Guia de Ligação OTA

O channel manager é o sistema que liga o Vezpa aos portais como Booking.com, Airbnb, Expedia e todos os restantes. Uma vez ativado, funciona de forma completamente automática:

• Tarifas: quando altera os preços na aplicação Vezpa, estes são atualizados automaticamente em todos os canais ligados
• Disponibilidade: quando um quarto é reservado (a partir de qualquer canal), a atualização parte logo para todos os outros canais, para evitar overbooking; a publicação no portal pode demorar alguns minutos
• Reservas: as novas reservas que chegam dos canais OTA aparecem automaticamente no calendário Vezpa, com notificação push no telemóvel
• Alterações e cancelamentos: se um hóspede alterar ou cancelar no portal OTA, a reserva é atualizada automaticamente também no Vezpa

Diferença percentual nos preços

Para cada canal OTA pode definir uma diferença % em relação aos preços locais. Exemplo:

• +10% — as tarifas enviadas ao canal serão 10% superiores aos seus preços base
• -5% — não permitido: o acréscimo não pode ser negativo, o valor é recusado e esse canal não é guardado
• 0% — os mesmos preços do sistema de gestão

Pode alterar a diferença a qualquer momento em Configuração → Canais OTA.

Para cada canal OTA o procedimento segue sempre 4 passos:

1. Peça a ativação a partir da aplicação Vezpa
   Vá a Configuração → Canais OTA, selecione o canal e toque em "Ativar". Para alguns canais ser-lhe-ão pedidos alguns dados (código da estrutura, nome do titular, etc.). Antes de confirmar o pedido pode corrigir o código ou o canal escolhido com «Alterar código/canal», sem ter de recomeçar do início.
2. Aprove a ligação no portal OTA
   Aceda ao portal do canal (Booking Extranet, Airbnb, etc.) e selecione o channel manager correto. Cada canal tem o seu procedimento — veja as secções abaixo para as instruções específicas.
3. Complete o Channel Mapping
   A partir da aplicação Vezpa, abra o Channel Mapping do canal e associe os quartos do sistema de gestão aos do portal OTA. Sem este passo o canal não funciona. Guia detalhado ↓
4. O canal está ativo
   Depois do mapping, a sincronização começa automaticamente. Preços e disponibilidade são enviados ao canal e as reservas começam a chegar ao calendário.

Não precisa de voltar a verificar. Enquanto o ecrã de espera está aberto, a Vezpa verifica a cada meio minuto se o portal autorizou e, assim que acontece, passa ao passo seguinte. Se fechar a app, recebe uma notificação quando o portal autorizar; até lá, no topo do painel fica um lembrete com o nome do canal.

Quartos excluídos dos portais. Se na Gestão OTA vir uma caixa laranja com nomes de quartos, esses não são enviados a nenhum canal, mesmo com o canal ativo. Os quartos importados de um portal começam assim; para os pôr à venda, ative «Vender este quarto nos portais» nas definições do quarto.

Os outros canais. Também os canais em «Outros canais OTA» só se ligam depois da autorização no portal. Até lá, o canal aparece no grupo «À espera do portal» com os passos para escolher o OTASwitch, e o Vezpa dá conta sozinho, como nos canais principais. «Abrir Channel Mapping» retoma a ligação, «Cancelar» retira-a da espera.

Depois de enviar o pedido, o registo continua sozinho no channel manager.

Registado não quer dizer à venda

O canal ainda não vende: faltam dois passos. Autorize a ligação na extranet do portal, depois toque em «Abrir Channel Mapping», associe os seus quartos e toque em «Aplicar».

Se algo falhar

A app diz sempre de quem é o problema:

• Problema nosso — O problema é do nosso lado: não chegou nada ao portal. Já estamos a tratar disso e escrevemos-lhe assim que puder tentar novamente.
• Algo a corrigir — O portal não reconhece o código introduzido. Verifique-o na extranet do portal e volte a introduzi-lo, depois tente novamente.

Para além dos 5 canais principais, o Vezpa suporta dezenas de canais adicionais: portais regionais, canais de nicho e plataformas especializadas.

Como ativar um canal adicional

1. Na aplicação Vezpa vá a Configuração → Canais OTA
2. Desça até "Outros canais OTA"
3. Toque no canal que pretende ativar
4. Abre-se na aplicação a página "Associar quartos e tarifas" — associa os teus quartos às tarifas do canal
5. Volte à aplicação e defina a diferença percentual nos preços

O que é o Channel Mapping?

O channel mapping é o passo que liga os quartos do seu sistema de gestão Vezpa aos quartos/anúncios correspondentes no canal OTA. É como dizer ao sistema: "o meu Quarto Duplo no Vezpa corresponde ao Double Room no Booking.com".

Como aceder ao Channel Mapping

Canais principais (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Aplicação Vezpa → Configuração → Canais OTA
2. Expanda o canal → clique em "Channel Mapping"
3. Abre-se na aplicação a página "Associar quartos e tarifas"

Outros canais OTA:

1. Aplicação Vezpa → Configuração → Canais OTA → Outros canais OTA
2. Toque no nome do canal

Passo 1 — Credenciais do canal (Channel Password)

Alguns canais exigem as credenciais do portal OTA para ler a lista de quartos a partir do canal:

• Booking.com: nome de utilizador e palavra-passe da Extranet
• Expedia: credenciais do Partner Central
• Agoda: credenciais do YCS
• Airbnb / VRBO: geralmente não são necessárias (ligação já autorizada)

Passo 2 — Mapping dos quartos

Verás um cartão por cada quarto do teu PMS. Dentro do cartão há uma linha por cada regime (Apenas alojamento, Alojamento e pequeno-almoço, Meia pensão, Pensão completa):

• No topo do cartão: o nome do quarto Vezpa, com o visto verde quando já está associado
• Abaixo, para cada regime: um campo que abre a lista das tarifas do canal

Toca no campo: abre-se uma lista que mostra por inteiro o nome do quarto no canal, o nome do plano tarifário e os códigos do canal — os códigos servem para distinguir dois quartos com nomes quase iguais. Certifica-te de que cada tipologia está associada ao quarto certo.

Uma tarifa já escolhida para outro regime deixa de aparecer na lista: cada tarifa do canal associa-se a um único regime. No Airbnb e VRBO, onde cada alojamento é um anúncio próprio, em vez da tarifa introduz-se o código do anúncio; a lista de anúncios abre-se pela seta à direita do campo.

Se um quarto já estiver associado, no fim do cartão aparece "Desassociar do canal": retira esse quarto apenas deste canal, sem tocar nos outros canais nem nos preços.

Passo 3 — Mapping dos planos tarifários (Rate Plans)

Cada linha do cartão do quarto é um regime com o seu plano tarifário. No canal, os planos tarifários Vezpa seguem o formato "Tipologia-regime-canal":

• pe = Só Dormida (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Meia Pensão (Half Board)
• pc = Pensão Completa (Full Board)

Exemplo: "Double-bb-booking" = tarifa B&B para a tipologia "Double" no Booking.com.

Passo 4 — Aplicar e verificar

1. Reveja todas as associações de quartos e rate plan
2. Toca em "Aplicar" na barra no fundo da página
3. Aguarda o resultado: em cada linha é indicado se a associação teve sucesso
4. Feche a página e volte à aplicação Vezpa

Se já tinha um anúncio ativo no Booking.com ou no Airbnb antes de se ligar ao Vezpa, não precisa de recriar os quartos à mão: o Vezpa pode ler os quartos e as fotografias já publicados no canal e criá-los automaticamente no sistema de gestão.

O que faz a importação

• Lê do canal o nome e a capacidade de cada quarto/anúncio ainda não presente no Vezpa e cria-o
• Descarrega as fotografias já publicadas e adiciona-as à galeria (do quarto, no caso do Airbnb; da estrutura, no caso do Booking.com)
• É create-only: os quartos já existentes no Vezpa não são alterados nem duplicados. Voltar a executar a importação mais tarde salta tudo o que já foi importado

Onde se encontra

Disponível apenas para os canais Booking.com e Airbnb, e só depois de o canal estar realmente ligado no OTASwitch (Channel Mapping concluído):

• Logo depois de ligar o canal — no último ecrã da ligação guiada aparece o botão "Importar quartos e fotografias"
• Mais tarde — Aplicação Vezpa → Configuração → Canais OTA → expanda o canal (Booking.com ou Airbnb) → botão "Importar da OTA"

Sincronização inicial

Assim que o Channel Mapping fica concluído, o sistema inicia a primeira sincronização:

• As tarifas atuais são enviadas ao canal OTA (pode demorar alguns minutos)
• A disponibilidade é alinhada: as datas já reservadas ficarão fechadas no canal
• As restrições (estadia mínima, stop sell, etc.) são sincronizadas

Gestão diária

Depois da ativação, não tem de fazer nada de diferente em relação a antes:

• Alterar preços na aplicação Vezpa → atualizam-se automaticamente em todos os canais ligados
• Criar uma reserva manual (telefone, walk-in) → a disponibilidade atualiza-se em todos os canais
• Chega uma reserva OTA → aparece no calendário com notificação push, e os outros canais atualizam-se
• Bloquear/desbloquear um quarto → o bloqueio é refletido em todos os canais

Reservas OTA no calendário

As reservas que chegam dos canais OTA aparecem no calendário com uma cor diferente para cada canal:

• Booking.com — azul-escuro
• Airbnb — rosa
• Expedia — amarelo
• VRBO — azul
• Agoda — azul-claro

As reservas OTA não podem ser canceladas a partir da aplicação — o cancelamento tem de ser feito no portal do canal ou pelo próprio hóspede. As alterações e os cancelamentos feitos no portal refletem-se automaticamente no Vezpa.

1. Verifique os preços no portal OTA

1. Abra o portal OTA (ex.: Extranet Booking.com) e vá à secção de tarifas/calendário
2. Confirme que os preços correspondem aos definidos no Vezpa (tendo em conta a diferença percentual, se estiver definida)
3. Verifique várias datas: hoje, a próxima semana, o próximo mês

2. Verifique a disponibilidade

1. Se tiver quartos já reservados no Vezpa, confirme que aparecem fechados/indisponíveis no canal OTA para as mesmas datas
2. Se tiver datas bloqueadas manualmente, confirme que também aparecem bloqueadas no canal

3. Faça uma alteração de teste

1. Na aplicação Vezpa, altere o preço de um quarto para uma data futura
2. Aguarde 2-3 minutos
3. Verifique no portal OTA se o preço foi atualizado

4. Ferramentas de monitorização

Na aplicação Vezpa, na secção Configuração → Canais OTA, para cada canal ativo pode aceder a:

• Tarifas e disponibilidade (ARR) — veja o que foi enviado ao canal
• Detalhes das reservas — lista das reservas recebidas do canal
• Relatório de receitas — estatísticas de faturação por canal

Quando o portal OTA lhe pedir o channel manager, eis o que deve selecionar:

Ligado, à espera do portal, por concluir, em verificação, não ligado. O estado não é o seu interruptor: perguntamos ao channel manager, porque um canal ativado aqui pode não estar realmente ligado lá. À espera do portal quer dizer que o pedido já saiu e só falta a sua autorização no extranet do canal. Por concluir quer dizer o contrário: ao portal nunca chegou nada, e a ligação retoma-se aqui num minuto. Em verificação a aplicação só oferece Tentar de novo e esconde as ações operacionais: enviar tarifas para uma ligação incerta é pior do que esperar. Reenviar tarifas só aparece com a ligação confirmada.

Num canal ainda não ligado — e também na pré-visualização e no resultado da importação a partir de um portal — pode aparecer uma caixa de aviso, intitulada por exemplo «Booking.com ficará parado até terminar». A razão: quando aceita a ligação no portal, o portal apaga o próprio calendário e publica o do Vezpa tal como está nesse momento. A caixa enumera o que ainda falta ao seu — quartos à venda, disponibilidade, preços, moeda: são os pontos a completar antes de aceitar, para que o portal nunca fique parado.

Não bloqueia nada: pode ligar-se na mesma, e o aviso serve apenas para escolher a ordem certa. Mas se a caixa não aparecer, isso não é uma confirmação: ou o seu calendário já está completo, ou a informação não está disponível — aplicação desatualizada, leitura falhada. Não a ver não quer dizer «está tudo bem».

Um quarto sem nenhum preço no período de venda ficaria fechado durante todo o período depois de ligado a um portal: nos dias sem preço o channel manager envia um fecho. Por isso a Vezpa não ativa o canal nem associa um anúncio do Airbnb enquanto esse quarto não tiver preço: o aviso indica os quartos em falta e «Ir configurar» leva-o a Tarifas. Se faltarem apenas alguns dias pode ligar na mesma, sabendo que nesses dias o quarto fica fechado também nos portais.

O quadro pede também as reservas que já recebeste nesse portal: aparece quando vemos sinais de que o teu anúncio já está ativo lá e não conhecemos nenhuma reserva futura tua desse canal. É o caso mais caro: se essas datas estiverem livres no Vezpa, ao ligar o portal volta a pô-las à venda e ficas com uma segunda reserva no mesmo quarto. Introdu-las antes de ligar — pelo calendário iCal do portal ou à mão — e o aviso desaparece sozinho. Pelo channel manager não é possível recuperá-las: só entrega as reservas chegadas depois da ligação.

Em cada ficha de canal existe agora o botão «Ver detalhes». Abre a escada da ligação: sete passos, com os já confirmados, o passo onde a ligação parou — com aquilo que lemos e o que fazer — e de quem é a vez: «É a sua vez», «A Vezpa trata disso» ou «A aguardar o canal». Encontra-o também no estado em verificação, onde antes o único gesto possível era atualizar.

Duas coisas a reter. Os passos acima do que está parado são desconhecidos, não falhados: ainda não os pudemos verificar, e isso não quer dizer que tenham corrido mal. E é apenas uma leitura: abri-la não envia nada ao canal e não muda nada, por isso pode abri-la as vezes que quiser.

Na ficha do canal, com o Booking.com ligado, pode aparecer uma caixa informativa intitulada «Capacidade diferente no portal». Enumera os alojamentos para os quais o portal aplica uma capacidade diferente da configurada no Vezpa: o alojamento aceita, por exemplo, no máximo 2 adultos ainda que no Vezpa acolha 3 hóspedes.

Não é um erro: é uma informação, e a caixa é azul de propósito. A venda e a sincronização continuam como antes; a caixa apenas lhe diz que os dois números não coincidem, para que não o descubra através de uma reserva que não cabe.

O Vezpa não a pode corrigir. A capacidade no portal corrige-se na extranet do Booking.com: o Vezpa não a pode alterar. Não procure a definição no Vezpa: mudar aqui a capacidade do alojamento não toca na do portal.

Se a caixa não estiver lá, isso não é uma confirmação. Não aparece quando as duas capacidades coincidem, nem quando o Vezpa não consegue lê-las no portal — leitura falhada, canal que não as expõe, nenhum alojamento comparável. Não a ver não quer dizer «está tudo certo»: se um número lhe importa, verifique-o na extranet.

O Airbnb não se liga como os outros quatro canais: não pede um código de alojamento, mas uma autorização da sua conta Airbnb. Em Integrações encontra um único botão, Ligar o Airbnb: leva-o ao Airbnb, inicia sessão, autoriza, e volta com um código para colar. A partir daí vê os seus anúncios e associa-os aos seus quartos. Um anúncio à espera de aprovação no Airbnb é assinalado: está parado e não recebe reservas até o Airbnb o aprovar. Por isso no Airbnb não encontra as ações dos outros canais: não são necessárias e não funcionariam. O mesmo botão aparece também durante o registo, se escolher importar os seus quartos do Airbnb.

Os quatro canais clássicos (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) seguem um processo de três passos: pedido, associação dos quartos, confirmação. Os mais de sessenta canais abaixo ativam-se de imediato e estão divididos em Ativos, Disponíveis, Recomendados e Outros.

Nem todos os portais se ligam automaticamente. Em alguns o channel manager não abre ligação nenhuma: na lista de canais reconhece-los pela nota «Sem ligação automática» e pelo botão «Pedir a ativação» em vez de «Ativar». Escreve-nos indicando o canal: tratamos disso e dizemos-te o que é preciso.

Outros canais ligam-se sozinhos mas pedem credenciais API — um nome de utilizador, uma palavra-passe ou uma chave. É o portal que as emite, não a Vezpa: procura na sua área de parceiros, normalmente em «Connectivity», «API» ou «Channel manager». Se não as encontrares, pede-as ao apoio do portal.

Os comparadores (Trivago, TripAdvisor, Google) não são portais de venda: levam visitantes ao teu site em vez de venderem quartos. Configuram-se na mesma página, mas pedem apenas a diferença de preço.

O channel manager liga os principais portais — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda e dezenas de canais dinâmicos — mas nem todos os portais falam com um channel manager. Alguns, como penziony.cz ou megaubytko.cz, aceitam apenas um endereço iCal: um link que publica o calendário do alojamento, que o portal volta a ler sozinho, a intervalos regulares.

Encontra a lista dos teus alojamentos em Configuração → Canais OTA → Calendários iCal.

Quando chega uma reserva nova avisamos-te, tal como nos portais ligados ao channel manager: uma notificação por verificação, não uma por reserva — se o portal publicar cinco de uma vez, a notificação é uma só e diz quantas são. Ao tocar nela abre-se o separador «Calendário», que entretanto já se atualizou sozinho. Se, em vez disso, a reserva for só uma, a notificação nomeia-a: as datas da estada, mais o nome e o número de hóspedes quando o portal os publica no calendário. O preço não, e não é uma escolha nossa: um calendário iCal não transporta valores. Ao tocar na notificação de uma só reserva abre-se diretamente essa reserva.

Também te avisamos quando uma reserva desaparece do portal e a cancelamos. Se uma reserva já não está no calendário do portal, cancelamo-la como um cancelamento da Booking.com, mesmo que alguém já tenha trabalhado nela ou a estadia já tenha começado, e as suas noites voltam à venda: recebes uma notificação com a mesma regra das novas — uma por verificação, que nomeia a reserva se for só uma e diz quantas são se forem mais — e o mesmo aviso fica em «Resumo das ações». Ao tocar nela abre-se o separador «Calendário», onde vês as noites de novo livres. Os casos que não conseguimos fechar sozinhos não passam por aqui: acabam em «Por decidir», com um aviso próprio.

A primeira leitura de um calendário acabado de ligar é muda, e é propositado. Essa primeira passagem não traz uma reserva: traz todo o histórico do portal de uma vez, e avisar-te por cada uma significaria uma rajada de notificações no dia em que ligas. As notificações começam na verificação seguinte, ou seja, quando uma reserva é mesmo uma novidade.

Publicar um alojamento

Toca em «Publicar» no alojamento que queres partilhar: a página gera dois links.

Copiar e usar o link

Ao lado de cada link há um botão de copiar. Cola o link base no campo «iCal URL» (ou «Importar calendário») do portal; cola o link completo no teu calendário pessoal, com a função «Adicionar por URL». O portal volta a ler o calendário sozinho, a intervalos regulares: não precisas de o colar novamente depois.

Regenerar uma chave

O botão de regeneração ao lado de cada link cria uma nova chave e desativa de imediato a anterior: quem tinha o link antigo deixa de ler o calendário. Usa-o se suspeitares que um link chegou a quem não devia, ou se deixaste de trabalhar com um portal. Regenerar o link base não afeta o link completo, e vice-versa.

Ler de outros portais

Também podes fazer o caminho inverso: ler o calendário de um portal que não passa pelo channel manager. Na mesma página, sob cada alojamento, encontras o bloco «Ler de outros portais».

No portal procura o endereço do seu calendário iCal — normalmente sob uma entrada como «Export calendar», «iCal export» ou «Calendar URL» — e copia-o. Na Vezpa toca em «Adicionar calendário» e preenche «Nome do portal» e «Endereço do calendário (.ics)»: a partir desse momento lemo-lo por ti.

Se uma reserva desaparecer do calendário do portal, cancelamo-la, e se o portal mudar as suas datas, mudamo-las também no Vezpa: tal como com a Booking.com, mesmo que já tenhas trabalhado nela (hóspedes registados, pagamentos, taxa, alterações manuais). O regime e os preços que definiste ficam nas noites que não mudam. Se, em vez disso, o portal devolver de repente um calendário vazio, não cancelamos nada e avisamos-te na mesma: normalmente significa que a ligação expirou ou foi reposta pelo portal, não que as reservas desapareceram mesmo.

Uma reserva que chega em datas já vendidas não substitui nada: acaba na linha Exceções do calendário, para a veres e decidires como resolver o conflito.

Se para estas datas já tinhas introduzido manualmente as reservas deste portal, é normal encontrá-las entre as Exceções na primeira atualização a seguir à associação: é a mesma reserva vista duas vezes — a que introduziste manualmente e a que acabou de ser lida do calendário — mantém só uma.

Podes desativar ou eliminar um calendário associado a qualquer momento: as reservas já importadas ficam onde estão, não são eliminadas.

Um calendário .ics só sabe dizer uma coisa: ocupado de tal dia a tal dia. Não diz quantos quartos ficam livres, não traz os preços, não confirma nada e nem sequer tem forma de dizer «esta reserva foi cancelada»: a linha simplesmente já não está lá. É uma ligação mais lenta e mais cega do que um channel manager, e escolhê-la é uma troca: chegas a um portal que de outro modo ficaria de fora e, em troca, abdicas de tudo o resto.

Não é instantâneo, é temporizado. Lemos cada calendário ligado a cada meia hora: durante até trinta minutos, uma reserva acabada de fazer no portal ainda não existe para nós, e essas noites aparecem livres. Com um channel manager a reserva chega no momento em que é feita.

Um calendário vazio é ambíguo, e continua a sê-lo. Quando o portal responde com um calendário sem nenhuma ocupação, as duas explicações possíveis — «cancelaram tudo» e «a ligação partiu-se» — produzem exatamente o mesmo ficheiro, e não temos maneira de as distinguir. Por isso não cancelamos nada e perguntamos-te a ti, que podes abrir o portal.

Com uma só unidade isto não é o caso raro, é o normal. Se no calendário há uma única reserva e o portal a retira, esse calendário fica vazio: é exatamente a situação ambígua acima, e a decisão cabe-te de cada vez. Com vários alojamentos ligados acontece menos, porque basta outra reserva para manter o calendário preenchido.

Cancelar no portal não fecha o caso. Se uma reserva foi parar a «Por decidir», do portal já tinha sido retirada — foi mesmo por isso que te perguntámos. Retirá-la outra vez não muda nada: o caso fecha-se a partir do Vezpa, com um dos dois botões.

As datas fechadas, se o portal as publicar. Alguns portais exportam para o calendário também as datas que fechaste, não só as reservas — muitas vezes é uma caixa que tens de ativar nas definições deles. Quando chegam, o Vezpa trata-as como fechos: essas noites aparecem fechadas no calendário, não se tornam reservas. Se uma dessas noites já estava vendida, fica com o hóspede e recebes um aviso. Se mais adiante o portal te enviar uma reserva justamente nessas datas, a reserva tem prioridade e a noite reabre-se sozinha; uma reserva que metes tu à mão, pelo contrário, não passa por cima de nada: numa noite fechada pelo portal tens de retirar primeiro o fecho a partir do calendário, com «Eliminar bloqueio».

Nada disto é uma desculpa: é a descrição de uma ferramenta com um uso legítimo — os portais que um channel manager não alcança — e que deve ser usada sabendo o que faz e o que não faz. Se o portal que te interessa fala com um channel manager, liga-o por aí: esse caminho é mais rápido e não tem nenhuma destas ambiguidades.

Lemos o calendário de cada portal associado a cada meia hora e tratamo-lo como um canal do género da Booking.com: se uma reserva desaparece desse calendário, cancelamo-la, e se as suas datas mudam, mudamo-las, mesmo que já tenhas trabalhado nela ou o hóspede já tenha chegado. Mas «desaparecida» nem sempre quer dizer «cancelada»: um calendário pode chegar vazio porque a chave expirou ou porque o portal teve uma avaria, e cancelar nesse momento seria um desastre. Os casos que não podemos fechar sozinhos vão parar a uma lista que espera por ti: «Por decidir».

Encontra-la no topo de Configuração → Canais OTA → Calendários iCal, e só aparece quando há mesmo alguma coisa à espera. Também lá chegas tocando na notificação que te pede para verificar reservas.

O que acontece se não fizeres nada

• O calendário do portal chegou completamente vazio. Não vamos cancelar nada até esse calendário voltar a responder, por muitas atualizações que passem: as datas continuam ocupadas.
• O portal ainda responde, mas mais de metade das reservas conhecidas desapareceu de uma só vez. Desta vez não cancelamos nada; se continuar a faltar na leitura seguinte, será cancelada.

As linhas mais antigas podem trazer um motivo genérico — sinalizadas antes de começarmos a registar o porquê. Aí não prometemos nada: vê no portal. E se por baixo do nome leres «Sem quarto atribuído», essa reserva não aterrou em nenhum alojamento e vive na linha Exceções do calendário.

Os dois gestos

• «Manter» — não muda nada. A reserva fica exatamente como está e o caso sai da lista; se o portal mudar outra vez alguma coisa nessa reserva, o caso volta.
• «Aceitar o cancelamento» — a reserva é cancelada como faz um canal: a linha fica no histórico marcada como cancelada, os totais vão a zero e as noites voltam a ficar livres.

«Mantidas por mim»: a decisão pode ser desfeita

Quando carregas em «Manter» a reserva não desaparece: passa para a segunda vista da lista, «Mantidas por mim», que abres com o interruptor no topo da secção. Aí fica até a estadia terminar, e traz um único botão: «Afinal, cancelar», que faz exatamente o que «Aceitar o cancelamento» teria feito. É a única forma que tens de cancelar uma reserva vinda de um portal: o cancelamento normal da ficha recusa-a, e retirá-la de novo no portal não serve — de lá já tinha sido retirada, e foi por isso que te perguntámos.

Quem pode decidir

Os dois botões estão reservados ao diretor e ao assistente, os mesmos que recebem a notificação. Os outros papéis que acedem à página veem a lista e os motivos, mas em vez dos botões leem de quem é a decisão. O observador não acede a esta página.

Quando você conecta o seu primeiro canal — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO ou um dos outros canais, ou o Airbnb — abre-se, antes da conexão, uma tela «Período de venda». Ela pergunta a partir de quando você quer vender e depois fecha as noites que não devem ser vendidas. Nos canais seguintes, depois de escolhido um período de venda, a mesma tela volta como lembrete: mostra em que período você já está vendendo, e você confirma ou toca em «Alterar». «Alterar» parte do período em vigor e não reabre as noites já bloqueadas: se algumas delas tiverem preço, a tela avisa, e você as reabre em «Calendário». A escolha vale para toda a propriedade, não para um único canal. Alterar a diferença percentual de um canal já ativo não a mostra.

• «Vender a partir de»: o Vezpa sugere o primeiro dia com preço a partir de amanhã, e você pode mudá-lo. As noites anteriores a essa data são fechadas, mesmo que tenham preço.
• Dentro do período, as noites sem preço são fechadas: uma noite só é vendida se tiver preço.
• Calendário de ano fixo: ele também pergunta «Vender até». O limite de publicação passa a ser 10 de janeiro do ano seguinte (nunca além de cerca de dois anos a partir de hoje, nunca mais curto do que o atual). Os dias entre a sua data final e esse limite ficam fechados; quando você os reabre em «Calendário», eles são publicados na hora.
• Calendário contínuo: o fim não é perguntado. O limite se estende sozinho a cada noite.

Antes de confirmar com «Fechar e continuar» você vê uma prévia de cada quarto: quantas noites serão fechadas e por quê. As noites reservadas e as em manutenção nunca são tocadas.

Se no período houver noites sem preço, a folha avisa a laranja: no portal ficarão fechadas. Com «Ir para Tarifas» deixa a ligação para depois e vai definir os preços; se nenhum quarto tiver preço, a Vezpa não liga o canal.

Nada é definitivo. As noites fechadas são bloqueios iguais aos que você faz à mão, e você as reabre em «Calendário» com «Restaurar disponibilidade».

Na associação escolhes, para cada quarto e cada regime, a tarifa que lhe corresponde no portal. Quando tocas em Aplicar enviamos as associações ao portal juntamente com o preço de partida e, a partir desse momento, o canal pode vender.

Um quarto sem associação não é um erro: simplesmente não é colocado à venda nesse canal. No final, o ecrã de resumo lista os alojamentos que ficaram de fora, para saberes o que falta. Podes concluir as associações quando quiseres, reabrindo-as a partir da página dos canais.

Se uma linha não passar, encontra-la assinalada a vermelho por baixo do regime a que pertence, com o motivo: corrige essa e tenta de novo. O que já tinha passado fica como está.

Cada quarto vendido num portal tem um identificador com que o portal o nomeia quando envia uma reserva. Se esse identificador não estiver escrito no quarto certo, as reservas podem acabar no alojamento errado: acontece sobretudo a quem criou os quartos antes de ligar o canal, porque o código do portal não diz nada ao Vezpa. O ecrã «Ligar os quartos» põe as coisas no lugar: abra-o com o botão do mesmo nome em Configuração → Canais OTA, dentro da secção do canal (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). A função está reservada ao diretor.

O sistema propõe, você confirma

Onde as reservas já recebidas dão provas suficientes, em «Propostas por confirmar» encontra uma associação proposta. Para cada proposta vê quão segura é (correspondência forte, média ou fraca), os motivos — preço, capacidade, nome — e as alternativas avaliadas e descartadas, cada uma com o porquê. Nada vem pré-selecionado: nenhum código é escrito até você confirmar com «Guardar ligações (n)».

Pode sempre fazer à mão

Mesmo sem propostas — nenhuma reserva, ou sinais demasiado fracos («Para ligar à mão») — tem à frente as duas listas para emparelhar: os quartos do portal com as suas provas (reservas vistas, datas, hóspedes, preço médio por noite) e, em «Os seus quartos», os seus quartos com capacidade, preço base e código presente ou ausente.

Alterar ou desassociar uma ligação

Em «Já ligados (n)» encontra as ligações existentes: «Escolher outro quarto» move a ligação para outro quarto, «Desassociar» remove-a e liberta o quarto do portal, que pode assim ser ligado a outra tipologia. Antes de confirmar vê sempre de que quarto o código será retirado. A opção «Substituir os códigos já presentes» serve para substituir um código existente: sem ela, os quartos que já têm outro código não são tocados. Os quartos marcados como «já reconhecido automaticamente» (emparelhados por nome ou tipologia) não têm botão de mudança: aí um código não decidiria nada.

Raciocina-se por tipologia, não por alojamento individual

O portal não vende «o quarto 3»: vende «um duplo». A ligação vale portanto para todos os alojamentos da tipologia, e é por isso que uma reserva encontra um alojamento livre mesmo que o primeiro esteja ocupado. A exceção são as estruturas em que cada unidade é vendida à parte: aí a ligação diz respeito à unidade individual.

A vista de controlo

No fundo do ecrã, para cada quarto do portal vê em que quarto Vezpa chegam as suas reservas; e na lista dos seus quartos vê quais ainda estão descobertos, ou seja, sem código do portal.

Se o seu alojamento já está num portal, não há nada para voltar a digitar: perguntamos ao canal o que sabe de si. Em Configuração → Canais OTA, toque em «Criar o seu alojamento a partir de um portal».

Como funciona, passo a passo

1. Introduza só o número no campo «Número do alojamento no portal». Na Booking.com encontra-o na extranet, ao lado do nome do alojamento, no topo (ID do alojamento / Hotel ID). Mais nada: nem palavra-passe, nem lista de quartos.
2. Registamos o alojamento no channel manager e pedimos a ligação. É o pedido que depois autoriza a partir da sua extranet.
3. Toque em «Ler do canal». Lemos quartos, capacidades, regimes e fotografias.
4. Vê a pré-visualização: «Eis o que seria criado», com Quartos, Regimes, Fotografias, Correspondência dos quartos e Diferenças a verificar.
5. Confirma com «Criar tudo». Só então é criado alguma coisa — e cada valor continua editável depois.

A ligação só arranca quando a autorizar

Depois do pedido, o registo no channel manager continua sozinho, mas o portal não nos envia nada enquanto não autorizar a ligação a partir da extranet dele: no Booking.com selecione OTASwitch como Channel manager; no Airbnb aceite o pedido de ligação. Até o fazer, é normal que não chegue nenhum alojamento. E a escolha não o prende: entretanto pode criar alojamentos à mão — quando os anúncios chegarem, decide se os cria como novos ou se os associa aos seus.

Os quartos nascem como rascunhos a rever

Os quartos criados não vão logo para venda: nascem excluídos dos portais, para completar preços e detalhes com calma. Quando estiverem prontos, retire a exclusão e vão para venda. Os quartos já presentes no Vezpa não são tocados nem duplicados.

«Anúncios sem correspondência»: criá-los como novos ou associá-los aos seus?

Se o portal tem anúncios que não correspondem a nenhum dos seus alojamentos e tem alojamentos ainda não associados a esse canal, a pré-visualização para e pergunta-lhe antes de criar o que quer que seja: criar os anúncios como alojamentos novos, ou associá-los aos alojamentos que já tem. Se os criar como novos, pode ficar com dois alojamentos para o mesmo apartamento; se os associar, o portal liga-se aos alojamentos que já tem. Os nomes não têm de coincidir: ao portal interessa a associação, não como chama aos seus quartos.

Duas esperas diferentes, e nenhuma delas é um erro

• A autorização da ligação: normalmente bastam 5–10 minutos; alguns canais podem demorar horas ou dias. Não é um tempo fixo nem garantido, e quem aprova é o portal, não o Vezpa. Não precisa de ficar no ecrã: o pedido continua em curso e pode voltar quando quiser.
• A correspondência dos quartos depois do envio dos preços: quando os regimes tarifários acabaram de nascer, o canal costuma precisar de 1–2 minutos para os ligar aos quartos. Se ler «Tente novamente dentro de alguns minutos», é mesmo uma espera: o que já foi criado não se duplica.

Se faltarem dados do alojamento

Para registar o alojamento o channel manager exige alguns dados: nome, morada, email, telefone e a localização no mapa. Se faltar um, o registo não arranca — e a aplicação enumera-os um a um, com o botão «Ver os dados em falta». Leva-o a Dados do alojamento, onde completa tudo numa só viagem; assim que não faltar nada, o pedido arranca sozinho e volta a encontrar-se onde estava.

«Este alojamento já está ligado a outra ligação do channel manager»

O número que introduziu está certo. O alojamento no portal continua preso a uma ligação anterior do channel manager: outro alojamento, ou uma conta antiga. É preciso desfazer primeiro essa ligação; enquanto se mantiver ativa, cada nova tentativa dará o mesmo resultado. Tentar de novo sem a desfazer não muda nada.

A capacidade do quarto no channel manager

No channel manager o quarto é um só, partilhado por todos os portais ligados. A sua capacidade é o máximo entre os lugares que os vários portais vendem: pode portanto ultrapassar a de um portal isolado, e está bem assim — cada portal continua a vender pelos lugares que conhece. Se esse número não bater com nenhum dos portais que ligou, vale a pena olhar à mão.

Os preços no canal OTA não se atualizam

• Confirme que concluiu o Channel Mapping (quartos E rate plan)
• Verifique se o canal aparece como "Ativo" na aplicação Vezpa (Configuração → Canais OTA)
• Aguarde pelo menos 5-10 minutos depois de uma alteração tarifária — a propagação não é instantânea em todos os canais
• No portal OTA, confirme que selecionou o channel manager correto (OTASwitch)

As reservas OTA não chegam ao calendário

• Confirme que o canal está ativo e mapeado
• Verifique se as notificações push estão ativadas no telemóvel
• Experimente fazer uma atualização manual do calendário (arraste para baixo)
• Se a reserva chegou à linha "Exceções", significa que não havia disponibilidade no quarto atribuído — contacte o suporte para resolver

Overbooking (reserva dupla no mesmo quarto)

• Causa mais frequente: mapping errado — um quarto Vezpa foi associado ao quarto errado no canal OTA
• Outra causa: o channel manager não tinha sido selecionado no portal OTA, pelo que o canal não recebia as atualizações de disponibilidade
• Solução: corrija o mapping, verifique a seleção do CM no portal e contacte o suporte se o problema persistir

O Channel Mapping não mostra os quartos do canal OTA

• Para Booking.com, Expedia e Agoda: confirme que introduziu as credenciais corretas do portal
• Confirme que os quartos estão ativos e publicados no portal OTA (não em rascunho)
• Confirme que o channel manager foi selecionado no portal OTA (sem este passo o sistema não consegue ler os quartos)

O canal aparece como "A aguardar ativação"

• Se o canal nem sequer chega a esta fase, verifique primeiro o resultado do registo: a app diz-lhe se o problema é nosso ou se há algo a corrigir
• Significa que o pedido foi enviado mas falta a aprovação no portal OTA
• Aceda ao portal do canal e conclua o procedimento de aprovação (veja as instruções específicas de cada canal acima)
• Alguns canais (VRBO) podem demorar até 5 dias úteis a concluir a ativação
• Na aplicação, enquanto aguarda, encontra a secção «Como autorizar» com os passos rápidos para o canal, e pode optar por continuar manualmente: liga a OTA mais tarde, quando a autorização estiver concluída

As reservas de um portal acabam no alojamento errado

• Acontece quase sempre quando os quartos foram criados antes de ligar o canal: o código do portal não está escrito no quarto certo
• Abra «Ligar os quartos» a partir da secção do canal e confirme ou corrija as associações
• As reservas já recebidas não são movidas: a ligação corrige as próximas