Sprievodca históriou klientov

História klientov je centrálny archív všetkých hostí, ktorí sa ubytovali vo vašom objekte. Zakaždým, keď hosť dokončí check-in, jeho údaje sa automaticky uložia do histórie, takže ich máte pre budúce pobyty vždy poruke.

Kde nájdete históriu

Na navigačnej lište aplikácie ťuknite na Rezervácie a vyberte kartu Klienti. Otvorí sa obrazovka vyhľadávania s textovým poľom, do ktorého zadáte svoje kritériá.

Kritériá vyhľadávania

Hosťa môžete vyhľadať podľa viacerých rôznych kritérií. Vyhľadávanie je pružné a kombinované: na získanie výsledkov stačí zadať aj len časť údaja.

Ako čítať výsledky

Výsledky sa zobrazujú ako zoznam kariet. Každá karta uvádza meno a priezvisko hosťa, e-mail (ak je k dispozícii) a počet minulých pobytov vo vašom objekte. Ťuknutím na kartu otvoríte kompletný profil klienta.

Ťuknutím na klienta vo výsledkoch vyhľadávania sa otvorí jeho kompletný profil. Táto obrazovka zhŕňa všetky informácie nazbierané v priebehu pobytov a ponúka pohľad na hosťa o 360 stupňov.

Osobné údaje

Horná časť profilu zobrazuje osobné údaje hosťa zozbierané počas registrácií:

• Meno a priezvisko — základné údaje hosťa
• Dátum narodenia — s uvedením veku a znamenia zverokruhu
• Miesto narodenia a štátna príslušnosť — mesto, región a štát
• Doklad totožnosti — typ, číslo a platnosť
• E-mail a telefón — kontakty na priamu komunikáciu
• Adresa trvalého pobytu — ulica, mesto, PSČ a štát

História pobytov

Pod osobnými údajmi nájdete kompletný zoznam všetkých pobytov hosťa vo vašom objekte, zoradený od najnovšieho po najstarší. Každý pobyt zobrazuje:

Ťuknutím na jednotlivý pobyt otvoríte jeho kompletný detail so všetkými položkami na úhradu, platbami a súvisiacimi poznámkami.

Zelený štítok s pobytmi

Vo výsledkoch vyhľadávania pod menom a v hornej časti karty klienta sa zobrazuje zelený štítok s pobytmi danej osoby vo vašom ubytovaní: «1 pobyt» prvýkrát a od dvoch vyššie «Stály hosť · 3 pobyty». Počíta sa sám, nič nenastavujete: započítavajú sa nezrušené a už začaté rezervácie osoby, rozpoznanej podľa histórie, teda vrátane s ňou prepojených minulých rezervácií. Budúca rezervácia sa nezapočíta, kým hosť nepríde.

Rovnaká informácia sa objavuje aj na karte rezervácie: ak už hlavný hosť u vás bol, uvidíte «Stály hosť · 2 predchádzajúce pobyty», a tam stačí aj jediný predchádzajúci pobyt. Popisuje to sprievodca rezerváciou.

VIP a štítky hosťa

Pod zeleným štítkom pobytov má karta klienta tlačidlo «VIP»: ťuknutím ho zapnete, ďalším ťuknutím vypnete. Platí pre celú históriu osoby: vidia ho zapnuté aj neskoršie rezervácie, ktoré pri každom pobyte vytvárajú novú kartu. Hviezdička sa zobrazuje aj v zozname klientov a v karte rezervácie tohto hosťa.

Vedľa sú farebné štítky hosťa: preferencie, ktoré si chcete pamätať, napríklad «vysoké poschodie» alebo «vankúš navyše». Krížik na štítku ho odstráni; «Štítok» so znamienkom + otvorí hárok, kde vyberiete existujúci štítok alebo vytvoríte nový cez «Nový štítok»: názov do 30 znakov, farbu a «Pridať». Aj štítky platia pre celú históriu a odstránením jedného ho odstránite zo všetkých kariet spojených s osobou.

V zozname klientov sa pri prázdnom hľadaní zobrazujú najnovší klienti a nad zoznamom sú filtre «VIP», «Stály hosť», «Štítok» a «Štátna príslušnosť». Podrobnosti nájdete v sprievodcovi rezerváciami.

Zapínanie a vypínanie «VIP» a pridávanie či odstraňovanie štítkov sa riadi rovnakým oprávnením ako zápis do rezervácií: kto otvorí kartu bez tohto oprávnenia, vidí hviezdičku a štítky, ale nemôže ich meniť.

Narodeniny

Ak je k dispozícii dátum narodenia, systém zvýrazní narodeniny hosťa. Keď je hosť ubytovaný v objekte v deň svojich narodenín, na stránke Vedenie sa objaví osobitné upozornenie, takže môžete pripraviť darček alebo blahoprianie — maličkosť, ktorá robí rozdiel.

Poznámky a spomienky

Profil klienta môže obsahovať vlastné poznámky vložené personálom objektu. Poznámky použite na zaznamenanie:

• Preferencií hosťa (izba na vyššom poschodí, ďaleko od výťahu, vankúš navyše)
• Alergií alebo potravinových intolerancií
• Opakujúcich sa osobitných požiadaviek
• Prípadných problémov, ktoré nastali v minulosti

Nová rezervácia s týmto hosťom

Na konci profilu nájdete tlačidlo „Nová rezervácia s týmto hosťom“. Po ťuknutí naň systém:

1. Overí úplnosť údajov
   Skontroluje, či sú vyplnené všetky povinné polia na registráciu vo vašej krajine (požiadavky sa podľa krajiny líšia: v Taliansku sú potrebné doklady, v Írsku stačí priezvisko a národnosť).
2. Zobrazí výsledok kontroly
   Ak sú všetky údaje k dispozícii, objaví sa zelená potvrdzujúca správa. Ak niektoré polia chýbajú, upozornenie ukáže presne, ktoré údaje chýbajú — napriek tomu môžete pokračovať pomocou „Rezervovať aj tak“.
3. Otvorí vytvorenie rezervácie
   Otvorí sa obrazovka Nová rezervácia, kde systém už dopĺňa všetky údaje hosťa: meno, priezvisko, doklad, kontakty, štátnu príslušnosť, bydlisko. Nič netreba zadávať znova.

Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (nariadenie EÚ 2016/679, známe ako GDPR) zaručuje každej osobe právo byť zabudnutý: hosť môže kedykoľvek požiadať o výmaz svojich osobných údajov z vášho archívu.

Vezpa PMS vám umožňuje vyhovieť tejto žiadosti jednoducho a bezpečne, priamo z aplikácie.

Ako pri výmaze postupovať

1. Prejdite na Rezervácie > Klienti a vyhľadajte hosťa, ktorý žiadosť podal
2. Ťuknutím na jeho meno otvorte kompletný profil
3. Posuňte sa úplne nadol a ťuknite na tlačidlo Vymazať údaje podľa GDPR
4. Prečítajte si zhrnutie toho, čo bude odstránené, a ťuknite na Potvrdiť výmaz

Čo sa maže

Tento postup odstráni zo systému všetky osobné údaje hosťa:

• Meno a priezvisko — nahradené anonymným identifikátorom
• Dátum a miesto narodenia — odstránené úplne
• Doklad totožnosti — typ, číslo a platnosť vymazané
• E-mail a telefón — odstránené z profilu
• Adresa trvalého pobytu — vymazaná
• Osobné poznámky — prípadné zápisky o klientovi sa odstránia

Čo v systéme zostáva

Aby bola zaručená konzistentnosť účtovných a štatistických údajov, niektoré anonymizované informácie sa uchovávajú:

• Štatistické údaje — počet pobytov, celkové sumy a kanály pôvodu (bez odkazu na meno hosťa)
• Povinné hlásenia — už odoslané hlásenia na Questura (talianska polícia) alebo na ISTAT zostávajú v archívoch úradov, ako to stanovuje zákon
• Účtovné doklady — vystavené faktúry a potvrdenky sa uchovávajú kvôli daňovým povinnostiam