Príručka pripojenia OTA

Channel Manager je systém, ktorý prepája Vezpa s portálmi ako Booking.com, Airbnb, Expedia a všetkými ostatnými. Po aktivácii funguje úplne automaticky:

• Ceny: keď zmeníte ceny v aplikácii Vezpa, automaticky sa aktualizujú na všetkých pripojených kanáloch
• Dostupnosť: keď sa izba zarezervuje (z ktoréhokoľvek kanála), aktualizácia sa hneď odošle na všetky ostatné kanály, aby sa zabránilo overbookingu; zverejnenie na portáli môže trvať niekoľko minút
• Rezervácie: nové rezervácie prichádzajúce z kanálov OTA sa automaticky zobrazia v kalendári Vezpa spolu s push notifikáciou na telefóne
• Zmeny a zrušenia: ak hosť zmení alebo zruší rezerváciu na portáli OTA, rezervácia sa automaticky aktualizuje aj vo Vezpa

Percentuálny rozdiel v cenách

Pre každý kanál OTA môžete nastaviť rozdiel v % oproti lokálnym cenám. Príklad:

• +10% — ceny odoslané na kanál budú o 10% vyššie ako vaše základné ceny
• -5% — nie je povolené: prirážka nemôže byť záporná, hodnota sa odmietne a tento kanál sa neuloží
• 0% — rovnaké ceny ako v systéme

Rozdiel môžete kedykoľvek zmeniť v časti Konfigurácia → OTA kanály.

Pri každom kanáli OTA má postup vždy 4 kroky:

1. Požiadajte o aktiváciu z aplikácie Vezpa
   Prejdite do Konfigurácia → OTA kanály, vyberte kanál a ťuknite na „Aktivovať“. Pri niektorých kanáloch budete vyzvaní zadať údaje (kód nehnuteľnosti, meno držiteľa účtu atď.). Pred potvrdením žiadosti môžete opraviť kód alebo zvolený kanál pomocou «Upraviť kód/kanál», bez toho, aby ste museli začínať odznova.
2. Schváľte pripojenie na portáli OTA
   Prihláste sa do portálu kanála (Booking Extranet, Airbnb atď.) a vyberte správny Channel Manager. Každý kanál má vlastný postup — pozrite si konkrétne pokyny v sekciách nižšie.
3. Dokončite Channel Mapping
   V aplikácii Vezpa otvorte Channel Mapping kanála a priraďte izby zo systému k izbám na portáli OTA. Bez tohto kroku kanál nefunguje. Podrobná príručka ↓
4. Kanál je aktívny
   Po namapovaní sa synchronizácia spustí automaticky. Ceny a dostupnosť sa odosielajú na kanál a rezervácie začnú prichádzať do kalendára.

Nemusíte sa vracať a kontrolovať. Kým je obrazovka čakania otvorená, Vezpa každú pol minútu sama overuje, či portál prepojenie schválil, a hneď ako sa tak stane, prejde na ďalší krok. Ak aplikáciu zatvoríte, dostanete upozornenie, keď portál schváli; dovtedy zostane hore na prehľade pripomienka s názvom kanála.

Izby vylúčené z portálov. Ak v Správe OTA vidíte oranžový rámik s názvami izieb, tieto izby sa neposielajú žiadnemu kanálu, aj keď je kanál aktívny. Izby importované z portálu takto začínajú; ak ich chcete predávať, zapnite „Predávať túto izbu na portáloch“ v nastaveniach izby.

Ostatné kanály. Aj kanály v časti „Ďalšie OTA kanály“ sa pripoja až po autorizácii na portáli. Dovtedy sa kanál zobrazuje v skupine „Čaká sa na portál“ s krokmi na výber OTASwitch a Vezpa si to všimne sama, rovnako ako pri hlavných kanáloch. „Otvoriť Mapovanie kanálov“ pokračuje v pripojení, „Zrušiť“ ho odstráni z čakania.

Po odoslaní žiadosti registrácia pokračuje sama u channel managera.

Zaregistrované ešte neznamená v predaji

Kanál zatiaľ nepredáva: zostávajú dva kroky. Autorizujte pripojenie v extranete portálu, potom ťuknite na „Otvoriť Mapovanie kanálov“, priraite izby a ťuknite na „Použiť“.

Ak sa niečo nepodarí

Aplikácia vždy povie, čí je to problém:

• Náš problém — Problém je na našej strane: na portál sa nič nedostalo. Už to riešime a napíšeme vám, hneď ako to bude možné skúsiť znova.
• Niečo na opravu — Portál nerozpoznáva zadaný kód. Skontrolujte ho v extranete portálu a zadajte znova, potom to skúste ešte raz.

Okrem 5 hlavných kanálov podporuje Vezpa desiatky ďalších kanálov: regionálne portály, špecializované kanály a odborné platformy.

Ako aktivovať doplnkový kanál

1. V aplikácii Vezpa prejdite do Konfigurácia → OTA kanály
2. Posuňte sa až k časti „Ďalšie OTA kanály“
3. Ťuknite na kanál, ktorý chcete aktivovať
4. V aplikácii sa otvorí stránka "Priradiť izby a ceny" — priraď svoje izby k cenám kanála
5. Vráťte sa do aplikácie a nastavte percentuálny rozdiel v cenách

Čo je Channel Mapping?

Channel Mapping je krok, ktorý prepája izby vo vašom systéme Vezpa so zodpovedajúcimi izbami alebo inzerátmi na kanáli OTA. Je to ako povedať systému: „moja Dvojlôžková izba vo Vezpa zodpovedá Double Room na Booking.com“.

Ako sa dostať do Channel Mapping

Hlavné kanály (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Aplikácia Vezpa → Konfigurácia → OTA kanály
2. Rozbaľte kanál → kliknite na „Channel Mapping“
3. V aplikácii sa otvorí stránka "Priradiť izby a ceny"

Ďalšie kanály OTA:

1. Aplikácia Vezpa → Konfigurácia → OTA kanály → Ďalšie OTA kanály
2. Ťuknite na názov kanála

Krok 1 — Prihlasovacie údaje kanála (Channel Password)

Niektoré kanály vyžadujú prihlasovacie údaje portálu OTA, aby sa dal načítať zoznam izieb z kanála:

• Booking.com: používateľské meno a heslo do Extranet
• Expedia: prihlasovacie údaje Partner Central
• Agoda: prihlasovacie údaje YCS
• Airbnb / VRBO: spravidla sa nevyžadujú (pripojenie je už autorizované)

Krok 2 — Mapovanie izieb

Uvidíš jednu kartu pre každú izbu zo svojho systému. Vnútri karty je riadok pre každú stravu (Iba ubytovanie, Ubytovanie s raňajkami, Polpenzia, Plná penzia):

• Hore na karte: názov izby vo Vezpe, so zelenou fajkou, keď je už priradená
• Nižšie, pre každú stravu: pole, ktoré otvorí zoznam cien kanála

Ťukni na pole: otvorí sa zoznam, ktorý v úplnosti zobrazuje názov izby na kanáli, názov cenového plánu a kódy kanála — kódy slúžia na rozlíšenie dvoch izieb s takmer rovnakým názvom. Uisti sa, že každý typ je priradený k správnej izbe.

Cena už zvolená pre inú stravu sa v zozname znova neobjaví: každá cena kanála sa priraďuje len k jednej strave. Na Airbnb a VRBO, kde je každé ubytovanie samostatný inzerát, sa namiesto ceny zadáva kód inzerátu; zoznam inzerátov otvorí šípka vpravo v poli.

Ak je izba už priradená, v dolnej časti jej karty sa objaví "Odpojiť od kanála": odoberie tú izbu len z tohto kanála, ostatných kanálov ani cien sa nedotkne.

Krok 3 — Mapovanie cenových plánov (Rate Plans)

Každý riadok karty izby je strava s vlastným cenovým plánom. Na kanáli majú cenové plány Vezpa formát "Typ-strava-kanál":

• pe = Len ubytovanie (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast (nocľah s raňajkami)
• mp = Polpenzia (Half Board)
• pc = Plná penzia (Full Board)

Príklad: „Double-bb-booking“ = cena B&B pre typ „Double“ na Booking.com.

Krok 4 — Použiť a skontrolovať

1. Skontrolujte všetky priradenia izieb a Rate Plan
2. Ťukni na "Použiť" v lište dole na stránke
3. Počkaj na výsledok: pri každom riadku je uvedené, či sa priradenie podarilo
4. Zatvorte stránku a vráťte sa do aplikácie Vezpa

Ak ste už pred pripojením k Vezpa mali aktívny inzerát na Booking.com alebo Airbnb, izby netreba vytvárať znova ručne: Vezpa dokáže načítať izby a fotografie už zverejnené na kanáli a automaticky ich vytvoriť v systéme.

Čo import robí

• Načíta z kanála názov a kapacitu každej izby alebo inzerátu, ktorý ešte vo Vezpa nie je, a vytvorí ho
• Stiahne už zverejnené fotografie a pridá ich do galérie (izby pri Airbnb, nehnuteľnosti pri Booking.com)
• Funguje v režime create-only: izby, ktoré už vo Vezpa existujú, sa nemenia ani neduplikujú. Opätovné spustenie importu preskočí všetko, čo už bolo importované

Kde sa to nachádza

Dostupné len pre kanály Booking.com a Airbnb, a to až potom, čo je kanál skutočne pripojený v OTASwitch (Channel Mapping je dokončený):

• Hneď po pripojení kanála — na poslednej obrazovke sprievodcu pripojením sa objaví tlačidlo „Importovať izby a fotografie“
• Neskôr — aplikácia Vezpa → Konfigurácia → OTA kanály → rozbaľte kanál (Booking.com alebo Airbnb) → tlačidlo „Importovať z OTA“

Prvotná synchronizácia

Hneď po dokončení Channel Mapping systém spustí prvú synchronizáciu:

• Aktuálne ceny sa odošlú na kanál OTA (môže to trvať niekoľko minút)
• Dostupnosť sa zosúladí: už zarezervované dátumy budú na kanáli zatvorené
• Obmedzenia (minimálny pobyt, stop sell atď.) sa zosynchronizujú

Každodenná správa

Po aktivácii nemusíte robiť nič inak než predtým:

• Zmeníte ceny v aplikácii Vezpa → automaticky sa aktualizujú na všetkých pripojených kanáloch
• Vytvoríte rezerváciu ručne (telefón, walk-in) → dostupnosť sa aktualizuje na všetkých kanáloch
• Príde rezervácia z OTA → zobrazí sa v kalendári s push notifikáciou a ostatné kanály sa aktualizujú
• Zablokujete alebo odblokujete izbu → blokácia sa premietne na všetky kanály

Rezervácie z OTA v kalendári

Rezervácie prichádzajúce z kanálov OTA sa v kalendári zobrazujú inou farbou pre každý kanál:

• Booking.com — tmavomodrá
• Airbnb — ružová
• Expedia — žltá
• VRBO — modrá
• Agoda — svetlomodrá

Rezervácie z OTA nie je možné zrušiť z aplikácie — zrušenie musí prebehnúť na portáli kanála alebo zo strany samotného hosťa. Zmeny a zrušenia z portálu sa automaticky premietnu do Vezpa.

1. Skontrolujte ceny na portáli OTA

1. Otvorte portál OTA (napr. Extranet Booking.com) a prejdite do sekcie cien alebo kalendára
2. Overte, že ceny zodpovedajú tým, ktoré ste nastavili vo Vezpa (so zohľadnením percentuálneho rozdielu, ak je nastavený)
3. Skontrolujte rôzne dátumy: dnes, budúci týždeň, budúci mesiac

2. Skontrolujte dostupnosť

1. Ak máte vo Vezpa už zarezervované izby, overte, že sa na kanáli OTA zobrazujú ako zatvorené alebo nedostupné pre rovnaké dátumy
2. Ak máte dátumy zablokované ručne, overte, že sú zablokované aj na kanáli

3. Urobte skúšobnú zmenu

1. V aplikácii Vezpa zmeňte cenu izby pre budúci dátum
2. Počkajte 2-3 minúty
3. Skontrolujte na portáli OTA, či sa cena aktualizovala

4. Nástroje na monitorovanie

V aplikácii Vezpa, v časti Konfigurácia → OTA kanály, máte pre každý aktívny kanál k dispozícii:

• Ceny a dostupnosť (ARR) — zobrazí, čo bolo odoslané na kanál
• Detaily rezervácií — zoznam rezervácií prijatých z kanála
• Report tržieb — štatistiky obratu podľa kanála

Keď sa vás portál OTA opýta na Channel Manager, tu je, čo máte vybrať:

Pripojené, čaká sa na portál, na dokončenie, overuje sa, nepripojené. Stav nie je váš vypínač: pýtame sa channel managera, lebo kanál zapnutý tu nemusí byť tam naozaj prepojený. Čaká sa na portál znamená, že žiadosť odišla a chýba už len vaša autorizácia v extranete kanála. Na dokončenie znamená opak: na portál nikdy nič nedorazilo a prepojenie sa odtiaľto nadviaže za minútu. Počas overovania ponúka aplikácia len Skúsiť znova a skrýva prevádzkové akcie: poslať ceny do neistého spojenia je horšie ako počkať. Znova odoslať ceny sa objaví až pri potvrdenom spojení.

Na kanáli, ktorý ešte nie je prepojený — a tiež v náhľade a vo výsledku importu z portálu — sa môže objaviť varovný rámček, napríklad s názvom «Booking.com zostane stáť, kým to nedokončíte». Dôvod: keď prepojenie na portáli potvrdíte, portál zmaže vlastný kalendár a zverejní ten z Vezpy presne taký, aký je v tej chvíli. Rámček vypisuje, čo tomu vášmu ešte chýba — ubytovania v predaji, dostupnosť, ceny, mena: to sú body, ktoré treba dokončiť pred potvrdením, aby portál nikdy nestál.

Nič neblokuje: prepojiť sa môžete aj tak a varovanie vám len pomáha zvoliť správne poradie. Ale keď sa rámček neobjaví, nie je to potvrdenie: buď je váš kalendár už hotový, alebo údaj nie je k dispozícii — neaktualizovaná aplikácia, nevydarené čítanie. Nevidieť ho neznamená «všetko v poriadku».

Izba bez jedinej ceny v predajnom období by po prepojení s portálom zostala zatvorená celé obdobie: pre dni bez ceny posiela channel manager uzatvorenie. Preto Vezpa kanál neaktivuje a nespáruje inzerát Airbnb, kým izba nemá cenu: upozornenie uvedie chýbajúce izby a „Prejsť k nastaveniu“ vás privedie do Cien. Ak chýbajú len niektoré dni, môžete sa prepojiť aj tak – v tých dňoch zostane izba zatvorená aj na portáloch.

Rámček žiada aj rezervácie, ktoré ste už na tom portáli dostali: objaví sa, keď vidíme známky, že váš inzerát je tam už aktívny, a nepoznáme žiadnu vašu budúcu rezerváciu z tohto kanála. Je to najdrahší prípad: ak sú tie termíny vo Vezpe voľné, portál ich pri prepojení znova dá do predaja a skončíte s druhou rezerváciou na tú istú izbu. Zadajte ich pred prepojením — cez iCal kalendár portálu alebo ručne — a upozornenie zmizne samo. Cez channel manager sa získať nedajú: doručuje len rezervácie, ktoré prídu po prepojení.

V každej karte kanála je teraz tlačidlo «Zobraziť podrobnosti». Otvorí rebrík prepojenia: sedem krokov, s tými už potvrdenými, s krokom, na ktorom sa prepojenie zastavilo — s tým, čo sme prečítali a čo urobiť — a s tým, kto je na rade: «Ste na rade», «Vezpa sa o to postará» alebo «Čaká sa na kanál». Nájdete ho aj v stave v overovaní, kde sa predtým dalo len obnoviť.

Dve veci na zapamätanie. Kroky nad tým zastaveným sú neznáme, nie neúspešné: jednoducho sme ich ešte nemohli overiť, a neznamená to, že dopadli zle. A je to len náhľad: otvorenie neposiela kanálu nič a nič nemení, takže ho môžete otvárať, koľkokrát chcete.

Na karte kanála sa pri pripojenom Booking.come môže objaviť informačný rámček s názvom «Odlišná kapacita na portáli». Vypisuje ubytovania, pri ktorých portál uplatňuje inú kapacitu, než je nastavená vo Vezpe: ubytovanie napríklad prijíma najviac 2 dospelých, hoci vo Vezpe hostí 3 hostí.

Nie je to chyba: je to informácia a rámček je modrý zámerne. Predaj aj synchronizácia idú ďalej ako predtým; rámček vám len hovorí, že sa obe čísla nezhodujú, aby ste sa to nedozvedeli až z rezervácie, ktorá sa nezmestí.

Vezpa to nedokáže opraviť. Kapacita na portáli sa opravuje v extranete Booking.comu: Vezpa ju nemôže zmeniť. Nehľadajte to nastavenie vo Vezpe: zmena kapacity ubytovania tu sa kapacity na portáli nedotkne.

Keď rámček nevidno, nie je to potvrdenie. Neobjaví sa, keď sa obe kapacity zhodujú, ale ani keď ich Vezpa nedokáže z portálu prečítať — nevydarené čítanie, kanál, ktorý ich neposkytuje, žiadne porovnateľné ubytovanie. Nevidieť ho teda neznamená «všetko sedí»: ak je pre vás nejaké číslo dôležité, overte si ho v extranete.

Airbnb sa nepripája ako ostatné štyri kanály: nežiada kód ubytovania, ale autorizáciu z vášho účtu Airbnb. V Integráciách nájdete jediné tlačidlo, Pripojiť Airbnb: prenesie vás na Airbnb, prihlásite sa, autorizujete a vrátite sa s kódom, ktorý vložíte. Odtiaľ vidíte svoje inzeráty a prepojíte ich so svojimi izbami. Inzerát čakajúci na schválenie na Airbnb je označený: stojí a neprijíma rezervácie, kým ho Airbnb neschváli. Preto pri Airbnb nenájdete akcie ostatných kanálov: nie sú potrebné a nefungovali by. Rovnaké tlačidlo sa zobrazí aj počas registrácie, ak zvolíte import izieb z Airbnb.

Štyri klasické kanály (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) majú postup v troch krokoch: žiadosť, priradenie izieb, potvrdenie. Viac než šesťdesiat kanálov nižšie sa zapne hneď a sú rozdelené na Aktívne, Dostupné, Odporúčané a Ostatné.

Nie všetky portály sa pripájajú automaticky. Pri niektorých channel manager vôbec neotvorí pripojenie: v zozname kanálov ich spoznáte podľa poznámky «Bez automatického pripojenia» a podľa tlačidla «Požiadať o aktiváciu» namiesto «Aktivovať». Napíšte nám a uveďte kanál: postaráme sa o to a povieme vám, čo treba.

Iné kanály sa pripoja samy, ale žiadajú prihlasovacie údaje API — používateľské meno, heslo alebo kľúč. Vydáva ich portál, nie Vezpa: hľadajte v jeho partnerskej sekcii, zvyčajne pod «Connectivity», «API» alebo «Channel manager». Ak ich nenájdete, požiadajte podporu portálu.

Porovnávače (Trivago, TripAdvisor, Google) nie sú predajné portály: posielajú návštevníkov na váš web namiesto predaja izieb. Nastavujú sa na tej istej stránke, ale pýtajú sa len na cenový rozdiel.

Channel manager prepája hlavné portály — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda a desiatky dynamických kanálov — no nie každý portál komunikuje s channel managerom. Niektoré, ako penziony.cz alebo megaubytko.cz, prijímajú iba adresu iCal: odkaz, ktorý zverejňuje kalendár ubytovania a ktorý si portál sám znova načítava v pravidelných intervaloch.

Zoznam svojich ubytovaní nájdete v Konfigurácia → OTA kanály → iCal kalendáre.

Keď príde nová rezervácia, dáme ti vedieť, rovnako ako pri portáloch pripojených cez channel manager: jedno upozornenie na kontrolu, nie jedno na rezerváciu — ak portál zverejní päť naraz, upozornenie je jediné a povie, koľko ich je. Ťuknutím naň sa otvorí karta «Kalendár», ktorá sa medzitým už sama obnovila. Ak je však rezervácia len jedna, upozornenie ju pomenuje: dátumy pobytu, k tomu meno a počet hostí, keď ich portál zverejní v kalendári. Cenu nie, a nie je to naša voľba: kalendár iCal neprenáša žiadne sumy. Ťuknutím na upozornenie o jedinej rezervácii sa otvorí priamo tá rezervácia.

Dáme ti vedieť aj vtedy, keď rezervácia zmizne z portálu a my ju zrušíme. Ak rezervácia už v kalendári portálu nie je, zrušíme ju rovnako ako zrušenie z Booking.com, aj keď na nej už niekto pracoval alebo pobyt už začal, a jej noci sa vrátia do predaja: dostaneš upozornenie podľa rovnakého pravidla ako pri nových — jedno na kontrolu, ktoré rezerváciu pomenuje, ak je len jedna, a povie, koľko ich je, ak ich je viac — a rovnaké oznámenie zostane v «Súhrn akcií». Ťuknutím naň sa otvorí karta «Kalendár», kde vidíš noci, ktoré sú opäť voľné. Prípady, ktoré sami uzavrieť nemôžeme, touto cestou nejdú: skončia v «Na rozhodnutie», s vlastným upozornením.

Prvé načítanie práve pripojeného kalendára je nemé, a je to zámer. Prvé kolo neprináša jednu rezerváciu: prináša celú históriu portálu naraz, a upozorňovať na každú by znamenalo príval upozornení v deň, keď kalendár pripojíš. Upozornenia sa začínajú od ďalšej kontroly, teda od chvíle, keď je rezervácia naozaj novinkou.

Zverejnenie ubytovania

Klepnite na «Zverejniť» pri ubytovaní, ktoré chcete zdieľať: stránka vygeneruje dva odkazy.

Kopírovanie a použitie odkazu

Vedľa každého odkazu je tlačidlo kopírovania. Základný odkaz vložte do poľa «iCal URL» (alebo «Importovať kalendár») portálu; úplný odkaz vložte do svojho osobného kalendára pomocou funkcie «Pridať cez URL». Portál si kalendár sám znova načítava v pravidelných intervaloch: neskôr ho nie je potrebné znova vkladať.

Obnovenie kľúča

Tlačidlo obnovenia vedľa každého odkazu vytvorí nový kľúč a okamžite vypne ten predchádzajúci: kto mal starý odkaz, prestane čítať kalendár. Použite ho, ak máte podozrenie, že sa odkaz dostal k nepovolanej osobe, alebo ak ste prestali spolupracovať s portálom. Obnovenie základného odkazu neovplyvní úplný odkaz, a naopak.

Čítať z iných portálov

Môžete ísť aj opačnou cestou: čítať kalendár portálu, ktorý nejde cez channel manager. Na tej istej stránke pod každým ubytovaním nájdete blok «Čítať z iných portálov».

Na portáli nájdite adresu jeho iCal kalendára — zvyčajne pod položkou ako «Export calendar», «iCal export» alebo «Calendar URL» — a skopírujte ju. Vo Vezpa klepnite na «Pridať kalendár» a vyplňte «Názov portálu» a «Adresa kalendára (.ics)»: od tej chvíle ho čítame za vás.

Ak rezervácia zmizne z kalendára portálu, zrušíme ju, a ak portál zmení jej termín, zmeníme ho aj vo Vezpe: rovnako ako pri Booking.com, aj keď ste na nej už pracovali (registrovaní hostia, platby, poplatok, ručné úpravy). Strava a ceny, ktoré ste nastavili, zostanú pri nociach, ktoré sa nemenia. Ak naopak portál náhle vráti prázdny kalendár, nič nerušíme a napriek tomu vás upozorníme: zvyčajne to znamená, že spojenie vypršalo alebo ho portál resetoval, nie že rezervácie naozaj zmizli.

Rezervácia, ktorá príde na už predané termíny, nič neprepíše: skončí v riadku Výnimky kalendára, aby ste ju videli a sami rozhodli, ako konflikt vyriešiť.

Ak ste pre tieto dátumy už ručne zadali rezervácie tohto portálu, je normálne, že ich po prvej aktualizácii po prepojení nájdete medzi Výnimkami: ide o tú istú rezerváciu videnú dvakrát — tú zadanú ručne a tú, ktorá bola práve načítaná z kalendára — ponechajte len jednu.

Prepojený kalendár môžete kedykoľvek deaktivovať alebo odstrániť: už importované rezervácie zostávajú tam, kde sú, neodstránia sa.

Kalendár .ics vie povedať jedinú vec: obsadené odo dňa do dňa. Nehovorí, koľko izieb ostáva voľných, nenesie ceny, nič nepotvrdzuje a nemá ani spôsob, ako povedať «táto rezervácia bola zrušená»: riadok tam jednoducho už nie je. Je to pomalšie a slepšie prepojenie než channel manager a zvoliť ho znamená výmenu: dosiahnete na portál, ktorý by inak ostal bokom, a výmenou sa vzdáte všetkého ostatného.

Nie je to okamžité, je to načasované. Každý prepojený kalendár čítame každú polhodinu: až tridsať minút rezervácia práve prijatá na portáli pre nás ešte neexistuje a tie noci vyzerajú voľné. S channel managerom rezervácia dorazí v okamihu, keď vznikne.

Prázdny kalendár je dvojznačný a taký ostáva. Keď portál odpovie kalendárom bez jedinej obsadenosti, obe možné vysvetlenia — «všetko zrušili» a «prepojenie sa pretrhlo» — dajú úplne rovnaký súbor a my ich nemáme ako rozlíšiť. Preto nič nerušíme a pýtame sa vás, pretože vy môžete portál otvoriť.

Pri jedinej jednotke toto nie je zriedkavý prípad, ale bežný. Ak je v kalendári jediná rezervácia a portál ju odoberie, ten kalendár sa vyprázdni: je to presne tá dvojznačná situácia zhora a rozhodnutie je zakaždým na vás. Pri viacerých prepojených ubytovaniach sa to stáva menej často, lebo stačí iná rezervácia, aby kalendár ostal zaplnený.

Zrušenie na portáli prípad neuzavrie. Ak rezervácia skončila v «Na rozhodnutie», z portálu už odobratá bola — práve preto sme sa vás spýtali. Odobrať ju znovu nič nezmení: prípad sa uzatvára z Vezpy, jedným z dvoch tlačidiel.

Uzavreté termíny, ak ich portál zverejňuje. Niektoré portály exportujú do kalendára aj termíny, ktoré ste uzavreli, nielen rezervácie — často je to zaškrtnutie, ktoré treba zapnúť v ich vlastnom nastavení. Keď prídu, Vezpa ich berie ako uzávery: tie noci v kalendári vychádzajú ako uzavreté, nestanú sa z nich rezervácie. Ak už bola niektorá z tých nocí predaná, zostáva hosťovi a vy dostanete upozornenie. Ak vám portál neskôr pošle rezerváciu presne na tie termíny, rezervácia má prednosť a noc sa sama znovu otvorí; rezervácia, ktorú zadáte ručne, naproti tomu nič nepreskočí: na noci uzavretej portálom musíte najprv uzáver odobrať v kalendári, tlačidlom «Odstrániť blokovanie».

Nič z toho nie je výhovorka: je to opis nástroja, ktorý má legitímne použitie — portály, na ktoré channel manager nedosiahne — a ktorý treba používať s vedomím, čo vie a čo nie. Ak portál, o ktorý vám ide, hovorí s channel managerom, prepojte ho odtiaľ: tá cesta je rýchlejšia a nemá žiadnu z týchto nejednoznačností.

Kalendár každého prepojeného portálu čítame každú polhodinu a zaobchádzame s ním ako s kanálom typu Booking.com: ak rezervácia z toho kalendára zmizne, zrušíme ju, a ak sa zmení jej termín, zmeníme ho, aj keď ste na nej už pracovali alebo je hosť už ubytovaný. Ale «zmizla» neznamená vždy «zrušená»: kalendár môže prísť prázdny, pretože kľúč vypršal alebo pretože mal portál výpadok, a zrušiť v tej chvíli by bola katastrofa. Prípady, ktoré nemôžeme uzavrieť sami, skončia v zozname, ktorý čaká na vás: «Na rozhodnutie».

Nájdete ho v hornej časti Konfigurácia → OTA kanály → iCal kalendáre a objaví sa len vtedy, keď naozaj niečo čaká. Dostanete sa tam aj klepnutím na oznámenie, ktoré vás žiada overiť rezervácie.

Čo sa stane, ak neurobíte nič

• Kalendár portálu prišiel úplne prázdny. Nič nezrušíme, kým ten kalendár znovu neodpovie, nech prejde koľkokoľvek aktualizácií: termíny zostávajú obsadené.
• Portál stále odpovedá, ale viac než polovica známych rezervácií zmizla naraz. Tentoraz nerušíme nič; ak bude chýbať aj pri ďalšom načítaní, bude zrušená.

Staršie riadky môžu niesť všeobecný dôvod — označené skôr, než sme začali zaznamenávať prečo. Tam nesľubujeme nič: pozrite sa na portál. A ak pod menom čítate «Bez prideleného ubytovania», tá rezervácia nepristála v žiadnom ubytovaní a žije v riadku Výnimky kalendára.

Dve akcie

• «Ponechať» — nič nemení. Rezervácia zostane presne tak, ako je, a prípad zmizne zo zoznamu; ak portál na tej rezervácii znovu niečo zmení, prípad sa vráti.
• «Prijať zrušenie» — rezervácia sa zruší tak, ako to robí kanál: riadok zostane v histórii označený ako zrušený, súčty idú na nulu a noci sa znovu uvoľnia.

«Ponechané mnou»: rozhodnutie sa dá vziať späť

Keď stlačíte «Ponechať», rezervácia nezmizne: prejde do druhého zobrazenia zoznamu, «Ponechané mnou», ktoré otvoríte prepínačom v hornej časti sekcie. Tam ostane, kým sa pobyt neskončí, a nesie jediné tlačidlo: «Predsa ju zrušiť», ktoré urobí presne to, čo by urobilo «Prijať zrušenie». Je to jediný spôsob, ako môžete zrušiť rezerváciu prišlú z portálu: bežné zrušenie na karte rezervácie ju odmietne a odobrať ju znovu na portáli nepomôže — odtiaľ už odobratá bola, a práve preto sme sa vás spýtali.

Kto môže rozhodovať

Obe tlačidlá sú vyhradené manažérovi a asistentovi, tým istým, ktorí dostávajú oznámenie. Ostatné roly, ktoré sa na stránku dostanú, vidia zoznam aj dôvody, ale namiesto tlačidiel si prečítajú, čie je rozhodnutie. Pozorovateľ sa na túto stránku nedostane.

Keď prepájate prvý kanál — Booking.com, Expediu, Agodu, VRBO alebo niektorý z ďalších kanálov, prípadne Airbnb — otvorí sa pred prepojením obrazovka «Obdobie predaja». Opýta sa, odkedy chcete predávať, a potom uzavrie noci, ktoré sa predávať nesmú. Pri ďalších kanáloch, keď je obdobie predaja už zvolené, sa tá istá obrazovka vracia ako pripomienka: ukáže, v akom období už predávate, a vy ho potvrdíte alebo ťuknete na «Zmeniť». «Zmeniť» začne od platného obdobia a už zablokované noci znova neotvorí: ak niektoré z nich majú cenu, obrazovka vám to povie a otvoríte ich v sekcii «Kalendár». Voľba platí pre celé ubytovanie, nie pre jeden kanál. Zmena percentuálneho rozdielu už aktívneho kanála ju nezobrazí.

• «Predávať od»: Vezpa navrhne prvý deň s cenou od zajtra a vy ho môžete zmeniť. Noci pred týmto dátumom sa uzavrú, aj keď majú cenu.
• V rámci obdobia sa noci bez ceny uzavrú: noc sa predáva, len ak má cenu.
• Kalendár s pevným rokom: opýta sa aj na «Predávať do». Limit zverejnenia sa potom stane 10. januárom nasledujúceho roka (nikdy ďalej než asi dva roky od dnes, nikdy kratší než doterajší). Dni medzi vaším koncovým dátumom a týmto limitom zostanú uzavreté; keď ich znova otvoríte z «Kalendár», zverejnia sa okamžite.
• Priebežný kalendár: koniec sa nezisťuje. Limit sa každú noc predĺži sám.

Pred potvrdením tlačidlom «Zavrieť a pokračovať» uvidíte pre každú izbu náhľad: koľko nocí sa uzavrie a prečo. Rezervované noci a noci v údržbe sa nikdy nedotknú.

Ak sú v období noci bez ceny, hárok to ukáže oranžovo: na portáli zostanú zatvorené. Tlačidlom „Prejsť na Ceny“ prepojenie odložíte a najprv nastavíte ceny; ak žiadna izba nemá cenu, Vezpa kanál neprepojí.

Nič nie je definitívne. Uzavreté noci sú blokácie rovnaké ako tie, ktoré robíte ručne, a znova ich otvoríte z «Kalendár» pomocou «Obnoviť dostupnosť».

Pri priradení vyberáte pre každú izbu a každú stravu zodpovedajúcu sadzbu na portáli. Keď stlačíte Použiť, odošleme priradenia portálu spolu so štartovacou cenou a od tej chvíle môže kanál predávať.

Izba bez priradenia nie je chyba: jednoducho sa na tom kanáli nedostane do predaja. Na konci vám súhrnná obrazovka vypíše ubytovania, ktoré zostali mimo, aby ste vedeli, čo chýba. Priradenia môžete dokončiť kedykoľvek ich opätovným otvorením zo stránky kanálov.

Ak niektorý riadok neprejde, nájdete ho označený červenou pod stravou, ku ktorej patrí, aj s dôvodom: opravte ten a skúste znova. To, čo už prešlo, zostáva tak, ako je.

Každá izba predávaná na portáli má identifikátor, ktorým ju portál pomenúva, keď posiela rezerváciu. Ak tento identifikátor nie je zapísaný na správnej izbe, rezervácie môžu končiť v nesprávnom ubytovaní: stáva sa to predovšetkým tým, ktorí izby vytvorili pred prepojením kanála, pretože kód portálu Vezpe nič nehovorí. Obrazovka «Prepojiť izby» dá veci do poriadku: otvoríte ju rovnomenným tlačidlom z Konfigurácia → OTA kanály, vnútri sekcie kanála (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Funkcia je vyhradená manažérovi.

Systém navrhuje, vy potvrdzujete

Tam, kde už prijaté rezervácie dávajú dostatok dôkazov, nájdete v «Návrhy na potvrdenie» navrhnuté priradenie. Pri každom návrhu vidíte, aký je istý (silná, stredná alebo slabá zhoda), dôvody — cena, kapacita, názov — a zvážené a zamietnuté alternatívy, každú s vysvetlením prečo. Nič nie je predvybrané: žiaden kód sa nezapíše, kým nepotvrdíte tlačidlom «Uložiť prepojenia (n)».

Vždy to ide ručne

Aj bez návrhov — žiadne rezervácie alebo príliš slabé signály («Na ručné prepojenie») — máte pred sebou dva zoznamy na párovanie: izby portálu s ich dôkazmi (videné rezervácie, dátumy, hostia, priemerná cena za noc) a v «Vaše izby» vaše izby s kapacitou, základnou cenou a prítomným či chýbajúcim kódom.

Zmena alebo odpojenie prepojenia

V «Už prepojené (n)» nájdete existujúce prepojenia: «Vybrať inú izbu» presunie prepojenie na inú izbu, «Odpojiť» ho odstráni a uvoľní izbu portálu, ktorú tak možno prepojiť s iným typom izby. Pred potvrdením vždy vidíte, z ktorej izby bude kód odstránený. Zaškrtnutie «Prepísať existujúce kódy» slúži na nahradenie existujúceho kódu: bez neho sa izby, ktoré už nesú iný kód, nemenia. Izby označené ako «už automaticky rozpoznaná» (spárované podľa názvu alebo typu) tlačidlo zmeny nemajú: tam by kód nič nerozhodoval.

Uvažuje sa podľa typu izby, nie podľa jednotlivého ubytovania

Portál nepredáva «izbu 3»: predáva «dvojlôžkovú». Prepojenie preto platí pre všetky ubytovania daného typu, a práve preto rezervácia nájde voľné ubytovanie, aj keď je prvé obsadené. Výnimkou sú objekty, kde sa každá jednotka predáva zvlášť: tam sa prepojenie týka jednotlivej jednotky.

Kontrolný pohľad

Dole na obrazovke pri každej izbe portálu vidíte, do ktorej izby Vezpa prichádzajú jej rezervácie; a v zozname vašich izieb vidíte, ktoré sú ešte nepokryté, teda bez kódu portálu.

Ak je vaše ubytovanie už na portáli, nie je čo prepisovať: opýtame sa kanála, čo o vás vie. V Konfigurácia → OTA kanály ťuknite na «Vytvorte ubytovanie podľa portálu».

Ako to funguje, krok za krokom

1. Zadajte len číslo do poľa «Číslo ubytovania na portáli». Na Booking.com ho nájdete v extranete, vedľa názvu ubytovania, hore (ID ubytovania / Hotel ID). Nič iné: žiadne heslo, žiadny zoznam izieb.
2. Zaregistrujeme ubytovanie u channel managera a požiadame o prepojenie. To je tá žiadosť, ktorú potom schválite vo svojom extranete.
3. Ťuknite na «Načítať z kanála». Načítame izby, kapacity, stravovanie a fotografie.
4. Pozriete si náhľad: «Toto by sa vytvorilo», s Izbami, Stravovaním, Fotografiami, Prepojením izieb a Rozdielmi na kontrolu.
5. Potvrdíte tlačidlom «Vytvoriť všetko». Až teraz niečo vznikne — a každú hodnotu možno upraviť aj potom.

Prepojenie sa rozbehne, až keď ho povolíte vy

Po odoslaní žiadosti registrácia u channel managera pokračuje sama, ale portál nám nič nepošle, kým prepojenie nepovolíte z jeho extranetu: na Booking.com vyberte OTASwitch ako Channel manager; na Airbnb prijmite žiadosť o prepojenie. Kým to neurobíte, je normálne, že žiadne ubytovanie nedorazí. A voľba vás nezväzuje: medzitým môžete ubytovania vytvárať ručne — keď inzeráty dorazia, sami rozhodnete, či ich vytvoriť ako nové, alebo ich prepojiť s vašimi.

Izby vznikajú ako koncepty na revíziu

Vytvorené izby nejdú hneď do predaja: vznikajú vylúčené z portálov, aby ste v pokoji doplnili ceny a podrobnosti. Keď sú hotové, vylúčenie zrušíte a idú do predaja. Izby, ktoré už vo Vezpe boli, sa nemenia ani neduplikujú.

«Inzeráty bez zhody»: vytvoriť ich ako nové, alebo ich prepojiť s vašimi?

Ak má portál inzeráty, ktoré nezodpovedajú žiadnemu z vašich ubytovaní, a vy máte ubytovania zatiaľ neprepojené s týmto kanálom, náhľad sa zastaví a spýta sa vás, skôr než sa čokoľvek vytvorí: vytvoriť inzeráty ako nové ubytovania, alebo ich prepojiť s ubytovaniami, ktoré už máte. Ak ich vytvoríte ako nové, môžete skončiť s dvoma ubytovaniami pre ten istý apartmán; ak ich prepojíte, portál sa naviaze na ubytovania, ktoré už máte. Názvy sa nemusia zhodovať: portálu ide o prepojenie, nie o to, ako svoje ubytovania nazývate.

Dve rôzne čakania, a ani jedno nie je chyba

• Schválenie prepojenia: zvyčajne stačí 5–10 minút; niektorým kanálom to môže trvať hodiny alebo dni. Nie je to pevný ani garantovaný čas a schvaľuje portál, nie Vezpa. Nemusíte zostať na obrazovke: žiadosť beží ďalej a môžete sa vrátiť, kedy chcete.
• Prepojenie izieb po odoslaní cien: keď cenové plány práve vznikli, kanál zvyčajne potrebuje 1–2 minúty, aby ich zviazal s izbami. Ak čítate «Skúste to o pár minút znova», je to práve čakanie: čo už bolo vytvorené, sa neduplikuje.

Ak chýbajú údaje o ubytovaní

Na registráciu ubytovania channel manager vyžaduje niekoľko údajov: názov, adresu, e-mail, telefón a polohu na mape. Ak jeden chýba, registrácia sa nespustí — a aplikácia vám ich vypíše jeden po druhom, s tlačidlom «Zobraziť chýbajúce údaje». Zavedie vás na Údaje o ubytovaní, kde ich doplníte všetky naraz; hneď ako už nič nechýba, žiadosť sa rozbehne sama a ste tam, kde ste skončili.

«Toto ubytovanie je už prepojené s iným prepojením channel managera»

Číslo, ktoré ste zadali, je správne. Ubytovanie na portáli stále visí na skoršom prepojení channel managera: na inom ubytovaní alebo starom účte. To prepojenie treba najprv zrušiť; kým zostáva aktívne, každý nový pokus dopadne rovnako. Skúšať znova bez jeho zrušenia nič nezmení.

Kapacita izby u channel managera

U channel managera je izba jediná, spoločná pre všetky prepojené portály. Jej kapacita je najväčšia z miest, ktoré predávajú jednotlivé portály: môže teda prevyšovať kapacitu jedného portálu, a je to tak v poriadku — každý portál ďalej predáva na počet miest, ktorý pozná. Ak to číslo nesedí so žiadnym z prepojených portálov, oplatí sa naň pozrieť ručne.

Ceny na kanáli OTA sa neaktualizujú

• Overte, či ste dokončili Channel Mapping (izby AJ cenové plány)
• Skontrolujte, či je kanál v aplikácii Vezpa označený ako „Aktívny“ (Konfigurácia → OTA kanály)
• Po zmene cien počkajte aspoň 5-10 minút — šírenie zmien nie je na všetkých kanáloch okamžité
• Na portáli OTA overte, či máte vybraný správny Channel Manager (OTASwitch)

Rezervácie z OTA neprichádzajú do kalendára

• Overte, či je kanál aktívny a namapovaný
• Skontrolujte, či sú na telefóne zapnuté push notifikácie
• Skúste kalendár manuálne obnoviť (potiahnite smerom nadol)
• Ak rezervácia prišla do riadku „Výnimky“, znamená to, že v priradenej izbe nebola dostupnosť — obráťte sa na podporu, aby to vyriešila

Overbooking (dvojitá rezervácia tej istej izby)

• Najčastejšia príčina: chybné mapovanie — izba Vezpa bola priradená k nesprávnej izbe na kanáli OTA
• Ďalšia príčina: Channel Manager nebol vybraný na portáli OTA, takže kanál nedostával aktualizácie dostupnosti
• Riešenie: opravte mapovanie, overte výber CM na portáli a kontaktujte podporu, ak problém pretrváva

Channel Mapping nezobrazuje izby kanála OTA

• Pri Booking.com, Expedia a Agoda: overte, či ste zadali správne prihlasovacie údaje portálu
• Overte, či sú izby na portáli OTA aktívne a zverejnené (nie v koncepte)
• Overte, či bol na portáli OTA vybraný Channel Manager (bez tohto kroku systém nedokáže načítať izby)

Kanál je v stave „Čaká na aktiváciu“

• Ak kanál nedorazí ani do tejto fázy, najprv skontrolujte výsledok registrácie: aplikácia vám povie, či je problém na našej strane, alebo či je niečo na opravu
• Znamená to, že žiadosť bola odoslaná, ale chýba schválenie na portáli OTA
• Prihláste sa do portálu kanála a dokončite postup schválenia (pozri konkrétne pokyny pre každý kanál vyššie)
• Niektoré kanály (VRBO) môžu na dokončenie aktivácie potrebovať až 5 pracovných dní
• Kým čakáte, nájdete v aplikácii sekciu «Ako autorizovať» s rýchlymi krokmi pre daný kanál a môžete si zvoliť pokračovať ručne: OTA pripojíte neskôr, keď bude autorizácia dokončená

Rezervácie z portálu končia v nesprávnom ubytovaní

• Stáva sa to takmer vždy, keď boli izby vytvorené pred prepojením kanála: kód portálu nie je zapísaný na správnej izbe
• Otvorte «Prepojiť izby» zo sekcie kanála a potvrďte alebo opravte priradenia
• Už prijaté rezervácie sa nepresúvajú: prepojenie opravuje tie budúce