Guide til tilslutning af OTA-kanaler

Channel manageren er det system, der forbinder Vezpa med portaler som Booking.com, Airbnb, Expedia og alle de øvrige. Når den først er aktiveret, arbejder den helt automatisk:

• Priser: når du ændrer priserne i Vezpa-appen, bliver de automatisk opdateret på alle tilsluttede kanaler
• Tilgængelighed: når et værelse bliver booket (fra en hvilken som helst kanal), sendes opdateringen straks af sted til alle de andre kanaler, så overbooking undgås; udgivelsen på portalen kan tage nogle minutter
• Reservationer: de nye reservationer, der kommer fra OTA-kanalerne, vises automatisk i Vezpa-kalenderen med push-notifikation på telefonen
• Ændringer og annulleringer: hvis en gæst ændrer eller annullerer fra OTA-portalen, bliver reservationen også automatisk opdateret i Vezpa

Procentvis prisforskel

For hver OTA-kanal kan du angive en procentvis forskel i forhold til de lokale priser. Eksempel:

• +10% — de priser, der sendes til kanalen, bliver 10 % højere end dine basispriser
• -5% — ikke tilladt: tillægget kan ikke være negativt, værdien afvises, og den kanal bliver ikke gemt
• 0% — samme priser som i systemet

Du kan til enhver tid ændre forskellen under Konfiguration → OTA-kanaler.

For hver OTA-kanal følger fremgangsmåden altid 4 trin:

1. Anmod om aktiveringen i Vezpa-appen
   Gå til Konfiguration → OTA-kanaler, vælg kanalen, og tryk på "Aktivér". For nogle kanaler bliver du bedt om nogle oplysninger (ejendomskode, kontohaverens navn osv.). Før du bekræfter anmodningen, kan du rette koden eller den valgte kanal med «Ret kode/kanal» uden at skulle begynde forfra.
2. Godkend forbindelsen på OTA-portalen
   Log ind på kanalens portal (Booking Extranet, Airbnb osv.), og vælg den rigtige channel manager. Hver kanal har sin egen procedure — se afsnittene nedenfor for de specifikke instruktioner.
3. Gennemfør Channel Mapping
   Åbn kanalens Channel Mapping i Vezpa-appen, og knyt systemets værelser til værelserne på OTA-portalen. Uden dette trin fungerer kanalen ikke. Detaljeret vejledning ↓
4. Kanalen er aktiv
   Efter mappingen starter synkroniseringen automatisk. Priser og tilgængelighed sendes til kanalen, og reservationerne begynder at komme ind i kalenderen.

Du behøver ikke blive ved med at tjekke. Mens venteskærmen er åben, tjekker Vezpa selv hvert halve minut, om portalen har godkendt, og går straks videre til næste trin. Lukker du appen, får du en notifikation, når portalen godkender; indtil da står der en påmindelse med kanalens navn øverst på oversigten.

Værelser udelukket fra portalerne. Ser du i OTA-administration en orange boks med værelsesnavne, sendes de værelser ikke til nogen kanal, selv om kanalen er aktiv. Værelser importeret fra en portal starter sådan; slå ”Sælg dette værelse på portalerne” til i værelsets indstillinger for at sætte dem til salg.

De andre kanaler. Også kanalerne under ”Andre OTA-kanaler” forbindes først efter godkendelsen på portalen. Indtil da vises kanalen i gruppen ”Venter på portalen” med trinene til at vælge OTASwitch, og Vezpa opdager det selv, som for hovedkanalerne. ”Åbn Channel Mapping” genoptager forbindelsen, ”Annuller” fjerner den fra ventelisten.

Efter du har sendt anmodningen, fortsætter registreringen af sig selv hos channel manageren.

Registreret betyder ikke til salg endnu

Kanalen sælger endnu ikke: der mangler to trin. Godkend forbindelsen i portalens extranet, tryk derefter på ”Åbn Channel Mapping”, forbind dine værelser og tryk på ”Anvend”.

Hvis noget mislykkes

Appen fortæller altid, hvis problem det er:

• Vores problem — Problemet er på vores side: der er ikke kommet noget frem til portalen. Vi arbejder allerede på det og skriver til dig, så snart du kan prøve igen.
• Noget der skal rettes — Portalen genkender ikke den indtastede kode. Tjek den i portalens ekstranet, og indtast den igen, prøv derefter igen.

Ud over de 5 vigtigste kanaler understøtter Vezpa snesevis af yderligere kanaler: regionale portaler, nichekanaler og specialiserede platforme.

Sådan aktiverer du en yderligere kanal

1. Gå i Vezpa-appen til Konfiguration → OTA-kanaler
2. Rul ned til "Andre OTA-kanaler"
3. Tryk på den kanal, du vil aktivere
4. Siden "Match værelser og priser" åbner i appen — match dine værelser med kanalens priser
5. Gå tilbage til appen, og indstil den procentvise forskel på priserne

Hvad er Channel Mapping?

Channel mapping er det trin, der forbinder værelserne i dit Vezpa-system med de tilsvarende værelser/annoncer på OTA-kanalen. Det svarer til at sige til systemet: "mit Dobbeltværelse i Vezpa svarer til Double Room på Booking.com".

Sådan får du adgang til Channel Mapping

Hovedkanaler (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Vezpa-appen → Konfiguration → OTA-kanaler
2. Udvid kanalen → klik på "Channel Mapping"
3. Siden "Match værelser og priser" åbner i appen

Andre OTA-kanaler:

1. Vezpa-appen → Konfiguration → OTA-kanaler → Andre OTA-kanaler
2. Tryk på kanalens navn

Trin 1 — Loginoplysninger til kanalen (Channel Password)

Nogle kanaler kræver loginoplysningerne til OTA-portalen for at kunne læse listen over værelser fra kanalen:

• Booking.com: brugernavn og adgangskode til Extranet
• Expedia: loginoplysninger til Partner Central
• Agoda: loginoplysninger til YCS
• Airbnb / VRBO: normalt ikke påkrævet (forbindelsen er allerede godkendt)

Trin 2 — Mapping af værelserne

Du ser et kort pr. værelse i dit system. I kortet er der en række for hver forplejning (Kun overnatning, Overnatning med morgenmad, Halvpension, Helpension):

• Øverst på kortet: navnet på Vezpa-værelset med et grønt flueben, når det er matchet
• Nedenunder, for hver forplejning: et felt, der åbner listen over kanalens priser

Tryk på feltet: der åbnes en liste, som viser fuldt ud værelsets navn på kanalen, navnet på prisplanen og kanalkoderne — koderne gør det muligt at skelne mellem to værelser med næsten ens navne. Sørg for, at hver værelsestype er matchet med det rigtige værelse.

En pris, der allerede er valgt til en anden forplejning, vises ikke igen på listen: hver pris på kanalen matches med kun én forplejning. På Airbnb og VRBO, hvor hver bolig er sin egen annonce, indtaster du annoncekoden i stedet for en pris; listen over annoncer åbnes med pilen til højre i feltet.

Er et værelse allerede matchet, står der nederst på kortet "Frakobl fra kanalen": det fjerner kun værelset fra denne kanal og rører hverken de andre kanaler eller priserne.

Trin 3 — Mapping af prisplanerne (Rate Plans)

Hver række på værelseskortet er en forplejning med sin egen prisplan. På kanalen har Vezpas prisplaner formatet "Værelsestype-forplejning-kanal":

• pe = Overnatning (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Halvpension (Half Board)
• pc = Helpension (Full Board)

Eksempel: "Double-bb-booking" = B&B-pris for værelsestypen "Double" på Booking.com.

Trin 4 — Anvend og kontrollér

1. Gennemgå alle sammenknytninger af værelser og rate plans
2. Tryk på "Anvend" i bjælken nederst på siden
3. Vent på resultatet: for hver række vises det, om matchet lykkedes
4. Luk siden, og vend tilbage til Vezpa-appen

Hvis du allerede havde en aktiv annonce på Booking.com eller Airbnb, før du tilsluttede dig Vezpa, behøver du ikke at oprette værelserne manuelt igen: Vezpa kan læse de værelser og fotos, der allerede er offentliggjort på kanalen, og oprette dem automatisk i systemet.

Hvad importen gør

• Læser navn og kapacitet fra kanalen for hvert værelse/hver annonce, der endnu ikke findes i Vezpa, og opretter det
• Henter de fotos, der allerede er offentliggjort, og føjer dem til galleriet (værelsesgalleriet for Airbnb, ejendomsgalleriet for Booking.com)
• Den er create-only: de værelser, der allerede findes i Vezpa, bliver hverken rørt eller duplikeret. Kører du importen igen senere, springes alt det over, der allerede er importeret

Hvor findes den

Kun tilgængelig for kanalerne Booking.com og Airbnb, og først når kanalen reelt er tilsluttet på OTASwitch (Channel Mapping gennemført):

• Lige efter at du har tilsluttet kanalen — på det sidste skærmbillede i den guidede tilslutning vises knappen "Importér værelser og fotos"
• På et senere tidspunkt — Vezpa-appen → Konfiguration → OTA-kanaler → udvid kanalen (Booking.com eller Airbnb) → knappen "Importér fra OTA"

Første synkronisering

Så snart Channel Mapping er gennemført, starter systemet den første synkronisering:

• De aktuelle priser sendes til OTA-kanalen (det kan tage nogle minutter)
• Tilgængeligheden bliver afstemt: de datoer, der allerede er booket, vises som lukkede på kanalen
• Restriktionerne (minimumsophold, stop sell osv.) bliver synkroniseret

Daglig drift

Efter aktiveringen skal du ikke gøre noget anderledes end før:

• Ret priserne i Vezpa-appen → de opdateres automatisk på alle tilsluttede kanaler
• Opret en manuel reservation (telefon, walk-in) → tilgængeligheden opdateres på alle kanaler
• Der kommer en OTA-reservation → den vises i kalenderen med push-notifikation, og de øvrige kanaler opdateres
• Bloker/frigiv et værelse → blokeringen afspejles på alle kanaler

OTA-reservationer i kalenderen

De reservationer, der kommer fra OTA-kanalerne, vises i kalenderen med en forskellig farve for hver kanal:

• Booking.com — mørkeblå
• Airbnb — pink
• Expedia — gul
• VRBO — blå
• Agoda — lyseblå

OTA-reservationer kan ikke annulleres fra appen — annulleringen skal foretages fra kanalens portal eller af gæsten selv. Ændringer og annulleringer fra portalen afspejles automatisk i Vezpa.

1. Kontrollér priserne på OTA-portalen

1. Åbn OTA-portalen (fx Booking.com Extranet), og gå til afsnittet med priser/kalender
2. Kontrollér, at priserne svarer til dem, du har indstillet i Vezpa (under hensyntagen til den procentvise forskel, hvis den er indstillet)
3. Kontrollér flere datoer: i dag, næste uge, næste måned

2. Kontrollér tilgængeligheden

1. Hvis du har værelser, der allerede er booket i Vezpa, skal du kontrollere, at de fremstår som lukkede/ikke tilgængelige på OTA-kanalen for de samme datoer
2. Hvis du har datoer, der er blokeret manuelt, skal du kontrollere, at de også fremstår som blokerede på kanalen

3. Foretag en prøveændring

1. Ret prisen på et værelse for en fremtidig dato i Vezpa-appen
2. Vent 2-3 minutter
3. Kontrollér på OTA-portalen, at prisen er blevet opdateret

4. Overvågningsværktøjer

I Vezpa-appen kan du under Konfiguration → OTA-kanaler for hver aktiv kanal få adgang til:

• Priser og tilgængelighed (ARR) — se, hvad der er sendt til kanalen
• Reservationsdetaljer — liste over de reservationer, der er modtaget fra kanalen
• Omsætningsrapport — omsætningsstatistik pr. kanal

Når OTA-portalen spørger dig om channel manageren, er her, hvad du skal vælge:

Forbundet, venter på portalen, skal fuldføres, under kontrol, ikke forbundet. Tilstanden er ikke din kontakt: vi spørger channel manageren, for en kanal, der er tændt her, er måske ikke rigtigt forbundet der. Venter på portalen betyder, at anmodningen er sendt, og at kun din godkendelse i kanalens ekstranet mangler. Skal fuldføres betyder det modsatte: der er aldrig kommet noget frem til portalen, og forbindelsen fortsættes herfra på et minut. Under kontrol tilbyder appen kun Prøv igen og skjuler de operationelle handlinger: at sende priser ind i en usikker forbindelse er værre end at vente. Send priser igen vises først, når forbindelsen er bekræftet.

På en kanal, der endnu ikke er forbundet — og også i forhåndsvisningen og resultatet af importen fra en portal — kan der vises en advarselsboks, for eksempel med titlen «Booking.com står stille, indtil du er færdig». Grunden: når du accepterer forbindelsen på portalen, sletter portalen sin egen kalender og udgiver Vezpas, som den ser ud i det øjeblik. Boksen viser, hvad der stadig mangler i din — boliger til salg, ledighed, priser, valuta: det er de punkter, du bør færdiggøre før du accepterer, så portalen aldrig står stille.

Den blokerer ikke noget: du kan forbinde alligevel, og advarslen hjælper dig kun med at vælge den rigtige rækkefølge. Men hvis boksen ikke vises, er det ikke en bekræftelse: enten er din kalender allerede færdig, eller også er oplysningen ikke tilgængelig — app der ikke er opdateret, mislykket aflæsning. At du ikke ser den, betyder ikke «alt er i orden».

Et værelse uden en eneste pris i salgsperioden ville forblive lukket hele perioden, når det forbindes til en portal: for dage uden pris sender channel manageren en lukning. Derfor aktiverer Vezpa ikke kanalen og tilknytter ikke en Airbnb-annonce, før værelset har en pris: advarslen viser hvilke værelser det gælder, og ”Gå til indstilling” fører dig til Priser. Mangler der kun enkelte dage, kan du stadig forbinde – de dage forbliver lukkede også på portalerne.

Feltet beder også om de bookinger, du allerede har fået på det portal: det vises, når vi ser tegn på, at din annonce allerede er aktiv der, og vi ikke kender nogen fremtidig booking fra dig via den kanal. Det er det dyreste tilfælde: er de datoer ledige i Vezpa, sætter portalen dem til salg igen ved tilslutningen, og du ender med en booking nummer to på samme værelse. Indtast dem før du forbinder — via portalens iCal-kalender eller manuelt — så forsvinder advarslen af sig selv. Via channel manageren kan de ikke hentes: den leverer kun bookinger, der kommer efter tilslutningen.

I hvert kanalkort er der nu knappen «Se detaljer». Den åbner forbindelsens stige: syv trin, med dem der allerede er bekræftet, det trin hvor forbindelsen er gået i stå — med hvad vi har læst, og hvad du skal gøre — og hvis tur det er: «Din tur», «Vezpa tager sig af det» eller «Venter på kanalen». Du finder den også i tilstanden under kontrol, hvor det tidligere kun var muligt at opdatere.

To ting at huske. Trinnene over det, der er gået i stå, er ukendte, ikke mislykkede: vi har bare ikke kunnet kontrollere dem endnu, og det betyder ikke, at noget er gået galt. Og det er kun en visning: at åbne den sender ingenting til kanalen og ændrer ingenting, så du kan åbne den, lige så mange gange du vil.

I kanalens kort kan der, når Booking.com er forbundet, vises en informationsboks med titlen «Afvigende kapacitet på portalen». Den viser de boliger, hvor portalen bruger en anden kapacitet end den, der er sat op i Vezpa: boligen accepterer for eksempel højst 2 voksne, selv om den i Vezpa rummer 3 gæster.

Det er ikke en fejl: det er en oplysning, og boksen er blå med vilje. Salg og synkronisering fortsætter som før; boksen fortæller dig kun, at de to tal ikke stemmer overens, så du ikke opdager det via en booking, der ikke kan være der.

Vezpa kan ikke rette den. Kapaciteten på portalen rettes i extranettet hos Booking.com: Vezpa kan ikke ændre den. Led ikke efter indstillingen i Vezpa: at ændre boligens kapacitet her rører ikke ved portalens.

Er boksen der ikke, er det ikke en bekræftelse. Den vises ikke, når de to kapaciteter stemmer overens, men heller ikke når Vezpa ikke kan læse dem fra portalen — mislykket aflæsning, en kanal der ikke oplyser dem, ingen bolig at sammenligne med. At du ikke ser den, betyder altså ikke «alt passer»: er et tal vigtigt, så se efter i extranettet.

Airbnb forbindes ikke som de fire andre kanaler: den beder ikke om en boligkode, men om en godkendelse fra din Airbnb-konto. Under Integrationer finder du én knap, Forbind Airbnb: den fører dig til Airbnb, du logger ind, du godkender, og du kommer tilbage med en kode, du indsætter. Derfra ser du dine annoncer og kobler dem til dine værelser. En annonce, der afventer godkendelse på Airbnb, markeres: den står stille og modtager ingen bookinger, før Airbnb godkender den. Derfor findes de andre kanalers handlinger ikke på Airbnb: de er unødvendige og ville ikke virke. Den samme knap vises også under tilmeldingen, hvis du vælger at importere dine værelser fra Airbnb.

De fire klassiske kanaler (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) følger en procedure i tre trin: anmodning, værelsestilknytning, bekræftelse. De over tres kanaler nedenfor aktiveres med det samme og er delt op i Aktive, Tilgængelige, Anbefalede og Andre.

Ikke alle portaler forbinder automatisk. Ved nogle åbner channel manageren slet ingen forbindelse: i kanallisten kan du kende dem på bemærkningen «Ingen automatisk forbindelse» og på knappen «Bed om aktivering» i stedet for «Aktivér». Skriv til os, og nævn kanalen: vi tager os af det og fortæller, hvad der skal til.

Andre kanaler forbinder af sig selv, men beder om API-oplysninger — et brugernavn, en adgangskode eller en nøgle. Det er portalen, der udsteder dem, ikke Vezpa: se i dens partnerområde, oftest under «Connectivity», «API» eller «Channel manager». Kan du ikke finde dem, så spørg portalens support.

Prissammenligninger (Trivago, TripAdvisor, Google) er ikke salgsportaler: de sender besøgende til dit eget websted i stedet for at sælge værelser. De sættes op på samme side, men beder kun om prisforskellen.

Channel manager forbinder de vigtigste portaler — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda og snesevis af dynamiske kanaler — men ikke alle portaler taler med en channel manager. Nogle, som penziony.cz eller megaubytko.cz, accepterer kun en iCal-adresse: et link, der offentliggør boligens kalender, som portalen selv læser igen med jaevne mellemrum.

Du finder listen over dine boliger under Konfiguration → OTA-kanaler → iCal-kalendere.

Når der kommer en ny booking, giver vi dig besked, ligesom for de portaler, der er forbundet via channel manageren: én besked pr. tjek, ikke én pr. booking — udgiver portalen fem på én gang, er beskeden kun én og siger, hvor mange der er. Trykker du på den, åbnes fanen «Kalender», som i mellemtiden allerede har opdateret sig selv. Er der derimod kun én booking, nævner beskeden den: opholdets datoer, plus navnet og antallet af gæster, når portalen offentliggør dem i kalenderen. Prisen ikke, og det er ikke vores valg: en iCal-kalender overfører ingen beløb. Trykker du på beskeden om en enkelt booking, åbnes netop den booking.

Vi giver dig også besked, når en booking forsvinder fra portalen, og vi annullerer den. Er en booking ikke længere i portalens kalender, annullerer vi den ligesom en annullering fra Booking.com, også selv om nogen allerede har arbejdet på den, eller opholdet allerede er begyndt, og dens nætter kommer til salg igen: du får en besked efter samme regel som for nye — én pr. tjek, der nævner bookingen, hvis der kun er én, og siger, hvor mange der er, hvis der er flere — og den samme meddelelse bliver stående i «Handlingsoversigt». Trykker du på den, åbnes fanen «Kalender», hvor du ser nætterne, der er ledige igen. De tilfælde, vi ikke kan lukke selv, går ikke denne vej: de ender i «Skal afgøres», med deres egen besked.

Den første læsning af en netop forbundet kalender er tavs, og det er med vilje. Den første runde bringer ikke én booking: den bringer hele portalens historik på én gang, og at give besked om hver enkelt ville betyde et skybrud af beskeder den dag, du forbinder. Beskederne begynder fra det næste tjek, altså fra når en booking virkelig er noget nyt.

Offentliggøre en bolig

Tryk på «Offentliggør» ved den bolig, du vil dele: siden genererer to links.

Kopiere og bruge linket

Ved siden af hvert link er der en kopiér-knap. Indsæt basislinket i portalens felt «iCal URL» (eller «Importér kalender»); indsæt det fulde link i din personlige kalender med funktionen «Tilføj via URL». Portalen læser selv kalenderen igen med jaevne mellemrum: du behøver ikke indsætte det igen bagefter.

Regenerere en nøgle

Knappen til at regenerere ved siden af hvert link opretter en ny nøgle og deaktiverer straks den forrige: den, der havde det gamle link, holder op med at kunne læse kalenderen. Brug den, hvis du har mistanke om, at et link er endt hos nogen, det ikke skulle, eller hvis du er stoppet med at samarbejde med en portal. At regenerere basislinket påvirker ikke det fulde link, og omvendt.

Læs fra andre portaler

Du kan også gå den anden vej: læse kalenderen for en portal, der ikke går gennem channel manager. På samme side finder du under hver bolig blokken «Læs fra andre portaler».

Find på portalen adressen på dens iCal-kalender — som regel under et punkt som «Export calendar», «iCal export» eller «Calendar URL» — og kopiér den. Tryk i Vezpa på «Tilføj kalender», og udfyld «Portalens navn» og «Kalenderadresse (.ics)»: fra det øjeblik læser vi den for dig.

Hvis en booking forsvinder fra portalens kalender, annullerer vi den, og hvis portalen flytter dens datoer, flytter vi dem også i Vezpa: ligesom med Booking.com, også selv om du allerede har arbejdet med den (gæster registreret, betalinger, afgift, manuelle ændringer). Den forplejning og de priser, du har sat, bliver på de nætter, der ikke ændres. Hvis portalen i stedet pludselig returnerer en tom kalender, annullerer vi ingenting og advarer dig alligevel: det betyder som regel, at forbindelsen er udløbet eller er blevet nulstillet af portalen, ikke at bookingerne virkelig er væk.

En booking, der ankommer på allerede solgte datoer, overskriver ingenting: den havner i kalenderens Undtagelser-linje, så du ser den og selv beslutter, hvordan konflikten skal løses.

Hvis du allerede havde indtastet denne portals bookinger manuelt for disse datoer, er det normalt at finde dem blandt Undtagelser ved den første opdatering efter tilknytningen: det er den samme booking set to gange — den du indtastede manuelt, og den der lige er læst fra kalenderen — behold kun den ene.

Du kan deaktivere eller slette en tilknyttet kalender når som helst: allerede importerede bookinger bliver, hvor de er, de bliver ikke slettet.

En .ics-kalender kan kun sige én ting: optaget fra dag til dag. Den siger ikke, hvor mange værelser der er tilbage, den bærer ingen priser, den bekræfter intet, og den har ikke engang en måde at sige «denne booking er annulleret»: linjen er der simpelthen ikke længere. Det er en langsommere og mere blind forbindelse end en channel manager, og at vælge den er en byttehandel: du når en portal, der ellers ville stå udenfor, og til gengæld giver du afkald på alt det øvrige.

Det er ikke øjeblikkeligt, det er tidsstyret. Vi læser hver tilknyttet kalender hver halve time: i op til tredive minutter findes en booking, der lige er taget på portalen, endnu ikke for os, og de nætter står som ledige. Med en channel manager ankommer bookingen i det øjeblik, den bliver lavet.

En tom kalender er tvetydig, og det bliver den ved med at være. Når portalen svarer med en kalender helt uden belægning, giver de to mulige forklaringer — «de har annulleret alt» og «forbindelsen er gået i stykker» — nøjagtig den samme fil, og vi har ingen måde at skelne dem på. Derfor annullerer vi ingenting og spørger dig, for du kan åbne portalen.

Med kun én enhed er dette ikke det sjældne tilfælde, men det normale. Hvis der står én booking i kalenderen, og portalen fjerner den, bliver den kalender tom: det er præcis den tvetydige situation ovenfor, og beslutningen er din hver gang. Med flere tilknyttede boliger sker det sjældnere, for én anden booking er nok til at holde kalenderen fyldt.

At annullere på portalen lukker ikke sagen. Er en booking havnet i «Skal afgøres», var den allerede fjernet fra portalen — netop derfor spurgte vi dig. At fjerne den igen ændrer ingenting: sagen lukkes fra Vezpa med en af de to knapper.

De lukkede datoer, hvis portalen offentliggør dem. Nogle portaler eksporterer også de datoer, du har lukket, til kalenderen, ikke kun bookingerne — ofte er det et flueben, der skal slås til i deres egne indstillinger. Når de kommer ind, behandler Vezpa dem som lukninger: de nætter står som lukkede i kalenderen, de bliver ikke bookinger. Var en af de nætter allerede solgt, bliver den hos gæsten, og du får en besked. Sender portalen dig senere en booking netop på de datoer, har bookingen fortrinsret, og natten åbner sig selv igen; en booking, du selv opretter i hånden, springer derimod ikke noget over: på en nat, portalen har lukket, skal du først fjerne lukningen i kalenderen, med «Slet blokering».

Intet af dette er en undskyldning: det er beskrivelsen af et værktøj med en legitim anvendelse — de portaler, en channel manager ikke når — og som skal bruges med viden om, hvad det gør, og hvad det ikke gør. Taler den portal, du er interesseret i, med en channel manager, så tilknyt den derfra: den vej er hurtigere og har ingen af disse tvetydigheder.

Vi læser kalenderen fra hver tilknyttet portal hver halve time og behandler den som en kanal som Booking.com: forsvinder en booking fra den kalender, annullerer vi den, og ændres dens datoer, ændrer vi dem, også selv om du allerede har arbejdet med den, eller gæsten allerede er ankommet. Men «forsvundet» betyder ikke altid «annulleret»: en kalender kan komme tom, fordi nøglen er udløbet, eller fordi portalen har haft et nedbrud, og at annullere netop der ville være en katastrofe. De sager, vi ikke kan lukke selv, havner på en liste, der venter på dig: «Skal afgøres».

Du finder den øverst i Konfiguration → OTA-kanaler → iCal-kalendere, og den vises kun, når der virkelig er noget, der venter. Du kommer også derhen ved at trykke på notifikationen, der beder dig tjekke nogle bookinger.

Hvad der sker, hvis du ikke gør noget

• Portalens kalender kom helt tom tilbage. Vi annullerer ingenting, før den kalender svarer igen, uanset hvor mange opdateringer der går: datoerne forbliver optaget.
• Portalen svarer stadig, men mere end halvdelen af de kendte bookinger forsvandt på én gang. Denne gang annullerer vi ingenting; mangler den også ved næste aflæsning, bliver den annulleret.

Ældre linjer kan bære en generisk årsag — markeret, før vi begyndte at registrere hvorfor. Der lover vi ingenting: kig på portalen. Og står der under navnet «Ingen bolig tildelt», er den booking ikke landet i nogen bolig og lever i kalenderens Undtagelser-linje.

De to handlinger

• «Behold den» — ændrer ingenting. Bookingen bliver præcis, som den er, og sagen forlader listen; ændrer portalen igen noget ved den booking, kommer sagen tilbage.
• «Accepter annulleringen» — bookingen annulleres, som en kanal gør det: linjen bliver i historikken markeret som annulleret, totalerne går til nul, og nætterne bliver ledige igen.

«Beholdt af mig»: beslutningen kan gøres om

Når du trykker «Behold den», forsvinder bookingen ikke: den flytter til listens anden visning, «Beholdt af mig», som du åbner med kontakten øverst i afsnittet. Der bliver den, indtil opholdet er slut, og den bærer en enkelt knap: «Aflys den alligevel», som gør præcis det, «Accepter annulleringen» ville have gjort. Det er den eneste måde, du har, til at annullere en booking, der er kommet fra en portal: den normale annullering på bookingen afviser den, og at fjerne den igen på portalen nytter ikke — derfra var den allerede fjernet, og det var derfor, vi spurgte dig.

Hvem kan afgøre

De to knapper er forbeholdt direktøren og assistenten, de samme, som får notifikationen. De øvrige roller, der kan åbne siden, ser listen og årsagerne, men i stedet for knapperne læser de, hvis beslutning det er. Observatøren har ikke adgang til denne side.

Når du forbinder din første kanal — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO eller en af de andre kanaler, eller Airbnb — åbner der sig en skærm «Salgsperiode» før forbindelsen. Den spørger, fra hvornår du vil sælge, og lukker derefter de nætter, der ikke må sælges. Ved de næste kanaler, når en salgsperiode først er valgt, kommer samme skærm tilbage som en påmindelse: den fortæller, i hvilken periode du allerede sælger, og du bekræfter den eller trykker på «Rediger». «Rediger» starter fra den gældende periode og genåbner ikke nætter, der allerede er blokeret: hvis nogle af dem har en pris, fortæller skærmen dig det, og du genåbner dem fra «Kalender». Valget gælder hele ejendommen, ikke en enkelt kanal. Hvis du ændrer procentforskellen på en allerede aktiv kanal, vises den ikke.

• «Sælg fra»: Vezpa foreslår den første dag med en pris fra i morgen og frem, og du kan ændre den. Nætterne før den dato lukkes, også selv om de har en pris.
• Inden for perioden lukkes nætter uden pris: en nat sælges kun, hvis den har en pris.
• Kalender med fast år: den spørger også om «Sælg til». Publiceringsgrænsen bliver så 10. januar året efter (aldrig længere end cirka to år fra i dag, aldrig kortere end den nuværende). Dagene mellem din slutdato og den grænse forbliver lukkede; når du åbner dem igen fra «Kalender», bliver de publiceret med det samme.
• Løbende kalender: slutningen spørges der ikke om. Grænsen forlænges af sig selv hver nat.

Før du bekræfter med «Luk og fortsæt», ser du en forhåndsvisning for hvert værelse: hvor mange nætter der lukkes, og hvorfor. Bookede nætter og nætter i vedligeholdelse røres aldrig.

Er der nætter uden pris i perioden, viser arket det med orange: de forbliver lukkede på portalen. Med ”Gå til Priser” udskyder du forbindelsen og angiver først priserne; har intet værelse en pris, forbinder Vezpa ikke kanalen.

Intet er endeligt. De lukkede nætter er blokeringer ligesom dem, du laver i hånden, og du åbner dem igen fra «Kalender» med «Gendan tilgængelighed».

I sammenkædningen vælger du for hvert værelse og hver forplejning den takst, der svarer til det på portalen. Når du trykker Anvend, sender vi sammenkædningerne til portalen sammen med startprisen, og fra det øjeblik kan kanalen sælge.

Et værelse uden sammenkædning er ikke en fejl: det bliver bare ikke sat til salg på den kanal. Til sidst viser oversigtsskærmen de boliger, der blev udenfor, så du ved, hvad der mangler. Du kan færdiggøre sammenkædningerne, når du vil, ved at åbne dem igen fra kanalsiden.

Går en linje ikke igennem, finder du den markeret med rødt under den forplejning, den hører til, med årsagen: ret den, og prøv igen. Det, der allerede var gået igennem, bliver, som det er.

Hvert værelse, der sælges på en portal, har et id, som portalen bruger, når den sender en reservation. Hvis det id ikke står på det rigtige værelse, kan reservationerne havne i den forkerte enhed: det sker især for dem, der oprettede værelserne, før kanalen blev forbundet, for portalens kode siger ikke Vezpa noget. Skærmen «Forbind værelserne» retter op på det: du åbner den med knappen af samme navn fra Konfiguration → OTA-kanaler, inde i kanalens sektion (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Funktionen er forbeholdt direktøren.

Systemet foreslår, du bekræfter

Hvor de allerede modtagne reservationer giver nok beviser, finder du under «Forslag til bekræftelse» en foreslået kobling. For hvert forslag ser du, hvor sikkert det er (stærk, mellem eller svag overensstemmelse), grundene — pris, kapacitet, navn — og de vurderede og forkastede alternativer, hver med begrundelsen. Intet er valgt på forhånd: ingen kode skrives, før du bekræfter med «Gem koblinger (n)».

Du kan altid gøre det i hånden

Selv uden forslag — ingen reservationer eller for svage signaler («Skal forbindes manuelt») — har du de to lister at parre: portalens værelser med deres beviser (sete reservationer, datoer, gæster, gennemsnitspris pr. nat) og, under «Dine værelser», dine værelser med kapacitet, grundpris og kode til stede eller fraværende.

Ændre eller frakoble en kobling

Under «Allerede forbundet (n)» finder du de eksisterende koblinger: «Vælg et andet værelse» flytter koblingen til et andet værelse, «Frakobl» fjerner den og frigør portalens værelse, så det kan kobles til en anden værelsestype. Før du bekræfter, ser du altid, hvilket værelse koden fjernes fra. Fluebenet «Overskriv eksisterende koder» bruges til at erstatte en eksisterende kode: uden det røres værelser, der allerede har en anden kode, ikke. Værelser markeret som «allerede genkendt automatisk» (parret på navn eller type) har ingen skift-knap: dér ville en kode ikke afgøre noget.

Der tænkes i værelsestyper, ikke i enkelte enheder

Portalen sælger ikke «værelse 3»: den sælger «et dobbeltværelse». Koblingen gælder derfor for alle enheder af typen, og derfor finder en reservation en ledig enhed, selv om den første er optaget. Undtagelsen er steder, hvor hver enhed sælges for sig: dér gælder koblingen den enkelte enhed.

Kontroloversigten

Nederst på skærmen ser du for hvert af portalens værelser, i hvilket Vezpa-værelse dets reservationer lander; og i listen over dine værelser ser du, hvilke der stadig er udækkede, altså uden portalkode.

Er dit sted allerede på en portal, er der intet at taste igen: vi spørger kanalen, hvad den ved om dig. Under Konfiguration → OTA-kanaler trykker du på «Opret din ejendom fra en portal».

Sådan foregår det, trin for trin

1. Indtast kun nummeret i feltet «Ejendommens nummer på portalen». På Booking.com finder du det i extranettet, ved siden af ejendommens navn, øverst (ejendoms-ID / Hotel ID). Intet andet: ingen adgangskode, ingen værelsesliste.
2. Vi registrerer ejendommen hos channel manageren og beder om forbindelsen. Det er den anmodning, du derefter godkender fra dit extranet.
3. Tryk på «Læs fra kanalen». Vi læser værelser, kapaciteter, pensionstyper og fotos.
4. Du ser forhåndsvisningen: «Dette ville blive oprettet», med Værelser, Pensionstyper, Fotos, Kobling af værelser og Forskelle at tjekke.
5. Du bekræfter med «Opret alt». Først nu bliver noget oprettet — og hver værdi kan stadig ændres bagefter.

Forbindelsen starter først, når du godkender den

Efter anmodningen fortsætter registreringen hos channel manageren af sig selv, men portalen sender os intet, før du godkender forbindelsen fra dens extranet: på Booking.com vælger du OTASwitch som Channel manager; på Airbnb accepterer du forbindelsesanmodningen. Indtil du gør det, er det normalt, at der ikke kommer nogen bolig. Og valget binder dig ikke: i mellemtiden kan du oprette boliger i hånden — når annoncerne kommer, bestemmer du, om de skal oprettes som nye eller kobles til dine.

Værelserne opstår som kladder til gennemsyn

De oprettede værelser går ikke straks i salg: de starter udelukket fra portalerne, så du i ro og mag kan udfylde priser og detaljer. Når de er klar, fjerner du udelukkelsen, og de går i salg. Værelser, der allerede var i Vezpa, bliver hverken rørt eller duplikeret.

«Annoncer uden match»: opret dem som nye, eller kobl dem til dine?

Hvis portalen har annoncer, der ikke matcher nogen af dine boliger, og du har boliger, der endnu ikke er koblet til den kanal, stopper forhåndsvisningen og spørger dig, før noget bliver oprettet: opret annoncerne som nye boliger, eller kobl dem til de boliger, du allerede har. Hvis du opretter dem som nye, kan du ende med to boliger for den samme lejlighed; hvis du kobler dem, forbindes portalen med de boliger, du allerede har. Navnene behøver ikke at stemme overens: portalen går op i koblingen, ikke i hvad du kalder dine værelser.

To forskellige ventetider, og ingen af dem er en fejl

• Godkendelsen af forbindelsen: normalt er 5–10 minutter nok; nogle kanaler kan tage timer eller dage. Det er ikke en fast eller garanteret tid, og det er portalen der godkender, ikke Vezpa. Du behøver ikke blive på skærmen: anmodningen kører videre, og du kan komme tilbage, når du vil.
• Koblingen af værelserne efter at priserne er sendt: når prisplanerne lige er oprettet, har kanalen som regel brug for 1–2 minutter til at binde dem til værelserne. Læser du «Prøv igen om et par minutter», er det netop en ventetid: det, der allerede er oprettet, duplikeres ikke.

Hvis der mangler oplysninger om stedet

For at registrere stedet kræver channel manageren nogle oplysninger: navn, adresse, e-mail, telefon og placeringen på kortet. Mangler én af dem, går registreringen ikke i gang — og appen lister dem for dig, én for én, med knappen «Se de manglende oplysninger». Den fører til Indkvarteringsoplysninger, hvor du udfylder det hele på én gang; så snart intet mangler, starter anmodningen af sig selv, og du står, hvor du var.

«Dette sted er allerede knyttet til en anden channel manager-forbindelse»

Nummeret, du har indtastet, er rigtigt. Stedet på portalen hænger stadig på en tidligere channel manager-forbindelse: et andet sted eller en gammel konto. Den forbindelse skal først løsnes; så længe den er aktiv, ender hvert nyt forsøg på samme måde. At prøve igen uden at løsne den ændrer ingenting.

Værelsets kapacitet hos channel manageren

Hos channel manageren er værelset ét og deles af alle tilsluttede portaler. Dets kapacitet er det største af de pladser, de forskellige portaler sælger: den kan altså overstige en enkelt portals, og det er helt fint — hver portal sælger fortsat for de pladser, den kender. Passer tallet ikke med nogen af de portaler, du har forbundet, er det værd at kigge på i hånden.

Priserne på OTA-kanalen bliver ikke opdateret

• Kontrollér, at du har gennemført Channel Mapping (værelser OG rate plans)
• Kontrollér, at kanalen står som "Aktiv" i Vezpa-appen (Konfiguration → OTA-kanaler)
• Vent mindst 5-10 minutter efter en prisændring — udbredelsen sker ikke øjeblikkeligt på alle kanaler
• Kontrollér på OTA-portalen, at du har valgt den rigtige channel manager (OTASwitch)

OTA-reservationerne kommer ikke ind i kalenderen

• Kontrollér, at kanalen er aktiv og mappet
• Kontrollér, at push-notifikationerne er slået til på telefonen
• Prøv at foretage en manuel opdatering af kalenderen (træk nedad)
• Hvis reservationen er havnet i rækken "Undtagelser", betyder det, at der ikke var ledighed i det tildelte værelse — kontakt supporten for at få det løst

Overbooking (dobbeltbooking på samme værelse)

• Den hyppigste årsag: forkert mapping — et Vezpa-værelse er blevet knyttet til det forkerte værelse på OTA-kanalen
• Anden årsag: channel manageren var ikke blevet valgt på OTA-portalen, så kanalen modtog ikke opdateringerne af tilgængeligheden
• Løsning: ret mappingen, kontrollér valget af CM på portalen, og kontakt supporten, hvis problemet fortsætter

Channel Mapping viser ikke OTA-kanalens værelser

• For Booking.com, Expedia og Agoda: kontrollér, at du har indtastet de rigtige loginoplysninger til portalen
• Kontrollér, at værelserne er aktive og offentliggjort på OTA-portalen (ikke kladder)
• Kontrollér, at channel manageren er blevet valgt på OTA-portalen (uden dette trin kan systemet ikke læse værelserne)

Kanalen står som "Afventer aktivering"

• Hvis kanalen ikke engang når så langt, så tjek først resultatet af registreringen: appen fortæller dig, om problemet er vores, eller om der er noget, der skal rettes
• Det betyder, at anmodningen er sendt, men at godkendelsen på OTA-portalen mangler
• Log ind på kanalens portal, og gennemfør godkendelsesproceduren (se de specifikke instruktioner for hver kanal ovenfor)
• Nogle kanaler (VRBO) kan være op til 5 hverdage om at fuldføre aktiveringen
• Mens du venter, finder du i appen afsnittet «Sådan godkender du» med de hurtige trin for kanalen, og du kan vælge at fortsætte manuelt: du tilslutter OTA'en senere, når godkendelsen er gennemført

En portals reservationer havner i den forkerte enhed

• Det sker næsten altid, når værelserne blev oprettet, før kanalen blev forbundet: portalens kode står ikke på det rigtige værelse
• Åbn «Forbind værelserne» fra kanalens sektion og bekræft eller ret koblingerne
• Allerede modtagne reservationer flyttes ikke: koblingen retter de næste