Guia de Onboarding

Após concluir o registo, a aplicação irá guiá-lo através de um onboarding em 2 passos para configurar o seu alojamento. Em poucos minutos estará operacional.

Não se preocupe em preencher tudo de imediato: poderá sempre alterar os dados do seu alojamento e adicionar novas unidades a partir do separador Configuração.

Logo após o registo, enviamos-lhe um email de confirmação. Tem de confirmar o seu endereço antes de poder criar o seu alojamento.

1. Verifique a sua caixa de entrada — Receberá um email com um link de confirmação dentro de instantes.
2. Clique no link — Abre-se uma página web que confirma o seu endereço de email.
3. Volte à aplicação — O ecrã de espera verifica automaticamente a cada poucos segundos, ou toque em «Confirmei, verificar agora» para verificar de imediato.
4. O email não chegou? — Toque em «Reenviar email» (disponível a cada 60 segundos).
5. Endereço mal escrito? — Durante o registo, se o domínio se parecer com o de um fornecedor de email conhecido (por exemplo «gmil.com» em vez de «gmail.com»), aparece por baixo do campo «Queria dizer …?»: toque e o endereço é corrigido. Com um endereço errado, a confirmação não pode chegar.

No primeiro passo configura as informações básicas do seu alojamento.

O que precisa de introduzir

1. País — Selecione o país onde se encontra o seu alojamento. Isto determina as funcionalidades disponíveis.
2. Tipo de alojamento — Escolha entre Hotel, Gestor de apartamentos ou Alojamento único.
3. Nome — O nome do seu alojamento (ex. "Hotel Bellavista", "Apartamentos Sol").
4. Morada — Rua, cidade, código postal e distrito.
5. Contactos — Email e telefone do alojamento. O indicativo internacional escolhe-se pela bandeira ao lado do número e é obrigatório: assim o número aparece completo nos recibos, faturas, emails aos hóspedes e no site.

Tipos de alojamento

• Hotel — Alojamento com vários quartos geridos por um único operador. As reservas podem incluir vários quartos.
• Gestor de apartamentos — Gira vários apartamentos ou unidades independentes, cada um com o seu próprio perfil.
• Alojamento único — Uma única unidade de alojamento (B&B, casa de férias, quarto). Configuração simplificada.

Escolheu o tipo errado?

Enquanto está a configurar ainda pode corrigir: na página Como quer adicionar os seus quartos encontra a organização atual dos seus alojamentos e o botão Alterar. Pode passar de alojamentos individuais para um estabelecimento organizado por tipologias e vice-versa. Quem gere casas de férias não pode alterar: cada unidade tem morada e códigos próprios.

Atenção: ao passar para alojamentos individuais fica uma só unidade por tipologia e as restantes são eliminadas. O Vezpa mostra-lhe primeiro a lista exata do que desaparece e bloqueia a operação se um desses quartos já tiver reservas.

No segundo passo cria o seu primeiro tipo de quarto ou apartamento.

O que precisa de introduzir

1. Nome — um código curto, no máximo 8 caracteres, em maiúsculas ou minúsculas (é guardado exatamente como é escrito): é como reconheces a tipologia no calendário e nas tarifas. A app sugere «DBL», «SGL», «APT1». Não «Quarto Duplo»: não cabe.
2. Quantidade — quantas unidades idênticas criar de uma vez (só para alojamentos por tipologias). Com quantidade 3, DBL passa a DBL1, DBL2, DBL3. No máximo 99 de cada vez.
3. Capacidade máxima — quantos hóspedes podem lá dormir no máximo.
4. O preço — não se define aqui: o formulário não o pede e o alojamento nasce sem preço. Defines-lo depois no separador Tarifas, onde ajustas também as diferenças entre regimes.
5. O que está incluído no preço — só dormida, B&B, meia pensão, pensão completa: liga o que vendes. Se não ligares nenhum, a app liga a dormida e diz-te.
6. Localização — Toca em «Escolher no mapa» e procura a morada: a mira fica parada no centro e marca o ponto exato. As OTA precisam dela para te publicar. Se não a tiveres agora podes defini-la depois em Detalhes do alojamento — só é obrigatória já para quem gere apartamentos. Na demonstração pelo navegador o mapa não é desenhado: escreves na mesma a morada e a localização define-se sozinha. Na app instalada o mapa está lá. No fim da configuração, se faltar, a app avisa-te e leva-te onde se define.

Resultado do registo

Depois de enviar o pedido, o registo continua sozinho no channel manager.

Registado não quer dizer à venda — O canal ainda não vende: faltam dois passos. Autorize a ligação na extranet do portal, depois toque em «Abrir Channel Mapping», associe os seus quartos e toque em «Aplicar».

Se algo falhar — A app diz sempre de quem é o problema:

• Problema nosso — O problema é do nosso lado: não chegou nada ao portal. Já estamos a tratar disso e escrevemos-lhe assim que puder tentar novamente.
• Algo a corrigir — O portal não reconhece o código introduzido. Verifique-o na extranet do portal e volte a introduzi-lo, depois tente novamente.

Último passo, uma só vez: a verificação em dois passos protege os dados dos seus hóspedes e os pagamentos. Precisa de uma aplicação de autenticação no telemóvel: gera um código de 6 dígitos que lhe será pedido ao entrar.

1. Instale uma aplicação de autenticação no telemóvel — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy. Se já tiver uma, avance para o passo 2. São gratuitas e geram um código de 6 dígitos que muda a cada 30 segundos. Serve qualquer aplicação que gere códigos de 6 dígitos.
2. Ligue o Vezpa à aplicação — No telemóvel toque em ABRIR APP DE AUTENTICAÇÃO: o Vezpa acrescenta-se sozinho à aplicação, sem digitalizar nada. No computador não tem de instalar nada: a aplicação de autenticação vai para o telemóvel. Abra-a, toque em + e escolha «Digitalizar código QR», depois aponte para o código QR no ecrã do computador.
3. Introduza o código de 6 dígitos — Toque em Continuar e introduzir o código (no computador Escaneei o QR code, continuar) e escreva os 6 dígitos. Abra a aplicação de autenticação no telemóvel e procure «Vezpa»: ao lado está um código de 6 dígitos que muda a cada 30 segundos. Introduza o que estiver visível nesse momento; se expirar enquanto escreve, use o seguinte.

Se a digitalização não resultar, em ou introduza manualmente encontra o Código secreto. Na aplicação de autenticação escolha «Introduzir chave de configuração», cole o código e deixe o tipo «Baseado no tempo».

Criada a propriedade, já tem um sistema a funcionar, mas ainda não completo. No topo da Direção aparece um lembrete com os passos que faltam: toque para abrir a lista. Encontra-a sempre em Perfil > Estado da configuração.

Essencial

Sem estes dois passos a propriedade não pode vender.

1. Complete os seus quartos — Verifique os quartos, hóspedes e planos de refeição dos seus alojamentos.
2. Defina os seus preços — Copie preços de uma OTA ou defina-os na página Tarifas.

Recomendado

São as portas por onde entram as reservas: não são obrigatórias, mas enquanto ficarem fechadas não chega nada.

1. Ative o Booking Engine — Receba reservas diretas a partir do seu site.
2. Dados do alojamento — Morada, telefone, email e localização: são necessários para ligar os canais OTA.
3. Ligue um canal OTA — Publique no Booking, Airbnb e outros portais.

Opcional

Dependem de como trabalha e de onde está. Os preços dinâmicos só aparecem se o seu plano os incluir.

1. Taxa turística — Configure a taxa turística, se aplicável.
2. Automações de e-mail — Envie mensagens automáticas aos seus hóspedes.
3. Conectores governamentais — Ligue o Alloggiati/PayTourist ou o sistema do seu país.
4. Preços dinâmicos (RMS) — Ative a gestão automática de preços por época.

Cada passo tem dois botões. Configurar leva-o diretamente à página certa, já aberta no ponto a preencher. Mais tarde retira-o da contagem sem o apagar: fica na lista como Adiado e pode reativá-lo quando quiser. A escolha vale só para esta propriedade.

Enquanto a propriedade não vender em lado nenhum, os dois passos que abrem uma venda — a sua página de reservas e a ligação a um portal — não estão em Recomendado mas em Essencial, e nos passos essenciais o botão Mais tarde não aparece: nenhum dos dois caminhos é obrigatório, mas a pergunta não se pode silenciar. Assim que um dos dois estiver ativo, voltam para Recomendado. Pela mesma razão, assim que publicar a propriedade a aplicação pergunta onde quer vender e abre o caminho que escolher.

Cada passo tem um nome legível e o botão leva à página certa. Na lista já não aparecem códigos internos: cada linha explica-se sozinha. E Configurar abre exatamente o ponto a preencher — Dados do alojamento abre o editor da morada, telefone, email e localização, e não uma página genérica onde ainda tem de procurar. A lista deixou de ser algo para interpretar: é algo sobre o qual se age.

Concluídos os 2 passos, o seu painel de controlo está pronto. Eis o que recomendamos para tirar o máximo partido do Vezpa PMS:

1. Configurar tarifas — Vá ao separador Tarifas para definir preços por época, tarifas diárias e descontos.
2. Ligar OTAs — Em Configuração > Canais OTA, ative os canais de distribuição (Booking.com, Airbnb, Expedia, etc.) para receber reservas automaticamente.
3. Ativar o motor de reservas — Em Configuração > Motor de reservas, configure o motor para receber reservas diretas a partir do seu website.
4. Convidar a equipa — Em Configuração > Equipa, adicione colaboradores com os papéis adequados (assistente, governanta, observador).