Sprievodca detailom rezervácie

Každá rezervácia má objednávateľa (osobu, na ktorú je rezervácia vedená) a môže mať jedného či viacerých ďalších členov. Objednávateľ je kontaktnou osobou pre ubytovacie zariadenie, pre odoslanie na Questuru aj pre daňové doklady.

Ako zaevidovať hosťa

Evidencia prebieha jednoduchým postupom v štyroch krokoch. Po dokončení procesu sa ikona vedľa mena zmení na zelenú.

Význam stavových ikon

• Zelená — hosť správne zaevidovaný so všetkými vyplnenými povinnými údajmi
• Oranžová — neúplná evidencia, chýbajú povinné údaje (doklad, dátum narodenia atď.)
• Sivá — hosť zatiaľ nezaevidovaný, nie sú zadané žiadne údaje

Skenovanie dokladu a OCR

Počas evidencie môžete odfotografovať hosťov doklad totožnosti. Systém OCR z neho automaticky vyťaží meno, priezvisko, dátum narodenia a číslo dokladu, čím sa ručné zadávanie obmedzí na minimum.

Tlačidlo «Hosť prišiel»

V deň príchodu sa na karte ubytovania zobrazí tlačidlo «Hosť prišiel», dvojča tlačidla «Check-out». Jeho stlačením zaznamenáte, že hosť prišiel, a pruh tohto ubytovania v kalendári sa zmení z «Príchod dnes» na «Ubytovaný». Ide o inú akciu než online check-in opísaný nižšie: nespúšťa žiadne hlásenie úradom.

Riadok pod tlačidlom zhŕňa všetko, čo robí. Stlačenie zatvorí aj odkaz na online check-in: odvtedy už hosť nemôže svoje údaje meniť. Ak ste ho stlačili omylom, v ten istý deň sa zobrazí «Obnoviť», ktoré ho zruší a vymaže čas príchodu. Ak má ubytovanie schránku na kľúče, check-in platí aj ako schválenie online check-inu: ak čas odoslania kódov už uplynul, kódy odídu hneď.

„Služobná“: služobné cesty

Hore na karte, vedľa kanála, je štítok „Služobná“ s ikonou aktovky: označuje služobné cesty a rezervácie na firmu. Jedným ťuknutím ho zapnete, ďalším vypnete. Je to len označenie: „Daň za ubytovanie“ sa platí ako pri každom inom hosťovi, aj keď účet hradí firma. Pri rezerváciách z portálov sa zapne sám, keď kanál pošle fakturačné údaje firmy (napríklad služobná rezervácia z Booking.com), a to len pri príchode rezervácie: neskoršia zmena z kanála vaše rozhodnutie neprepíše. Pre hosťa, ktorý je naozaj oslobodený, pozri sprievodcu daňou za ubytovanie.

Priebeh pobytu

V hornej časti rezervácie ukazuje rad krokov, kde sa pobyt nachádza: «Potvrdená» → «Check-in» s dátumom príchodu → «V objekte» → «Check-out» s dátumom odchodu. Splnené kroky majú fajku, aktuálny bodku. Do stavu «V objekte» sa prejde, keď stlačíte «Hosť prišiel»; keď sú všetky kroky odškrtnuté, hosť odišiel. Stav je stav izby, z ktorej ste kartu otvorili: v rezervácii s dvoma izbami môže byť jedna už obsadená a druhá ešte nie. Nedostavenie sa nemá kroky: zobrazí sa len štítok «Nedostavenie sa». Pri zrušených rezerváciách a pri rezerváciách «Na požiadanie» sa priebeh nezobrazuje: zostávajú ich obvyklé rámčeky.

«Stály hosť»: hosť, ktorý sa vracia

Ak u vás hlavný hosť už bol, pod priebehom sa zobrazí zelený odznak «Stály hosť · N predchádzajúcich pobytov». Počíta jeho minulé nezrušené rezervácie, rozpoznané podľa histórie zákazníkov, bez tej, ktorú máte otvorenú. Nenastavuje sa ručne: zobrazí sa a aktualizuje sám.

Vedľa neho sa môže zobraziť aj hviezdička «VIP» a farebné štítky hlavného hosťa. Sú to štítky hosťa, odlišné od štítkov rezervácie: sprevádzajú osobu z jedného pobytu do ďalšieho a spravujú sa z jej záznamu v histórii zákazníkov (stránka «Detail hosťa», tlačidlá «VIP» a «Štítok»). Riadok sa zobrazí, ak je prítomná aspoň jedna z týchto troch vecí.

Ťuknutím na zostatok v hornej časti rezervácie otvoríte finančný panel. Tu môžete vykonať tri odlišné akcie, z ktorých každá má iný dopad na celkový zostatok.

Postup evidencie

Postup pri zaevidovaní poplatku, zálohy alebo zľavy je vždy rovnaký:

Spôsoby platby pri zálohách

Keď evidujete zálohu, musíte uviesť spôsob platby, ktorý hosť použil. Tento údaj sa objavuje v tlačených dokladoch aj v účtovných zostavách:

• Hotovosť — platba v hotovosti na recepcii
• Platobná karta — platba cez terminál alebo stiahnutie z karty
• Bankový prevod — platba vopred alebo doplatok prevodom
• Stripe online — platba prijatá cez platobný odkaz Stripe (eviduje sa automaticky)

Keď rezervácia príde z vášho Booking Enginu s garančnou kartou alebo s kauciou, karta hosťa zostane bezpečne uložená u Stripe bez akéhokoľvek stiahnutia. V detaile rezervácie uvidíte dostupnú kartu a sami sa rozhodnete, či a koľko stiahnete.

Stiahnutie garancie (aj len čiastočné)

Tlačidlom na stiahnutie predautorizácie inkasujete garančnú kartu. Otvorí sa pole so sumou už predvyplnenou na celkovú výšku garancie: môžete ju potvrdiť tak, ako je, alebo ju znížiť a stiahnuť len časť (napríklad storno poplatok za no show). Maximálna stiahnuteľná suma je vždy výška predautorizácie.

• Plné stiahnutie — inkasujete celú garanciu; rezervácia je vedená ako uhradená.
• Čiastočné stiahnutie — inkasujete len sumu, ktorú zadáte; zvyšok sa nesťahuje a garancia sa uzavrie.

Kaucia za škody

Ak rezervácia počíta s kauciou, nájdete tlačidlo Stiahnuť kauciu: zadáte výšku škody (až do stanoveného maxima) a z karty sa stiahne iba táto suma.

Uvoľnenie karty

Nič sťahovať nemusíte. Ak garanciu nevyužijete:

• Ručné uvoľnenie — voľbou “Zrušiť garanciu” okamžite uvoľníte kartu hosťa.
• Automatické uvoľnenie — nikdy nepoužité karty sa uvoľnia samy 30 dní po check-oute.
• Platba hosťa — ak hosť uhradí zvyšnú sumu online, garančná karta sa uvoľní automaticky.

Nad poznámkami o príchode je panel so štítkami: farebné štítky, ktoré manažér nastavuje pre túto prevádzku v Konfigurácii (pozri návod ku Konfigurácii).

Na telefóne a tablete ide o zásuvku: zatvorená zobrazuje len slovo «Štítky», ak pre túto rezerváciu nie je zapnutý žiadny, alebo čipy zapnutých; klepnutím na záhlavie sa otvorí a zobrazí všetky dostupné štítky. Na počítači, pri širokom okne, zásuvka neexistuje: celý zoznam je vždy vidieť a vždy naň možno klepnúť.

V oboch prípadoch je gesto rovnaké: klepnutím na štítok ho zapnete alebo vypnete, bez akéhokoľvek potvrdenia.

Rovnaké štítky sa zobrazujú aj v zozname rezervácií, ako čipy na riadkoch a ako filter («Filtrovať podľa štítka»).

V detaile rezervácie môžete upraviť rôzne aspekty pobytu. Každá zmena pred potvrdením zobrazí náhľad s novou cenou, takže si môžete bez rizika overiť ekonomický dopad.

Náhľad zmien

Každá zmena prechádza obrazovkou náhľadu (preview), ktorá prehľadne ukazuje:

• Cenu pred zmenou
• Cenu po zmene
• Rozdiel v eurách (kladný alebo záporný)
• Pridané alebo odobraté noci (pri zmene termínov)

Potvrdiť môžete až potom, ako si náhľad skontrolujete. Ak vám čísla nesedia, ťuknite na Zrušiť a vrátite sa späť bez zmien.

Ak rezervácia po úprave zostane bez ubytovania

Ak po zmene termínu rezervácia zostane bez fyzického ubytovania, ktoré by sa dalo priradiť, aplikácia vám to povie hneď: len čo uložíte, objaví sa okno s upozornením. Okno sa objaví zakaždým, aj keď pre túto rezerváciu už predtým odišiel varovný e-mail — kto sa rezervácie práve dotkol, musí vedieť, v akom stave ju nechal.

Rezervácia zostáva viditeľná v riadku Výnimky v kalendári, odkiaľ môžete ubytovanie priradiť. Súbežne upozornenie dorazí Manažérovi, Asistentovi a Používateľovi (recepcii) e-mailom a push notifikáciou.

Dostupné akcie závisia od troch faktorov: od stavu rezervácie, od aktuálneho dňa a od kanála pôvodu. Aplikácia zobrazuje len akcie, ktoré sú v danej chvíli relevantné.

Check-out: uzavretie pobytu

Check-out je záverečná akcia rezervácie. Pred jeho vykonaním overte, že je zostatok nulový. Ak zostáva doplatok, aplikácia vás upozorní: môžete zaevidovať poslednú zálohu, alebo napriek tomu pokračovať.

No Show: hosť, ktorý sa nedostavil

Označenie No Show vynuluje súčty za izbu a odstráni rezerváciu z počítadiel príchodov/odchodov Vedenia. Ak to vaše pravidlá umožňujú, môžete pridať storno poplatok, ktorý sa na rezervácii zaeviduje ako doúčtovaná položka.

Storno: iba priame rezervácie

Storno je dostupné výhradne pri rezerváciách zadaných priamo (telefón, walk-in, portál, booking engine). Systém pred vykonaním overí, že nie sú zaevidované žiadne zálohy: ak zálohy existujú, musíte ich najprv odobrať alebo platby stornovať.

Odoslanie na Questuru (iba Taliansko)

Pri talianskych ubytovacích zariadeniach akcia Odoslanie na Questuru prenesie údaje hostí na portál Alloggiati Web Polizia di Stato. Tlačidlo sa aktivuje až vtedy, keď majú všetci hostia na izbe správne zaevidovaný doklad. Odoslanie prebieha automaticky každý deň o 13:00 pri rezerváciách s check-inom v ten deň, ale kedykoľvek ho môžete vynútiť ručne.

Z ponuky akcií (ikona ⋮ vpravo hore v detaile rezervácie) môžete generovať dokumenty a zdieľať ich. Všetky dokumenty automaticky obsahujú hlavičku ubytovacieho zariadenia s obchodným menom, IČ DPH a adresou.

Zdieľanie cez WhatsApp

Voľba WhatsApp v ponuke akcií vygeneruje platobný odkaz Stripe a odošle ho priamo na telefónne číslo hosťa zaevidované v rezervácii. Správa obsahuje zvyšnú sumu a odkaz na platbu kartou.

Odkaz Stripe umožňuje hosťovi zaplatiť zvyšok kartou priamo z telefónu. Čo odkaz zahřňa, závisí od nastavenia ubytovania: pri zapnutom «Zahrnit dane do online platieb» (Konfigurácia → Dane) odkaz žiada zvyšok za izbu aj pobytovú daň; pri vypnutom prepínači žiada len zvyšok za izbu a daň sa ďalej vyberá na mieste. Tri spôsoby zdieľania:

• WhatsApp — otvorí WhatsApp s už napísanou správou, pripravenou pre číslo hosťa
• Email — naozaj odchádza z našich serverov, v jazyku hosťa
• Kopírovať odkaz — skopíruje text do schránky, na vloženie kamkoľvek chcete

Výber jazyka správy v okne odoslania vychádza z jazyka hosťa, ktorý vidíte aj hore na karte, vedľa kanála. Pri označení «auto» ho určila Vezpa: podľa jazyka použitého na portáli, potom podľa krajiny hosťa, potom podľa jazyka ubytovania. Ak e-mail v tomto jazyku neexistuje, odíde v angličtine. Ťuknutím naň vyberiete iný: odvtedy ho používajú aj automatické e-maily. Ak zvolíte «Automaticky», vrátite sa k automatickému určeniu.

História ako časová os

«História rezervácie» sa otvára z ponuky ⋮ (na veľmi širokej obrazovke počítača môže byť v stĺpci rezervácie). Je to časová os: záznamy sú zoskupené podľa dňa, deň je uvedený raz v záhlaví skupiny a pri každom zázname už len čas. Každý záznam leží na zvislej čiare s farebnou ikonou podľa typu akcie: vytvorenie, zmena termínu, stravovania alebo ubytovania, príchod hosťa («Hosť prišiel»), odchod, nedostavenie sa, zrušenie, platby, poplatky, poznámky a štítky. Pod každým záznamom zostáva, kto ho urobil, kanál a hodnoty pred → po.

Pod údajmi rezervácie je aj „Poslať správu“: pre správy, ktoré nie sú ani potvrdením, ani žiadosťou o platbu a ktoré chcete mať pripravené, aby ste ich nemuseli zakaždým písať znova, napríklad pre hostí, ktorí ešte neurobili online check-in.

1. Vyberte správu spomedzi svojich alebo návrhov: „Pripomienka online check-inu“ je už pripravená a dá sa hneď použiť.
2. Text príde už vyplnený menom hosťa, dátumami, ubytovaním a odkazmi tejto rezervácie, v jazyku hosťa, ak ste ho v tom jazyku napísali.
3. Ak treba, upravte ho: zmena platí len pre túto správu.
4. Zvoľte WhatsApp, „E-mail“ alebo „Kopírovať text“.

Správy sa píšu v Ubytovanie → Hostia & komunikácia → „Pripravené správy“ alebo cez „Spravovať pripravené správy“ na konci zoznamu. Každej správe dáte názov a text v jednom alebo viacerých jazykoch; pomocou „Vložiť pole“ vložíte údaje, ktoré sa vyplnia samy, rovnaké ako v automatizáciách. Stačí jeden jazyk: ak hosť hovorí iným, použije sa angličtina, potom taliančina, potom prvý, ktorý ste napísali.

Konverzácia

Vedľa je „Konverzácia“: otvorí stránku so všetkým, čo bolo medzi vami a týmto hosťom, ako v chate, od najstaršej správy po najnovšiu. Vidia ju roly Manažér a Asistent.

• Vľavo správy hosťa prijaté v chate portálov (Booking.com, Airbnb…), označené „Prijaté v chate portálu“.
• Vpravo všetko, čo odišlo z Vezpy: e-maily, správy pripravené pre WhatsApp, skopírované texty, automatické e-maily s názvom automatizácie a odpovede v chate portálu. Správa doručená v chate portálu sa zobrazí iba raz.
• Každá správa má dátum a čas, stav (napríklad „Odoslané e-mailom“, „Pripravené pre WhatsApp“ alebo „Neodoslané“), ikonu kanála a portál.

Dole na stránke je pre každý chat portálu jedno tlačidlo, napríklad „Odpovedať v chate Airbnb“, ktoré otvorí chat, aby ste mohli hosťovi odpovedať, a „Poslať správu“ na odoslanie niektorej z pripravených správ. Stránku obnovíte potiahnutím nadol.

• Pri WhatsAppe je text ten pripravený: ak ste ho pred odoslaním v telefóne zmenili, konečná verzia je vo vašom chate.
• Pri automatizáciách je vidieť názov, nie text. Text chýba aj pri odoslaniach pred touto funkciou.
• Neúspešné odoslania sa tu zobrazujú tiež, ako „Neodoslané“.

Online check-in

Odkaz na online check-in, ktorý Vezpa posiela (automatizácie, pripravené správy, odoslania z tejto rezervácie), je pre celú rezerváciu jediný: hosť ho otvorí a dostane sa rovno k formuláru prvého hosťa, ktorého treba zaregistrovať.

Pod údajmi rezervácie ukazuje rámik „Online check-in“:

• koľko hostí už zadalo svoje údaje, napríklad „Registrovaných 2 z 3“;
• „Poslať odkaz“, ktoré otvorí hárok pripravených správ, a „Kopírovať odkaz“, ktoré skopíruje odkaz, aby ste ho vložili, kam chcete.

V online check-ine hosť vidí ako pozadie hlavnú fotografiu vášho Booking Enginu, prehľad s príchodom, odchodom a registrovanými hosťami a hore kartu pre každého hosťa: jedno ťuknutie prepne medzi nimi. Po uložení hosťa karta namiesto „Hosť N“ ukáže meno a formulár sám prejde na ďalšieho. Na konci prehľad „Check-in dokončený“ vypíše všetkých hostí s rozmazanými miniatúrami odoslaných fotografií dokladu: nie sú čitateľné, slúžia len na rozpoznanie, ktorá fotografia bola odoslaná.

„Kľúče“: prístupové kódy

Ak má izba schránku na kľúče v „Zámkové zariadenia“ („Konfigurácia“), pod online check-inom sa zobrazí rámček „Kľúče“ s kódom. Keď hosť dokončí online check-in, skontrolujte údaje a ťuknite na „Schváliť check-in“: automatizácia „Prístupové kódy (check-in schválený)“ odošle kódy v deň príchodu vo zvolenom čase (predvolene o 8:00), alebo hneď, ak schválite neskôr v ten deň.

• Nie je to tlačidlo „Check-in“ pri príchode: schváliť môžete aj dni vopred a hosť sa nevedie ako prichádzajúci. Ak ťuknete na „Check-in“ bez schválenia, platí to tiež ako schválenie.
• Tlačidlom „Zrušiť schválenie“ schválenie zrušíte, kým kódy neodišli. V každom prípade sa odosielajú len raz na rezerváciu.
• Keď odišli, rámček to ukáže s dátumom a časom.

Hosť tvrdí, že už všetko zaplatil na portáli; vo vašej poznámke stojí, že daň za ubytovanie sa vyberá pri odchode. V ponuke akcií (ikona ⋮) položka Overiť s portálom si vyžiada od portálu jeho sumy a postaví ich vedľa vašich.

Ak sumy súhlasia, povie to zelený riadok a nič ďalšie netreba. Ak nesúhlasia, objaví sa tlačidlo Aktualizovať z portálu: rezerváciu znova stiahne a zrovná sumy, a je vyhradené manažérovi.

V hlavičke izby sa, kým ubytovanie nie je pridelené, namiesto čísla objaví upozornenie: výstražná ikona a nápis «Izba nepriradená» červenou. Farba nie je jediný signál — ikona a text hovoria to isté.

Po otvorení izby nájdete aj rozšírený rámček s vysvetlením — «Táto rezervácia nemá pridelenú izbu: prideľte ju.» — a tlačidlo «Prideliť izbu».

• Tlačidlo sa nezobrazí pri rolách len na čítanie: upozornenie zostáva, akcia nie.

V karte hosťa nájdete aj Odoslať potvrdenie rezervácie: odošle stránku s podrobnosťami pobytu a online check-in, rovnakými tromi kanálmi. Najviac záleží pri rezerváciách zadávaných ručne, ktoré nedostanú žiadny automatický e-mail. Pod tlačidlom sa tiež zobrazí, či potvrdenie už odišlo, aj s dátumom. E-mail odchádza z našich serverov, preto riadok uvádza «Odoslané»; WhatsApp a «Kopírovať odkaz» odovzdajú text vášmu telefónu, preto riadok uvádza «Pripravené» alebo «Skopírované» — ďalej už nemôžeme vedieť, či ste ho naozaj odoslali. Nič to neblokuje: potvrdenie môžete poslať znova, koľkokrát potrebujete.

Hostia sa počítajú po kategóriách: registrovaní a očakávaní

Rámček izby sa číta ako ten hore na karte: osoby sú rozdelené podľa kategórií — Dospelí, Mládež, Dojčatá — každá s vlastnou ikonou.

Každá kategória nesie dve čísla: hostí registrovaných a očakávaných. Napríklad 2/1 Mládež znamená dvoch registrovaných mladých tam, kde bol ohlásený jeden, a 0/1 Dojčatá znamená žiadne registrované dojča tam, kde bolo ohlásené jedno. Jediný súhrnný súčet už neexistuje.

Keď sa dve čísla kategórie nezhodujú, táto kategória je zvýraznená červenou — v oboch smeroch: keď registrácie chýbajú (0/1) aj keď je ich viac, než bolo ohlásené (2/1). Červená je len zvýraznenie: rozdiel sa číta v dvoch číslach, ktoré zostávajú vypísané.

• Dojčatá sa počítajú medzi hostí na registráciu: z počítania nie sú vyňaté.
• Pri rozpore víťazia doklady: kategória registrovaného hosťa vyplýva z jeho dátumu narodenia, nie z toho, čo bolo ohlásené pri rezervácii. Preto prebytok existuje a je normálne ho vidieť: ak ste ohlásili dojča a príde mladý hosť, rámček to povie namiesto toho, aby to skryl.