Sprievodca rezerváciami

Sekcia Rezervácie spája tri nástroje, prístupné cez záložky v hornej časti:

• Izby — stav upratovania a obsadenosť izieb pre vybraný deň
• Rezervácie (predvolené) — zoznam všetkých rezervácií s filtrami a vyhľadávaním
• Hostia — vyhľadávanie v histórii hostí ubytovania

Zobrazuje stav každej izby pre konkrétny dátum. V hornej časti nájdete výber dátumu (predvolene dnes).

Pre každú izbu vidíte:

• Názov alebo číslo izby
• Stav obsadenosti: voľná, obsadená, prichádzajúca, odchádzajúca
• Aktuálny stav upratovania
• Meno hosťa (ak je obsadená)

Ťuknite na izbu pre zobrazenie detailov a zmenu stavu.

Nástenky úseku

Každá izba nesie aj ikonu, ktorá na prvý pohľad ukáže jej stav, bez čítania: metla, keď treba upratať — má prednosť pred všetkým ostatným, pretože je to jediné, kde treba zasiahnuť — zelená fajka, keď je izba voľná a čistá, posteľ, keď je obsadená, a šípky pre príchod, odchod a výmenu v ten istý deň, zákazová značka, keď je uzavretá pre predaj, a náradie, keď stojí kvôli práci.

Každá izba má dve textové polia: jedno píše chyžná, druhé recepcia. Žiarovka na výmenu alebo prístelka na prípravu nemajú odpoveď — musia len zostať na očiach, kým sa toho niekto neujme. Pod každou poznámkou je vždy dátum a čas, kedy bola napísaná.

Pravidlá sú jednoduché:

• Vlastnú poznámku píšete, upravujete a mažete, kedykoľvek chcete.
• Hotovo môže nastaviť ktokoľvek, kto poznámku vidí, aj ten, kto ju napísal: keď niečo nahlásite a potom to sami vyriešite, uzavriete to bez zmazania riadku a stopa toho, čo sa urobilo, zostane.

«Nerušiť» a čas príchodu

Keď hosť požiada, aby nebol rušený, otvorte kartu izby a ťuknite na „Nerušiť" na dnes. Na karte izby sa objaví tmavý štítok «Nerušiť», viditeľný aj pri posúvaní zoznamu, a chyžná ho vidí na svojej karte: izba vypadne z upratovacieho kola. Ak si to hosť rozmyslí, v tom istom hárku sa voľba zmení na Zrušiť „Nerušiť".

Platí len na dnes: zajtra sa izba vráti do kola sama, bez toho, aby to musel ktokoľvek rušiť. V deň príchodu ukazuje riadok hosťa aj nahlásený čas príchodu, vedľa ikony hodín.

Každé ubytovanie má jeden zo štyroch stavov upratovania. Ukazuje ho riadok pod názvom izby a za ním meno toho, komu bolo dnes upratovanie pridelené, ak niekto je:

V karte izby vyberá rad štyroch tlačidiel stav jedným ťuknutím. Pod ním je «Priradiť…», ktorým vyberiete, kto dnes upratuje, spomedzi používateľov s rolou Chyžná: pridelenie platí len pre dnešok — zajtra treba izbu prideliť znova — a «Žiadne» ho odoberie. Ak túto rolu nemá žiadny používateľ, hárok to oznámi a ukáže, kde ho pridať.

Zoznam zobrazuje všetky rezervácie ubytovania. Každá karta obsahuje:

• Meno hosťa
• Dátumy check-in a check-out
• Priradená izba
• OTA kanál s charakteristickou farbou
• Stav rezervácie

Ťuknite na kartu na otvorenie úplného detailu rezervácie.

Zoznam rezervácií ponúka niekoľko filtrov, ktoré je možné kombinovať:

Pobyt v období

V hárku «Filtre», pred «Dátum príchodu», je sekcia «Pobyt v období». Dve tlačidlá «Od» a «Do» otvárajú ten istý kalendár, v ktorom vyberiete začiatok a koniec naraz. Filter ponechá hostí, ktorí tu spia aspoň jednu noc medzi oboma dátumami, aj keď prídu skôr alebo odídu neskôr: odpovedá na otázku «kto je v ten týždeň v dome?».

Nie je to to isté ako «Dátum príchodu» a «Dátum odchodu», ktoré ponechajú len príchody alebo odchody v intervale. Po «Použiť» sa filter objaví medzi štítkami dole pod zoznamom ako «Pobyt v období», s dátumami, a odstráni sa svojím krížikom ako ostatné.

Typ a stravovanie

V hárku «Filtre», hneď pred «Pobyt v období», sú dve sekcie s tlačidlami na ťuknutie: «Typ» a «Stravovanie». Môžete zapnúť jedno alebo viac: pri viacerých typoch zoznam ponechá rezervácie s ktorýmkoľvek z vybraných a to isté platí pre stravovanie. Tlačidlá ukazujú len typy ubytovania vášho objektu a druhy stravovania, ktoré ste naozaj predali; sekcia, ktorá by mala jedinú položku, sa nezobrazí.

Typ sa pozerá na ubytovacie jednotky rezervácie: rezervácia s dvoma jednotkami rôzneho typu sa objaví pri oboch. Po «Použiť» sa filter ukáže medzi dlaždicami dole na obrazovke ako «Typ» alebo «Stravovanie» s hodnotou a odstráni sa svojím krížikom ako ostatné. Platí aj pre «Exportovať zoznam»: súbor obsahuje len vyfiltrované rezervácie.

Export a tlač zoznamu

«Exportovať zoznam» v hornej lište (alebo v ponuke s tromi bodkami, keď v lište nie je miesto) otvorí hárok so štyrmi voľbami: CSV, Excel, PDF a «Tlač». Exportujú sa presne rezervácie, ktoré vidíte, s aktívnymi filtrami — vrátane vyhľadávania — a všetkými riadkami výsledku, nie len zobrazená stránka.

Sumy sú v mene ubytovania, s kódom v hlavičke stĺpca. Súbor pripraví server a otvorí sa v ponuke zdieľania zariadenia: odtiaľ ho uložíte alebo odošlete. Nad 10 000 rezervácií sa export nespustí a požiada vás o zúženie filtrov, napríklad na kratšie obdobie.

Výber viacerých rezervácií

Dlhé podržanie na rezervácii alebo tlačidlo «Vybrať» v hornej lište (alebo v ponuke s tromi bodkami) zapne viacnásobný výber. Každá karta ukáže začiarkavacie políčko a ťuknutie ho začiarkne namiesto otvorenia rezervácie; výber zostane aj pri zmene stránky. Dole sa objaví lišta, ktorá počíta vybrané — napríklad «5 vybraných» — s tromi tlačidlami:

Štítky patria k jednému objektu: ak ich máte viac, najprv jeden vyberte vo výbere nad zoznamom, inak hárok ukáže len upozornenie «Štítky patria k jednému objektu. Vyberte konkrétny objekt, aby ste mohli filtrovať podľa štítka.». Hromadné rušenie ani hromadný check-in zámerne neexistujú: robia sa po jednej rezervácii, z jej karty.

Ťuknutím na rezerváciu sa otvorí úplný detail s: údajmi hosťa, dátumami, izbou, stravovacím plánom, súčtami a platbami, OTA kanálom, stavom.

Akcie pre priame rezervácie

• Zmena dátumov, zmena izby, zmena stravovacieho plánu
• Zrušenie
• Správa poplatkov a platieb
• Check-in / Check-out

Akcie pre OTA rezervácie

• Zmena dátumov (iba predĺženie — pridanie nocí)
• Zobrazenie detailov
• Neprítomnosť, predčasný checkout

Rezervácie z portálov sa odtiaľto nerušia

Rezerváciu, ktorá prišla z portálu, možno otvoriť, prečítať a predĺžiť (pridať noci), ale z aplikácie ju nemožno zrušiť ani skrátiť: zrušenie sa vykoná na portáli a synchronizuje sa automaticky. Priame rezervácie — Telefón, Agentúra, Walk-IN, E-mail, Priamo / web, Stály hosť, Booking Engine — sa rušia normálne.

Záložka Hostia umožňuje vyhľadávať v histórii všetkých hostí, ktorí boli v ubytovaní.

Pri prázdnom vyhľadávacom poli zoznam ukazuje nedávnych hostí. Ak chcete nájsť niekoho iného, hľadajte podľa priezviska alebo telefónu a potvrďte. Ťuknutím na hosťa otvoríte jeho úplnú kartu.

Pod menom zelený štítok počíta pobyty u vás: «1 pobyt» pre toho, kto prišiel raz, a od dvoch vyššie «Stály hosť · 3 pobyty». Vezpa to vypočíta sám z histórie: nie je čo nastavovať ani ručne zaškrtávať.

Vedľa štítka sa zobrazuje aj hviezdička «VIP» pri hosťoch označených ako VIP a ich farebné štítky.

Filtrovanie hostí

Pod vyhľadávacím poľom je rad filtrov:

• «VIP» — len hostia označení ako VIP.
• «Stály hosť» — len tí, ktorí majú aspoň dva pobyty.
• «Štítok» — ponuka so štítkami hostí; «Všetky» filter zruší. Objaví sa, keď existuje aspoň jeden štítok.
• «Štátna príslušnosť» — napíšte krajinu; «Všetky» filter zruší.

Filtre pracujú s nedávnymi hosťami (až niekoľko stoviek), nie s celým archívom: hosťa spred dlhého času nájdete hľadaním podľa priezviska alebo telefónu.

Ako hosťa označiť ako VIP a pridať mu štítky, vysvetľuje Sprievodca históriou klientov.

Ťuknutím na hosťa sa otvorí kompletná história jeho pobytov: chronologický zoznam s dátumami, izbou, kanálom a celkovou sumou pre každý pobyt.

Užitočné pre:

• Rozpoznanie stálych hostí
• Kontrolu preferencií (preferovaná izba, stravovací plán)
• Prehľad histórie platieb

Zo záložky Rezervácie ťuknite na tlačidlo + (FAB vpravo dole) na vytvorenie novej rezervácie.

1. Vyberte dátumy
   Zvoľte check-in a check-out z výberu dátumov.
2. Skontrolujte dostupnosť
   Systém automaticky skontroluje dostupné izby.
3. Vyplňte údaje hosťa
   Automatické dopĺňanie prehľadáva históriu hostí: ak hosť už bol ubytovaný, údaje sa predvyplnia. Vo formulári nájdete aj «Kanál» (Telefón, Agentúra, Walk-IN, E-mail, Priamo / web alebo Stály hosť) a «Jazyk hosťa». «Jazyk hosťa» určuje, v akom jazyku odchádzajú e-maily a správy, a ponúka všetky jazyky: najprv jazyk vášho ubytovania, potom ostatné v abecednom poradí: ak ho necháte na «Automaticky», Vezpa použije jazyk, v ktorom hosť rezervoval na portáli, potom jazyk jeho krajiny a nakoniec jazyk ubytovania. Ak e-mail v tomto jazyku neexistuje, odíde v angličtine.
4. Vyberte izbu a stravovací plán
   Zvoľte izbu a typ stravovacieho plánu. Ak má izba v týchto dňoch uzavretý príchod alebo odchod («Dni príchodu a odchodu» v cenníkoch), zobrazí sa oranžový štítok «Príchod uzavretý» alebo «Odchod uzavretý»: rezervovať ju možno aj tak, je to upozornenie, nie blokovanie.
5. Potvrďte
   Rezervácia je vytvorená a kalendár sa aktualizuje.

Ak rezervácia vznikne bez ubytovania

Môže sa stať, že práve vytvorená rezervácia zostane bez fyzického ubytovania, ktoré by sa dalo priradiť: potom ju nájdete v riadku Výnimky v kalendári. Nemusíte si to všimnúť sami — ihneď odchádza upozornenie Manažérovi, Asistentovi a Používateľovi (recepcii), e-mailom v jazyku každého z nich s priamym odkazom na rezerváciu a ako push notifikácia. To isté platí, keď rezerváciu bez pokrytia nechá zmena z kanála OTA alebo pridaná izba. Podrobnosti nájdete v príručke ku Kalendáru.

Okrem okamžitej rezervácie môžete vytvoriť obchodnú ponuku — ponuku s termínom, do ktorého musí klient potvrdiť a zaplatiť.

Ako to funguje

1. Vytvorte rezerváciu ako obvykle
   Vyberte dátumy, izbu, stravovanie a vyplňte údaje klienta.
2. Ťuknite na „Vytvoriť ponuku“
   Namiesto „Potvrdiť rezerváciu“ ťuknite na tlačidlo Vytvoriť ponuku pod ním.
3. Zvoľte termín platnosti
   Otvorí sa výber dátumu, kde určíte, dokedy musí klient potvrdiť. V predvolenom nastavení systém navrhuje deň pred check-inom.
4. Potvrďte
   Rezervácia sa vytvorí s nastaveným termínom. Izba je blokovaná až do jeho uplynutia.

Čo sa stane po uplynutí termínu

• V deň uplynutia termínu dostane klient pripomienkový e-mail s odkazom na platbu.
• Po uplynutí termínu sa rezervácia automaticky zruší: sumy vynulované, izba uvoľnená a klient upozornený e-mailom.

Ak sa cena neskôr zmení (termíny, stravovanie, odobratá jednotka, prepočítaný poplatok), suma požadovaná do termínu sa sama aktualizuje o rovnaký rozdiel. Pri zálohe zostáva rovnaké percento pobytu.

Deň pred každým termínom, o 11:00 miestneho času ubytovania, dostanú manažér a asistent upozornenie s menom hosťa, sumou a účelom; ťuknutím sa otvorí rezervácia. Keď platba prišla alebo je rezervácia aj tak potvrdená, ťuknite na riadok termínu a zvoľte «Odstrániť termín»: rezervácia zostane a termín sa už nepripomína. Platba sa tam nezaznamenáva: prijatá platba sa zaznamenáva ako záloha.

Súhrnná stránka pre klienta

Klient dostane odkaz na potvrdzovaciu stránku, kde vidí súhrn rezervácie s jasne viditeľným termínom ponuky na tlačidle platby (napr. „Vykonajte platbu do pondelka 15. 6. 2026“). Postup je totožný ako pri Booking Engine.

Keď je hosť medzi „Blokovaní hostia“

Ak je zadaný e-mail alebo telefón v zozname „Blokovaní hostia“ ubytovania, pri potvrdení alebo ponuke sa zobrazí upozornenie „Blokovaný hosť“ s nájdeným e-mailom alebo telefónom a dôvodom. Môžete ho zavrieť a skončiť, alebo pokračovať: „Napriek tomu pokračovať“ a potom, v druhom okne, „Áno, potvrdiť rezerváciu“. Rezervácia vznikne až po druhom potvrdení.

Z histórie hostí môžete vytvoriť novú rezerváciu s údajmi hosťa už vopred vyplnenými, bez potreby ich opätovného ručného zadávania.

Ako postupovať

1. Vyhľadajte klienta
   Prejdite na kartu Klienti a vyhľadajte hosťa podľa priezviska alebo telefónu.
2. Otvorte detail
   Ťuknite na meno klienta, aby ste zobrazili kompletný profil.
3. Ťuknite na „Nová rezervácia s týmto hosťom“
   Systém automaticky skontroluje úplnosť registračných údajov podľa krajiny vášho ubytovacieho zariadenia.
4. Vyberte dátumy a potvrďte
   Zvoľte check-in, check-out a izbu ako obvykle. Meno, priezvisko, doklad, kontakty a všetky osobné údaje sú už vyplnené.

Validácia údajov

Pred pokračovaním systém overí, či sú vyplnené povinné polia pre vašu krajinu. Požiadavky sa líšia podľa miestnych predpisov.

Ak údaje chýbajú, zobrazí sa upozornenie so zoznamom chýbajúcich polí. Napriek tomu môžete pokračovať v rezervácii — údaje je možné doplniť neskôr počas registrácie hosťa.

Počet rezervácií a celková suma sa počítajú z celého filtrovaného výsledku, nie zo stránky, ktorú vidíte. Pri viacerých stránkach bude preto suma vyššia než súčet viditeľných kariet: tak je to správne. Keď zmeníte filter, zmenia sa obe.

Rezervácie a ubytovacie jednotky si pozrie viac rolí, upraviť ich však možno len s prevádzkovou rolou.

S rolou Revenue je sekcia len na čítanie: tlačidlo „Nová rezervácia“ sa nezobrazuje a karta jednotky neponúka akcie na úpravu. Je to zámerná voľba — rola slúži na čítanie dopytu a riadenie cien, nie na presúvanie plánovania.

V zozname nesie každá rezervácia štítok s izbou. Ak ubytovanie nie je pridelené, tento štítok sa zmení na upozornenie: výstražná ikona a nápis «Izba nepriradená» červenou, namiesto čísla. Ikona a text hovoria to isté ako farba, takže sa to spozná aj bez rozlíšenia červenej.

Slúži na to, aby ste rezerváciu na vybavenie spoznali bez otvárania. Vyriešite to tak, že rezerváciu otvoríte a použijete tlačidlo «Prideliť izbu».