Guia Gestão de Equipa

O Vezpa organiza a equipa em 7 cargos. Cinco trabalham no painel padrão da aplicação e dois têm um painel dedicado. Atribua a cada colaborador o cargo mais próximo do que faz na realidade.

Duas famílias de painel

Cinco cargos trabalham no painel padrão da aplicação, cada um com as secções que o seu cargo permite:

A governanta e o observador têm, em vez disso, um painel dedicado, criado apenas para o seu trabalho:

Abaixo está o mapa completo do que cada cargo pode fazer na aplicação. As linhas com asterisco (*) indicam limitações específicas.

* O observador vê o calendário apenas em leitura e limitado aos quartos que lhe foram atribuídos pelo diretor.

Apenas o titular da conta — quem registou o alojamento e em cujo nome estão o contrato e os pagamentos — pode adicionar ou remover membros da equipa. A conta do colaborador é criada por si, escolhendo o utilizador e a palavra-passe: o Vezpa não envia nenhum email de convite.

Como criar a conta de um colaborador

1. Abra a secção Propriedade na barra de navegação inferior e toque em Equipa: a entrada só aparece ao titular da conta
2. No fim da página Gestão da equipa toque em Adicionar utilizador — o botão existe enquanto houver lugares livres no seu plano, e o contador no topo indica quantos já usou
3. Na janela Novo utilizador escreva o Utilizador que quer atribuir ao colaborador: um nome de acesso livre, com pelo menos 3 caracteres, diferente do de qualquer outro utilizador Vezpa. Não é preciso um endereço de email
4. Escreva a Palavra-passe inicial — o ícone à direita mostra-a ou oculta-a. Tem de passar as verificações de segurança padrão, por isso nada de palavras-passe demasiado curtas ou comuns
5. Escolha o idioma com que o colaborador vai usar a aplicação e receber as comunicações: começa já no idioma do alojamento
6. Toque em Adicionar: a conta fica pronta de imediato e aparece na lista da equipa com o cargo Utilizador

O colaborador descarrega a aplicação Vezpa e entra com o utilizador e a palavra-passe que lhe deu. No primeiro acesso a conta fica automaticamente associada ao dispositivo utilizado (associação do dispositivo).

O Vezpa utiliza o device binding: cada conta da equipa fica associada a um único dispositivo ao primeiro acesso.

Como funciona o device binding

• No primeiro acesso, a app regista um identificador único (UUID) do dispositivo e associa-o à conta
• A partir desse momento, a conta funciona exclusivamente nesse dispositivo
• Qualquer tentativa de acesso a partir de um dispositivo diferente é bloqueada com uma mensagem de erro

Como efetuar o reset

1. Vá a Configuração > Funções e permissões
2. Selecione o membro que precisa do reset
3. Toque no botão Reiniciar dispositivo
4. O membro poderá aceder a partir do novo dispositivo — a associação ocorre automaticamente no acesso seguinte

Se perder o acesso à sua conta — palavra-passe esquecida ou app authenticator já não disponível — pode restaurá-lo sozinho, sem contactar o suporte.

Palavra-passe esquecida

Se não se lembrar da palavra-passe, pode redefini-la sozinho diretamente a partir do ecrã de login.

1. No ecrã de login, toque em Esqueceu-se da palavra-passe?
2. Introduza o email ou username da sua conta e confirme
3. Verifique o seu email — se o endereço estiver registado receberá um link para redefinir a palavra-passe
4. Abra o link e defina a nova palavra-passe

Código de recuperação

Quando ativa a verificação em dois passos (2FA), a app mostra um código de recuperação pessoal: guarde-o num local seguro. Pode usá-lo em vez do código da app authenticator sempre que acede, caso não tenha o telemóvel com o authenticator à mão.

• O código de recuperação é único: existe sempre apenas um ativo por conta
• Cada vez que o utiliza para aceder, o sistema substitui-o automaticamente por um novo — guarde de imediato o novo código apresentado no ecrã
• Um novo código é também gerado e apresentado sempre que reconfigura a verificação em dois passos (por exemplo, depois de «Perdi o authenticator»)
• Se perder tanto o código como o authenticator, use «Perdi o authenticator» no login para repor a verificação em dois passos por email

Perdi o authenticator

Se perdeu tanto o acesso à app authenticator como o código de recuperação, pode desativar a verificação em dois passos por email.

1. No ecrã de verificação do código, toque em Perdi o authenticator
2. Confirme as suas credenciais (username e palavra-passe)
3. Verifique o seu email e abra o link recebido
4. A verificação em dois passos é desativada: no próximo acesso ser-lhe-á pedido para a configurar novamente

Quando cria um utilizador com cargo Observador, deve especificar exatamente quais quartos ou alojamentos pode ver. Este mecanismo é fundamental para as propriedades com vários proprietários ou para conceder acessos parciais a colaboradores externos.

Como atribuir os alojamentos

1. Crie o novo membro com cargo Observador a partir da secção Equipa
2. No ecrã de configuração, selecione um ou mais quartos a atribuir da lista completa dos alojamentos da propriedade
3. Confirme a seleção — o observador verá exclusivamente as reservas e o calendário dos quartos selecionados

O que vê o observador

• Calendário — apenas as linhas correspondentes aos quartos atribuídos; todas as outras linhas ficam completamente ocultas
• Reservas — apenas as reservas que incluem pelo menos um dos quartos atribuídos, com os respetivos detalhes
• Direção — não disponível, o painel está reservado ao diretor e ao assistente
• Tarifas, OTA, equipa, estatísticas — completamente ocultos, não aparecem no menu

Caso de uso: gestor de apartamentos

Num alojamento que gere apartamentos de proprietários diferentes, cada proprietário pode receber uma conta de observador com visibilidade limitada ao seu próprio apartamento. Deste modo:

• Cada proprietário vê apenas as reservas do seu próprio alojamento
• Não tem acesso aos dados, aos preços nem às reservas dos outros apartamentos
• Pode acompanhar a ocupação e as datas sem poder alterar nada

As duas páginas que governam os acessos têm destinatários diferentes e, na app, aparecem apenas a quem as pode mesmo usar.

Remover um colaborador que trabalha em vários alojamentos

Se um colaborador tem acesso a vários alojamentos, removê-lo de um não elimina a sua conta: perde apenas o acesso ao alojamento de onde o remove e continua a trabalhar normalmente nos outros. A app confirma-o com uma mensagem dedicada.

• Colaborador presente apenas neste alojamento → a conta é eliminada, como antes
• Colaborador presente também noutros alojamentos → é revogado apenas o acesso a este alojamento
• O mesmo vale para a desativação em «Cargos e permissões»: não desliga a conta nos outros alojamentos

Alterar a própria palavra-passe

A palavra-passe é um dado pessoal: todos os cargos — governanta e observador incluídos — alteram-na a partir do menu de conta, no canto superior direito do seu próprio ecrã, sem passar pela direção. O titular pode, ainda assim, repor a palavra-passe de um membro a partir da página Equipa, por exemplo se o colaborador ficar de fora da app.

Os painéis de governanta e observador

Quem tem o cargo de governanta ou observador trabalha num ecrã dedicado. A barra superior oferece agora as mesmas comodidades dos outros painéis:

• «?» — reabre o guia passo a passo do ecrã, quando quiser
• Tema — alterna entre claro e escuro
• Idioma — altera o idioma da app, independente do país do alojamento; aplica-se também às notificações e aos e-mails que a Vezpa lhe envia
• Menu de conta — alteração da própria palavra-passe e saída; o logout devolve ao ecrã de acesso