Guia Reservas

A secção Reservas reúne três ferramentas, acessíveis através dos separadores no topo:

• Alojamentos — estado de limpeza e ocupação dos quartos para o dia selecionado
• Reservas (predefinido) — lista de todas as reservas com filtros e pesquisa
• Clientes — pesquisa no histórico de hóspedes do alojamento

Mostra o estado de cada quarto/alojamento para uma data específica. No topo encontra um seletor de data (por defeito hoje).

Para cada quarto é mostrado:

• Nome ou número do quarto
• Estado de ocupação: livre, ocupado, em chegada, em partida
• Estado de limpeza atual
• Nome do hóspede (se ocupado)

Toque num quarto para ver os detalhes e modificar o estado.

Os quadros de serviço

Cada quarto tem também um ícone que declara a sua situação num relance, sem ser preciso ler: a vassoura quando há limpeza a fazer — tem precedência sobre tudo o resto, porque é a única coisa sobre a qual há que agir — o visto verde quando o quarto está livre e limpo, a cama quando está ocupado, e as setas para chegada, partida e mudança no mesmo dia, o sinal de proibido quando está fechado à venda e as ferramentas quando está parado para uma obra.

Cada quarto tem duas caixas de texto: uma escreve-a a governanta, a outra quem está na receção. Uma lâmpada para trocar ou uma cama extra para preparar não têm resposta — só precisam de ficar à vista até alguém tratar do assunto. Sob cada nota aparecem sempre a data e a hora em que foi escrita.

As regras são simples:

• A sua nota escreve-a, altera-a e apaga-a quando quiser.
• O Feito pode ser posto por quem quer que veja a nota, incluindo quem a escreveu: se assinala uma coisa e depois a resolve pessoalmente, fecha o ciclo sem apagar a linha e fica o registo do que foi feito.

«Não incomodar» e hora de chegada

Quando o hóspede pede para não ser incomodado, abra a ficha do quarto e toque em «Não incomodar» para hoje. Na ficha do quarto aparece um distintivo escuro «Não incomodar», visível também ao percorrer a lista, e a governanta vê-o na sua própria ficha: o quarto fica fora da ronda de limpeza. Se o hóspede mudar de ideias, na mesma folha a opção passa a Retirar «Não incomodar».

Vale só para hoje: amanhã o quarto volta sozinho à ronda, sem que ninguém o tenha de retirar. No dia da chegada, a linha do hóspede mostra também a hora de chegada que indicou, junto ao ícone do relógio.

Cada alojamento tem um de quatro estados de limpeza. A linha sob o nome do alojamento indica-o, seguido do nome de quem tem a limpeza atribuída hoje, se houver:

Na ficha do alojamento, uma fila de quatro botões escolhe o estado com um toque. Por baixo está «Atribuir a…», que escolhe quem limpa hoje entre os utilizadores com a função Governanta: a atribuição vale só para hoje — amanhã o alojamento volta a estar por atribuir — e «Nenhum» retira-a. Se nenhum utilizador tiver essa função, a folha indica-o e diz onde adicioná-lo.

A lista mostra todas as reservas do alojamento. Cada cartão apresenta:

• Nome do hóspede
• Datas de check-in e check-out
• Quarto atribuído
• Canal OTA com cor distintiva
• Estado da reserva

Toque num cartão para abrir o detalhe completo da reserva.

A lista de reservas oferece vários filtros combináveis:

Estadia no período

Na folha «Filtros», antes de «Data de chegada», está a secção «Estadia no período». Os dois botões «De» e «Até» abrem o mesmo calendário, onde escolhe início e fim em conjunto. O filtro mantém quem dorme aqui pelo menos uma noite entre as duas datas, mesmo que chegue antes ou parta depois: responde à pergunta «quem está em casa nessa semana?».

Não é o mesmo que «Data de chegada» e «Data de partida», que mantêm apenas as chegadas ou partidas dentro do intervalo. Depois de «Aplicar», o filtro aparece entre as etiquetas no fundo da lista como «Estadia no período», com as suas datas, e retira-se com a sua cruz como os outros.

Tipo e regime

Na folha «Filtros», logo antes de «Estadia no período», há duas secções de pastilhas para tocar: «Tipo» e «Regime». Pode ativar uma ou várias: com vários tipos, a lista mantém as reservas de qualquer um dos escolhidos, e o mesmo vale para os regimes. As pastilhas mostram apenas os tipos de alojamento do seu estabelecimento e os regimes realmente vendidos; uma secção que teria uma só opção não aparece.

O tipo olha para os alojamentos da reserva: uma reserva com dois alojamentos de tipos diferentes aparece para qualquer um deles. Depois de «Aplicar», o filtro surge entre as pastilhas no fundo do ecrã como «Tipo» ou «Regime» seguido do valor, e retira-se com a sua cruz como os outros. Vale também para «Exportar lista»: o ficheiro contém só as reservas filtradas.

Exportar e imprimir a lista

«Exportar lista», na barra superior (ou no menu de três pontos quando a barra não tem espaço), abre uma folha com quatro opções: CSV, Excel, PDF e «Imprimir». Exporta exatamente as reservas que vê, com os filtros ativos — pesquisa incluída — e todas as linhas do resultado, não apenas a página mostrada.

Os valores estão na moeda do alojamento, com o código no cabeçalho da coluna. O ficheiro é preparado pelo servidor e abre-se no menu de partilha do dispositivo: a partir daí guarda-o ou envia-o. Acima de 10.000 reservas a exportação não arranca e pede-lhe para restringir os filtros, por exemplo a um período mais curto.

Selecionar várias reservas

Um toque longo numa reserva, ou o botão «Selecionar» na barra superior (ou no menu de três pontos), ativa a seleção múltipla. Cada cartão mostra uma caixa e o toque marca-a em vez de abrir a reserva; a seleção mantém-se mesmo mudando de página. Em baixo surge uma barra que conta as escolhidas — por exemplo «5 selecionadas» — com três botões:

As etiquetas pertencem a um alojamento: se tiver mais do que um, escolha primeiro um no seletor por cima da lista; caso contrário, a folha mostra apenas o aviso «As etiquetas pertencem a um alojamento. Escolha um alojamento específico para filtrar por etiqueta.». Não há cancelamentos nem check-in em bloco, de propósito: essas operações fazem-se uma reserva de cada vez, a partir da sua ficha.

Ao tocar numa reserva abre-se o detalhe completo com: dados do hóspede, datas, quarto, tratamento, totais e pagamentos, canal OTA, estado.

Ações para reservas diretas

• Modificar datas, trocar quarto, alterar pensão
• Cancelamento
• Gestão de encargos e pagamentos
• Check-in / Check-out

Ações para reservas OTA

• Modificar datas (apenas extensão — acrescentar noites)
• Visualização de detalhes
• No-show, checkout antecipado

As reservas dos portais não se cancelam a partir daqui

Uma reserva chegada de um portal pode ser aberta, lida e prolongada (acrescentando noites), mas não se cancela nem se encurta a partir da app: o cancelamento faz-se no portal e é sincronizado automaticamente. As reservas diretas — Telefone, Agência, Walk-IN, E-mail, Direta / site, Cliente habitual, Booking Engine — cancelam-se normalmente.

O separador Clientes permite pesquisar no histórico de todos os hóspedes que ficaram no alojamento.

Com o campo de pesquisa vazio, a lista mostra os clientes recentes. Para encontrar outra pessoa, pesquise por apelido ou telefone e confirme. Toque num cliente para abrir a sua ficha completa.

Sob o nome, um distintivo verde conta as estadias feitas aqui: «1 estadia» para quem veio uma vez, e a partir de duas «Habitual · 3 estadias». O Vezpa calcula-o sozinho a partir do histórico: não há nada a configurar nem a marcar à mão.

Ao lado do distintivo aparecem também a estrela «VIP», para os clientes marcados como VIP, e as suas etiquetas coloridas.

Filtrar os clientes

Por baixo do campo de pesquisa há uma fila de filtros:

• «VIP» — só os clientes marcados como VIP.
• «Habitual» — só quem tem pelo menos duas estadias.
• «Etiqueta» — um menu com as etiquetas de hóspede; «Todas» retira o filtro. Aparece quando existe pelo menos uma etiqueta.
• «Nacionalidade» — escreva o país; «Todas» retira o filtro.

Os filtros trabalham sobre os clientes recentes (até algumas centenas), não sobre todo o arquivo: um cliente de há muito tempo encontra-se pesquisando o apelido ou o telefone.

Como marcar um cliente como VIP e atribuir-lhe etiquetas explica-o o Guia do Histórico de Clientes.

Ao tocar num cliente abre-se o histórico completo das suas estadias: lista cronológica com datas, quarto, canal e total de cada estadia.

Útil para:

• Reconhecer clientes habituais
• Verificar preferências (quarto preferido, tratamento)
• Consultar histórico de pagamentos

A partir do separador Reservas, toque no botão + (FAB no canto inferior direito) para criar uma nova reserva.

1. Selecione as datas
   Escolha check-in e check-out no seletor de datas.
2. Verifique a disponibilidade
   O sistema verifica automaticamente os quartos livres.
3. Preencha os dados do hóspede
   O autocomplete pesquisa no histórico: se o hóspede já ficou, os dados são pré-preenchidos. No formulário encontra também o «Canal» (Telefone, Agência, Walk-IN, E-mail, Direta / site ou Cliente habitual) e o «Idioma do hóspede». O «Idioma do hóspede» decide em que idioma seguem os e-mails e as mensagens e oferece todos os idiomas: primeiro o do seu alojamento, depois os outros por ordem alfabética: deixado em «Automático», o Vezpa usa o idioma em que o hóspede reservou no portal, depois o do seu país e depois o do alojamento. Se um e-mail não existir nesse idioma, segue em inglês.
4. Selecione quarto e tratamento
   Escolha o quarto e o tipo de pensão. Se nessas datas o quarto tiver a chegada ou a partida fechada (os «Dias de chegada e partida» das Tarifas), aparece a etiqueta laranja «Chegada fechada» ou «Partida fechada»: pode reservar na mesma, é um aviso e não um bloqueio.
5. Confirme
   A reserva é criada e o calendário atualiza-se.

Se a reserva nascer sem alojamento

Pode acontecer que uma reserva acabada de criar fique sem um alojamento físico atribuível: encontra-a então na linha Exceções do calendário. Não tem de reparar sozinho — sai logo um aviso para Diretor, Assistente e Utilizador (a receção), por e-mail no idioma de cada um com a ligação direta para a reserva, e como notificação push. O mesmo vale quando quem deixa a reserva descoberta é uma alteração vinda do canal OTA ou um quarto adicionado. Os detalhes estão no guia do Calendário.

Além da reserva imediata, pode criar uma proposta comercial — uma oferta com um prazo dentro do qual o cliente deve confirmar e pagar.

Como funciona

1. Crie a reserva normalmente
   Selecione as datas, o quarto, o regime e preencha os dados do cliente.
2. Toque em "Criar Proposta"
   Em vez de "Confirmar Reserva", toque no botão Criar Proposta abaixo.
3. Escolha o prazo
   Abre-se um seletor de data onde indica até quando o cliente deve confirmar. Por predefinição, o sistema sugere o dia anterior ao check-in.
4. Confirme
   A reserva é criada com o prazo definido. O quarto fica bloqueado até ao vencimento.

O que acontece no vencimento

• No dia do vencimento o cliente recebe um e-mail de lembrete com o link de pagamento.
• Após o vencimento a reserva é cancelada automaticamente: os totais são zerados, o quarto é libertado e o cliente é notificado por e-mail.

Se depois o preço mudar (datas, regime, um alojamento removido, taxa recalculada), o valor pedido até ao vencimento atualiza-se sozinho com a mesma diferença. Com sinal, mantém-se a mesma percentagem da estadia.

Na véspera de cada prazo, às 11 horas locais do alojamento, o diretor e o assistente recebem uma notificação com o nome do hóspede, o valor e a descrição; ao tocar-lhe abre-se a reserva. Quando o pagamento chegou, ou a reserva está confirmada na mesma, toque na linha do prazo e escolha «Retirar o prazo»: a reserva mantém-se e o prazo deixa de ser lembrado. O pagamento não é registado aí: um recebimento regista-se como depósito.

Página de resumo para o cliente

O cliente recebe um link para uma página de confirmação com o resumo da reserva, com o prazo da oferta bem visível no botão de pagamento (ex.: "Efetue o Pagamento até segunda-feira 15-06-2026"). O fluxo é idêntico ao do Booking Engine.

Quando o hóspede está em «Hóspedes bloqueados»

Se o email ou o telefone que escreveu estiver na lista «Hóspedes bloqueados» da propriedade, ao confirmar ou ao criar a proposta aparece o aviso «Hóspede bloqueado», com o email ou o telefone encontrados e o motivo. Pode fechá-lo e não continuar, ou avançar: «Continuar mesmo assim» e depois, numa segunda janela, «Sim, confirmar a reserva». A reserva só é criada depois da segunda confirmação.

A partir do histórico de hóspedes pode criar uma nova reserva com todos os dados do hóspede já preenchidos, sem precisar de os inserir novamente manualmente.

Como proceder

1. Procure o cliente
   Vá ao separador Clientes e procure por apelido ou telefone.
2. Abra o detalhe
   Toque no nome do cliente para ver o perfil completo.
3. Toque em "Nova reserva com este hóspede"
   O sistema verifica automaticamente a completude dos dados de registo com base no seu país.
4. Selecione as datas e confirme
   Escolha o check-in, o check-out e o quarto como habitualmente. Nome, documento, contactos e todos os dados pessoais já estão preenchidos.

Validação de dados

Antes de prosseguir, o sistema verifica se os campos obrigatórios para o seu país estão preenchidos. Os requisitos variam consoante a regulamentação local.

Se faltarem dados, um aviso mostra a lista de campos em falta. Pode continuar mesmo assim — os dados podem ser completados mais tarde durante o registo do hóspede.

O número de reservas e o total são calculados sobre todo o resultado filtrado, não sobre a página que está a ver. Com várias páginas o total será por isso maior do que a soma dos cartões visíveis: está correto. Se mudar um filtro, mudam os dois.

As reservas e os alojamentos consultam-se com vários cargos, mas só se modificam com um cargo operacional.

Com o cargo Revenue a secção fica apenas de leitura: o botão «Nova reserva» não aparece e a ficha do alojamento não mostra as ações de modificação. É uma escolha deliberada — o cargo serve para ler a procura e governar os preços, não para movimentar o planeamento.

Na lista, cada reserva tem uma etiqueta com o quarto. Se o alojamento não estiver atribuído, essa etiqueta torna-se um aviso: ícone de atenção e o texto «Quarto não atribuído» a vermelho, em vez do número. O ícone e o texto dizem o mesmo que a cor, por isso reconhece-se sem distinguir o vermelho.

Serve para localizar a reserva a resolver sem a abrir. Para corrigir, abra a reserva e use o botão «Atribuir quarto».