Príručka k elektronickej fakturácii

Elektronická fakturácia je systém, prostredníctvom ktorého sa všetky talianske faktúry odosielajú vo formáte XML do Sistema di Interscambio (SDI, výmenný systém) úradu Agenzia delle Entrate (talianska daňová správa). Od roku 2024 je povinná pre všetkých držiteľov IČ DPH (partita IVA) vrátane paušalistov (forfettari).

Čo robí Vezpa

Vezpa vygeneruje XML faktúry, digitálne ho podpíše a odošle do SDI prostredníctvom OpenAPI.it ako autorizovaného daňového sprostredkovateľa. Vy vystavíte faktúru v aplikácii, zvyšok prebehne automaticky.

Náklady: Daňový modul

Elektronická faktúra aj účtenka patria do modulu «Daňový modul», ktorý sa zapína v «Konfigurácia» → «Dane & právny súlad» → sekcia «Elektronická fakturácia» → «Daňový modul». Bez aktívneho modulu sa elektronické faktúry neodosielajú.

• Poplatok je € 7,90 mesačne (vrátane DPH), strháva sa z peňaženky pri aktivácii a potom každý mesiac k rovnakému dňu. Ak ho vypnete a znova zapnete skôr, než zaplatený mesiac skončí, druhý poplatok neplatíte a dátum obnovenia zostáva rovnaký.
• Zahŕňa 100 elektronických faktúr a 500 účteniek za každý mesiac modulu.
• Nad rámec kvóty stojí každá faktúra € 0,19 a každá účtenka € 0,03, z predplateného zostatku.
• Pri vysokých objemoch je cena faktúr a účteniek nad rámec dohodou: napíšte nám a dohodneme sa.
• Kvóta patrí zariadeniu: faktúry odoslané z modulu Wellness spotrebúvajú tých istých sto.
• Ako odoslanie sa počíta aj dobropis a ťarchopis: stoja rovnako ako faktúra.
• Faktúra odmietnutá systémom SDI sa neplatí: suma sa vráti do peňaženky a kvóta sa nespotrebuje.
• Nefiškálne potvrdenie neprechádza cez SDI a zostáva bezplatné, aj bez modulu.

Účtenky za vás odosiela Vezpa ako sprostredkovateľ: nežiadame od vás prihlasovacie údaje. Stačí udeliť splnomocnenie pre Vezpa na portáli «Fatture e Corrispettivi» agentúry Agenzia delle Entrate, v sekcii splnomocnení, na správu denných tržieb (corrispettivi); daňový kód, ktorý treba splnomocniť, nájdete v module. Potom ťuknite na «Zapnúť účtenky». Potrebujete aj nastavenú elektronickú fakturáciu a úplnú adresu ubytovacieho zariadenia (ulica a číslo, PSČ, obec a provincia). Živnostníci nemôžu splnomocniť sprostredkovateľa na odosielanie denných tržieb: pre nich modul zahŕňa iba faktúry. Účtenky sa vystavujú z pokladne, z Wellness a pri uzavretí účtu rezervácie: pozri Sprievodca pokladňou a Sprievodca detailom rezervácie.

Čo Vezpa NErobí

Vezpa sa nestará o desaťročnú archiváciu podľa zákona. Ide o samostatnú zákonnú povinnosť (art. 39 DPR 633/72) a Agenzia delle Entrate ju ponúka bezplatne na portáli „Fatture e Corrispettivi“ (Faktúry a tržby). Musíte si ju aktivovať sami, jedenkrát, hneď na začiatku — všetky kroky nájdete v nasledujúcej časti.

Aktivácia sa vykonáva iba raz, v sprievodcovi nastavením. Pred začiatkom si overte údaje ubytovacieho zariadenia.

Pri aktívnej službe vedie najkratšia cesta z «Prehľad»: dlaždica «Účtovníctvo» vedľa POS otvorí priamo sekciu «Elektronická fakturácia».

Krok 1 — Overte údaje zariadenia

Prejdite do Konfigurácia → Elektronická fakturácia a skontrolujte, či sú správne:

• IČ DPH (Partita IVA) (11 číslic)
• Daňový režim: RF01 (bežný), RF19 (paušálny) atď. — predvolene RF01
• Sídlo: ulica, súpisné číslo, PSČ, obec, provincia
• PEC zariadenia (certifikovaná e-mailová schránka, užitočná na príjem oznámení zo SDI)

Krok 2 — Otvorte sprievodcu aktiváciou

Karta Zariadenie → Elektronická fakturácia → Aktivovať. Sprievodca má 5 krokov:

Krok 3 — Prijmite zmluvu

Vezpa poskytuje softvér na správu prevádzky, OpenAPI.it je daňový sprostredkovateľ, ktorý vo vašom mene podpisuje a odosiela XML súbory do SDI. Prijatie zmluvy je formálny krok potrebný na autorizáciu odosielania.

Krok 4 — Aktivujte bezplatnú archiváciu AdE

1. Otvorte portál „Fatture e Corrispettivi“ na adrese https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Prihláste sa cez SPID, CIE alebo prihlasovacími údajmi Entratel/Fisconline (tie isté ako do daňovej schránky)
3. V ponuke zvoľte „Conservazione“ → „Aderisci al servizio di conservazione“ (Archivácia → Pripojiť sa k službe archivácie)
4. Vyplňte formulár údajmi zariadenia (P.IVA, adresa, e-mail PEC) a digitálne ho podpíšte
5. Odošlite prihlášku: aktivácia je bezplatná a takmer okamžitá

Od tej chvíle sa každá faktúra odoslaná do SDI automaticky archivuje na 10 rokov na serveroch Agenzia delle Entrate, bez akéhokoľvek ďalšieho zásahu.

Krok 5 — Prvé dobitie peňaženky

Aspoň € 10 na pokrytie prvých vystavení. Dobitie prebieha platobnou kartou cez Stripe, platba je bezpečná a žiadne údaje o karte sa na strane Vezpa neukladajú.

Odporúčané balíky:

Faktúra sa vystavuje priamo z rezervácie klienta. Systém predvyplní všetky údaje (izby, noci, poplatky, miestna daň z ubytovania) načítaním z rezervácie: vy ich už len skontrolujete a potvrdíte.

Štandardný postup

1. Otvorte rezerváciu klienta: Karta Rezervácie → Zoznam rezervácií → ťuknutie
2. Otvorte ponuku akcií (ikona ⋮ vpravo hore) alebo použite tlačidlo na karte rezervácie
3. Ťuknite na „Vystaviť elektronickú faktúru“
4. Zvoľte cieľ:
   • Celá rezervácia — ak sa odberateľ zhoduje s hlavným hosťom rezervácie
   • Oddelený účet — ak ste už vytvorili samostatné účty pre rôznych hostí (pozri časť 4)
5. Skontrolujte predvyplnené údaje odberateľa (pozri tabuľku nižšie)
6. Ťuknite na „Vystaviť a odoslať do SDI“
7. Počkajte na potvrdzovacie dialógové okno: „Faktúra odoslaná, číslovanie VZP-2026-0001“

Údaje odberateľa

Kód príjemcu pre firmy

Firma poskytne jedno z dvoch:

• Jedinečný 7-znakový kód (napr. M5UXCR1) → faktúra sa doručí priamo do účtovného softvéru klienta
• Certifikovaná schránka PEC → faktúra sa doručí certifikovanou poštou

Ak firma neposkytne nič, použite 0000000 (sedem núl): faktúra sa aj tak uloží do daňovej schránky (cassetto fiscale) klienta na portáli AdE, kde ju nájde spolu so svojím účtovníkom.

Fyzická osoba bez daňového kódu

Pri talianskych hosťoch je daňový kód povinný (16 alfanumerických znakov). Pri cudzincoch použite taliansky daňový kód, ak ho majú (napr. rezidenti v Taliansku), inak kontaktujte podporu Vezpa a požiadajte o osobitný postup pre zahraničného klienta.

Čo sa deje po odoslaní

S modulom «Daňový modul» je v cene 100 faktúr mesačne; nad rámec € 0,19 za každú z predplateného zostatku. Stav faktúry je viditeľný v Karta Zariadenie → Fakturácia → Zoznam faktúr a prechádza týmito fázami:

V «Vystavené faktúry» je «Hľadať» («Číslo, odberateľ, IČO alebo hosť»): hľadá v čísle, v mene alebo názve firmy zákazníka, v partita IVA, v codice fiscale a v mene hosťa rezervácie. Pod ním sú filtre podľa stavu — «Všetky», «Koncepty», «Odoslané», «Archivované», «Odmietnuté» —, ktoré nahrádzajú predchádzajúcu ponuku filtrov v lište; ak faktúry pokrývajú viac ako jeden rok, ponuka roka s voľbou «Všetky roky» (koncept sa počíta do roka, keď vznikol). V lište ponúka «Zoradiť podľa» «Najnovšie prvé», «Najstaršie prvé», «Číslo: od najvyššieho», «Číslo: od najnižšieho», «Suma: od najvyššej», «Suma: od najnižšej», «Odberateľ (A–Z)»; predvolené je «Najnovšie prvé». Každá karta ukazuje meno zákazníka. Zoznam načítava 50 faktúr naraz: dole «Načítať viac».

Prechod z transmitted do archived nastane vtedy, keď SDI potvrdí doručenie, zvyčajne za 1-2 minúty.

Typický prípad: jedna rezervácia má dvoch alebo viacerých odberateľov, ktorí chcú samostatnú faktúru. Príklad: pár na pracovnej ceste, kde Mario Rossi (fyzická osoba) platí izbu a raňajky, zatiaľ čo Acme Srl (firma) platí pracovné stretnutie a extra služby.

Ako vytvoriť oddelené účty

1. Otvorte rezerváciu → ponuka akcií → „Oddelené účty“
2. Ťuknite na tlačidlo FAB „Rozdeliť účet“ (tlačidlo + vpravo dole)
3. Vyberte odberateľa spomedzi existujúcich alebo ťuknite na „+ Nový odberateľ“ a vytvorte ho hneď
4. Zadajte sumy: Izba, Stravovanie, Miestna daň z ubytovania
5. Označte poplatky z rezervácie, ktoré chcete presunúť na tento účet (napr. „Večera pre 2 osoby“)
6. Uložte: oddelený účet sa zobrazí v zozname
7. Vytvorte ďalšie oddelené účty pre ostatných odberateľov
8. Pri každom účte ťuknite → „Vystaviť faktúru“ → pokračujte bežným spôsobom

Kedy oddelené účty použiť NEMÔŽETE

Dobropis stornuje už vystavenú faktúru, celú alebo jej časť. Faktúru odoslanú do SDI nemožno „zrušiť“: jediný spôsob je vystaviť dobropis v rovnakej (alebo čiastočnej) sume.

Kedy ho vystaviť

• Rezervácia zrušená po vystavení faktúry
• Chyba v sume (napr. klient platí menej pre nedostatok v službách)
• Spätne uplatnená zľava
• Čiastočné storno (napr. jedna izba pri nedostavení sa hosťa)

Ako ho vystaviť

1. Karta Zariadenie → Fakturácia → Zoznam faktúr
2. Ťuknite na pôvodnú faktúru (musí byť v stave archived)
3. Ťuknite na „Vystaviť dobropis (TD04)“
4. Zadajte dôvod a sumu (čiastočnú alebo celkovú)
5. Potvrďte: dobropis sa odošle do SDI a prepojí sa s pôvodnou faktúrou

Vezpa generuje dva typy tlačových dokumentov, ktoré dopĺňajú oficiálnu faktúru (XML SDI). Oba sú bezplatné a nestrhávajú kredit z peňaženky.

Proforma — ako ju vytlačiť

• Z rezervácie → ponuka akcií → „Tlačiť proformu“ (celková proforma)
• Z Oddelených účtov (ikona tlačiarne na každej karte) → proforma pre konkrétny účet
• Z obrazovky „Vystaviť faktúru“ (tlačidlo „Tlačiť proformu“ pod tlačidlom Vystaviť) → náhľad pred potvrdením odoslania do SDI

Zdvorilostná kópia — ako ju vytlačiť

Otvorte Detail faktúry zo zoznamu → „Tlačiť kópiu“. Otvorí sa systémové dialógové okno, kde vyberiete tlačiareň alebo uložíte do PDF.

SDI môže faktúru odmietnuť pre formálne chyby: nesprávny daňový kód klienta, neúplné údaje zariadenia, kód DPH nezlučiteľný s režimom a podobne. Keď sa to stane:

1. Faktúra prejde do stavu rejected v Detaile faktúry
2. Faktúry odmietnuté SDI sa vracajú
3. V detaile sa červenou farbou zobrazí dôvod odmietnutia
4. Opravte údaje (napr. daňový kód klienta) a faktúru vystavte znova opätovným kliknutím na „Vystaviť“

Bežný čas medzi odoslaním a odmietnutím: 5-15 minút.

Sekcia «Elektronická fakturácia» sa otvára z «Prehľad» dlaždicou «Účtovníctvo», alebo z «Konfigurácia» → «Peňaženka a faktúry». Má päť kariet v tomto poradí:

• «Aktivita», na ktorej sa otvára. Hore mesiac v číslach: «Odoslané faktúry» a «Vydané potvrdenia» so sumou, «Koncepty na odoslanie» a «Zamietnuté SDI». Ťuknutím na dlaždicu sa otvorí už vyfiltrovaný zoznam. Pod tým «Posledná aktivita»: faktúry a potvrdenia spolu, po dňoch, jeden riadok na doklad s jeho posledným stavom. Ťuknutím na riadok sa doklad otvorí.
• «Faktúry»: celý zoznam s vyhľadávaním, filtrami podľa stavu a roka a radením.
• «Potvrdenia»: nedaňové potvrdenia s menom zákazníka, filtrovateľné podľa roka. Zoznam načítava 50 potvrdení naraz: dole «Načítať viac».
• «Odberatelia»: adresár daňových údajov vašich zákazníkov.
• «Peňaženka», posledná. Hore «Daňový modul» s poplatkom, ďalším obnovením a faktúrami a blokmi použitými v období («Spravovať modul» otvorí jeho stránku), potom zostatok, «Rýchle dobitie» a «Nedávne transakcie».

Na počítači dá «Aktivita» dlaždice mesiaca do stĺpca vľavo a poslednú aktivitu vedľa; aj «Peňaženka» dáva zostatok a dobitie vedľa pohybov.

Predplatená peňaženka funguje takto:

• Nájdete ju v Karta Zariadenie → Fakturácia → Peňaženka
• Neexpiruje — kredit zostáva vždy k dispozícii
• Jediné opakované strhávanie — poplatok za «Daňový modul», ak ste ho aktivovali
• Dobíja sa kartou cez Stripe, kedykoľvek
• Zobrazuje zostatok, transakcie dobitia a transakcie čerpania

Nízky zostatok

V rámci sto zahrnutých faktúr sa na peňaženku nehľadí. Nad kvótu sa vystavenie zastaví, ak zostatok nepokryje € 0,19 za faktúru. Ak pri obnovení zostatok nestačí na poplatok, faktúry sa zastavia, kým nedobijete, zatiaľ čo účtenky pokračujú, pretože sú povinné: ich cena dostane zostatok pod nulu a vyrovná sa pri ďalšom dobití.

Pri technických problémoch alebo otázkach o fungovaní aplikácie:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

Pri pochybnostiach o predpisoch (daňový režim, kódy DPH, osobitné daňové prípady) sa poraďte so svojím účtovníkom.