir ao serviço de conservação)
4. Preenche o formulário com os dados do alojamento (número de IVA, morada, endereço PEC) e assina digitalmente
5. Envia a adesão: a ativação é gratuita e praticamente imediata

A partir desse momento, cada fatura enviada ao SDI é automaticamente conservada durante 10 anos nos servidores da Agenzia delle Entrate, sem mais nada a fazer.

Passo 5 — Carregamento inicial do wallet

Pelo menos € 10 para cobrir as primeiras emissões. O carregamento faz-se com cartão de crédito através da Stripe, o pagamento é seguro e nenhum dado do cartão fica guardado do lado do Vezpa.

Pacotes sugeridos:

A emissão faz-se diretamente a partir da reserva do cliente. O sistema preenche previamente todos os dados (quartos, noites, débitos, taxa turística) lendo-os da reserva: tu verificas e confirmas.

Fluxo padrão

1. Abre a reserva do cliente: Separador Reservas → Lista de reservas → toque
2. Abre o menu de ações (ícone ⋮ no canto superior direito) ou usa o botão no cartão da reserva
3. Toca em "Emitir Fatura Eletrónica"
4. Escolhe o destino:
   • Toda a reserva — se o titular da fatura coincide com o titular da reserva
   • Conta separada — se já criaste contas distintas para hóspedes diferentes (ver secção 4)
5. Verifica os dados do adquirente pré-preenchidos (ver tabela abaixo)
6. Toca em "Emitir e transmitir ao SDI"
7. Aguarda a caixa de confirmação: "Fatura transmitida, numeração VZP-2026-0001"

Dados do adquirente

Código Destinatário para empresas

A empresa fornece um dos dois:

• Código único de 7 caracteres (p. ex. M5UXCR1) → fatura entregue diretamente no software de gestão do cliente
• PEC certificada → fatura entregue por correio eletrónico certificado

Se a empresa não fornecer nada, usa 0000000 (sete zeros): a fatura será igualmente depositada no cassetto fiscale (área fiscal reservada) do cliente no portal da AdE, onde a encontrará juntamente com o seu contabilista.

Particular sem Codice Fiscale

Para hóspedes italianos o Codice Fiscale é obrigatório (16 caracteres alfanuméricos). Para estrangeiros usa o Codice Fiscale italiano, se o tiverem (p. ex. residentes em Itália); caso contrário, contacta o suporte Vezpa para o procedimento específico de cliente estrangeiro.

O que acontece depois do envio

Com o «Módulo fiscal» estão incluídas 100 faturas por mês; acima disso, € 0,19 cada uma do saldo pré-pago. O estado da fatura pode ser consultado em Separador Estrutura → Faturação → Lista de faturas e segue estas etapas:

Em «Faturas emitidas» está «Pesquisar» («Número, cliente, NIF ou hóspede»): procura no número, no nome ou denominação do cliente, na partita IVA, no codice fiscale e no nome do hóspede da reserva. Por baixo, os filtros por estado — «Todas», «Rascunhos», «Transmitidas», «Arquivadas», «Rejeitadas» —, que substituem o antigo menu de filtros na barra; quando as faturas abrangem mais de um ano, o menu do ano com «Todos os anos» (um rascunho conta no ano em que foi criado). Na barra, «Ordenar por» oferece «Mais recentes primeiro», «Mais antigas primeiro», «Número: do mais alto», «Número: do mais baixo», «Valor: do mais alto», «Valor: do mais baixo», «Cliente (A–Z)»; por omissão, «Mais recentes primeiro». Cada cartão mostra o nome do cliente. A lista carrega 50 faturas de cada vez: no fim, «Carregar mais».

A passagem de transmitted a archived ocorre quando o SDI confirma a entrega, normalmente em 1-2 minutos.

Caso típico: uma reserva tem dois ou mais titulares que querem fatura separada. Exemplo: um casal em viagem de trabalho em que Mario Rossi (particular) paga o quarto e o pequeno-almoço, enquanto a Acme Srl (empresa) paga a reunião de trabalho e os extras.

Como criar contas separadas

1. Abre a reserva → menu de ações → "Contas separadas"
2. Toca no FAB "Dividir conta" (botão + no canto inferior direito)
3. Seleciona o titular entre os existentes ou toca em "+ Novo titular" para o criar na hora
4. Introduz os montantes: Quarto, Pensão, Taxa turística
5. Assinala os débitos da reserva a transferir para esta conta (p. ex. "Jantar 2 pessoas")
6. Guarda: a conta separada aparece na lista
7. Cria outras contas separadas para os restantes titulares
8. Para cada conta, toca → "Emitir Fatura" → prossegue normalmente

Quando NÃO podes usar as contas separadas

Uma nota de crédito estorna uma fatura já emitida, no todo ou em parte. Não é possível "anular" uma fatura enviada ao SDI: a única forma é emitir uma nota de crédito de igual (ou parcial) montante.

Quando emiti-la

• Reserva cancelada depois da emissão da fatura
• Erro no montante (p. ex. o cliente paga menos devido a um problema no serviço)
• Desconto retroativo aplicado a posteriori
• Estorno parcial (p. ex. um quarto em no-show)

Como emiti-la

1. Separador Estrutura → Faturação → Lista de faturas
2. Toca na fatura original (tem de estar no estado archived)
3. Toca em "Emitir Nota de Crédito (TD04)"
4. Introduz o motivo e o montante (parcial ou total)
5. Confirma: a nota de crédito é transmitida ao SDI e associada à fatura de origem

O Vezpa gera dois tipos de impressões acessórias à fatura oficial (XML SDI). São ambas gratuitas e não debitam o wallet.

Proforma — como imprimi-la

• A partir da reserva → menu de ações → "Imprimir proforma" (proforma total)
• A partir de Contas separadas (ícone de impressora em cada cartão) → proforma para essa conta específica
• A partir do ecrã "Emitir Fatura" (botão "Imprimir proforma" por baixo de Emitir) → pré-visualização antes de confirmar o envio ao SDI

Cópia de cortesia — como imprimi-la

Abre o Detalhe da fatura a partir da lista → "Imprimir cópia". Abre-se a caixa de diálogo do sistema para escolher a impressora ou guardar em PDF.

O SDI pode recusar uma fatura por erros formais: Codice Fiscale do cliente errado, dados do alojamento incompletos, código de IVA incompatível com o regime, etc. Quando isso acontece:

1. A fatura passa ao estado rejected no Detalhe da fatura
2. As faturas rejeitadas pelo SDI são reembolsadas
3. No detalhe aparece o motivo da rejeição a vermelho
4. Corrige os dados (p. ex. o Codice Fiscale do cliente) e reemite a fatura clicando de novo em "Emitir"

Tempo habitual entre o envio e a rejeição: 5-15 minutos.

A secção «Faturação eletrónica» abre-se a partir de «Direção» com o quadro «Contabilidade», ou a partir de «Configuração» → «Carteira e faturas». Tem cinco separadores, por esta ordem:

• «Atividade», o separador com que abre. Em cima, o mês em números: «Faturas enviadas» e «Recibos emitidos» com o montante, «Rascunhos por enviar» e «Rejeitadas pelo SDI». Tocar num quadro abre a lista já filtrada. Por baixo, «Atividade recente»: faturas e recibos juntos, por dia, uma linha por documento com o seu último estado. Tocar numa linha abre o documento.
• «Faturas»: a lista completa, com pesquisa, filtros por estado e ano e ordenação.
• «Recibos»: os recibos não fiscais com o nome do cliente, filtráveis por ano. A lista carrega 50 recibos de cada vez: no fim, «Carregar mais».
• «Titulares»: a agenda dos dados fiscais dos seus clientes.
• «Carteira», o último. Em cima o «Módulo fiscal» com a mensalidade, a próxima renovação e as faturas e talões usados no período («Gerir o módulo» abre a sua página); depois o saldo, «Carregamento rápido» e «Transações recentes».

No computador, «Atividade» coloca os quadros do mês numa coluna à esquerda e a atividade recente ao lado; também «Carteira» coloca o saldo e o carregamento ao lado dos movimentos.

O wallet pré-pago funciona assim:

• Encontra-se em Separador Estrutura → Faturação → Wallet
• Não caduca — o saldo fica sempre disponível
• Único débito recorrente — a mensalidade do «Módulo fiscal», se o ativaste
• Carrega-se com cartão através da Stripe, a qualquer momento
• Mostra saldo, transações de carregamento e transações de consumo

Saldo baixo

Dentro das cem faturas incluídas o wallet não é consultado. Acima da quota a emissão para se o saldo não cobrir os € 0,19 da fatura. Se na renovação o saldo não chegar para a mensalidade, as faturas param até carregares, enquanto os talões continuam, porque são obrigatórios: o seu custo deixa o saldo abaixo de zero e é recuperado com o carregamento seguinte.

Para problemas técnicos ou dúvidas sobre o funcionamento da aplicação:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• Email: [email protected]

Para dúvidas normativas (regime fiscal, códigos de IVA, casos fiscais particulares): consulta o teu contabilista.