Sprievodca Účtovníctvom

Účtovníctvo otvoríte na stránke «Prehľad» tlačidlom «Účtovníctvo». Hore sú karty «Prehľad», «Vývoj», «Výkaz ziskov a strát», «Príjmy», «Výdavky», «Dodávatelia» a «Splatnosti»: ktoré vidí jednotlivá rola, nájdete v časti Kto čo vidí.

Obdobie vyberiete tlačidlami «Tento mesiac», «Minulý mesiac», «Tento rok» a «Minulý rok». Prehľad má tri dlaždice; ťuknutím na jednu sa otvorí karta, ktorá ju vysvetľuje:

• «Zisk»: príjmy mínus výdavky, načerveno, keď je záporný. Otvorí výkaz ziskov a strát.
• «Na úhradu»: výdavky, ktoré ešte nie sú uhradené, a ich počet. Otvorí splatnosti.
• «Pohľadávky za obdobie»: čo vzniklo vo vybraných mesiacoch a ešte nebolo zaplatené. Otvorí príjmy.

Pod nimi je graf «Výdavky podľa kategórie» a «Najbližšie splatnosti».

Hore sú tri čísla, príjmy, výdavky a zisk roka, so zmenou oproti predchádzajúcemu roku, ak je s čím porovnávať. Graf ukazuje pre každé obdobie stĺpec príjmov a stĺpec výdavkov a nad nimi čiaru zisku.

«Mesiac», «Štvrťrok» a «Rok» menia krok grafu, šípky menia rok. Keď ťuknete na jednu alebo viac kategórií, graf ukáže len ich výdavky: zisk zostáva skutočný, príjmy mínus všetky výdavky. «Zoskupené» dá výdavky do jedného stĺpca, «Jednotlivo» ich rozdelí podľa kategórií.

Tabuľka s obdobiami v stĺpcoch (na telefóne sa posúva nabok) a s týmito riadkami:

• «Príjmy»: rozbalí sa podľa položiek, teda podľa typu izby, oddelenia pokladne a Wellness;
• «Výdavky»: rozbalí sa podľa kategórií;
• «Zisk», zvýraznený;
• «Provízie OTA (mimo zisku)», keď existujú faktúry za provízie (pozri Provízie OTA);
• «Zisk predchádzajúceho roka», na porovnanie.

Nad tabuľkou sa zobrazujú upozornenia na čísla na kontrolu: výdavky bez DPH, platby nad celkovou sumou rezervácie (položka «Prebytok», zvyčajne nezaznamenaná refundácia), pobyty rozdelené medzi viac spoločností.

• Počítajú sa len prijaté platby: zálohy a doplatky rezervácií, zaplatené predaje pokladne a Wellness. Karta zložená ako záruka nie je príjem, kým ju nezaťažíte.
• Počítajú sa v mesiaci, do ktorého patria: ubytovanie sa delí noc po noci, takže pobyt od 30. apríla do 3. mája dá jednu noc aprílu a dve máju.
• Daň za ubytovanie zostáva mimo: vyberáte ju pre obec.
• Refundácia rezervácie zrušenej cez Booking Engine znižuje príjmy.

Karta zoskupuje podľa mesiacov a položiek; každá položka ukazuje vzniknutú sumu (čo patrí za tie mesiace) a prijatú sumu. Sumy na tejto karte sú vždy s DPH.

Dole je «Vystavené doklady»: faktúry, dobropisy, potvrdenia a bločky za obdobie. Sú tam na nahliadnutie a nepripočítavajú sa k príjmom, pretože platba a jej faktúra sú tie isté peniaze.

1. Ťuknite na tlačidlo + «Výdavok».
2. Zadajte «Suma» a vyberte «Kategória»: tieto dve stačia, potom «Uložiť».
3. Podľa potreby otvorte «Ďalšie podrobnosti»: dodávateľ (ak chýba, napíšte jeho názov: Vezpa ponúkne jeho pridanie), spoločnosť, «Mesiac, do ktorého patrí», «Počet mesiacov», splatnosť, uhradené, «Sadzba DPH (%)» (navrhne ju kategória), «Číslo dokladu» a poznámky.

Mesiac, do ktorého patrí, je mesiac, ku ktorému výdavok náleží, aj keď ho zaplatíte neskôr. S «Počet mesiacov» sa výdavok rozdelí na rovnaké diely: ročné poistenie na 12 mesiacov váži jednu dvanástinu mesačne.

«Nahrať XML» prečíta taliansku e-faktúru FatturaPA, ako .xml alebo podpísanú ako .p7m: dodávateľa, číslo, dátum, sumy, DPH a splatnosť. Dobropis vstúpi záporne. Výdavok pripadne spoločnosti, na ktorú je faktúra vystavená (IČ DPH príjemcu): ak to nie je žiadna z Vašich, súbor sa odmietne. Vstúpi ako na úhradu, s predvolenou kategóriou dodávateľa.

V Taliansku môžu faktúry dodávateľov prichádzať aj samy. Ak má na stránke «Firmy (IČ DPH)» karta firmy riadok «Faktúry dodávateľov», riaditeľ zvolí «cez Vezpu»: každá faktúra, ktorá príde zo SDI, sa stane výdavkom tej firmy na zaplatenie so štítkom «Prijatá faktúra» a nedá sa odstrániť. Ak už existovala ako výdavok, zadaný ručne alebo z XML, Vezpa ju s ním prepojí namiesto vytvorenia ďalšieho. Pri «cez účtovníka» ich dostáva účtovník a sem ich pridáte tlačidlom «Nahrať XML». Ako to zapnúť, vysvetľuje sprievodcu elektronickou fakturáciou.

Zoznam filtrujete podľa kategórie, dodávateľa a stavu («Všetky», «Na úhradu», «Uhradené»). Každý výdavok môžete upraviť, zmazať, označiť cez «Označiť ako uhradený» alebo «Označiť ako neuhradený» a cez «Duplikovať» skopírovať do iného mesiaca, praktické pri faktúrach za energie. Výdavok bez kategórie sa zobrazí ako «Bez kategórie»; výdavky v inej mene zostávajú mimo súčtu.

Pri výdavkoch, ktoré sa vracajú rovnaké (mzdy, hypotéka, nájom, poplatky), použite «Opakovať» v karte výdavku: «Každý mesiac», «Každé 3 mesiace» alebo «Každý rok», s «Do», ak má opakovanie koniec. Platí pre výdavky zadané ručne, nie pre tie z XML. Vezpa sám vytvorí výdavok každého obdobia v rovnaký deň v mesiaci (31. sa v kratších mesiacoch stane posledným dňom), na úhradu, so sumami, dodávateľom, kategóriou a firmou prvého. V zozname majú výdavky opakovania ikonu so šípkami v kruhu. Zastavíte ho tlačidlom «Zastaviť opakovanie», z prvého výdavku alebo z ktoréhokoľvek vytvoreného; zastaví ho aj zmazanie prvého, pričom už vytvorené výdavky zostanú. Zmena sumy alebo dodávateľa prvého výdavku zmení ďalšie, nie tie už vytvorené. «Duplikovať» zostáva pre jedinú kópiu.

Ak prijímate platby online cez Stripe, jeho poplatky sa zapíšu samy: každý mesiac jeden výdavok od dodávateľa Stripe, v kategórii «Poplatky za platby», už zaplatený, so štítkom «Automatický». Vezpa ho každý deň aktualizuje, preto sa nedá upraviť ani vymazať.

Pri každom dodávateľovi vidíte, koľko ste minuli a koľko zostáva na úhradu vo vybranom období. Dodávatelia vznikajú sami, z výdavku alebo zo súboru XML.

Manažér mení «Názov», «IČ DPH» a «Predvolená kategória»: s predvolenou kategóriou ju nové výdavky tohto dodávateľa, aj tie z XML, dostanú samy.

«Výdavky na úhradu»: neuhradené výdavky, tie po splatnosti označené «Po splatnosti». Na «Označiť ako uhradený» ťuknete priamo tu. Faktúra za provízie kanála, ktorá je stále otvorená, má štítok «Na odsúhlasenie».

«Očakávané platby»: rezervácie s príchodom v posledných 12 mesiacoch alebo v nasledujúcich 30 dňoch, ktoré majú ešte otvorený zostatok. Ťuknutím sa rezervácia otvorí.

Na tejto karte sú sumy vždy s DPH: sú to sumy, ktoré platíte a prijímate.

Každé ubytovacie zariadenie začína s desiatimi predvolenými kategóriami, medzi nimi «Provízie kanálov». Manažér ich spravuje tlačidlom «Kategórie» na karte Výdavky:

• «Premenovať» a «Predvolená sadzba DPH (%)», navrhovaná pri nových výdavkoch;
• «Skryť» a «Zobraziť»: skrytá kategória sa pri nových výdavkoch už neponúka;
• «Pridať kategóriu» pre Vaše vlastné položky.

Predvolené kategórie zmazať nemožno; tie, ktoré ste pridali, áno, ak ich nepoužíva žiadny výdavok.

Ikona % hore prepína medzi «Sumy s DPH» a «Sumy bez DPH». Platí pre Vývoj a výkaz ziskov a strát a v Prehľade pre zisk s rozpisom pod ním a pre graf «Výdavky podľa kategórie».

• Bez DPH sú príjmy očistené o svoju sadzbu: v Taliansku ubytovanie bez 10 %, inde so sadzbou zariadenia. Výdavky sa počítajú základom dane.
• Výdavok, ktorého DPH nie je známa, alebo platba, ktorá nepatrí k rezervácii, sa počíta celá aj bez DPH: upozorní na to poznámka.
• «Na úhradu» a «Pohľadávky za obdobie» sú vždy s DPH, rovnako ako karta Príjmy: sú to peniaze, ktoré skutočne odchádzajú a prichádzajú.

Provízie portálov sa počítajú z rezervácií: vstupujú medzi výdavky, do kategórie «Provízie kanálov», rozdelené noc po noci ako pobyt.

Faktúra za provízie, ktorú Vám kanál pošle, je «Na odsúhlasenie»: zaznamenáte ju do rovnakej kategórie, ručne alebo z XML, aby ste skontrolovali, koľko si kanál ponechal, ale od zisku sa druhýkrát neodpočíta. Kým nie je uhradená, zobrazuje sa v «Na úhradu» a v splatnostiach, pretože je to skutočný dlh. Vo výkaze ziskov a strát má vlastný riadok, «Provízie OTA (mimo zisku)».

Ak má účet viac spoločností (pozri sprievodcu elektronickou fakturáciou), hore sa objaví výber «Spoločnosť»: «Všetky spoločnosti» alebo len jedna. S jedinou spoločnosťou výber nie je.

• Príjem pripadne spoločnosti izby alebo oddelenia; pobyt v izbách rôznych spoločností sa medzi ne delí noc po noci.
• Výdavok z XML pripadne spoločnosti, na ktorej IČ DPH je vystavený; ručne zadaný výdavok spoločnosti vybranej v «Ďalšie podrobnosti», inak obvyklej spoločnosti dodávateľa, inak hlavnej spoločnosti.
• Každý prehľad čítate za jednu spoločnosť alebo za všetky spolu: sumy jednej spoločnosti nikdy neskončia na IČ DPH inej.

• Manažér: všetky karty, prepínač DPH, kategórie a úpravy dodávateľov.
• Asistent: len «Výdavky» a «Dodávatelia». Zadáva výdavky a nahráva XML, vytvára nových dodávateľov z výdavku a upravuje výdavky, ktoré sám zadal ručne; nevidí príjmy ani zisk a nemení kategórie ani dodávateľov.
• Ostatné roly tlačidlo «Účtovníctvo» nemajú.

Štatistiky počítajú tržby podľa dátumu odchodu: všetko, čo hosť minul, vrátane provízie portálu, v mesiaci, keď odchádza, zaplatené alebo nie. Účtovníctvo počíta prijaté peniaze, v mesiaci, do ktorého patrí každá noc. Rovnaké mesiace preto môžu dať rôzne súčty, a tak to má byť: Štatistiky hovoria, koľko ste predali, Účtovníctvo, koľko ste prijali a minuli.

Pod grafom tržieb v Štatistikách nájde manažér poznámku «Prečo Štatistiky ukazujú iné tržby».

Ikona «Daňové doklady» hore otvorí stránky dokladov, ktoré Vaše zariadenie vystavuje, napríklad elektronickú fakturáciu a faktúry: objaví sa, keď je aktívna aspoň jedna z nich.

Účtovníctvo nevystavuje doklady a nič neposiela daňovému úradu: uvádza ich na karte Príjmy, v časti «Vystavené doklady», bez toho, aby ich pripočítalo k príjmom.