Vejledning til elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering er det system, hvor alle italienske fakturaer sendes i XML-format til Sistema di Interscambio (SDI), udvekslingssystemet hos Agenzia delle Entrate (det italienske skattevæsen). Siden 2024 er det obligatorisk for alle med et italiensk momsnummer, også for dem på den forenklede ordning (forfettari).

Hvad Vezpa gør

Vezpa genererer fakturaens XML-fil, signerer den digitalt og sender den til SDI via OpenAPI.it som autoriseret skattemæssig formidler. Du udsteder fakturaen fra appen, resten sker automatisk.

Omkostninger: Skattemodul

Elektronisk faktura og bon ligger i «Skattemodul», som du slår til under «Konfiguration» → «Skat & juridisk overholdelse» → sektionen «Elektronisk fakturering» → «Skattemodul». Uden aktivt modul sendes der ingen elektroniske fakturaer.

• Gebyret er € 7,90 om måneden (inkl. moms), trukket fra din wallet ved aktivering og derefter hver måned på samme dato. Slår du det fra og til igen, før den betalte måned er gået, betaler du ikke et ekstra gebyr, og fornyelsesdatoen forbliver den samme.
• Det omfatter 100 elektroniske fakturaer og 500 bonner for hver måned af modulet.
• Ud over kvoten koster hver faktura € 0,19 og hver bon € 0,03, fra den forudbetalte saldo.
• Ved store mængder kan prisen på ekstra fakturaer og bonner forhandles: skriv til os, så aftaler vi den.
• Kvoten tilhører ejendommen: fakturaer sendt fra Wellness-modulet bruger af de samme hundrede.
• En kreditnota og en debetnota tæller også som afsendelser: de koster det samme som en faktura.
• En faktura, der afvises af SDI, betales ikke: beløbet refunderes til din wallet, og kvoten bruges ikke.
• Den ikke-fiskale kvittering går ikke gennem SDI og forbliver gratis, også uden modulet.

Bonnerne sender Vezpa på dine vegne som mellemmand: vi beder dig ikke om loginoplysninger. Du skal blot give fuldmagt til Vezpa på portalen «Fatture e Corrispettivi» hos Agenzia delle Entrate, i afsnittet om fuldmagter, til håndtering af de daglige indtægter (corrispettivi); skattekoden, du skal give fuldmagt til, finder du i modulet. Tryk derefter på «Aktivér bonner». Du skal også have elektronisk fakturering sat op og stedets fulde adresse (gade og nummer, postnummer, kommune og provins). Enkeltmandsvirksomheder kan ikke overdrage indsendelsen af de daglige indtægter til en mellemmand: for dem omfatter modulet kun fakturaer. Bonner udstedes fra kassen, fra Wellness og ved lukning af reservationens regning: se Guide til kassen og Vejledning til reservationsdetaljer.

Hvad Vezpa IKKE gør

Vezpa står ikke for den lovpligtige tiårige opbevaring. Det er en selvstændig lovpligt (art. 39 DPR 633/72), og Agenzia delle Entrate tilbyder den gratis på portalen "Fatture e Corrispettivi" (fakturaer og vederlag). Du skal selv aktivere den én gang for alle i starten — alle trin finder du i næste afsnit.

Aktiveringen foretages kun én gang, i opsætningsguiden. Kontrollér ejendommens oplysninger, før du går i gang.

Når tjenesten er aktiv, går den korteste vej via «Overblik»: feltet «Regnskab» ved siden af POS åbner direkte sektionen «Elektronisk fakturering».

Trin 1 — Kontrollér ejendommens oplysninger

Gå til Konfiguration → Elektronisk fakturering og kontrollér, at følgende er korrekt:

• Momsnummer (Partita IVA) (11 cifre)
• Skatteordning: RF01 (almindelig), RF19 (forenklet ordning) osv. — som standard RF01
• Hjemsted: adresse, husnummer, postnummer, kommune, provins
• Ejendommens PEC (nyttig til at modtage meddelelser fra SDI)

Trin 2 — Åbn aktiveringsguiden

Fanen Ejendom → Elektronisk fakturering → Aktivér. Guiden består af 5 trin:

Trin 3 — Accepter kontrakten

Vezpa leverer administrationssoftwaren, OpenAPI.it er den skattemæssige formidler, der signerer og sender XML-filerne til SDI på dine vegne. Accepten af kontrakten er det formelle skridt, der er nødvendigt for at godkende afsendelsen.

Trin 4 — Aktivér den gratis opbevaring hos AdE

1. Åbn portalen "Fatture e Corrispettivi" på https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Log ind med SPID, CIE eller loginoplysninger til Entratel/Fisconline (de samme som til din personlige skattekonto)
3. Vælg i menuen "Conservazione" → "Aderisci al servizio di conservazione" (Opbevaring → Tilmeld dig opbevaringstjenesten)
4. Udfyld formularen med ejendommens oplysninger (P.IVA, adresse, PEC-adresse) og signér digitalt
5. Send tilmeldingen: aktiveringen er gratis og træder i kraft næsten med det samme

Fra det øjeblik bliver hver faktura, der sendes til SDI, automatisk opbevaret i 10 år på Agenzia delle Entrates servere, uden at du skal gøre mere.

Trin 5 — Første optankning af wallet

Mindst € 10 for at dække de første udstedelser. Optankningen sker med kreditkort via Stripe; betalingen er sikker, og ingen kortoplysninger gemmes hos Vezpa.

Anbefalede pakker:

Udstedelsen sker direkte fra gæstens reservation. Systemet udfylder alle oplysninger på forhånd (værelser, nætter, debiteringer, turistskat) ved at læse dem fra reservationen: du kontrollerer og bekræfter.

Standardforløb

1. Åbn gæstens reservation: Fanen Reservationer → Reservationsliste → tryk
2. Åbn handlingsmenuen (ikonet ⋮ øverst til højre), eller brug knappen på reservationskortet
3. Tryk på "Udsted elektronisk faktura"
4. Vælg modtager af udstedelsen:
   • Hele reservationen — hvis fakturamodtageren er den samme som hovedbookeren
   • Separat regning — hvis du allerede har oprettet særskilte regninger til forskellige gæster (se afsnit 4)
5. Kontrollér de forudfyldte oplysninger om fakturamodtageren (se tabellen nedenfor)
6. Tryk på "Udsted og send til SDI"
7. Vent på bekræftelsesdialogen: "Faktura sendt, nummerering VZP-2026-0001"

Oplysninger om fakturamodtageren

Modtagerkode for virksomheder

Virksomheden oplyser en af de to:

• Unik kode på 7 tegn (f.eks. M5UXCR1) → fakturaen leveres direkte i kundens eget økonomisystem
• Certificeret PEC-adresse → fakturaen leveres via certificeret e-mail

Hvis virksomheden ikke oplyser noget, så brug 0000000 (syv nuller): fakturaen bliver alligevel lagt i kundens cassetto fiscale (personlige skattekonto) på AdE-portalen, hvor kunden finder den sammen med sin revisor.

Privatperson uden Codice Fiscale

For italienske gæster er skattekoden obligatorisk (16 alfanumeriske tegn). For udlændinge bruger du den italienske skattekode, hvis de har en (f.eks. hvis de bor i Italien), ellers kontakter du Vezpa-supporten for at få den særlige fremgangsmåde for udenlandske kunder.

Hvad der sker efter afsendelsen

Med «Skattemodul» er 100 fakturaer om måneden inkluderet; derudover € 0,19 pr. stk. fra det forudbetalte beløb. stk. fra det forudbetalte beløb. Fakturaens status kan ses under Fanen Ejendom → Fakturering → Fakturaliste og følger disse trin:

I «Udstedte fakturaer» er «Søg» («Nummer, kunde, CVR-nr. eller gæst»): der søges i nummeret, kundens navn eller firmanavn, partita IVA, codice fiscale og gæstens navn på bookingen. Nedenunder filtrene efter status — «Alle», «Kladder», «Sendte», «Arkiverede», «Afviste» — som erstatter den gamle filtermenu i bjælken; når fakturaerne dækker mere end ét år, årsmenuen med «Alle år» (en kladde tæller i det år, den blev oprettet). I bjælken tilbyder «Sortér efter» «Nyeste først», «Ældste først», «Nummer: højeste først», «Nummer: laveste først», «Beløb: højeste først», «Beløb: laveste først», «Kunde (A–Å)»; standard er «Nyeste først». Hvert kort viser kundens navn. Listen henter 50 fakturaer ad gangen: nederst «Indlæs flere».

Overgangen fra transmitted til archived sker, når SDI bekræfter leveringen, som regel inden for 1-2 minutter.

Typisk tilfælde: en reservation har to eller flere fakturamodtagere, som ønsker hver sin faktura. Eksempel: et par på forretningsrejse, hvor Mario Rossi (privatperson) betaler værelse og morgenmad, mens Acme Srl (virksomhed) betaler arbejdsmødet og ekstraydelserne.

Sådan opretter du separate regninger

1. Åbn reservationen → handlingsmenuen → "Separate regninger"
2. Tryk på FAB-knappen "Del regningen" (knappen + nederst til højre)
3. Vælg fakturamodtageren blandt de eksisterende, eller tryk på "+ Ny fakturamodtager" for at oprette vedkommende med det samme
4. Indtast beløbene: Værelse, forplejning, turistskat
5. Markér de debiteringer fra reservationen, der skal flyttes over på denne regning (f.eks. "Aftensmad 2 personer")
6. Gem: den separate regning vises på listen
7. Opret flere separate regninger til de øvrige modtagere
8. Tryk på hver regning → "Udsted faktura" → og fortsæt som normalt

Hvornår du IKKE kan bruge separate regninger

En kreditnota tilbagefører en allerede udstedt faktura, helt eller delvist. Man kan ikke "annullere" en faktura, der er sendt til SDI: den eneste måde er at udstede en kreditnota på det samme (eller et delvist) beløb.

Hvornår den skal udstedes

• Reservation annulleret efter at fakturaen er udstedt
• Fejl i beløbet (f.eks. gæsten betaler mindre på grund af en mangel i servicen)
• Rabat givet med tilbagevirkende kraft
• Delvis tilbageførsel (f.eks. et no-show-værelse)

Sådan udsteder du den

1. Fanen Ejendom → Fakturering → Fakturaliste
2. Tryk på den oprindelige faktura (den skal have status archived)
3. Tryk på "Udsted kreditnota (TD04)"
4. Indtast årsag og beløb (delvist eller fuldt)
5. Bekræft: kreditnotaen sendes til SDI og knyttes til den oprindelige faktura

Vezpa genererer to typer udskrifter som supplement til den officielle faktura (XML til SDI). Begge er gratis og trækker ikke på din wallet.

Proforma — sådan udskriver du den

• Fra reservationen → handlingsmenuen → "Udskriv proforma" (samlet proforma)
• Fra Separate regninger (printerikonet på hvert kort) → proforma for netop den regning
• Fra skærmen "Udsted faktura" (knappen "Udskriv proforma" under Udsted) → forhåndsvisning, før du bekræfter afsendelsen til SDI

Høflighedskopi — sådan udskriver du den

Åbn Fakturadetaljer fra listen → "Udskriv kopi". Systemets dialogboks åbnes, så du kan vælge printer eller gemme som PDF.

SDI kan afvise en faktura på grund af formelle fejl: forkert skattekode på kunden, ufuldstændige oplysninger om ejendommen, momskode der ikke passer til skatteordningen osv. Når det sker:

1. Fakturaen skifter til status rejected under Fakturadetaljer
2. Fakturaer afvist af SDI refunderes
3. I detaljerne vises årsagen til afvisningen med rødt
4. Ret oplysningerne (f.eks. kundens skattekode) og udsted fakturaen igen ved at trykke på "Udsted" en gang til

Typisk tid mellem afsendelse og afvisning: 5-15 minutter.

Sektionen «Elektronisk fakturering» åbnes fra «Overblik» med feltet «Regnskab», eller fra «Konfiguration» → «Wallet og fakturaer». Den har fem faner i denne rækkefølge:

• «Aktivitet», den den åbner på. Øverst måneden i tal: «Sendte fakturaer» og «Udstedte kvitteringer» med beløbet, «Kladder der skal sendes» og «Afvist af SDI». Et tryk på et felt åbner listen allerede filtreret. Nedenunder «Seneste aktivitet»: fakturaer og kvitteringer sammen, pr. dag, én linje pr. dokument med dets seneste status. Et tryk på en linje åbner dokumentet.
• «Fakturaer»: hele listen med søgning, filtre efter status og år og sortering.
• «Kvitteringer»: de ikke-skattemæssige kvitteringer med kundens navn, kan filtreres efter år. Listen henter 50 kvitteringer ad gangen: nederst «Indlæs flere».
• «Fakturamodtagere»: adressebogen med kundernes skatteoplysninger.
• «Wallet», den sidste. Øverst «Skattemodul» med gebyr, næste fornyelse og de fakturaer og bonner, der er brugt i perioden («Administrer modulet» åbner dets side), derefter saldoen, «Hurtig optankning» og «Seneste transaktioner».

På en computer sætter «Aktivitet» månedens felter i en kolonne til venstre og den seneste aktivitet ved siden af; også «Wallet» sætter saldo og optankning ved siden af bevægelserne.

Den forudbetalte wallet fungerer sådan her:

• Den findes under Fanen Ejendom → Fakturering → Wallet
• Den udløber ikke — saldoen er altid til rådighed
• Eneste tilbagevendende opkrævning — gebyret for «Skattemodul», hvis du har slået det til
• Den tankes op med kort via Stripe, når som helst
• Den viser saldo, optankningstransaktioner og forbrugstransaktioner

Lav saldo

Inden for de hundrede inkluderede fakturaer kigges der ikke på din wallet. Ud over kvoten stopper udstedelsen, hvis saldoen ikke dækker de € 0,19 for fakturaen. Hvis saldoen ved fornyelsen ikke rækker til gebyret, stopper fakturaerne, indtil du tanker op, mens bonnerne fortsætter, fordi de er obligatoriske: deres pris bringer saldoen under nul og dækkes ved næste optankning.

Ved tekniske problemer eller spørgsmål om, hvordan appen fungerer:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

Ved tvivl om reglerne (skatteordning, momskoder, særlige skattemæssige tilfælde): kontakt din revisor.