Sprievodca Konfiguráciou

Sekcia Konfigurácia je konfiguračné centrum vášho ubytovania. Odtiaľto môžete spravovať všetky prevádzkové a organizačné aspekty.

Odtiaľto môžete:

• Spravovať izby a typy izieb
• Konfigurovať Booking Engine
• Pripájať OTA kanály
• Spravovať tím a role
• Zobrazovať štatistiky
• Kontaktovať podporu
• Spravovať váš účet

Všetky nastavenia sú usporiadané v rolovateľných sekciách.

Hlavička v hornej časti zobrazuje:

• Názov ubytovania
• Typ (Hotel, B&B, Apartmány)
• Počet typov izieb a celkový počet izieb

Dve úrovne: účet a jeho nehnuteľnosti

Ak spravujete viac nehnuteľností, v hornej časti stránky sú dva názvy a oplatí sa ich nezamieňať:

• rozbaľovacia ponuka označená Vybraná nehnuteľnosť vyberá jednu nehnuteľnosť;
• farebný rámček pod ňou, označený Účet, ich zastrešuje všetky: názov, typ a krajinu činnosti.

Každá skupina nižšie uvádza, čoho sa drží: názvu vybranej nehnuteľnosti — tak je to pri Ubytovanie a Kanály & ceny — alebo Všetky nehnuteľnosti pri tom, čo platí pre celú činnosť (Dane & právny súlad, Moduly, Účet & podpora). Vnútri skupiny tých pár výnimiek — časové pásmo a RMS — nesie označenie samo.

Pri jedinej nehnuteľnosti sa nič z toho nezobrazuje: nie je čo rozlišovať.

Pridanie nového typu izby

Tlačidlo na vytvorenie nového typu izby. Môžeš vytvoriť až 100 ubytovacích jednotiek: ak prekročíš tie, ktoré zahŕňa tvoj tarif, aplikácia ti to oznámi, a ak platíš kartou, tarif pri najbližšom obnovení sám prejde na vyšší — medzitým ďalej používaš všetky izby.

Správa izieb

Úprava počtu izieb pre každý existujúci typ.

Platíš cez Google Play alebo App Store?

Obchody vedia účtovať len tarify z cenníka: dohodnutú sumu účtovať nemôžu. Ak teda tvoje obnovenie počíta s dohodnutou sumou alebo vyžaduje náš súhlas, obrazovka Správa izieb zobrazí osobitnú kartu. Prechod prebieha v tomto poradí:

1. Zrušiť v obchode — otvorí stránku správy predplatných tvojho obchodu. Predplatné Google Play alebo App Store môžeš zrušiť len ty: my to za teba urobiť nemôžeme.
2. Aktivovať platbu kartou — z aplikácie na Androide a Windows. Na iPhone a iPade sa toto tlačidlo nezobrazuje, pretože pravidlá App Store nedovoľujú odkazovať z aplikácie na externú platbu: použi iné zariadenie (Android alebo Windows) alebo web vezpa.it.

Zrušenie v obchode nič okamžite nevypne: predplatné obchodu zostáva platné až do svojho prirodzeného konca a medzitým ho prevezme karta. Nikdy nezostaneš bez služby a žiadna izba nie je nikdy vymazaná ani skrytá.

Rozbaliteľný zoznam so všetkými typmi izieb/izbami v ubytovaní.

• Pre hotelové ubytovania: zobrazuje typy izieb (napr. „Dvojlôžková Štandard", „Suita")
• Pre B&B/Apartmány: zobrazuje jednotlivé jednotky

Ťuknite na typ izby na rozbalenie a zobrazenie detailov:

• Počet izieb
• Základné ceny
• Zahrnuté služby

Odtiaľto môžete prejsť na podrobnú konfiguráciu každej izby.

Izby aj samotné ubytovacie zariadenie majú vlastnú fotogalériu (až 20 fotografií pre každé z nich), ktorú je možné preusporiadať potiahnutím miniatúr: prvá fotografia sa stane titulnou fotografiou zobrazenou v Booking Engine.

Zoradiť izby

V sekcii Ubytovania môžete otvoriť Zoradiť izby a presúvaním izieb/jednotiek nastaviť poradie, v akom sa zobrazujú v aplikácii a kalendári. Pomocou prepínača hore môžete prejsť do režimu Booking Engine a samostatne nastaviť poradie zobrazené hosťom na rezervačnom portáli (ak nie je prispôsobené, riadi sa poradim aplikácia/kalendár).

Ako čítať kód lôžok

Kód opisuje lôžka v ubytovaní: X je jednolôžko, M manželské lôžko, a sčítavajú sa. Slúži ako pripomienka vám a personálu: nemení cenu, kapacitu ani to, čo zobrazujú portály.

V konfigurácii každého ubytovania, v časti Podrobnosti, nájdete pole Vybavenie. Ťuknite naň: otvorí sa zoznam deviatich kódov, každý s vysvetlením.

Rovnaký zoznam sa otvorí z prehľadu Oddelenia: ťuknite na ubytovanie a potom na Vybavenie. Na oboch miestach vyberáte kód zo zoznamu: nie je to pole, do ktorého sa píše opis lôžok.

Nezamieňajte si: kapacita, ktorú predávate, je Max. počet osôb, a typ izby, ktorý portály ukazujú hosťovi, je Obchodný typ. Vybavenie sa aktualizuje v konfigurácii ubytovania alebo z prehľadu Oddelenia: panel upratovacieho personálu ho nezobrazuje ani nemení.

Časy príchodu a odchodu

Na konci skupiny Ubytovanie, pod zoznamom izieb a vedľa časového pásma, nájdete Časy príchodu a odchodu: dve položky, Príchod od a Odchod do. Ťuknite na jednu z nich a vyberte čas na hodinách — hodnota sa uloží hneď. Sú už vyplnené — 14:00 a 10:00 — a ak vám vyhovujú, nie je čo robiť. Sú to oficiálne časy ubytovania, teda tie, ktoré uvádzate vy: čas príchodu nie je hodina, keď hosť naozaj dorazí, pretože pri vstupe nie je čo zaznamenať a Vezpa to nemeria.

Rátajú sa tomu, kto musí hlásiť hostí úradu. Španielsko, Chorvátsko, Slovinsko a Bulharsko žiadajú aj hodinu príchodu a odchodu, nielen deň: do hlásenia ide práve ten čas, ktorý sem napíšete. Odchod je výnimka a jediný z tých dvoch, ktorý sa môže stať skutočným: ak zaznamenáte odhlásenie hosťa, hlási sa skutočná hodina odchodu; ak nie, hlási sa oficiálny čas, ktorý ste sem napísali. Sú to miestne časy ubytovania a čítajú sa v jeho vlastnom časovom pásme: neprepočítavajú sa.

„Sezónne zatvorenie“

Pre hotel, ktorý mimo sezóny zatvára. V „Konfigurácia“, skupina „Účet & podpora“, nájde manažér kartu „Sezónne zatvorenie“: tlačidlom „Vyberte obdobie zatvorenia“ vyberie obdobie, uvidí sumu a potvrdí. Každá mesačná platba, ktorá začne v období, stojí 30 % tarifu, vrát. DPH; po znovuotvorení sa plná cena vráti sama.

• Obdobie je súvislé, trvá 3 až 6 mesiacov a začína najskôr zajtra. Medzi koncom jedného zatvorenia a začiatkom ďalšieho musí uplynúť aspoň 6 mesiacov.
• V období nesmú byť rezervácie: ak sú, aplikácia ich vypíše a zatvorenie sa nespustí.
• Zatvorené dátumy sa nedajú rezervovať nikde: cez kanály, rezervačný systém ani ručne. V kalendári sa zobrazujú ako „Sezónne zatvorenie“ a nedajú sa odblokovať. Ak kanál napriek tomu pošle rezerváciu na tieto dátumy, rezervácia zostane a manažér dostane upozornenie.
• Dostupné len pri platbe cez web (kartou), nie s predplatným z obchodu s aplikáciami.

Po zapnutí sa zatvorenie v aplikácii nedá zrušiť: pre zmenu napíšte podpore. Zvyšok aplikácie funguje normálne, takže pripravíte sezónu a prijímate rezervácie na otvorené dátumy.

„Zámkové zariadenia“

Pre hostí, ktorí sa ubytujú sami pomocou schránky na kľúče. V „Konfigurácia“, skupina „Izba“, nájde riaditeľ „Zámkové zariadenia“: jedno zariadenie na riadok, s názvom, kódom a izbami, ktoré otvára (jedna schránka môže slúžiť viacerým izbám). Zatiaľ je typ „Offline (pevný kód)“: kód zadáte sami a zostane rovnaký, kým ho nezmeníte.

• Kód sa k hosťovi dostane automatizáciou „Prístupové kódy (check-in schválený)“ v „Automatizácie“: odošle sa až potom, čo schválite online check-in v karte rezervácie, v deň príchodu vo zvolenom čase (predvolene o 8:00), alebo hneď, ak schválite neskôr v ten deň. Raz na rezerváciu.
• Keď kód zmeníte, aplikácia vám povie, koľko hostí s ešte neukončeným pobytom už dostalo ten starý, aby ste ich mohli upozorniť.
• Stránka je len pre riaditeľa. Kód izby je viditeľný aj v karte rezervácie, v rámčeku „Kľúče“.

„Blokovaní hostia“

Aby ste od určitej osoby už nedostávali rezervácie. V „Konfigurácia“, skupina „Kanály & ceny“, hneď pod Booking Engine, nájdete „Blokovaní hostia“: jeden zoznam pre každé ubytovanie. Tlačidlom „Zablokovať hosťa“ zvolíte, či zablokovať e-mailovú adresu, alebo telefónne číslo, a môžete pridať dôvod, ktorý zostane interný. Telefónne číslo sa rozpozná, nech je zapísané akokoľvek: medzery a medzinárodná predvoľba (+39, 0039 alebo žiadna) nehrajú rolu.

• Cez Booking Engine hosť rezerváciu nedokončí: uvidí neutrálnu správu s výzvou, aby kontaktoval ubytovanie priamo, a nedozvie sa, že je zablokovaný.
• Keď rezerváciu zadávate ručne v aplikácii, pri potvrdení alebo ponuke sa zobrazí upozornenie s nájdeným e-mailom alebo telefónom a dôvodom: aby ste napriek tomu pokračovali, potvrdíte dvakrát (pozri sprievodcu rezerváciami).
• Z Booking.com, Airbnb a ďalších portálov príde rezervácia už potvrdená a nedá sa odmietnuť: dostanete push oznámenie o blokovanom hosťovi, raz za rezerváciu.
• Z kalendárov iCal neprebieha žiadna kontrola: tieto kalendáre neprenášajú e-mail ani telefón.
• Zoznam upravuje manažér; asistent ho môže len prezerať. Ostatné roly „Konfigurácia“ nevidia.

Limit obsadenosti podľa kanála

Niektoré kanály OTA prijímajú menej hostí, ako tu v skutočnosti predávate. Izba s kapacitou 3 môže byť napríklad na konkrétnom kanáli rezervovateľná len pre 2 hostí: kanál zakaždým odmietne cenu za tretieho hosťa a izba sa na tomto jednom kanáli prakticky nedá predať na troch. Ak je vaše ubytovanie pripojené aspoň k jednému kanálu OTA, nájdete v konfigurácii izby, hneď pod Kapacitou, Limit obsadenosti podľa kanála: jeden riadok pre každý pripojený kanál, s aktuálnym limitom (alebo «Limit nie je nastavený — predáva sa na plnú kapacitu») a tlačidlom na úpravu.

Limit pre každý kanál môžete nastaviť, zmeniť alebo odstrániť nezávisle. Zadajte maximálny počet hostí, ktorý daný kanál akceptuje; jeho odstránenie vráti izbu na tomto kanáli späť na predaj na plnú kapacitu. Nič nemusíte nastavovať ručne: ak kanál odmietne cenu, pretože jeho vlastný limit obsadenosti je nižší, než čo predávate, Vezpa sa limit naučí automaticky hneď pri prvom takom odmietnutí — táto oprava je očakávané správanie, nie chyba.

Toto je odlišné od automatického upozornenia len na čítanie Odlišná kapacita na portáli v sprievodcovi OTA: to upozornenie iba oznamuje kapacitu, ktorú deklaruje samotný portál. Limit tu je naopak obmedzenie, ktoré Vezpa uplatňuje na vlastné odosielania do daného kanála a ktoré si sami nastavujete, meníte alebo odstraňujete.

«Online check-in»: fotografia dokladu

V «Konfigurácia», v skupine «Dane & právny súlad», má sekcia «Online check-in» nastavenie «Fotografia dokladu totožnosti» s tromi možnosťami: «Nevyžaduje sa», «Nepovinné» a «Povinné». Vidí ho len ten, kto môže ubytovanie konfigurovať. Keď ho zapnete, pri online check-ine každý hosť odfotí prednú a zadnú stranu svojho dokladu: nielen hlavný hosť, ale aj ostatní, ktorí sa vo formulári volajú «Hosť 1 (hlavný)», «Hosť 2» a tak ďalej. Pri voľbe «Povinné» sa registrácia bez oboch fotografií nedá dokončiť; kto ich už nahral, nemusí ich robiť znova.

Fotografie sa zmenšia, zbavia metadát (vrátane polohy GPS) a uložia šifrovane: nevedie k nim žiadny verejný odkaz. V aplikácii ich vidia len roly, ktoré spravujú rezervácie, nie chyžná ani pozorovateľ, a to na karte hosťa. Samy sa vymažú 7 dní po odchode, a hneď, ak sa hosť vymaže alebo anonymizuje; môžete ich vymazať aj skôr sami. Vo formulári si hosť prečíta poznámku, na čo slúžia a kedy zmiznú.

V skupine «Izba», položka «Štítky rezervácií» — iba pre manažéra — sa spravuje zoznam štítkov tejto prevádzky: farebné štítky, ktoré potom zapínate a vypínate na karte každej rezervácie (pozri návod ku karte rezervácie).

Každý štítok má názov a farbu vybranú z palety; tu sa vytvárajú, premenúvajú a mažú, až do dvadsiatich štítkov na prevádzku.

Zoznam sa ťahá na zmenu poradia a toto poradie je priorita: určuje, v akom poradí sa štítky zobrazujú všade, na karte rezervácie aj v zozname rezervácií.

Štítky sú pre každú prevádzku samostatné: kto spravuje viac než jednu, nastavuje ich jednotlivo pomocou prepínača v hornej časti stránky.

Polohu nastavíte tak, že napíšete adresu: počas písania sa objavujú návrhy, jeden vyberiete a poloha sa sama vyznačí na malej mape nižšie. Ak bod nie je presný, potiahnite mapu a upravte ho — aplikácia to hovorí: «Poloha zistená z adresy: potiahnutím mapy bod upravíte». V skúšobnej verzii v prehliadači sa mapa nevykresľuje: adresu aj tak napíšeš a poloha sa nastaví sama. V nainštalovanej aplikácii mapa je.

Kde sa to nachádza

• Pri zakladaní ubytovania: pole Adresa je už vo formulári, s malou mapou pod ním.
• Neskôr: Konfigurácia → Údaje o ubytovaní, pole «Vyhľadaj adresu». Platí pre všetky izby ubytovania.
• Správcovia apartmánov: aj v nastaveniach každého jednotlivého ubytovania, pretože každé má svoju adresu.

Ak chcete bod vybrať ručne

Ťuknite na «Vybrať na mape»: mapa sa otvorí na celú obrazovku. Posuňte mapu — zameriavač zostane v strede a označí bod — a potvrďte tlačidlom «Použiť túto polohu». Hodí sa pri roztrúsených domoch, agroturistike a ostrovoch, kde súpisné číslo nestačí.

Booking Engine je portál priamych rezervácií vášho ubytovania. Hostia môžu rezervovať priamo z vašej webovej stránky bez OTA provízií.

Konfigurácia

• Stripe Connect: odkaz na prijímanie platieb (povinné)
• Odkaz na rezervácie: URL na pridanie na vašu webovú stránku
• Prispôsobenie: farby, logo, správy

Ako aktivovať Booking Engine

1. Prepojte Stripe Connect pre platby
2. Nakonfigurujte nastavenia Booking Engine
3. Skopírujte odkaz a pridajte ho na vašu webovú stránku
4. Hostia môžu rezervovať priamo

Pripojenie a správa OTA kanálov cez OTASwitch Channel Manager.

Dostupné kanály: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda a viac ako 60 ďalších kanálov.

Pre každý kanál môžete zobraziť: stav pripojenia, aktiváciu/deaktiváciu, cenové rozdiely.

Existuje vyhradený sprievodca (Sprievodca OTA) prístupný zo stránky správy OTA.

Správa používateľov, ktorí majú prístup k ubytovaniu.

Dostupné role

Kto vidí ktoré položky

Na tejto stránke sa položky zobrazujú len tomu, kto ich naozaj môže použiť: takto neotvoríte obrazovku len preto, aby ste pri prvej akcii zistili, že ju nemáte povolenú.

Zmena vlastného hesla

Heslo je osobný údaj: každá rola — vrátane chyžnej a pozorovateľa — si ho môže zmeniť z ponuky účtu vpravo hore, bez toho, aby musela ísť cez vedenie. Reset hesla iného člena však zostáva vyhradený majiteľovi účtu, zo stránky Tím.

Panel so štatistikami vášho ubytovania.

Dostupné údaje:

• Obsadenosť podľa obdobia
• Výnosy podľa kanálov
• Rezervácie podľa OTA kanála
• Časové trendy

Užitočné na monitorovanie výkonnosti a prijímanie cenových rozhodnutí.

Kto ju vidí: manažér, asistent a revenue manažér. Revenue manažérovi sa položka zobrazí len vtedy, keď je modul RMS aktívny, a je jedinou položkou z «Kanály & ceny», ktorú vidí: Booking Engine a kanály OTA zostávajú manažérovi a asistentovi. Zrušenie automatických akcií RMS je vyhradené manažérovi.

Prístup k RMS pre dynamickú správu cien.

Dostupné len ak je povolené pre vaše ubytovanie.

Existuje vyhradený sprievodca (Sprievodca RMS) prístupný z obrazovky RMS.

Tiketový systém na komunikáciu s podporou Vezpa. Môžete vytvárať nové tikety, odpovedať na existujúce a zobraziť históriu.

Neprečítané tikety sú tiež označené na Prehľade (banner).

Ako vytvoriť tiket

1. Ťuknite na „Podpora" v sekcii Konfigurácia
2. Ťuknite na „Nový tiket" na vytvorenie požiadavky
3. Popíšte problém alebo požiadavku
4. Dostanete notifikáciu, keď tím odpovie

V skupine Účet a podpora teraz nájdete sekciu Oznámenia: prepínač zapína alebo vypína push oznámenia na tomto zariadení. Ak bolo povolenie v nastaveniach telefónu odmietnuté, zobrazí sa upozornenie s tlačidlom Otvoriť nastavenia; ak sa aktivácia nepodarí, zobrazí sa Skúsiť znova. Pri vypnutom prepínači už nedostanete žiadne oznámenie, ani naliehavé.

Kam vedie klepnutie

Klepnutím na oznámenie aplikácia teraz otvorí správnu obrazovku aj pri požiadavkách podpory, nástenkách úsekov, hláseniach úradom, vlastnej doméne a importoch či opakovaných pokusoch kanálov OTA: predtým sa v týchto prípadoch nestalo nič. Ak sa oznámenie týka iného zariadenia, než máte otvorené, aplikácia sa najprv spýta: Prepnúť zariadenie na prechod, Zostať tu na zotrvanie.

V spodnej časti stránky nájdete možnosti vášho účtu:

• Zobrazené používateľské meno
• Tlačidlo odhlásenia: odpojenie účtu od zariadenia
• Odkaz „Vymazať účet": postup pre trvalé vymazanie účtu

Bezpečnosť

• Dvojfaktorová autentifikácia (2FA) vždy aktívna
• Viazanie zariadenia: účet je viazaný na zariadenie použité pri prvom prihlásení
• Biometrické prihlásenie: po prvom prístupe môžete povoliť odtlačok prsta alebo Face ID

Zobrazenie a hustota

V skupine Účet & podpora nájdete aj Zobrazenie a hustota: určuje, či sa Kalendár, Cenník a Miestny poplatok zobrazujú vodorovne alebo zvisle, a koľko najviac riadkov alebo stĺpcov uvidíte — nastavenie, ktoré zostáva na zariadení, ktoré práve používate. Podrobnosti nájdete v časti Zobrazenie a hustota sprievodcu Kalendárom. Pozorovateľ a Chyžná, ktorí túto stránku nemajú, ju nájdú v ponuke svojho účtu.

Prepínanie svetlej/tmavej témy v hlavičke štruktúry (ikona slnko/mesiac).

Tmavá téma je šetrnejšia k očiam, najmä v prostredí s nízkym osvetlením.

Preferencia sa ukladá a zachováva medzi reláciami.

S Vezpa môžete spravovať viaceré ubytovania z rovnakého účtu: každá nehnuteľnosť má vlastný Booking Engine, vlastné OTA kanály, sadzby, kalendár a hostí, úplne nezávisle.

• Výber nehnuteľnosti: ak máte k svojmu prihláseniu pripojené 2 alebo viac nehnuteľností, hore v sekcii Konfigurácia nájdete selektor na prepnutie z jednej na druhú jedným klepnutím.
• Indikátor načítania: prepnutie trvá chvíľu (aplikácia znova načíta váš profil a reštartuje čítačku kariet). Počas operácie sa zobrazí indikátor a druhé klepnutie sa ignoruje, aby sa nespustilo dvojité prepnutie.
• Čo sa aktualizuje: po dokončení kalendár, sadzby, RMS, OTA kanály, rezervácie a pokladňa zobrazujú údaje novej nehnuteľnosti a aplikácia vás vráti na kalendár.
• Úplná nezávislosť: kalendáre, sadzby, OTA kanály a hostia každej nehnuteľnosti sú oddelené a navzájom sa neovplyvňujú.
• Expirované predplatné: nehnuteľnosti s expirovaným predplatným sú označené oranžovým štítkom. Selektor sa zobrazuje aj na obrazovke expirovaného predplatného: odtiaľ môžete prejsť na nehnuteľnosť, ktorá je stále aktívna, a pokračovať v práci namiesto toho, aby ste museli nutne zaplatiť alebo odísť.
• Pridanie novej nehnuteľnosti: je vyhradené majiteľovi účtu, teda tomu, kto ubytovanie zaregistroval a na koho je vedená zmluva a platby. Spolupracovník, ktorý sa o to pokúsi, dostane správu o odmietnutí: aby mohol pracovať na nehnuteľnosti, musí ho majiteľ pozvať zo stránky Tím.
• Oznámenia iného zariadenia: ak klepnete na oznámenie týkajúce sa iného zariadenia, než máte otvorené, aplikácia sa najprv spýta, či chcete prepnúť, alebo zostať — pozrite si sekciu Oznámenia.

Dole na tejto obrazovke, pod «Zmeniť heslo», nájdete «Pripojené zariadenia»: zoznam telefónov a počítačov, na ktorých je otvorený váš účet, s názvom zariadenia, posledným použitím a adresou, odkiaľ prišlo. Zariadenie, ktoré práve používate, je označené ako «Toto zariadenie».

• «Odhlásiť» zavrie zariadenie: v priebehu niekoľkých sekúnd už nemôže nič robiť a na návrat sú znova potrebné heslo aj kód. To je krok pre prípad, že stratíte telefón alebo počítač.
• «Odhlásiť zo všetkých ostatných zariadení» zavrie všetky okrem toho, ktoré držíte v ruke.
• Keď sa niekto prihlási do vášho účtu z nového zariadenia, dostanete upozornenie a e-mail. Ak ste to neboli vy, odhláste ho odtiaľto a zmeňte heslo.
• Pri citlivých operáciách aplikácia znova požiada o kód z overovacej aplikácie: vymazanie účtu, pridanie alebo odobratie ľudí z tímu, zmena roly, zmena fakturačných údajov s IBAN, pripojenie účtu na výplaty, export knihy hostí. Kód platí niekoľko minút, potom sa vyžiada znova.