Sprievodca fakturáciou

Táto funkcia vystaví faktúru z rezervácie ubytovania alebo z predaja vo wellness module, pre ubytovania v ktorejkoľvek z 21 krajín EÚ, ktoré Vezpa pre tento doklad pokrýva. Vezpa vyplní riadky v jazyku vašej krajiny, uplatní pravidlá DPH vašej krajiny, vytvorí PDF a vedie priebežné číslovanie.

Čo robí, všade tam, kde je dostupná

• Vyplní faktúru z rezervácie (ubytovanie, poplatok z pobytu, ďalšie účtované položky), pričom popisy riadkov aj označenia v PDF sa vytlačia v predvolenom jazyku vašej krajiny
• Vystaví doklad v mene vašej krajiny — koruny, zloté, forinty, lei alebo eurá podľa toho, kde ste zaregistrovaní, nie jedna spoločná mena pre všetkých
• Podľa vášho statusu uplatní alebo vylúči DPH, v sadzbe vašej krajiny
• Dole na doklade vytlačí právnu poznámku, ktorú ste zadali: povinnú, ak nie ste platiteľ DPH, nepovinnú, ak ním ste
• Vygeneruje PDF a vedie priebežné číslovanie po rokoch, bez medzier a bez opakovaného použitia čísel

ARES a QR Platba: dva doplnky spojené s Českom

Vezpa má aj dva doplnky spojené s Českom, ale nie rovnakým spôsobom. Vyhľadávanie vo verejnom registri ARES doplní firemného zákazníka podľa jeho IČO a zobrazí sa vždy, keď je zákazníkom na faktúre česká firma, bez ohľadu na to, v ktorej krajine je zaregistrované vaše ubytovanie: rakúske ubytovanie, ktoré fakturuje českej firme, ho vidí; české ubytovanie, ktoré fakturuje nemeckej firme, nie. Platobný kód QR Platba vytlačený na faktúre naopak zostáva vyhradený naozaj len ubytovaniam zaregistrovaným v Česku. Oba sú vysvetlené v oddieloch 4 a 6 — existujú preto, že ARES aj formát QR Platba sú české národné systémy; Vezpa (zatiaľ) nevytvára ekvivalent pre ostatných 20 krajín. Slovenské ubytovanie QR Platbu ani variabilný symbol nemá — oba sú tiež české; vyhľadávanie ARES sa mu naopak zobrazí, ak je jeho zákazníkom česká firma, rovnako ako ktorémukoľvek inému z tých 20 krajín.

Cena

Žiadna. Faktúru vytvára Vezpa lokálne: neprechádza cez sprostredkovateľa, nečerpá kredit v peňaženke a nemá poplatok za doklad.

Kto ju môže používať

Nastavenia aj vystavenie sú vyhradené rolám manažér a asistent. Položka v menu sa zobrazí pri ubytovaní v ktorejkoľvek z 21 pokrytých krajín EÚ (Rakúsko, Belgicko, Bulharsko, Chorvátsko, Česko, Dánsko, Fínsko, Francúzsko, Nemecko, Grécko, Maďarsko, Írsko, Luxembursko, Holandsko, Poľsko, Portugalsko, Rumunsko, Slovensko, Slovinsko, Španielsko a Švédsko) — nie pri Taliansku, ktoré namiesto toho používa elektronickú fakturáciu do SDI.

Čo zatiaľ nevie

• Odosielanie daňovému úradu: neexistuje, v žiadnej z 21 krajín. Vezpa doklad vytvorí a tam končí: vystavíte ho, vytlačíte a odovzdáte hosťovi. Akékoľvek elektronické podanie alebo zaúčtovanie, ktoré vaša krajina vyžaduje, zostáva mimo tejto funkcie a robíte ich naďalej tak ako dnes
• Dobropis: v tejto verzii nie je dostupný v žiadnej z 21 krajín. Chybnú faktúru namiesto toho stornujete — pozri oddiel 7
• eTurista (Česko): odosielanie do portálu nie je integrované

Otvorte Konfigurácia → Fakturácia. Hore sú dva samostatné prepínače, pod nimi vaše údaje dodávateľa.

Dva prepínače

• Aktivovať fakturáciu — zapne funkciu. Kým je vypnutá, vystavenie z rezervácie upozorní, že fakturácia nie je aktívna
• Platiteľ DPH — vyhlasuje, že ste platiteľom DPH. Ak nie ste, nechajte vypnuté: faktúry vyjdú bez DPH a namiesto toho sa dole vytlačí zákonná poznámka o oslobodení

Poznámka dole na doklade: povinná bez DPH, nepovinná s DPH

Pole pre právnu poznámku tlačenú dole na faktúre tam je vždy, mení sa však jeho povaha podľa prepínača Platiteľ DPH.

• Ak nie ste platiteľ DPH, pole sa volá Poznámka o oslobodení a je povinné: bez neho Vezpa vystavenie odmietne. V Česku ho môžete nechať prázdne — Vezpa pri vystavení aj tak vytlačí overenú vetu, ktorá sa na českých faktúrach používa, a je to jediná krajina, kde to robí. V každej inej krajine — na Slovensku tiež — Vezpa toto znenie za vás nevymýšľa: nesprávna právna formulácia na skutočnej faktúre je horšia než aplikácia, ktorá sa najprv opýta. Takže si ju napíšete sami, ideálne tú, ktorú už používa vaša účtovníčka, a bez nej sa doklad nevystaví. To, čo napíšete vy, má vždy prednosť, aj v Česku.
• Ak ste platiteľ DPH, pole sa volá Nepovinná poznámka a je naozaj nepovinné: nechajte ho prázdne a dole na faktúre sa nevytlačí žiadny riadok. Je tu pre každého, kto musí na doklade uviesť právny odkaz, hoci je platiteľom DPH — napríklad poznámku o prenesení daňovej povinnosti. Text si píšete sami: Vezpa ho nepredvypĺňa v žiadnej krajine, Česko nevynímajúc.

Jednotlivé polia

Číslo faktúry tvorí predpona + poradové číslo + rok, napríklad FA12/2026. Poradové číslo začína každý rok znova od 1.

Jednotné alebo oddelené

• Jednotné — ubytovanie aj wellness používajú pole Prefix ubytovania, teda jediný rad
• Oddelené (pobyt / spa) — každé používa svoj vlastný prefix, a má tak vlastný rad

Platí vlastne jediné pravidlo: rad sa riadi predponou. Dve faktúry s rovnakou predponou zdieľajú počítadlo, dve rôzne predpony majú počítadlá nezávislé. Vďaka tomu nemôžu dva doklady nikdy niesť rovnaké číslo.

Bez medzier, bez opakovania

• Ak vystavenie zlyhá v polovici, hoci len pri tvorbe PDF, nespotrebuje sa žiadne číslo: celá operácia sa vráti späť
• Ak vystavujú dvaja ľudia v rovnakom okamihu, obe operácie sa zaradia do frontu a dostanú dve po sebe idúce čísla
• Stornovaná faktúra si svoje číslo ponechá a nikdy sa znovu nepridelí

Dve podoby toho istého čísla

V poli «Formát čísla» zvolíte, ako sa tlačí. «Predpona + číslo / rok (napr. 54/2026)» je predvolená podoba, opísaná vyššie, a pre toho, kto už vystavoval, sa nič nemení. «Predpona + rok + štvormiestne číslo (napr. 20260054)» je podoba bežná v českých fakturačných systémoch: najprv rok, potom poradové číslo na štyri miesta — s predponou FA teda FA20260054. Mení sa len tlač: rad, predpona aj poradové číslo zostávajú rovnaké a už vystavené faktúry sa neprečíslujú.

Nadviazanie na číslovanie predchádzajúceho systému

Ak prechádzate z iného systému s už rozbehnutým radom — napríklad z predchádzajúceho fakturačného systému, ktorý skončil pri faktúre 53 —, najprv zvoľte formát, ktorý ste používali; potom pri prvej faktúre vystavenej vo Vezpe ťuknite na ceruzku vedľa «Číslo faktúry» a do «Poradové číslo» napíšte 54. Odtiaľ Vezpa pokračuje sama: 55, 56…

1. Otvorte rezerváciu a zvoľte akciu fakturácie: otvorí sa obrazovka Vystaviť faktúru
2. Zvoľte typ zákazníka: súkromná osoba alebo firma
3. Pri firme vyplňte Daňové identifikačné číslo zákazníka — povinné len vtedy, ak je vaše ubytovanie v Česku, inde nepovinné. Ak je zákazníkom česká firma, vedľa poľa sa zobrazí tlačidlo Načítať z ARES, bez ohľadu na krajinu vášho ubytovania: ťuknite naň a obchodné meno, číslo DPH a adresa sa doplnia automaticky z českého verejného registra firiem. Ak nie je český ani zákazník, ani vaše ubytovanie, tlačidlo sa nezobrazuje — ARES pozná len české firmy — zadajte teda údaje zákazníka ručne
4. Skontrolujte riadky a ťuknite na Vystaviť
5. PDF sa hneď otvorí: môžete ho vytlačiť alebo poslať hosťovi

Čo sa dostane na riadky

Každý popis riadka sa vytlačí v predvolenom jazyku vašej krajiny a sumy v mene vašej krajiny. Ak nie ste platiteľ DPH, všetky riadky vyjdú bez dane a dole sa vytlačí poznámka o oslobodení. Vezpa ceny neprepočítava: berie sumy, ktoré už na rezervácii sú.

Číslo, ešte pred vystavením

Hore na obrazovke «Vystaviť faktúru» sa zobrazuje «Číslo faktúry»: číslo, ktoré táto faktúra dostane, teda ďalšie v jej rade, už vo zvolenom formáte. Zvyčajne netreba nič robiť. Ceruzka vedľa, «Zmeniť číslo», slúži jedinému prípadu — nadviazať na číslovanie systému, ktorý ste používali predtým — a otvorí upozornenie, pole «Poradové číslo», kam napíšete len poradové číslo (napríklad 54), a náhľad čísla tak, ako sa vytlačí. Po potvrdení Vezpa overí, že je voľné; ak nie je, zobrazí sa «Toto číslo už má vystavená faktúra.»

E-mail zákazníka a odoslanie hneď potom

Pod údajmi zákazníka je pole «E-mail zákazníka», už vyplnené e-mailom z rezervácie: dostane sa do faktúry a určuje, kam sa pošle. Opravte ho, ak faktúra ide napríklad do účtovníctva firmy. Po «Vystaviť» sa otvorí náhľad PDF a v hornej lište je tlačidlo «Odoslať faktúru».

Oprava položiek a vlastný text

Pod údajmi zákazníka nájdete «Položky faktúry», už vyplnené z rezervácie: každá položka má «Popis», «Množstvo» a «Jedn. cena» a všetky ich môžete pred vystavením opraviť. Položka ubytovania nesie dátumy pobytu, počet nocí, počet osôb a názov ubytovacej jednotky. «Pridať položku» jednu pridá, kôš vedľa položky ju odstráni a «Spolu» sa mení, ako píšete. To isté platí pre položku Wellness. Pole «Vlastný text na faktúre» je nepovinné a vytlačí sa na PDF: napríklad poďakovanie alebo pokyny k platbe. PDF je členené do blokov — vaše údaje dodávateľa a údaje odberateľa, dátumy dokladu so splatnosťou, tabuľka položiek.

Daň za ubytovanie a DPH, ak ste platiteľ DPH. Rozhoduje, kto daň podľa zákona dlhuje. Ak ju dlhuje hosť a vy ju vyberáte pre obec alebo turistickú organizáciu, zostáva mimo základu DPH (smernica 2006/112/ES, čl. 79 písm. c)) a položka vyjde ako nezahrnutá do základu DPH: v PDF má v stĺpci sadzby «–» namiesto 0, rekapitulácia DPH jej dá vlastný riadok, «Nezahŕňa sa do základu DPH», a vytlačený základ ju nezahŕňa; ak ju dlhuje ubytovacie zariadenie, je súčasťou ceny a nesie DPH za ubytovanie. Rozhoduje o tom nastavenie «Daň za ubytovanie a DPH»: predvolené je «Automaticky (podľa krajiny)» a pod ponukou si prečítate, čo teraz platí pre vašu krajinu.

• Automaticky v základe DPH: Španielsko, Belgicko a Bulharsko. Položka dostane sadzbu ubytovania a nenesie žiadny dôvod. V Španielsku je to stanovisko daňovej správy (stanovisko DGT V0507-26). V Belgicku sa pri voľbe «Mimo základu DPH (vyberaná pre obec)» vytlačí dôvod s odkazom na belgický zákon.
• Mimo základu DPH, s vytlačeným dôvodom: Česko, Slovensko, Poľsko, Maďarsko, Rakúsko, Luxembursko, Portugalsko, Chorvátsko, Slovinsko a Holandsko. Pod položkou sa drobnou kurzívou zobrazí dôvod s odkazom na vnútroštátny zákon — napríklad Nezahŕňa sa do základu DPH (prechodná položka, § 22 ods. 3 ZDPH) – miestna daň vybraná pre obec podľa zákona č. 582/2004 Z. z.; v PDF je vytlačený pod popisom položky aj v riadku «Nezahŕňa sa do základu DPH» v rekapitulácii DPH. V Holandsku zostáva daň mimo základu aj vtedy, keď ju dlhuje ubytovacie zariadenie, ak je vypočítaná za noc a uvedená na samostatnom riadku (Hoge Raad, 1985).
• Musíte zvoliť: Nemecko (Kurtaxe alebo City-Tax), Francúzsko (taxe de séjour au réel alebo forfaitaire) a Rumunsko, kde to závisí od obce alebo režimu. Kým nezvolíte, pri vystavení faktúry k rezervácii s daňou sa zobrazí karta «Ako sa pri DPH zaobchádza s daňou za ubytovanie?» s dvoma tlačidlami, «Mimo základu DPH (vyberaná pre obec)» a «V základe DPH (sadzba ubytovania)», a «Vystaviť» zostáva neaktívne; vystavenie odmietne aj server. Voľba sa uloží v nastaveniach a položky sa znovu načítajú: s «Mimo základu DPH (vyberaná pre obec)» sa vytlačí dôvod s právnym odkazom danej krajiny, s «V základe DPH (sadzba ubytovania)» položka dostane sadzbu ubytovania.
• V ostatných krajinách zostáva položka mimo základu DPH, bez dôvodu; ak daň dlhuje ubytovacie zariadenie, zvoľte «V základe DPH (sadzba ubytovania)». V Grécku poplatok za klimatickú odolnosť nikdy nie je na faktúre: patrí na samostatný osobitný doklad («ειδικό στοιχείο»), ktorý vystavujete cez svojho poskytovateľa myDATA s odkazom na číslo a dátum faktúry; Vezpa ho nevystavuje a položku na faktúru nedáva.

Položka dane za ubytovanie ukazuje jednotky × sadzbu — napríklad 14 × 2,00 —, keď majú všetky zdanené jednotky (noci na osobu alebo na izbu) rovnakú sadzbu; pri rôznych sadzbách zostáva 1 × spolu. Katalánsko vyžaduje na faktúre noci a sadzbu a v Holandsku drží daň mimo základu práve výpočet za noc. V prípade pochybností sa opýtajte účtovníka: voľba platí pre faktúry vystavené od tej chvíle. Ak platiteľom DPH nie ste, nič sa nemení: ponuka sa nezobrazí, položka vyjde bez dane a pre celý doklad platí poznámka o oslobodení dole.

Rovnaká akcia vystavenia je k dispozícii aj pri wellness rezervácii alebo predaji produktu. Faktúra vyjde s jediným riadkom Wellness, ktorý nesie celkovú sumu účtu.

Zvyšok postupu je rovnaký: typ zákazníka, prípadné vyhľadanie v ARES, vystavenie a PDF.

IBAN, ktorý nastavíte v Nastaveniach, sa tlačí na každej faktúre, vo všetkých 21 krajinách, ako obyčajný riadok platobného údaja, aby mohol hosť zaplatiť bankovým prevodom. Bez IBAN sa netlačí žiadny platobný riadok.

Ktoré číslo slúži ako variabilný symbol, závisí od formátu. Pri «Predpona + číslo / rok (napr. 54/2026)», alebo s predponou, ktorá obsahuje písmená, je to samostatné počítadlo, jedinečné pre ubytovanie a nikdy znovu nepoužité, ktoré sa nezhoduje s číslom faktúry. Pri «Predpona + rok + štvormiestne číslo (napr. 20260054)» a čísle len z číslic (najviac 10) je VS samotné číslo faktúry — faktúra 20260054, VS 20260054, aj v QR kóde — ako v českých účtovných systémoch: kto platí, nájde faktúru na výpise bez druhého čísla.

V Česku nájdete v nastaveniach aj pole Číslo účtu (český formát): zapíšte ho ako predčíslie-číslo/kód banky (napríklad 19-2000145399/0800). Práve to sa vytlačí na faktúre, pretože v tejto podobe ho hľadajú české firmy; IBAN zostáva vytlačený pod ním, pre platby zo zahraničia. QR Platba však prijíma iba IBAN: Vezpa si ho odvodí zo zapísaného čísla a ukáže ho pod poľom — hneď vidíte, na ktorý účet kód povedie. Ak vyplníte obe polia a označujú dva rôzne účty, Vezpa nič neuloží a upozorní vás.

Na stránke Fakturácia otvorí ikona hore zoznam Vystavené faktúry. Pri každej vidíte číslo, dátum, sumu a stav: Vystavená, Zaplatená, Stornovaná.

Najkratšia cesta vedie z «Prehľad»: dlaždica «Účtovníctvo» vedľa POS otvorí priamo «Vystavené faktúry».

Hore v zozname je «Hľadať» («Číslo, odberateľ, IČO alebo hosť»): hľadá v čísle, v mene zákazníka, v jeho IČO alebo IČ DPH a v mene hosťa rezervácie. Pod ním sú filtre podľa stavu — «Všetky», «Vystavená», «Zaplatená», «Stornovaná» — a ak faktúry pokrývajú viac ako jeden rok, ponuka roka s voľbou «Všetky roky». V hornej lište ponúka «Zoradiť podľa» «Najnovšie prvé», «Najstaršie prvé», «Číslo: od najvyššieho», «Číslo: od najnižšieho», «Suma: od najvyššej», «Suma: od najnižšej», «Odberateľ (A–Z)»; predvolené je «Najnovšie prvé». Zoznam načítava 50 faktúr naraz: dole «Načítať viac» prinesie ďalšie.

Zaplatená sa objaví, keď zákazník zaplatí z odkazu vytlačeného na faktúre. Potvrdenie však príde vo chvíli, keď sa tá stránka znova otvorí: ak zákazník zaplatí a už sa nevráti, faktúra zostane ešte chvíľu Vystavená, hoci sú peniaze už na vašom účte Stripe. V prípade pochybností platí váš panel Stripe.

Znovu otvoriť PDF

Ťuknite na Otvoriť PDF: dokument je uložený presne tak, ako vyzeral pri vystavení, negeneruje sa znova.

Odoslanie faktúry e-mailom

Tlačidlo «Odoslať faktúru» je v lište náhľadu PDF, hneď po vystavení aj keď faktúru znovu otvoríte zo zoznamu, a položka zostáva aj v ponuke riadka. Otvorí list na odoslanie, len e-mailom: «Adresa príjemcu» sa dá upraviť a začína e-mailom zákazníka uvedeným na faktúre, a ak chýba, e-mailom hosťa. Vezpa overí, že adresa je platná, a naozaj tam pošle, s archivovaným PDF v prílohe.

Text e-mailu napíšete v «Text e-mailu s faktúrou» v nastaveniach fakturácie: zvoľte «Jazyk textu», potom «Predmet» a «Text». V prázdnom poli vidíte predvolený text, ktorý platí, kým nenapíšete vlastný, a môžete použiť {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Obnoviť predvolený text» vráti predvolený. E-mail odchádza v jazyku hosťa a podpisom je názov ubytovania, ktorý hosť pozná, nie vaše obchodné meno.

Storno

1. Otvorte faktúru zo zoznamu a zvoľte Stornovať faktúru
2. Potvrďte: faktúra prejde do stavu Stornovaná
3. Číslo zostáva rezervované a znovu sa nepridelí

Pri technických problémoch alebo otázkach k fungovaniu aplikácie:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

Pri daňových otázkach (status platiteľa DPH, sadzby, osobitné prípady vašej krajiny) sa obráťte na svoju účtovníčku.