Guia de Mensagens OTA

Receba e responda às mensagens dos hóspedes do Booking.com, Airbnb, Expedia e VRBO diretamente da Vezpa, numa única caixa de entrada

1. O que são as Mensagens OTA Uma única caixa de entrada para as mensagens dos hóspedes

As Mensagens OTA permitem receber e responder às mensagens dos hóspedes do Booking.com, Airbnb, Expedia e VRBO diretamente da Vezpa, sem precisar entrar no extranet ou no app do portal. Todas as mensagens convergem numa caixa de entrada única dentro do app Vezpa.

Por que é útil

  • Tudo num só lugar: gira as conversas ao lado das demais atividades da propriedade.
  • Respostas rápidas: leia e responda sem passar por outra aplicação.
  • Histórico completo: tem sempre ao alcance o histórico da conversa com o hóspede.
São quatro: Booking.com, Airbnb, Expedia e VRBO. São os únicos canais para os quais o channel manager transmite as mensagens: uma reserva vinda de outro portal, ou feita por si ao telefone, não tem conversa aqui, e não é um defeito.

2. Onde encontrá-las Secção Mensagens e detalhe da reserva

Pode aceder às conversas de duas maneiras:

Pela secção Mensagens

No painel do app Vezpa, abra a secção Mensagens: encontra a lista das conversas.

  • A ordem: no topo está a conversa com a mensagem mais recente. A data dessa última mensagem está escrita em cada linha: é ela que decide a posição, não as datas da estadia.
  • O que não vê: as conversas de estadias já terminadas (saída anterior a hoje) ficam fora da lista. O botão Mostrar também as estadias concluídas na barra volta a mostrá-las.
  • Uma conversa com mensagens por ler nunca é escondida, mesmo com a estadia terminada: se o hóspede escrever depois de partir, por uma fatura ou por um objeto esquecido, encontra-a aqui e o contador de não lidas conta-a.
  • Se a reserva foi cancelada a conversa mantém-se, e a linha di-lo com a etiqueta Cancelada. Uma mensagem que não saiu continua visível, assinalada como Falha no envio.

Pelo detalhe da reserva

Ao abrir uma reserva do Booking.com, Airbnb, Expedia ou VRBO, encontra o botão Mensagens: leva diretamente à conversa com aquele hóspede, já no contexto da sua reserva.

O botão Mensagens no detalhe da reserva é a forma mais rápida de responder a um hóspede específico enquanto gere a reserva dele.
A mesma conversa aparece também no detalhe da reserva, em Conversa, junto com tudo o que enviou ao hóspede a partir do Vezpa (email, WhatsApp, automatizações): consulte o Guia Detalhe da Reserva.

3. Como funciona Recebimento, notificação e resposta

Uma mensagem nova chega do portal assim que o hóspede a escreve, e a Vezpa envia-lhe uma notificação. A lista já aberta no ecrã, porém, não se redesenha sozinha: recarregue-a com «Atualizar» na barra, ou puxando a lista para baixo.

  1. Recebe a notificação de uma nova mensagem
  2. Abra a conversa pela secção Mensagens ou pelo detalhe da reserva
  3. Leia o histórico completo da troca com o hóspede
  4. Responda: a mensagem é enviada ao hóspede por meio do canal do portal de onde vem a reserva

Uma mensagem com um anexo mostra o próprio ficheiro: uma foto aparece no balão e abre-se em ecrã inteiro com um toque, onde «Partilhar» a passa a quem for preciso; um PDF é uma linha em que toca para o abrir. Os ficheiros chegam alguns segundos depois da mensagem. Se algum não puder ser obtido — um formato diferente de fotos e PDF, ou um ficheiro que o portal já não fornece — o balão di-lo: abra-o no portal.

O histórico ajuda a retomar o fio da conversa mesmo após alguns dias, sem precisar reconstruir o contexto.

4. Automações no canal OTA As mensagens automáticas no chat do portal

Para as reservas dos portais com chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO), as mensagens automáticas configuradas com as Automações podem ser entregues dentro da conversa. Um texto sem contactos vai de preferência para o chat; um texto com um link ou um contacto tenta primeiro o e-mail real do hóspede. Sem e-mail real, vai para o chat: aí a Vezpa remove e-mails, números de telefone e links para outros sites, mas mantém os seus próprios links (vezpa.it e o seu domínio personalizado ativo) — sempre no Airbnb e na Booking.com.

A Booking.com substitui os links não aprovados por [Link was removed]: dê uma única vez o passo na extranet: Propriedade → Preferências de mensagens → Definições de segurança → «Adicionar um link» → vezpa.it (e o seu próprio domínio, se usar um — é daí que parte o link do check-in). Se o chat removesse o link (Expedia, VRBO), a automação não é enviada mutilada: é ignorada e o motivo fica anotado no registo de envios.
Quer saber mais sobre as automações? Consulte o Guia de Automações de E-mail para descobrir gatilhos, textos multilíngues e merge-fields.

5. Observações importantes O que ter em mente

  • As mensagens cobrem Booking.com, Airbnb, Expedia e VRBO: uma reserva de outro canal não tem chat.
  • As contas demo não podem enviar ou receber mensagens reais: a função está bloqueada para as propriedades de teste.
  • Uma mensagem nova chega assim que o hóspede a escreve, com uma notificação; a lista já aberta não se redesenha sozinha: use «Atualizar» ou puxe a lista para baixo.

Precisa de ajuda?

Se tiver dúvidas sobre as mensagens OTA, abra um ticket de suporte diretamente do app Vezpa — a nossa equipa responde o mais breve possível.