Sprievodca Správy OTA

Prijímajte a odpovedajte na správy hostí z Booking.com, Airbnb, Expedia a VRBO priamo z Vezpy, v jednej spoločnej schránke

1. Čo sú správy OTA Jedna spoločná schránka pre správy hostí

Správy OTA vám umožňujú prijímať a odpovedať na správy hostí z Booking.com, Airbnb, Expedia a VRBO priamo z Vezpy, bez toho, aby ste museli vstupovať do extranetu alebo do aplikácie portálu. Všetky správy sa zlievajú do jednej spoločnej schránky v aplikácii Vezpa.

Prečo je to užitočné

  • Všetko na jednom mieste: spravujte konverzácie popri ostatných činnostiach ubytovania.
  • Rýchle odpovede: čítajte a odpovedajte bez prepínania na inú aplikáciu.
  • Kompletná história: vždy máte poruke históriu konverzácie s hosťom.
Kanály sú štyri: Booking.com, Airbnb, Expedia a VRBO. Sú to jediné kanály, pre ktoré channel manager odovzdáva správy: rezervácia z iného portálu alebo prijatá vami telefonicky tu konverzáciu nemá, a nie je to chyba.

2. Kde ich nájdete Sekcia Správy a detail rezervácie

Ku konverzáciám sa môžete dostať dvomi spôsobmi:

Zo sekcie Správy

Z nástenky aplikácie Vezpa otvorte sekciu Správy: nájdete tam zoznam konverzácií.

  • Poradie: hore je konverzácia s najnovšou správou. Dátum tejto poslednej správy je uvedený na každom riadku: práve on rozhoduje o pozícii, nie termín pobytu.
  • Čo nevidíte: konverzácie už ukončených pobytov (odchod pred dneškom) zostávajú mimo zoznamu. Tlačidlo Zobraziť aj ukončené pobyty na lište ich vráti späť.
  • Konverzácia s neprečítanými správami sa nikdy neskryje, ani po skončenom pobyte: ak hosť napíše po odchode, kvôli faktúre alebo kvôli zabudnutej veci, nájdete ju tu a počítadlo neprečítaných ju započíta.
  • Ak bola rezervácia zrušená, konverzácia zostáva a riadok to hovorí štítkom Zrušená. Správa, ktorá neodišla, zostáva viditeľná a je označená ako Odoslanie zlyhalo.

Z detailu rezervácie

Po otvorení rezervácie z Booking.com, Airbnb, Expedia alebo VRBO nájdete tlačidlo Správy: zavedie vás priamo do konverzácie s týmto hosťom, už v kontexte jeho rezervácie.

Tlačidlo Správy v detaile rezervácie je najrýchlejší spôsob, ako odpovedať konkrétnemu hosťovi, kým spravujete jeho rezerváciu.
Tá istá konverzácia sa zobrazuje aj v detaile rezervácie, v časti Konverzácia, spolu so všetkým, čo ste hosťovi poslali z Vezpy (e-mail, WhatsApp, automatizácie): pozrite si Sprievodcu detailom rezervácie.

3. Ako to funguje Prijímanie, upozornenie a odpoveď

Nová správa príde z portálu, hneď ako ju hosť napíše, a Vezpa vám pošle upozornenie. Zoznam, ktorý už máte otvorený na obrazovke, sa však sám neprekreslí: znova ho načítate tlačidlom «Obnoviť» v lište alebo potiahnutím zoznamu nadol.

  1. Dostanete upozornenie na novú správu
  2. Otvorte konverzáciu zo sekcie Správy alebo z detailu rezervácie
  3. Prečítajte si kompletnú históriu výmeny s hosťom
  4. Odpovedzte: správa sa odošle hosťovi prostredníctvom kanála portálu, z ktorého rezervácia pochádza

Správa s prílohou ukazuje priamo súbor: fotografia sa objaví v bubline a klepnutím sa otvorí na celú obrazovku, kde ju «Zdieľať» odovzdá tomu, kto ju potrebuje; PDF je riadok, na ktorý klepnete, aby sa otvoril. Súbory dorazia niekoľko sekúnd po správe. Ak niektorý nemožno získať — iný formát než fotografie a PDF, alebo súbor, ktorý portál už neposkytuje — bublina to povie: otvorte ho na portáli.

História vám pomáha nadviazať na konverzáciu aj po niekoľkých dňoch, bez toho, aby ste museli rekonštruovať kontext.

4. Automatizácie v kanáli OTA Automatické správy v chate portálu

Pri rezerváciách z portálov s chatom (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) môžu byť automatické správy nastavené v Automatizáciách doručené do konverzácie. Text bez kontaktov ide prednostne do chatu; text s odkazom alebo kontaktom najprv skúša skutočný e-mail hosťa. Bez skutočného e-mailu ide do chatu: tam Vezpa odstráni e-maily, telefónne čísla a odkazy na iné weby, ale ponechá svoje vlastné odkazy (vezpa.it a vašu aktívnu vlastnú doménu) — na Airbnb aj na Booking.com vždy.

Booking.com nahrádza neschválené odkazy textom [Link was removed]: urobte raz krok v extranete: Ubytovanie → Predvoľby správ → Nastavenia zabezpečenia → „Pridať odkaz“ → vezpa.it (a svoju vlastnú doménu, ak ju používate — odtiaľ začína odkaz na check-in). Ak by chat odkaz odstránil (Expedia, VRBO), automatizácia sa neodošle skomolená: preskočí sa a dôvod sa zapíše do protokolu odoslaní.
Chcete sa o automatizáciách dozvedieť viac? Pozrite si Sprievodca Automatizácie E-mail, kde objavíte spúšťače, viacjazyčné texty a merge polia.

5. Dôležité poznámky Čo mať na pamäti

  • Správy pokrývajú Booking.com, Airbnb, Expedia a VRBO: rezervácia z iného kanála chat nemá.
  • Demo účty nemôžu odosielať ani prijímať skutočné správy: funkcia je zablokovaná pre skúšobné ubytovania.
  • Nová správa príde, hneď ako ju hosť napíše, s upozornením; už otvorený zoznam sa sám neprekreslí: použite «Obnoviť» alebo zoznam potiahnite nadol.

Potrebujete pomoc?

Ak máte pochybnosti o správach OTA, otvorte tiket podpory priamo z aplikácie Vezpa — náš tím vám odpovie v čo najkratšom čase.