Guia de faturação

Esta funcionalidade emite uma fatura a partir de uma reserva de alojamento ou de uma venda do módulo Bem-estar, para alojamentos de qualquer um dos 21 países da UE que o Vezpa abrange para este documento. O Vezpa preenche as linhas no seu idioma, aplica as regras de IVA do seu país, gera o PDF e mantém a numeração sequencial.

O que faz, em todos os países onde está disponível

• Preenche a fatura a partir da reserva (alojamento, taxa turística, encargos extra), com as descrições de linha e as etiquetas do PDF impressas no idioma predefinido do seu país
• Emite o documento na moeda do seu país — coroa, zloty, forint, leu ou euro consoante o país onde está registado, e não uma moeda fixa para todos
• Aplica ou exclui o IVA consoante a sua situação, à taxa do seu país
• Imprime no fundo do documento a nota legal que declarou: obrigatória se não for sujeito passivo de IVA, opcional se for
• Gera o PDF e mantém a numeração sequencial por ano, sem falhas e sem reutilização

ARES e QR Platba: dois extras ligados à Chéquia

O Vezpa tem ainda dois extras ligados à República Checa, mas não do mesmo modo. A consulta no registo público ARES preenche um cliente empresa a partir do seu IČO e aparece sempre que o cliente da fatura for uma empresa checa, seja qual for o país do seu próprio alojamento: um alojamento austríaco que fatura a uma empresa checa vê-a, um alojamento checo que fatura a uma empresa alemã não. Já o código de pagamento QR Platba impresso na fatura está, esse sim, reservado aos alojamentos registados na Chéquia. Ambos são explicados nas secções 4 e 6 — existem porque o ARES e o formato QR Platba são sistemas nacionais checos; o Vezpa (ainda) não constrói o equivalente para os outros 20 países.

Custo

Nenhum. A fatura é gerada localmente pelo Vezpa: não passa por nenhum intermediário, não consome saldo de carteira e não há taxa por documento.

Quem pode usar

As definições e a emissão estão limitadas aos perfis Diretor e Assistente. A entrada de menu aparece para alojamentos de qualquer um dos 21 países da UE abrangidos (Alemanha, Áustria, Bélgica, Bulgária, Chéquia, Croácia, Dinamarca, Eslováquia, Eslovénia, Espanha, Finlândia, França, Grécia, Hungria, Irlanda, Luxemburgo, Países Baixos, Polónia, Portugal, Roménia e Suécia) — não para a Itália, que usa em vez disso a faturação eletrónica para o SDI.

O que não faz (ainda)

• Envio para a autoridade tributária: nenhum, em nenhum dos 21 países. O Vezpa produz o documento e para aí: o utilizador emite-o, imprime-o e entrega-o ao hóspede. Qualquer comunicação eletrónica ou contabilidade que o seu país exija fica fora desta funcionalidade, e continua a fazê-la como hoje
• Nota de crédito: indisponível em qualquer dos 21 países nesta versão. Uma fatura errada é anulada — ver a secção 7
• eTurista (Chéquia): o envio para o portal não está integrado

Abra Configuração → Faturação. No topo estão dois interruptores separados, seguidos dos seus dados de emitente.

Os dois interruptores

• Ativar faturação — liga a funcionalidade. Enquanto estiver desligado, emitir a partir de uma reserva avisa-o de que a faturação não está ativa
• Sujeito passivo de IVA — declara que está sujeito a IVA. Se não estiver, deixe-o desligado: as faturas saem sem IVA e no fundo é impressa uma nota legal de isenção (ver logo abaixo)

A nota no fundo do documento: obrigatória sem IVA, opcional com IVA

O campo da nota legal impressa no fundo da fatura está sempre lá, mas muda de natureza consoante o interruptor Sujeito passivo de IVA.

• Se não for sujeito passivo de IVA, o campo chama-se Nota de isenção e é obrigatório: sem ele, o Vezpa recusa emitir. Na Chéquia pode deixá-lo vazio — o Vezpa imprime na mesma a fórmula verificada já usada nas faturas checas, e é o único país onde o faz. Em todos os outros países o Vezpa não inventa essa redação por si — uma fórmula legal errada numa fatura real é pior do que uma aplicação que pergunta primeiro — por isso escreve-a o utilizador, idealmente a que o seu contabilista já usa. O que escrever prevalece sempre, também na Chéquia.
• Se for sujeito passivo de IVA, o campo chama-se Nota opcional e é, de facto, opcional: deixe-o vazio e não é impressa nenhuma linha no fundo da fatura. Existe para quem tenha de mostrar uma referência legal no documento apesar de ser sujeito passivo — por exemplo, uma menção de autoliquidação. O texto escreve-o o utilizador: o Vezpa não o pré-preenche em país nenhum, Chéquia incluída.

Os campos

O número da fatura é prefixo + sequência + ano, por exemplo FA12/2026. A sequência recomeça em 1 todos os anos.

Unificada ou separada

• Unificada — alojamento e spa usam ambos o campo Prefixo do estabelecimento, ou seja, uma única sequência
• Separada (estadia / spa) — cada um usa o seu próprio prefixo e tem, por isso, a sua própria sequência

Na verdade há uma única regra: a sequência segue o prefixo. Duas faturas que partilham prefixo partilham o contador; dois prefixos diferentes têm contadores independentes. Assim nunca pode haver dois documentos com o mesmo número.

Sem falhas, sem reutilização

• Se a emissão falhar a meio, ainda que apenas ao gerar o PDF, não é consumido nenhum número: toda a operação é revertida
• Se duas pessoas emitirem no mesmo instante, as duas operações são colocadas em fila e recebem dois números consecutivos
• Uma fatura anulada mantém o seu número, que nunca é reatribuído

Duas formas para o mesmo número

Em «Formato do número» escolhe como é impresso. «Prefixo + número / ano (ex. 54/2026)» é a forma predefinida, a descrita acima, e para quem já emitia nada muda. «Prefixo + ano + número de 4 dígitos (ex. 20260054)» é uma forma comum nos sistemas de faturação checos: primeiro o ano, depois o sequencial com quatro algarismos — com o prefixo FA, FA20260054. Só muda a impressão: série, prefixo e sequencial ficam iguais, e as faturas já emitidas não são renumeradas.

Continuar a numeração do seu sistema anterior

Se vem de outro sistema com uma série já em curso — por exemplo do seu sistema de faturação anterior, parado na fatura 53 —, escolha primeiro o formato que usava; depois, na primeira fatura emitida a partir do Vezpa, toque no lápis ao lado de «Número da fatura» e escreva 54 em «Número sequencial». A partir daí o Vezpa continua sozinho: 55, 56…

1. Abra a reserva e escolha a ação de faturação: abre-se o ecrã Emitir fatura
2. Escolha o tipo de cliente: Particular ou Empresa
3. Para uma empresa, preencha o Identificador fiscal do cliente — obrigatório apenas se o seu próprio alojamento estiver na Chéquia, opcional nos restantes. Se o cliente for uma empresa checa, aparece junto ao campo um botão Carregar do ARES, seja qual for o país do seu alojamento: toque nele e a denominação legal, o número de IVA e a morada preenchem-se automaticamente a partir do registo comercial público checo. Se nem o cliente nem o seu próprio alojamento forem checos, o botão não aparece — o ARES só conhece empresas checas — por isso escreva os dados do cliente à mão
4. Verifique as linhas e toque em Emitir
5. O PDF abre-se de imediato: imprima-o ou envie-o ao hóspede

O que acaba nas linhas

Cada descrição de linha é impressa no idioma predefinido do seu país, e cada valor na moeda do seu país. Se não for sujeito passivo de IVA, todas as linhas saem sem imposto e a nota de isenção é impressa no fundo. O Vezpa não recalcula preços: usa os valores que já estão na reserva.

O número, antes de emitir

No topo de «Emitir fatura» aparece «Número da fatura»: o número que esta fatura vai receber, ou seja o seguinte da sua série, já no formato escolhido. Normalmente não há nada a fazer. O lápis ao lado, «Alterar número», serve para um só caso — continuar a numeração do sistema que usava antes — e abre um aviso, o campo «Número sequencial», onde escreve apenas o sequencial (por exemplo 54), e uma pré-visualização do número tal como será impresso. Ao confirmar, o Vezpa verifica se está livre; se não estiver, aparece «Este número já é usado por uma fatura emitida.»

O email do cliente, e o envio logo a seguir

Por baixo dos dados do cliente está «E-mail do cliente», já preenchido com o email da reserva: entra na fatura e decide para onde é enviada. Corrija-o se a fatura for, por exemplo, para a contabilidade de uma empresa. Depois de «Emitir» abre-se a pré-visualização do PDF, e na barra de cima está o botão «Enviar fatura».

Corrigir as linhas, e o seu próprio texto

Por baixo dos dados do cliente encontra «Linhas da fatura», já preenchidas a partir da reserva: cada linha tem «Descrição», «Quantidade» e «Preço unitário», e pode corrigi-las todas antes de emitir. A linha do alojamento traz as datas da estada, o número de noites, o número de pessoas e o nome da unidade. «Adicionar linha» acrescenta uma, o caixote do lixo ao lado de uma linha remove-a, e o «Total» atualiza-se enquanto escreve. O mesmo vale para a linha de Bem-estar. O campo «O seu texto na fatura» é opcional e é impresso no PDF: por exemplo um agradecimento ou instruções de pagamento. O PDF está organizado em blocos — os seus dados de fornecedor e os do cliente, as datas do documento com o vencimento, a tabela das linhas.

Taxa turística e IVA, se está registado para efeitos de IVA. O que conta é quem deve a taxa por lei. Se a deve o hóspede e o alojamento a cobra por conta do município ou da entidade turística, fica fora do valor tributável (Diretiva 2006/112/CE, art. 79.º, alínea c)) e a linha sai como excluída do valor tributável: no PDF a coluna da taxa mostra «–» em vez de 0, o resumo do IVA dá-lhe uma linha própria, «Excluído do valor tributável», e o valor tributável impresso não a inclui; se a deve o alojamento, faz parte do preço e paga o IVA do alojamento. Quem decide é a definição «Taxa turística e IVA»: começa em «Automático (conforme o país)», e por baixo do menu lê o que vale agora para o seu país.

• No valor tributável, automaticamente: Espanha, Bélgica e Bulgária. A linha leva a taxa do alojamento e nenhum motivo. Em Espanha é a posição da administração fiscal (consulta DGT V0507-26). Na Bélgica, se escolher «Fora da base do IVA (cobrada por conta da entidade)», é impresso o motivo com a referência legal belga.
• Fora do valor tributável, com o motivo impresso: Chéquia, Eslováquia, Polónia, Hungria, Áustria, Luxemburgo, Portugal, Croácia, Eslovénia e Países Baixos. Por baixo da linha aparece, em letra pequena e itálico, o motivo com a referência à lei nacional — por exemplo Cobrada por conta do Município – não sujeita a IVA (art. 2.º, n.º 2, do CIVA).; no PDF é impresso por baixo da descrição da linha e na linha «Excluído do valor tributável» do resumo do IVA. Nos Países Baixos a taxa fica fora da base mesmo quando é devida pelo alojamento, desde que calculada por noite e indicada numa linha à parte (Hoge Raad, 1985).
• Tem de escolher: Alemanha (Kurtaxe ou City-Tax), França (taxe de séjour au réel ou forfaitaire) e Roménia, onde depende do município ou do regime. Enquanto não escolher, ao emitir a fatura de uma reserva com a taxa aparece o cartão «Como é tratada a taxa turística para efeitos de IVA?» com dois botões, «Fora da base do IVA (cobrada por conta da entidade)» e «Na base do IVA (taxa do alojamento)», e «Emitir» fica desativado; o servidor também recusa. A escolha fica guardada nas definições e as linhas recarregam-se: com «Fora da base do IVA (cobrada por conta da entidade)» é impresso o motivo com a referência legal do país, com «Na base do IVA (taxa do alojamento)» a linha leva a taxa do alojamento.
• Nos outros países a linha fica excluída do valor tributável, sem motivo; se a taxa é devida pelo alojamento, escolha «Na base do IVA (taxa do alojamento)». Na Grécia a taxa de resiliência climática nunca vai na fatura: vai no recibo especial separado («ειδικό στοιχείο»), que emite através do seu fornecedor myDATA indicando o número e a data da fatura; o Vezpa não o emite e não põe a linha na fatura.

A linha da taxa turística mostra unidades × tarifa — por exemplo 14 × 2,00 — quando todas as unidades tributadas (noites por pessoa ou por quarto) têm a mesma tarifa; com tarifas diferentes fica 1 × total. A Catalunha exige noites e tarifa na fatura, e nos Países Baixos é o cálculo por noite que mantém a taxa fora da base. Em caso de dúvida, pergunte ao seu contabilista: a escolha vale para as faturas que emitir a partir desse momento. Se não está registado para efeitos de IVA, nada muda: o menu não aparece, a linha sai sem imposto e a menção de isenção no rodapé vale para todo o documento.

A mesma ação de emissão está disponível a partir de uma reserva de spa ou de uma venda de produto. A fatura sai com uma única linha Bem-estar com o total da conta.

O resto do percurso é idêntico: tipo de cliente, consulta ARES quando aplicável, emissão, PDF.

O IBAN que definir nas Definições é impresso em todas as faturas, nos 21 países, como simples linha de referência de pagamento para que o hóspede possa pagar por transferência. Sem IBAN não é impressa nenhuma linha de pagamento.

O número que serve de variabilní symbol depende do formato. Com «Prefixo + número / ano (ex. 54/2026)», ou com um prefixo que contém letras, é um contador à parte, exclusivo do alojamento e nunca reutilizado, que não coincide com o número da fatura. Com «Prefixo + ano + número de 4 dígitos (ex. 20260054)» e um número só de algarismos (no máximo 10), o VS é o próprio número da fatura — fatura 20260054, VS 20260054, também no QR — como nos sistemas checos: quem paga encontra a fatura no extrato sem um segundo número.

Se estiver na Chéquia, as Definições têm ainda um campo Número de conta (formato checo): escreva-o como prefixo-número/código do banco (por exemplo 19-2000145399/0800). É isso que é impresso na fatura, porque é a forma que as empresas checas procuram; o IBAN continua impresso por baixo, para quem paga do estrangeiro. Mas o QR Platba só aceita um IBAN, por isso o Vezpa deriva-o do número que escreveu e mostra-o sob o campo — vê logo para que conta levará o código. Se preencher ambos os campos e eles apontarem para contas diferentes, o Vezpa recusa guardar e avisa-o.

Na página Faturação, o ícone no topo abre a lista de Faturas emitidas. Cada linha mostra número, data, valor e estado: Emitida, Paga, Anulada.

O caminho mais curto é a partir da «Direção»: o mosaico «Contabilidade», ao lado do POS, abre diretamente «Faturas emitidas».

No topo da lista está «Pesquisar» («Número, cliente, NIF ou hóspede»): procura no número, no nome do cliente, no seu NIF ou número de IVA e no nome do hóspede da reserva. Por baixo, os filtros por estado — «Todas», «Emitida», «Paga», «Anulada» — e, quando as faturas abrangem mais de um ano, o menu do ano com «Todos os anos». Na barra de cima, «Ordenar por» oferece «Mais recentes primeiro», «Mais antigas primeiro», «Número: do mais alto», «Número: do mais baixo», «Valor: do mais alto», «Valor: do mais baixo», «Cliente (A–Z)»; por omissão, «Mais recentes primeiro». A lista carrega 50 faturas de cada vez: no fim, «Carregar mais» traz as seguintes.

Paga aparece quando o cliente paga a partir da ligação impressa na fatura. A confirmação chega, porém, no momento em que essa página é reaberta: se o cliente pagar e nunca lá voltar, a fatura fica Emitida mais algum tempo, mesmo com o dinheiro já na sua conta Stripe. Em caso de dúvida, a verdade está no seu painel Stripe.

Reabrir o PDF

Toque em Abrir PDF: o documento é guardado exatamente como estava no momento da emissão, não é regenerado.

Enviar a fatura por email

O botão «Enviar fatura» está na barra da pré-visualização do PDF, tanto logo depois de emitir como quando reabre uma fatura a partir da lista, e a opção continua também no menu da linha. Abre a folha de envio, só por email: «Endereço do destinatário» pode ser editado e começa com o email do cliente escrito na fatura ou, se faltar, com o do hóspede. O Vezpa verifica que é um endereço válido e envia mesmo para lá, com o PDF arquivado em anexo.

O texto do email escreve-se em «Texto do e-mail com a fatura», nas definições de faturação: escolha a «Idioma do texto», depois «Assunto» e «Texto». No campo vazio vê o texto predefinido, que vale até escrever um seu, e pode usar {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Repor o texto predefinido» volta ao predefinido. O email sai na língua do hóspede, e a assinatura é o nome do alojamento que o hóspede conhece, não a sua denominação social.

Anular

1. Abra a fatura a partir da lista e escolha Anular fatura
2. Confirme: a fatura passa ao estado Anulada
3. O número fica reservado e nunca é reatribuído

Para problemas técnicos ou dúvidas sobre o funcionamento da aplicação:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• Correio eletrónico: [email protected]

Para dúvidas regulamentares (situação face ao IVA, taxas, casos fiscais especiais do seu país) consulte o seu contabilista.