Guia do Histórico de Clientes

O histórico de clientes é o arquivo central de todos os hóspedes que já se alojaram no seu estabelecimento. Sempre que um hóspede conclui o check-in, os seus dados são guardados automaticamente no histórico, para que os tenha sempre à mão nas estadias futuras.

Onde encontrar o histórico

Na barra de navegação da aplicação, toque em Reservas e selecione o separador Clientes. Abre-se o ecrã de pesquisa com um campo de texto onde deve escrever os critérios.

Critérios de pesquisa

Pode procurar um hóspede utilizando vários critérios. A pesquisa é flexível e combinada: basta escrever apenas uma parte do dado para obter resultados.

Ler os resultados

Os resultados são apresentados sob a forma de uma lista de cartões. Cada cartão indica o nome e apelido do hóspede, o email (se disponível) e o número de estadias anteriores no seu estabelecimento. Toque num cartão para abrir o perfil completo do cliente.

Ao tocar num cliente nos resultados da pesquisa, abre-se o seu perfil completo. Este ecrã reúne todas as informações acumuladas ao longo das estadias, oferecendo uma visão de 360 graus do hóspede.

Dados pessoais

A secção superior do perfil mostra os dados pessoais do hóspede recolhidos durante os registos:

• Nome e apelido — dados principais do hóspede
• Data de nascimento — com indicação da idade e do signo do zodíaco
• Local de nascimento e cidadania — cidade, distrito e país
• Documento de identificação — tipo, número e validade
• Email e telefone — contactos para comunicações diretas
• Morada de residência — rua, cidade, código postal e país

Histórico de estadias

Por baixo dos dados pessoais encontra a lista completa de todas as estadias do hóspede no seu estabelecimento, ordenadas da mais recente para a mais antiga. Cada estadia mostra:

Toque numa estadia específica para abrir o respetivo detalhe completo com todos os débitos, os pagamentos e as notas associadas.

A etiqueta verde das estadias

Nos resultados da pesquisa, por baixo do nome, e no topo da ficha do cliente aparece uma etiqueta verde com as estadias que a pessoa fez no seu alojamento: «1 estadia» da primeira vez e, a partir de duas, «Habitual · 3 estadias». É calculada automaticamente, não há nada a configurar: contam as reservas da pessoa não canceladas e já iniciadas, sendo a pessoa reconhecida através do histórico, ou seja, incluindo as reservas passadas associadas a ela. Uma reserva futura não conta enquanto o hóspede não chegar.

A mesma informação aparece na ficha de uma reserva: se o hóspede principal já esteve consigo, vê «Habitual · 2 estadias anteriores», e aí basta uma única estadia anterior. Está descrita no guia da reserva.

VIP e etiquetas do hóspede

Por baixo da etiqueta verde das estadias, a ficha do cliente tem a pastilha «VIP»: toque nela para a ativar e toque de novo para a desativar. Vale para todo o histórico da pessoa: também as reservas seguintes, que criam uma ficha nova em cada estadia, a veem ativada. A estrela aparece também na lista de clientes e na ficha de uma reserva desse hóspede.

Ao lado estão as etiquetas do hóspede, coloridas: as preferências que quer recordar, por exemplo «andar alto» ou «almofada extra». O x numa etiqueta remove-a; «Etiqueta», com o sinal +, abre uma folha onde escolhe uma já existente ou cria uma com «Nova etiqueta»: um nome até 30 caracteres, uma cor e «Adicionar». Também as etiquetas valem para todo o histórico, e ao remover uma remove-a de todas as fichas ligadas à pessoa.

Na lista de clientes, com a pesquisa vazia, aparecem os clientes mais recentes, e por cima da lista estão os filtros «VIP», «Habitual», «Etiqueta» e «Nacionalidade». O pormenor está no guia das reservas.

Ativar ou desativar «VIP» e pôr ou tirar etiquetas segue a mesma permissão de escrever nas reservas: quem abre a ficha sem essa permissão vê a estrela e as etiquetas, mas não as altera.

Aniversário

Se a data de nascimento estiver disponível, o sistema destaca o aniversário do hóspede. Quando um hóspede está no estabelecimento no dia do seu aniversário, surge um aviso especial na página Direção, para que possa preparar uma lembrança ou uma mensagem de parabéns — um pormenor que faz a diferença.

Notas e recordações

O perfil do cliente pode conter notas personalizadas introduzidas pelo pessoal do estabelecimento. Utilize as notas para registar:

• Preferências do hóspede (quarto num piso alto, longe do elevador, almofada extra)
• Alergias ou intolerâncias alimentares
• Pedidos especiais recorrentes
• Eventuais problemas ocorridos no passado

Nova reserva com este hóspede

No fim do perfil encontra o botão «Nova reserva com este hóspede». Ao tocar nele, o sistema:

1. Verifica se os dados estão completos
   Confirma que todos os campos obrigatórios para o registo no seu país estão preenchidos (os requisitos variam de país para país: em Itália são necessários documentos, na Irlanda bastam o apelido e a nacionalidade).
2. Mostra o resultado da verificação
   Se todos os dados estiverem presentes, surge uma mensagem de confirmação verde. Se faltarem campos, um aviso mostra exatamente que dados faltam — ainda assim pode prosseguir com «Reservar mesmo assim».
3. Abre a criação da reserva
   Abre-se o ecrã Nova Reserva com todos os dados do hóspede já preenchidos: nome, apelido, documento, contactos, cidadania, residência. Não é preciso voltar a introduzir nada.

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (Regulamento UE 2016/679, conhecido como GDPR) garante a qualquer pessoa o direito ao esquecimento: o hóspede pode solicitar a qualquer momento a eliminação dos seus dados pessoais do seu arquivo.

O Vezpa PMS permite-lhe dar resposta a este pedido de forma simples e segura, diretamente a partir da aplicação.

Como proceder à eliminação

1. Vá a Reservas > Clientes e procure o hóspede que fez o pedido
2. Toque no nome dele para abrir o perfil completo
3. Desloque-se até ao fim e toque no botão Eliminar dados GDPR
4. Leia o resumo do que será eliminado e toque em Confirmar eliminação

O que é eliminado

O procedimento remove todos os dados pessoais do hóspede do sistema:

• Nome e apelido — substituídos por um identificador anónimo
• Data e local de nascimento — removidos por completo
• Documento de identificação — tipo, número e validade eliminados
• Email e telefone — removidos do perfil
• Morada de residência — eliminada
• Notas pessoais — eventuais anotações sobre o cliente são eliminadas

O que permanece no sistema

Para garantir a coerência dos dados contabilísticos e estatísticos, algumas informações anonimizadas são conservadas:

• Dados estatísticos — número de estadias, valores totais e canais de proveniência (sem referência ao nome do hóspede)
• Registos obrigatórios — as transmissões já efetuadas à Questura (autoridade policial italiana) ou ao ISTAT permanecem nos arquivos das autoridades, conforme previsto na lei
• Dados contabilísticos — as faturas e os recibos emitidos são conservados por obrigações fiscais