Guia de Contabilidade

A contabilidade abre-se na página «Direção» com o botão «Contabilidade». No topo estão os separadores «Visão geral», «Evolução», «Demonstração de resultados», «Receitas», «Despesas», «Fornecedores» e «Vencimentos»: quais vê cada função encontra em Quem vê o quê.

O período escolhe-se com «Este mês», «Mês passado», «Este ano» e «Ano passado». A visão geral tem três cartões; ao tocar num deles abre-se o separador que o explica:

• «Lucro»: receitas menos despesas, a vermelho se for negativo. Abre a demonstração de resultados.
• «A pagar»: as despesas ainda não pagas, e quantas são. Abre os vencimentos.
• «A receber no período»: o que é devido pelos meses escolhidos e ainda não foi pago. Abre as receitas.

Por baixo estão o gráfico «Despesas por categoria» e os «Próximos vencimentos».

No topo, três números, receitas, despesas e lucro do ano, com a variação face ao ano anterior quando há um ano anterior para comparar. O gráfico mostra para cada período uma barra das receitas e outra das despesas, com a linha do lucro por cima.

«Mês», «Trimestre» e «Ano» mudam o passo do gráfico, as setas mudam o ano. Ao tocar numa ou mais categorias, o gráfico mostra apenas as despesas delas: o lucro continua a ser o verdadeiro, receitas menos todas as despesas. «Agrupadas» põe as despesas numa só barra, «Uma a uma» divide-as por categoria.

Uma tabela com os períodos em colunas (no telemóvel desliza para o lado) e estas linhas:

• «Receitas»: abre-se por rubrica, ou seja por tipo de alojamento, departamento da caixa e Bem-estar;
• «Despesas»: abre-se por categoria;
• «Lucro», em destaque;
• «Comissões OTA (fora do lucro)», quando há faturas de comissões (ver Comissões OTA);
• «Lucro do ano anterior», para comparar.

Por cima da tabela aparecem avisos sobre os números a verificar: despesas sem IVA, pagamentos acima do total da reserva (a rubrica «Excedente», normalmente um reembolso não registado), estadias divididas entre várias empresas.

• Só contam os pagamentos recebidos: sinais e saldos das reservas, vendas pagas da caixa e do Bem-estar. Um cartão em garantia não é receita enquanto não o cobrar.
• Contam no mês de competência: o alojamento divide-se noite a noite, por isso uma estadia de 30 de abril a 3 de maio dá uma noite a abril e duas a maio.
• A taxa turística fica de fora: cobra-a para o município.
• O reembolso de uma reserva cancelada pelo Booking Engine reduz as receitas.

O separador agrupa por mês e por rubrica; cada rubrica mostra o valor devido por esses meses e o valor recebido. Os valores deste separador são sempre com IVA.

No fim está «Documentos emitidos»: faturas, notas de crédito, recibos e talões do período. Estão lá para consulta e não se somam às receitas, porque um pagamento e a sua fatura são o mesmo dinheiro.

1. Toque no botão + «Despesa».
2. Escreva o «Valor» e escolha a «Categoria»: estes dois bastam, depois «Guardar».
3. Se precisar, abra «Mais detalhes»: fornecedor (se não existir, escreva o nome: o Vezpa propõe adicioná-lo), empresa, «Mês de competência», «Número de meses», vencimento, paga, «Taxa de IVA (%)» (proposta pela categoria), «Número do documento» e notas.

O mês de competência é o mês a que a despesa pertence, mesmo que a pague mais tarde. Com «Número de meses» a despesa divide-se em partes iguais: um seguro anual em 12 meses pesa um duodécimo por mês.

«Carregar XML» lê uma fatura eletrónica italiana FatturaPA, em .xml ou assinada em .p7m: fornecedor, número, data, valores, IVA e vencimento. Uma nota de crédito entra a negativo. A despesa vai para a empresa a quem a fatura se destina (o NIF do destinatário): se não for nenhuma das suas, o ficheiro é recusado. Entra como a pagar, com a categoria predefinida do fornecedor.

Em Itália as faturas de fornecedores também podem chegar sozinhas. Na página «Empresas (números de IVA)», se a ficha de uma empresa tem a linha «Faturas de fornecedores», o diretor escolhe «através da Vezpa»: cada fatura que chega do SDI torna-se uma despesa a pagar dessa empresa, com a etiqueta «Fatura recebida», e não se elimina. Se já existia como despesa, inserida à mão ou por XML, a Vezpa liga-a a essa em vez de criar outra. Com «através do contabilista» recebe-as o contabilista e aqui adicionam-se com «Carregar XML». Como se ativa, explica-o a guia de Faturação eletrónica.

A lista filtra-se por categoria, fornecedor e estado («Todas», «A pagar», «Pagas»). Cada despesa pode ser alterada, eliminada, marcada com «Marcar como paga» ou «Marcar como a pagar» e copiada para outro mês com «Duplicar», prático para as contas da luz. Uma despesa sem categoria aparece como «Sem categoria»; as despesas noutra moeda ficam fora do total.

Para as despesas que se repetem iguais (salários, crédito, renda, mensalidades) use «Repetir» na ficha da despesa: «Todos os meses», «A cada 3 meses» ou «Todos os anos», com «Até» se a repetição tiver um fim. Funciona nas despesas inseridas à mão, não nas que vêm de XML. O Vezpa cria sozinho a despesa de cada período, no mesmo dia do mês (o dia 31 passa a ser o último dia nos meses mais curtos), a pagar, com os montantes, o fornecedor, a categoria e a empresa da primeira. Na lista, as despesas de uma repetição têm o ícone com as setas em círculo. Pára-se com «Parar repetição», a partir da primeira despesa ou de qualquer uma das criadas; apagar a primeira também a pára, e as despesas já criadas ficam. Alterar o montante ou o fornecedor da primeira despesa altera as seguintes, não as já criadas. «Duplicar» continua a servir para uma cópia só.

Se recebe pagamentos online com a Stripe, as suas comissões entram sozinhas: todos os meses uma despesa do fornecedor Stripe, na categoria «Comissões de pagamento», já paga, com a etiqueta «Automática». O Vezpa atualiza-a todos os dias, por isso não pode ser alterada nem eliminada.

Cada fornecedor mostra quanto gastou e quanto falta pagar no período escolhido. Os fornecedores criam-se sozinhos, a partir de uma despesa ou de um XML.

O diretor altera o «Nome», o «NIF» e a «Categoria predefinida»: com uma categoria predefinida, as novas despesas desse fornecedor, também as de XML, recebem-na sozinhas.

«Despesas a pagar»: as despesas não pagas, com as que já passaram o vencimento marcadas como «Vencida». «Marcar como paga» toca-se diretamente aqui. Uma fatura de comissões do canal ainda em aberto tem a etiqueta «Conciliação».

«Recebimentos previstos»: as reservas com chegada nos últimos 12 meses ou nos próximos 30 dias que ainda têm um saldo em aberto. Ao tocar numa, abre-se a reserva.

Neste separador os valores são sempre com IVA: são os que paga e recebe.

Cada propriedade começa com dez categorias de origem, entre elas «Comissões dos canais». O diretor gere-as com o botão «Categorias» do separador Despesas:

• «Mudar o nome» e «Taxa de IVA predefinida (%)», proposta nas novas despesas;
• «Ocultar» e «Mostrar»: uma categoria oculta deixa de ser proposta para as novas despesas;
• «Adicionar categoria» para as suas próprias rubricas.

As categorias de origem não se eliminam; as que adicionou sim, se nenhuma despesa as usar.

O ícone % no topo alterna entre «Valores com IVA» e «Valores sem IVA». Vale para a Evolução e a demonstração de resultados e, na visão geral, para o lucro com o detalhe por baixo e para o gráfico «Despesas por categoria».

• Sem IVA, as receitas ficam líquidas da sua taxa: em Itália o alojamento líquido de 10%, noutros países com a taxa da propriedade. As despesas contam pelo valor tributável.
• Uma despesa cujo IVA não se conhece, ou um pagamento não ligado a uma reserva, conta por inteiro também sem IVA: um aviso assinala-o.
• «A pagar» e «A receber no período» são sempre com IVA, como o separador Receitas: é dinheiro que sai e entra de verdade.

As comissões dos portais calculam-se a partir das reservas: entram nas despesas, na categoria «Comissões dos canais», divididas noite a noite como a estadia.

A fatura de comissões que o canal lhe envia é uma «Conciliação»: regista-a na mesma categoria, à mão ou por XML, para verificar quanto o canal reteve, mas não se tira ao lucro uma segunda vez. Enquanto está por pagar aparece em «A pagar» e nos vencimentos, porque é uma dívida real. Na demonstração de resultados tem a sua própria linha, «Comissões OTA (fora do lucro)».

Se a conta tiver várias empresas (ver o guia de Faturação eletrónica), no topo aparece o seletor «Empresa»: «Todas as empresas» ou só uma. Com uma única empresa o seletor não aparece.

• Uma receita vai para a empresa do quarto ou do departamento; uma estadia em quartos de empresas diferentes divide-se entre elas noite a noite.
• Uma despesa por XML vai para a empresa do NIF a que se destina; uma despesa introduzida à mão para a empresa escolhida em «Mais detalhes», senão para a empresa habitual do fornecedor, senão para a principal.
• Cada relatório lê-se para uma empresa ou para todas juntas: os valores de uma empresa nunca vão parar ao NIF de outra.

• Diretor: todos os separadores, o interruptor do IVA, as categorias e a edição de fornecedores.
• Assistente: só «Despesas» e «Fornecedores». Introduz despesas e carrega XML, cria novos fornecedores a partir da despesa e altera as despesas que ele próprio introduziu à mão; não vê receitas nem lucro e não muda categorias nem fornecedores.
• As outras funções não têm o botão «Contabilidade».

As Estatísticas contam a faturação pela data de partida: tudo o que o hóspede gastou, comissões do portal incluídas, no mês em que parte, pago ou não. A contabilidade conta o dinheiro recebido, no mês de competência de cada noite. Os mesmos meses podem por isso dar totais diferentes, e é assim que deve ser: as Estatísticas dizem quanto vendeu, a contabilidade quanto recebeu e gastou.

Por baixo do gráfico da faturação das Estatísticas, o diretor encontra a nota «Porque é que as Estatísticas dão uma faturação diferente».

O ícone «Documentos fiscais» no topo abre as páginas dos documentos que a sua propriedade emite, por exemplo a faturação eletrónica e as faturas: aparece quando pelo menos uma está ativa.

A contabilidade não emite documentos nem transmite nada às Finanças: lista-os no separador Receitas, em «Documentos emitidos», sem os somar às receitas.