Guide til Regnskab

Regnskab åbner du fra siden «Overblik» med knappen «Regnskab». Øverst er fanerne «Overblik», «Udvikling», «Resultatopgørelse», «Indtægter», «Udgifter», «Leverandører» og «Forfald»: hvilke hver rolle ser, står i Hvem ser hvad.

Perioden vælger du med «Denne måned», «Sidste måned», «I år» og «Sidste år». Overblikket har tre kort; tryk på et, så åbner fanen, der forklarer det:

• «Overskud»: indtægter minus udgifter, i rødt når det er negativt. Åbner resultatopgørelsen.
• «Til betaling»: de udgifter, der endnu ikke er betalt, og hvor mange de er. Åbner forfald.
• «Udestående i perioden»: det, der er optjent i de valgte måneder og endnu ikke betalt. Åbner indtægterne.

Nedenunder er diagrammet «Udgifter pr. kategori» og «Næste forfald».

Øverst tre tal, årets indtægter, udgifter og overskud, med ændringen i forhold til året før, når der er et år før at sammenligne med. Diagrammet viser for hver periode en søjle for indtægter og en for udgifter, med overskuddets linje ovenover.

«Måned», «Kvartal» og «År» skifter diagrammets trin, pilene skifter år. Trykker du på en eller flere kategorier, viser diagrammet kun deres udgifter: overskuddet forbliver det rigtige, indtægter minus alle udgifter. «Grupperet» samler udgifterne i én søjle, «En ad gangen» deler dem op pr. kategori.

En tabel med perioderne som kolonner (på telefonen ruller den til siden) og disse rækker:

• «Indtægter»: åbner pr. post, altså pr. værelsestype, kasseafdeling og Wellness;
• «Udgifter»: åbner pr. kategori;
• «Overskud», fremhævet;
• «OTA-provisioner (ikke i overskuddet)», når der er provisionsfakturaer (se OTA-provisioner);
• «Overskud året før», til sammenligning.

Over tabellen vises bemærkninger om tal, du bør tjekke: udgifter uden moms, betalinger over bookingens total (posten «Overskydende beløb», som regel en refusion, der ikke er registreret), ophold delt mellem flere virksomheder.

• Kun modtagne betalinger tæller: forudbetalinger og restbeløb på bookinger, betalte salg i kassen og i Wellness. Et kort stillet som garanti er ikke en indtægt, før du trækker beløbet.
• De tæller i den måned, de hører til: overnatningen deles nat for nat, så et ophold fra 30. april til 3. maj giver én nat til april og to til maj.
• Turistskatten holdes udenfor: du opkræver den for kommunen.
• Refusionen af en booking, der er annulleret via Booking Engine, mindsker indtægterne.

Fanen grupperer pr. måned og pr. post; hver post viser det optjente (det, der tilkommer for de måneder) og det modtagne. Beløbene på denne fane er altid inkl. moms.

Nederst er «Udstedte dokumenter»: fakturaer, kreditnotaer, kvitteringer og bonner fra perioden. De er der til opslag og lægges ikke til indtægterne, for en betaling og dens faktura er de samme penge.

1. Tryk på knappen + «Udgift».
2. Skriv «Beløb», og vælg «Kategori»: de to er nok, derefter «Gem».
3. Åbn om nødvendigt «Flere detaljer»: leverandør (findes den ikke, skriver du navnet: Vezpa tilbyder at tilføje den), virksomhed, «Måned, den hører til», «Antal måneder», forfald, betalt, «Momssats (%)» (kategorien foreslår den), «Dokumentnummer» og noter.

Måneden, den hører til, er den måned, udgiften vedrører, også hvis du betaler den senere. Med «Antal måneder» deles udgiften i lige store dele: en årlig forsikring over 12 måneder vejer en tolvtedel om måneden.

«Upload XML» læser en italiensk e-faktura FatturaPA, som .xml eller signeret som .p7m: leverandør, nummer, dato, beløb, moms og forfald. En kreditnota kommer ind som negativ. Udgiften går til den virksomhed, fakturaen er udstedt til (modtagerens momsnummer): er det ingen af dine, afvises filen. Den kommer ind som til betaling, med leverandørens standardkategori.

I Italien kan leverandørfakturaer også komme af sig selv. Har en virksomheds kort på siden «Virksomheder (momsnumre)» rækken «Leverandørfakturaer», vælger direktøren «via Vezpa»: hver faktura, der kommer fra SDI, bliver en udgift til betaling for den virksomhed med mærket «Modtaget faktura», og den kan ikke slettes. Fandtes den allerede som udgift, indtastet manuelt eller fra XML, knytter Vezpa den til den i stedet for at oprette en ny. Med «via revisoren» modtager revisoren dem, og du tilføjer dem her med «Upload XML». Hvordan det aktiveres, står i guiden til e-fakturering.

Listen kan filtreres efter kategori, leverandør og status («Alle», «Til betaling», «Betalte»). Hver udgift kan redigeres, slettes, markeres med «Markér som betalt» eller «Markér som ubetalt» og kopieres til en anden måned med «Dupliker», praktisk til regninger. En udgift uden kategori vises som «Uden kategori»; udgifter i en anden valuta holdes uden for totalen.

Til udgifter, der kommer igen uændret (lønninger, lån, husleje, abonnementer), bruger du «Gentag» på udgiften: «Hver måned», «Hver 3. måned» eller «Hvert år», med «Indtil», hvis gentagelsen har en slutning. Det gælder udgifter indtastet manuelt, ikke dem fra XML. Vezpa opretter selv udgiften for hver periode på samme dag i måneden (den 31. bliver den sidste dag i kortere måneder), til betaling, med beløb, leverandør, kategori og virksomhed fra den første. I listen har udgifterne i en gentagelse ikonet med pilene i en cirkel. Du stopper den med «Stop gentagelse», fra den første udgift eller fra en af de oprettede; sletter du den første, stopper den også, mens de allerede oprettede udgifter bliver. Ændrer du beløb eller leverandør på den første udgift, ændres de næste, ikke de allerede oprettede. «Dupliker» bruges stadig til en enkelt kopi.

Hvis du modtager betalinger online med Stripe, kommer gebyrerne ind af sig selv: hver måned én udgift fra leverandøren Stripe, i kategorien «Betalingsgebyrer», allerede betalt, med mærket «Automatisk». Vezpa opdaterer den hver dag, så den kan ikke ændres eller slettes.

Hver leverandør viser, hvor meget du har brugt, og hvor meget der stadig er til betaling i den valgte periode. Leverandører oprettes af sig selv, fra en udgift eller en XML-fil.

Direktøren ændrer «Navn», «CVR-nummer» og «Standardkategori»: med en standardkategori får nye udgifter fra den leverandør, også dem fra XML, den af sig selv.

«Udgifter til betaling»: de ubetalte udgifter, hvor dem, der er over forfaldsdatoen, er markeret «Forfalden». «Markér som betalt» trykker du på direkte her. En provisionsfaktura fra kanalen, der stadig er åben, har mærket «Til afstemning».

«Forventede indbetalinger»: bookinger med ankomst i de sidste 12 måneder eller de næste 30 dage, som stadig har en åben saldo. Tryk på en for at åbne bookingen.

På denne fane er beløbene altid inkl. moms: det er dem, du betaler og modtager.

Hver ejendom starter med ti standardkategorier, blandt andet «Kanalprovisioner». Direktøren håndterer dem med knappen «Kategorier» på fanen Udgifter:

• «Omdøb» og «Standardmomssats (%)», der foreslås i nye udgifter;
• «Skjul» og «Vis»: en skjult kategori foreslås ikke længere til nye udgifter;
• «Tilføj kategori» til dine egne poster.

Standardkategorier kan ikke slettes; dem, du selv har tilføjet, kan, hvis ingen udgift bruger dem.

Ikonet % øverst skifter mellem «Beløb inkl. moms» og «Beløb ekskl. moms». Det gælder for Udvikling og resultatopgørelsen og i overblikket for overskuddet med detaljerne nedenunder og for diagrammet «Udgifter pr. kategori».

• Uden moms er indtægterne fratrukket deres sats: i Italien overnatningen fratrukket 10 %, andre steder med ejendommens sats. Udgifter tæller med deres beløb ekskl. moms.
• En udgift, hvis moms ikke er kendt, eller en betaling, der ikke hører til en booking, tæller fuldt ud også uden moms: en bemærkning gør dig opmærksom på det.
• «Til betaling» og «Udestående i perioden» er altid inkl. moms, ligesom fanen Indtægter: det er penge, der faktisk går ud og kommer ind.

Portalernes provisioner beregnes ud fra bookingerne: de kommer med blandt udgifterne, i kategorien «Kanalprovisioner», fordelt nat for nat som opholdet.

Provisionsfakturaen, som kanalen sender dig, er «Til afstemning»: du registrerer den i samme kategori, manuelt eller fra XML, for at tjekke, hvad kanalen har tilbageholdt, men den trækkes ikke fra overskuddet en gang til. Så længe den er til betaling, vises den under «Til betaling» og under forfald, for den er en reel gæld. I resultatopgørelsen har den sin egen række, «OTA-provisioner (ikke i overskuddet)».

Har kontoen flere virksomheder (se guiden til e-fakturering), vises vælgeren «Virksomhed» øverst: «Alle virksomheder» eller én. Med kun én virksomhed er vælgeren der ikke.

• En indtægt går til værelsets eller afdelingens virksomhed; et ophold i værelser fra forskellige virksomheder deles mellem dem nat for nat.
• En udgift fra XML går til virksomheden med det momsnummer, den er udstedt til; en manuelt indtastet udgift til den virksomhed, der er valgt under «Flere detaljer», ellers til leverandørens sædvanlige virksomhed, ellers til hovedvirksomheden.
• Hver rapport læses for én virksomhed eller for alle samlet: én virksomheds beløb ender aldrig på en andens momsnummer.

• Direktør: alle faner, momskontakten, kategorierne og redigering af leverandører.
• Assistent: kun «Udgifter» og «Leverandører». Indtaster udgifter og uploader XML, opretter nye leverandører fra udgiften og redigerer de udgifter, vedkommende selv har indtastet manuelt; ser ikke indtægter eller overskud og ændrer ikke kategorier eller leverandører.
• De øvrige roller har ikke knappen «Regnskab».

Statistik tæller omsætningen efter afrejsedato: alt, hvad gæsten har brugt, portalens provision medregnet, i den måned gæsten rejser, betalt eller ej. Regnskab tæller de modtagne penge, i den måned hver nat hører til. De samme måneder kan derfor give forskellige totaler, og sådan skal det være: Statistik fortæller, hvad du har solgt, Regnskab, hvad du har modtaget og brugt.

Under omsætningsdiagrammet i Statistik finder direktøren noten «Hvorfor Statistik viser en anden omsætning».

Ikonet «Skattedokumenter» øverst åbner siderne med de dokumenter, din ejendom udsteder, for eksempel e-fakturering og fakturaer: det vises, når mindst ét af dem er aktivt.

Regnskab udsteder ikke dokumenter og sender intet til skattemyndighederne: det oplister dem på fanen Indtægter, under «Udstedte dokumenter», uden at lægge dem til indtægterne.