Guide Konfiguration

Sektionen Konfiguration er konfigurationscentret for din indkvartering. Herfra kan du administrere alle operationelle og organisatoriske aspekter.

• Administrere værelser og typologier
• Konfigurere Bookingmotoren
• Tilslutte OTA-kanaler
• Administrere teamet og roller
• Se statistik
• Kontakte support
• Administrere din konto

Headeren øverst viser:

• Indkvarteringens navn
• Type (Hotel, B&B, Lejligheder)
• Antal typologier og samlede værelser

To niveauer: kontoen og dens ejendomme

Hvis du styrer flere ejendomme, står der to navne øverst på siden, og de er værd at holde adskilt:

• rullemenuen, mærket Valgt ejendom, vælger én ejendom;
• det farvede felt nedenunder, mærket Konto, rummer dem alle: virksomhedens navn, type og land.

Hver gruppe længere nede fortæller, hvad den følger: navnet på den valgte ejendom — sådan er det for Overnatning og Kanaler & priser — eller Alle ejendomme for det, der gælder hele virksomheden (Skat & juridisk overholdelse, Moduler, Konto & support). Inde i en gruppe bærer de få undtagelser — tidszonen og RMS — selv angivelsen.

Med kun én ejendom vises intet af dette: der er ikke noget at skelne.

Tilføj ny type

Knap til at oprette en ny værelsestype. Du kan oprette op til 100 boliger: hvis du overskrider dem, der er med i dit abonnement, siger appen til, og hvis du betaler med kort, skifter dit abonnement af sig selv til det højere ved næste fornyelse — imens bruger du fortsat alle værelser.

Administrer værelser

Ændr antallet af værelser for hver eksisterende type.

Betaler du via Google Play eller App Store?

Butikkerne kan kun opkræve deres listeabonnementer: et aftalt beløb kan de ikke opkræve. Hvis din fornyelse derfor omfatter et aftalt beløb eller kræver vores godkendelse, viser skærmen Administrer værelser et særligt kort. Skiftet sker i denne rækkefølge:

1. Opsig i butikken — åbner din butiks side til administration af abonnementer. Kun du kan opsige et Google Play- eller App Store-abonnement: vi kan ikke gøre det for dig.
2. Aktivér kortbetaling — fra appen på Android og Windows. På iPhone og iPad vises denne knap ikke, fordi App Stores regler ikke tillader at henvise til en ekstern betaling inde fra appen: brug en anden enhed (Android eller Windows) eller webstedet vezpa.it.

At opsige i butikken slukker ikke noget med det samme: butikkens abonnement er gyldigt indtil sit naturlige udløb, og imens tager kortet over. Du står aldrig uden tjeneste, og intet værelse bliver nogensinde slettet eller skjult.

Udvidelig liste med alle indkvarteringens typologier/værelser.

• For hoteller: viser værelsestyperne (f.eks. "Dobbelt Standard", "Suite")
• For B&B/Lejligheder: viser de enkelte enheder

Tryk på en typologi for at udvide og se detaljer: antal værelser, basispriser, inkluderede services.

Både værelser og selve overnatningsstedet har et dedikeret fotogalleri (op til 20 fotos hver), der kan omarrangeres ved at trække miniaturerne: det første foto bliver forsidebilledet, der vises i Booking Engine.

Sorter værelser

Fra sektionen Boliger kan du åbne Sorter værelser for at trække værelser/enheder og angive den rækkefølge, de vises i i appen og kalenderen. Med kontakten øverst kan du skifte til tilstanden Booking Engine for separat at angive den rækkefølge, der vises for gæster på bookingportalen (hvis ikke tilpasset, følger den app-/kalenderrækkefølgen).

Sådan læser du sengekoden

Koden beskriver sengene i værelset: X er en enkeltseng, M en dobbeltseng, og de lægges sammen. Den er en huskeregel for dig og rengøringspersonalet: den ændrer hverken prisen, kapaciteten eller det, portalerne viser.

I konfigurationen af hver bolig finder du feltet Indretning i afsnittet Detaljer. Tryk på det: listen med de ni koder åbner, hver med sin forklaring.

Den samme liste åbnes fra tavlen Afdelinger: tryk på boligen og derefter på Indretning. Begge steder vælger du en kode på listen: det er ikke et felt, hvor man skriver en beskrivelse af sengene.

Må ikke forveksles: den kapacitet, du sælger, er Maks. gæster, og den værelsestype, portalerne viser gæsten, er Kommerciel type. Indretningen opdateres fra boligens konfiguration eller fra tavlen Afdelinger: rengøringspersonalets dashboard hverken viser eller ændrer den.

Tider for check-ind og check-ud

Nederst i gruppen Overnatning, under listen over værelser og ved siden af tidszonen, finder du Tider for check-ind og check-ud: to punkter, Check-ind fra og Check-ud senest. Tryk på et af dem og vælg klokkeslættet på uret — værdien gemmes med det samme. De er allerede udfyldt — 14:00 og 10:00 — og passer de dig, skal du ikke gøre noget. Det er indkvarteringens officielle tider, altså dem du selv oplyser: ankomsttiden er ikke det klokkeslæt, hvor gæsten reelt dukker op, for ved ankomsten er der intet øjeblik at registrere, og Vezpa måler det ikke.

De tæller for den, der skal indberette gæster til myndighederne. Spanien, Kroatien, Slovenien og Bulgarien beder også om klokkeslættet for ankomst og afrejse, ikke kun dagen: det er tiden, du skriver her, der ryger med i indberetningen. Afrejsen er undtagelsen og den eneste af de to, der kan blive virkelig: registrerer du gæstens check-ud, indberettes det rigtige tidspunkt for udtjekningen; gør du ikke, indberettes den officielle tid, du har skrevet her. Det er indkvarteringens lokale tider, læst i dens egen tidszone: de omregnes ikke.

»Sæsonlukning«

Til et hotel, der lukker for sæsonen. Under »Konfiguration«, gruppen »Konto & support«, finder direktøren kortet »Sæsonlukning«: med »Vælg lukkeperioden« vælger han perioden, ser beløbet og bekræfter. Hver månedlig betaling, der begynder i perioden, koster 30 % af abonnementet inkl. moms; ved genåbningen gælder den fulde pris igen af sig selv.

• Perioden er sammenhængende, varer 3 til 6 måneder og begynder fra i morgen. Der skal gå mindst 6 måneder mellem slutningen af en lukning og starten på den næste.
• Der må ikke være bookinger i perioden: er der nogen, viser appen dem, og lukningen starter ikke.
• Lukkede datoer kan ikke bookes nogen steder: kanaler, bookingmotor eller manuel indtastning. I kalenderen vises de som »Sæsonlukning« og kan ikke frigøres. Sender en kanal alligevel en booking på de datoer, bevares bookingen, og direktøren får en notifikation.
• Kun tilgængelig ved betaling via hjemmesiden (kort), ikke med et abonnement fra app-butikken.

Når lukningen er aktiveret, kan den ikke annulleres i appen: skriv til support for at ændre den. Resten af appen fungerer som normalt, så du kan forberede sæsonen og modtage bookinger på de åbne datoer.

»Adgangsenheder«

Til gæster, der selv lukker sig ind med en nøgleboks. Under »Konfiguration«, gruppen »Værelser«, finder direktøren »Adgangsenheder«: én enhed pr. række, med navn, kode og de værelser, den åbner (én boks kan betjene flere værelser). Indtil videre er typen »Offline (fast kode)«: koden skriver du selv, og den forbliver den samme, til du ændrer den.

• Koden når gæsten via automatiseringen »Adgangskoder (check-in godkendt)« under »Automatiseringer«: den sendes først, når du har godkendt online check-in fra bookingkortet, på ankomstdagen på det valgte tidspunkt (kl. 8 som standard), eller med det samme, hvis du godkender senere den dag. Én gang pr. booking.
• Ændrer du en kode, fortæller appen, hvor mange gæster med et ophold, der ikke er slut, der allerede har fået den gamle, så du kan give dem besked.
• Siden er kun for direktøren. Et værelses kode står også på bookingkortet, i feltet »Nøgler«.

»Blokerede gæster«

Så du ikke længere modtager bookinger fra en bestemt person. Under »Konfiguration«, gruppen »Kanaler & priser«, lige under Booking Engine, finder du »Blokerede gæster«: én liste pr. ejendom. Med »Bloker en gæst« vælger du, om du vil blokere en e-mailadresse eller et telefonnummer, og du kan tilføje en begrundelse, som forbliver intern. Et telefonnummer genkendes, uanset hvordan det er skrevet: mellemrum og landekode (+39, 0039 eller ingen) betyder intet.

• I Booking Engine kan gæsten ikke gennemføre bookingen: gæsten ser en neutral besked om at kontakte stedet direkte og får ikke at vide, at vedkommende er blokeret.
• Når du booker manuelt i appen, vises der ved bekræftelse eller tilbud en advarsel med den fundne e-mail eller det fundne telefonnummer og begrundelsen: for at fortsætte alligevel bekræfter du to gange (se guiden til bookinger).
• Fra Booking.com, Airbnb og de andre portaler ankommer bookingen allerede bekræftet og kan ikke afvises: du får en push-notifikation om den blokerede gæst, én gang pr. booking.
• Fra iCal-kalendere er der ingen kontrol: de kalendere indeholder hverken e-mail eller telefon.
• Direktøren redigerer listen; assistenten kan kun se den. Andre roller ser ikke »Konfiguration«.

Belægningsloft pr. kanal

Nogle OTA-kanaler accepterer færre gæster, end du reelt sælger her. Et værelse med plads til 3 kan for eksempel kun være bookbart til 2 gæster på en bestemt kanal: kanalen afviser prisen for den tredje gæst hver gang, og værelset ender med reelt ikke at kunne sælges til 3 på netop den kanal. Er din indkvartering forbundet med mindst én OTA-kanal, finder du Belægningsloft pr. kanal i værelsets konfiguration, lige under Kapacitet: én linje pr. forbundet kanal, hver med sit aktuelle loft (eller "Intet loft angivet — sælges til fuld kapacitet") og en redigeringsknap.

Du kan angive, ændre eller fjerne loftet for hver kanal uafhængigt. Angiv det maksimale antal gæster, kanalen accepterer; fjerner du det, sælges værelset igen til fuld kapacitet på den kanal. Du behøver ikke angive noget manuelt: afviser en kanal en pris, fordi dens eget belægningsloft er lavere end det, du sælger, lærer Vezpa loftet automatisk første gang det sker — det er forventet adfærd, ikke en fejl.

Det er noget andet end meddelelsen Afvigende kapacitet på portalen i OTA-vejledningen: den meddelelse er automatisk og kun til visning, og oplyser blot den kapacitet, som selve portalen angiver. Loftet, der beskrives her, er derimod en grænse, som Vezpa selv sætter for det, den sender til den kanal, og det er dig, der kan angive, ændre eller fjerne den.

«Online check-in»: fotoet af identitetsdokumentet

Under «Konfiguration», gruppen «Skat & juridisk overholdelse», har afsnittet «Online check-in» indstillingen «Foto af identitetsdokument» med tre valg: «Ikke påkrævet», «Valgfri» og «Påkrævet». Kun den, der må konfigurere indkvarteringen, ser den. Slår du den til, fotograferer hver gæst for- og bagsiden af sit eget dokument ved online check-in: ikke kun hovedgæsten, også de andre, der i formularen hedder «Gæst 1 (hovedgæst)», «Gæst 2» og så videre. Med «Påkrævet» kan registreringen ikke gøres færdig uden de to fotos; den, der allerede har uploadet dem, skal ikke gøre det igen.

Fotoene bliver formindsket, renset for metadata (også GPS-position) og gemt krypteret: intet offentligt link fører til dem. I appen ser kun de roller, der håndterer bookinger, dem, ikke husholdersken og ikke observatøren, på gæstens kort. De slettes af sig selv 7 dage efter afrejse, og straks hvis gæsten slettes eller anonymiseres; du kan også selv slette dem før. På formularen læser gæsten en note, der forklarer, hvad de bruges til, og hvornår de forsvinder.

I gruppen «Værelser», punktet «Bookingetiketter» — kun for direktøren — administreres listen over etiketter for denne ejendom: de farvede mærker, du derefter tænder og slukker på hver bookings kort (se guiden til bookingkortet).

Hver etiket har et navn og en farve valgt fra en palet; du opretter, giver nyt navn til og sletter dem her, op til tyve etiketter pr. ejendom.

Du trækker i listen for at ændre rækkefølgen, og denne rækkefølge er prioriteten: den styrer, i hvilken rækkefølge etiketterne vises overalt, både på bookingkortet og i bookinglisten.

Etiketter er pr. ejendom: hvis du administrerer mere end én, opsætter du dem hver for sig med vælgeren øverst på siden.

Placeringen sætter du ved at skrive adressen: mens du skriver, dukker forslagene op, du vælger et, og positionen sætter sig selv på det lille kort nedenunder. Passer punktet ikke helt, så træk kortet for at rette det — appen siger det: «Position fundet ud fra adressen: træk kortet for at justere punktet». I demoen fra browseren tegnes kortet ikke: du skriver stadig adressen, og placeringen sætter sig selv. I den installerede app er kortet der.

Hvor det findes

• Når du opretter stedet: feltet Adresse er allerede i formularen, med det lille kort nedenunder.
• Senere: Konfiguration → Indkvarteringsoplysninger, feltet «Søg efter adressen». Gælder alle stedets værelser.
• Lejlighedsudlejere: også i konfigurationen af hver enkelt enhed, for hver har sin egen adresse.

Hvis du vil vælge punktet manuelt

Tryk på «Vælg på kortet»: kortet åbner i fuld skærm. Flyt kortet — sigtekornet bliver stående i midten og markerer stedet — og bekræft med «Brug denne placering». Nyttigt ved spredt bebyggelse, landejendomme og øer, hvor husnummeret alene ikke rækker.

Bookingmotoren er din indkvarteringsportal for direkte bookinger. Gæster kan booke direkte fra din hjemmeside uden OTA-kommission.

Konfiguration

• Stripe Connect: tilslutning til modtagelse af betalinger (obligatorisk)
• Bookinglink: URL til at indsætte på din hjemmeside
• Tilpasning: farver, logo, beskeder

Tilslutning og administration af OTA-kanaler via OTASwitch Channel Manager.

Tilgængelige kanaler: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda og over 60 ekstra kanaler.

Der findes en dedikeret guide (Guide OTA) tilgængelig fra OTA-administrationssiden.

Administration af brugere med adgang til indkvarteringen.

Hvem ser hvilke punkter

På denne side vises punkterne kun for dem, der reelt kan bruge dem: sådan åbner du ikke en skærm for først ved den første handling at opdage, at du ikke har lov.

Skift din egen adgangskode

Adgangskoden er personlig: enhver rolle — også husholderske og observatør — kan skifte sin egen fra kontomenuen øverst til højre uden at gå gennem ledelsen. Nulstilling af et andet medlems adgangskode er derimod fortsat forbeholdt kontoens ejer, fra Team-siden.

Dashboard med indkvarteringens statistikker: belægning per periode, omsætning per kanal, bookinger per OTA-kanal, tidsmæssige trends.

Nyttig til at overvåge performance og træffe beslutninger om priser.

Hvem ser det: direktør, assistent og revenue manager. Revenue manageren ser kun punktet, hvis RMS-modulet er aktivt, og det er det eneste punkt fra «Kanaler & priser», vedkommende ser: Booking Engine og OTA-kanaler forbliver hos direktør og assistent. At fortryde RMS' automatiske handlinger er forbeholdt direktøren.

Adgang til RMS-systemet til dynamisk prisstyring. Kun tilgængelig, hvis det er aktiveret for indkvarteringen.

Der findes en dedikeret guide (Guide RMS) tilgængelig fra RMS-skærmen.

Modulet slås til for hver indkvartering fra dette punkt: med «Aktivér», hvis abonnementet indeholder det. Hvis ikke, tilføjer direktøren, der betaler abonnementet med kort direkte til Vezpa, det med «Tilføj prisstyringen — … om måneden» på samme kort; den, der betaler via App Store eller Google Play, skifter til abonnementet Pro i butikken.

Ticket-system til kommunikation med Vezpa-support. Du kan oprette nye tickets, svare på eksisterende og se historikken.

1. Tryk "Support" i sektionen Konfiguration
2. Tryk "Ny Ticket" for at oprette en henvendelse
3. Beskriv problemet eller forespørgslen
4. Du modtager en notifikation, når teamet svarer

I gruppen Konto og support finder du nu afsnittet Notifikationer: kontakten slår push-notifikationer til eller fra på denne enhed. Hvis tilladelsen er afvist i telefonens indstillinger, vises en besked med knappen Åbn indstillinger; hvis aktiveringen mislykkes, vises Prøv igen. Med kontakten slået fra modtager du ingen notifikationer længere, heller ikke de vigtige.

Hvor et tryk fører hen

Når du trykker på en notifikation, åbner appen nu den rigtige skærm også for supportsager, afdelingstavlerne, indberetninger til myndighederne, det personlige domæne og OTA-kanalernes import eller nye forsøg: før skete der intet i de tilfælde. Hvis notifikationen handler om en anden ejendom end den åbne, spørger appen først: Skift ejendom for at gå dertil, Bliv her for at blive.

Nederst på siden finder du kontoindstillingerne:

• Brugernavn vist
• Log ud-knap: afbryd forbindelsen til kontoen på enheden
• Link "Slet konto": procedure for endelig sletning af kontoen

Sikkerhed

• Tofaktor-godkendelse (2FA) altid aktiv
• Enhedsbinding: kontoen bindes til den enhed, der bruges ved første login
• Biometrisk login: efter første adgang kan du aktivere fingeraftryk eller Face ID

Visning og tæthed

I gruppen Konto & support finder du også Visning og tæthed: den bestemmer, om Kalender, Priser og Turistskat viser dagene vandret eller lodret, og hvor mange rækker (eller kolonner) der højst skal ses — er indkvarteringerne færre, ser du dem alle, og ingen bliver bredere eller højere end behageligt. Den samme indstilling findes også i menuen med tre prikker i de tre gitre, og valget hører til den enhed, du bruger: det følger dig ikke fra telefonen til den bærbare. Se afsnittet Visning og tæthed i kalenderguiden for detaljer. Observatøren og Husholdersken, som ikke har denne side, finder det samme valg i menuen for deres egen konto.

Skift mellem lyst/mørkt tema i indkvarteringsheaderen (sol/måne-ikon).

Det mørke tema er mere skånsomt for øjnene, især i dårligt oplyste miljøer.

Præferencen gemmes og bevares mellem sessioner.

Med Vezpa kan du administrere flere indkvarteringer fra den samme konto: hver indkvartering har sin egen Bookingmotor, sine egne OTA-kanaler samt fuldt uafhængige priser, kalender og gæster.

• Indkvarteringsselektor: Hvis du har 2 eller flere indkvarteringer knyttet til dit login, finder du selektoren øverst i sektionen Konfiguration, så du kan skifte fra den ene til den anden med et enkelt tryk.
• Indlæsningsindikator: Skiftet tager et øjeblik (appen genindlæser din profil og genstarter kortlæseren). Undervejs vises en indikator, og det andet tryk ignoreres, så der ikke startes et dobbelt skifte.
• Hvad opdateres: Når det er færdigt, viser kalender, priser, RMS, OTA-kanaler, bookinger og kasse data for den nye indkvartering, og appen fører dig tilbage til kalenderen.
• Fuldstændig uafhængighed: Kalendere, priser, OTA-kanaler og gæster for hver indkvartering er adskilt og påvirker ikke hinanden.
• Udløbet abonnement: Indkvarteringer med udløbet abonnement er markeret med en orange etiket. Selektoren vises også på skærmen med udløbet abonnement: derfra kan du skifte til en indkvartering, der stadig er aktiv, og arbejde videre i stedet for kun at kunne betale eller gå ud.
• Tilføje en ny indkvartering: Det er forbeholdt kontoens ejer, altså den, der har registreret indkvarteringen og står for kontrakt og betalinger. En medarbejder, der forsøger, får en afvisning: for at arbejde på en indkvartering skal ejeren invitere vedkommende fra Team-siden.
• Notifikationer fra en anden ejendom: trykker du på en notifikation om en anden ejendom end den åbne, spørger appen først, om du vil skifte eller blive — se afsnittet Notifikationer.

Nederst på denne skærm, under «Skift adgangskode», finder du «Tilsluttede enheder»: listen over telefoner og computere, hvor din konto er logget ind, med enhedens navn, seneste brug og adressen, den kom fra. Den, du bruger, er markeret «Denne enhed».

• «Log ud» lukker en enhed: inden for få sekunder kan den ikke længere gøre noget, og for at komme ind igen kræves adgangskode og kode igen. Det er det, du gør, hvis du mister en telefon eller computer.
• «Log ud af alle andre enheder» lukker dem alle undtagen den, du har i hånden.
• Når nogen logger ind på din konto fra en ny enhed, får du en notifikation og en e-mail. Var det ikke dig, så log den ud herfra og skift adgangskode.
• Ved følsomme handlinger beder appen igen om koden fra din godkendelsesapp: slette kontoen, tilføje eller fjerne personer fra teamet, ændre en rolle, ændre faktureringsoplysningerne med IBAN, forbinde udbetalingskontoen, eksportere gæsteregistret. Koden gælder i nogle minutter, derefter beder appen om den igen.