Onboarding Guide

Efter registreringen guider appen dig gennem en onboarding i 2 trin for at opsætte din ejendom. På få minutter er du klar til drift.

Bare rolig, du behøver ikke udfylde alt med det samme: du kan altid ændre ejendomsdata og tilføje nye værelser senere fra fanen Ejendom.

Lige efter registrering sender vi dig en bekræftelsesmail. Du skal bekræfte din adresse, før du kan oprette din ejendom.

1. Tjek din indbakke — Du modtager en e-mail med et bekræftelseslink om få øjeblikke.
2. Klik på linket — En webside åbnes, som bekræfter din e-mailadresse.
3. Gå tilbage til appen — Ventskærmen tjekker automatisk hvert par sekunder, eller tryk på "Jeg har bekræftet, tjek nu" for at tjekke med det samme.
4. Er e-mailen ikke kommet frem? — Tryk på "Send e-mail igen" (tilgængelig hvert 60. sekund).
5. Stavefejl i adressen? — Når du opretter dig, og domænet ligner en kendt e-mailudbyder (for eksempel "gmil.com" i stedet for "gmail.com"), vises "Mente du …?" under feltet: tryk på det, og adressen rettes. Til en forkert adresse kan bekræftelsen ikke nå frem.

I første trin konfigurerer du de grundlæggende oplysninger om din ejendom.

Hvad du skal indtaste

1. Land — Vælg det land, hvor din ejendom befinder sig. Dette bestemmer hvilke funktioner der er tilgængelige.
2. Ejendomstype — Vælg mellem Hotel, Lejlighedsadministrator eller Enkelt enhed.
3. Navn — Navnet på din ejendom (f.eks. "Hotel Havudsigt", "Ferielejligheder Solskin").
4. Adresse — Gade, by, postnummer og region.
5. Kontaktoplysninger — Email og telefonnummer for ejendommen. Den internationale landekode vælges med flaget ved siden af nummeret og er påkrævet: så vises nummeret fuldt ud på kvitteringer, fakturaer, e-mails til gæster og på hjemmesiden.

Ejendomstyper

• Hotel — En ejendom med flere værelser administreret af en enkelt operatør. Reservationer kan omfatte flere værelser.
• Lejlighedsadministrator — Administrer flere lejligheder eller uafhængige enheder, hver med sin egen profil.
• Enkelt enhed — En enkelt indkvarteringsenhed (B&B, feriehus, værelse). Forenklet opsætning.

Valgte du den forkerte type?

Så længe du sætter op, kan du stadig rette det: på siden Hvordan vil du tilføje dine værelser finder du boligernes nuværende organisering og knappen Skift. Du kan skifte fra enkeltstående boliger til et sted organiseret efter værelsestyper og tilbage. Feriehusudlejere kan ikke skifte: hver enhed har sin egen adresse og sine egne koder.

Bemærk: skifter du til enkeltstående boliger, bliver der én enhed tilbage pr. type, og de øvrige slettes. Vezpa viser dig først den præcise liste over, hvad der forsvinder, og blokerer handlingen, hvis et af de værelser allerede har bookinger.

I andet trin opretter du din første værelsestype eller lejlighed.

Hvad du skal indtaste

1. Navn — en kort kode, højst 8 tegn, med store eller små bogstaver (gemmes præcis som den skrives): det er sådan du genkender værelsestypen i kalenderen og i priserne. Appen foreslår „DBL“, „SGL“, „APT1“. Ikke „Dobbeltværelse“: der er ikke plads.
2. Antal — hvor mange identiske enheder der oprettes på én gang (kun for steder med værelsestyper). Med antal 3 bliver DBL til DBL1, DBL2, DBL3. Højst 99 ad gangen.
3. Maks. antal gæster — hvor mange gæster der højst kan sove der.
4. Prisen — sættes ikke her: formularen beder ikke om den, og boligen oprettes uden pris. Du sætter den senere under fanen Priser, hvor du også indstiller forskellene mellem forplejninger.
5. Hvad prisen inkluderer — overnatning, B&B, halvpension, helpension: slå til, hvad du sælger. Slår du intet til, slår appen overnatning til og fortæller dig det.
6. Placering — Tryk på «Vælg på kortet», og søg adressen: sigtekornet bliver stående i midten og markerer det præcise sted. OTA'erne skal bruge den for at offentliggøre dig. Har du den ikke nu, kan du angive den senere under Detaljer om stedet — den er kun påkrævet med det samme for lejlighedsadministratorer. I demoen fra browseren tegnes kortet ikke: du skriver stadig adressen, og placeringen sætter sig selv. I den installerede app er kortet der. Til sidst i opsætningen siger appen til, hvis den mangler, og fører dig hen, hvor den indstilles.

Resultat af registreringen

Efter du har sendt anmodningen, fortsætter registreringen af sig selv hos channel manageren.

Registreret betyder ikke til salg endnu — Kanalen sælger endnu ikke: der mangler to trin. Godkend forbindelsen i portalens extranet, tryk derefter på ”Åbn Channel Mapping”, forbind dine værelser og tryk på ”Anvend”.

Hvis noget mislykkes — Appen fortæller altid, hvis problem det er:

• Vores problem — Problemet er på vores side: der er ikke kommet noget frem til portalen. Vi arbejder allerede på det og skriver til dig, så snart du kan prøve igen.
• Noget der skal rettes — Portalen genkender ikke den indtastede kode. Tjek den i portalens ekstranet, og indtast den igen, prøv derefter igen.

Sidste trin, kun én gang: totrinsbekræftelse beskytter dine gæsters data og dine betalinger. Du skal bruge en autentificeringsapp på telefonen: den laver en 6-cifret kode, som du bliver bedt om, når du logger ind.

1. Installer en autentificeringsapp på telefonen — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy. Hvis du allerede har en, så gå til trin 2. De er gratis og laver en 6-cifret kode, der skifter hvert 30. sekund. Enhver app, der laver 6-cifrede koder, kan bruges.
2. Forbind Vezpa med appen — Tryk på ÅBN AUTENTIFICERINGSAPP på telefonen: Vezpa tilføjer sig selv til appen, uden at du skal scanne noget. Du skal ikke installere noget på computeren: autentificeringsappen skal på telefonen. Åbn den, tryk på + og vælg »Scan en QR-kode«, og ret den så mod QR-koden på computerskærmen.
3. Indtast den 6-cifrede kode — Tryk på Fortsæt og indtast koden (på computeren Jeg har scannet QR-koden, fortsæt), og skriv de 6 cifre. Åbn autentificeringsappen på telefonen, og find »Vezpa«: ved siden af står en 6-cifret kode, der skifter hvert 30. sekund. Indtast den, du ser lige nu; hvis den udløber, mens du skriver, så brug den næste.

Virker scanningen ikke, ligger Hemmelig kode under eller indtast manuelt. Vælg »Indtast opsætningsnøgle« i autentificeringsappen, indsæt koden, og lad typen være »Tidsbaseret«.

Når overnatningsstedet er oprettet, har du allerede en fungerende opsætning, men endnu ikke en komplet. Øverst i Ledelse vises en påmindelse med antallet af trin, der mangler: tryk på den for at åbne listen. Du finder den altid under Profil > Opsætningsstatus.

Essentielt

Uden disse to trin kan stedet ikke sælge.

1. Fuldfør dine værelser — Tjek værelser, gæster og måltidsordninger for dine indkvarteringer.
2. Angiv dine priser — Kopiér priser fra en OTA, eller angiv dem på siden Priser.

Anbefalet

Det er dørene, som bookinger kommer ind ad: de er ikke obligatoriske, men så længe de er lukkede, kommer der intet.

1. Aktivér Booking Engine — Modtag direkte bookinger fra din hjemmeside.
2. Oplysninger om indkvarteringen — Adresse, telefon, e-mail og placering: de skal bruges til at forbinde OTA-kanalerne.
3. Tilslut en OTA-kanal — Udgiv på Booking, Airbnb og andre portaler.

Valgfrit

De afhænger af, hvordan du arbejder, og hvor du er. Dynamiske priser vises kun, hvis din plan indeholder dem.

1. Turistskat — Konfigurer turistskatten, hvis den gælder.
2. E-mailautomatiseringer — Send automatiske beskeder til dine gæster.
3. Offentlige forbindelser — Tilslut Alloggiati/PayTourist eller dit lands system.
4. Dynamisk prissætning (RMS) — Aktivér automatisk sæsonbaseret prisstyring.

Hvert trin har to knapper. Konfigurer fører dig direkte til den rigtige side, allerede åbnet det sted, der skal udfyldes. Senere tager det ud af tællingen uden at slette det: det bliver på listen som Udskudt, og du kan hente det tilbage når som helst. Valget gælder kun dette sted.

Så længe stedet ikke sælger nogen steder, ligger de to trin, der åbner et salg — din egen bookingside og forbindelsen til en portal — ikke under Anbefalet, men under Essentielt, og på essentielle trin vises knappen Senere ikke: ingen af de to veje er obligatoriske, men spørgsmålet kan ikke tysses ned. Så snart en af dem er aktiv, flytter de tilbage til Anbefalet. Af samme grund spørger appen, så snart du har udgivet stedet, hvor du vil sælge, og åbner den vej, du vælger.

Hvert trin har et læsvenligt navn, og knappen fører dig til den rigtige side. Der står ikke længere interne koder på listen: hver linje forklarer sig selv. Og Konfigurer åbner præcis det sted, der skal udfyldes — Oplysninger om indkvarteringen åbner editoren til adresse, telefon, e-mail og placering, ikke en generel side, hvor du stadig skal lede. Listen skal ikke længere tolkes: den skal ekspederes.

Når de 2 trin er færdige, er dit dashboard klar. Her er hvad vi anbefaler for at få det meste ud af Vezpa PMS:

1. Opsæt priser — Gå til fanen Priser for at konfigurere sæsonpriser, daglige satser og rabatter.
2. Tilslut OTA'er — Fra Konfiguration > OTA-kanaler aktiverer du distributionskanaler (Booking.com, Airbnb, Expedia, osv.) for automatisk at modtage reservationer.
3. Aktiver bookingmotoren — I Konfiguration > Bookingmotor opsætter du bookingmotoren til at modtage direkte bookinger fra din hjemmeside.
4. Inviter dit team — Fra Konfiguration > Team tilføj teammedlemmer med de rigtige roller (assistent, husholderske, observatør).