Faktureringsguide

Denne funktion udsteder en faktura ud fra en overnatningsreservation eller et salg i Wellness-modulet, for overnatningssteder i et hvilket som helst af de 21 EU-lande, som Vezpa dækker for dette dokument. Vezpa udfylder linjerne på dit eget sprog, anvender dit lands momsregler, bygger PDF’en og holder styr på den fortløbende nummerering.

Hvad den gør, overalt hvor den er tilgængelig

• Udfylder fakturaen ud fra reservationen (ophold, turistskat, ekstra ydelser), med linjebeskrivelser og PDF-etiketter trykt på dit lands standardsprog
• Udsteder dokumentet i dit lands valuta — krone, zloty, forint, leu eller euro alt efter hvor du er registreret, ikke én fast valuta for alle
• Tilføjer eller udelader moms efter din status, med dit lands sats
• Trykker nederst på dokumentet den juridiske bemærkning, du har angivet: obligatorisk hvis du ikke er momsregistreret, valgfri hvis du er
• Genererer PDF’en og holder den fortløbende nummerering pr. år, uden huller og uden genbrug

ARES og QR Platba: to ekstrafunktioner knyttet til Tjekkiet

Vezpa har desuden to ekstrafunktioner knyttet til Tjekkiet, men ikke på samme måde. Opslaget i det offentlige ARES-register udfylder en erhvervskunde ud fra dennes IČO, og det vises, hver gang kunden på fakturaen er en tjekkisk virksomhed, uanset hvilket land dit eget overnatningssted ligger i: et østrigsk overnatningssted, der fakturerer en tjekkisk virksomhed, ser det; et tjekkisk overnatningssted, der fakturerer en tysk virksomhed, gør ikke. Betalingskoden QR Platba, der trykkes på fakturaen, er derimod virkelig forbeholdt overnatningssteder registreret i Tjekkiet. Begge forklares i afsnit 4 og 6 — de findes, fordi ARES og QR Platba-formatet er tjekkiske nationale systemer; Vezpa bygger (endnu) ikke det tilsvarende for de øvrige 20 lande.

Pris

Ingen. Fakturaen genereres lokalt af Vezpa: den går ikke gennem en mellemmand, bruger ikke saldo og der er intet gebyr pr. dokument.

Hvem kan bruge den

Indstillinger og udstedelse er forbeholdt rollerne Direktør og Assistent. Menupunktet vises for overnatningssteder i et hvilket som helst af de 21 dækkede EU-lande (Belgien, Bulgarien, Danmark, Finland, Frankrig, Grækenland, Irland, Kroatien, Luxembourg, Nederlandene, Polen, Portugal, Rumænien, Slovakiet, Slovenien, Spanien, Sverige, Tjekkiet, Tyskland, Ungarn og Østrig) — ikke for Italien, som i stedet bruger elektronisk fakturering til SDI.

Hvad den (endnu) ikke gør

• Indberetning til skattemyndighederne: ingen, i intet af de 21 lande. Vezpa fremstiller dokumentet og stopper der: du udsteder det, printer det og giver det til gæsten. Enhver elektronisk indberetning eller bogføring, dit land kræver, ligger uden for denne funktion, og den bliver du ved med at gøre som i dag
• Kreditnota: ikke tilgængelig i noget af de 21 lande i denne version. En forkert faktura annulleres i stedet — se afsnit 7
• eTurista (Tjekkiet): indsendelse til portalen er ikke integreret

Åbn Konfiguration → Fakturering. Øverst sidder to separate kontakter, efterfulgt af dine oplysninger som udsteder.

De to kontakter

• Aktivér fakturering — tænder funktionen. Mens den er slukket, advarer udstedelse fra en reservation dig om, at fakturering ikke er aktiv
• Momsregistreret — erklærer, at du er momspligtig. Er du ikke det, så lad den være slukket: fakturaer kommer ud uden moms, og en juridisk fritagelsesbemærkning trykkes nederst (se lige nedenfor)

Bemærkningen nederst på dokumentet: obligatorisk uden moms, valgfri med

Feltet til den juridiske bemærkning, der trykkes nederst på fakturaen, er der altid, men det skifter karakter afhængigt af kontakten Momsregistreret.

• Er du ikke momsregistreret, hedder feltet Fritagelsesbemærkning, og det er obligatorisk: uden det nægter Vezpa at udstede. I Tjekkiet må du lade det stå tomt — Vezpa trykker alligevel den verificerede formulering, der allerede bruges på tjekkiske fakturaer, og det er det eneste land, hvor den gør det. I alle andre lande finder Vezpa ikke på denne formulering for dig — en forkert juridisk sætning på en rigtig faktura er værre end en app, der spørger først — så du skriver den selv, helst den, din revisor allerede bruger. Det, du skriver, vinder altid, også i Tjekkiet.
• Er du momsregistreret, hedder feltet Valgfri bemærkning, og det er netop valgfrit: lad det stå tomt, og der trykkes ingen linje nederst på fakturaen. Det er der for enhver, der skal vise en juridisk henvisning på dokumentet, selv om vedkommende er momsregistreret — for eksempel en bemærkning om omvendt betalingspligt. Teksten skriver du selv: Vezpa forudfylder den i intet land, Tjekkiet inklusive.

Felterne

Fakturanummeret er præfiks + løbenummer + år, for eksempel FA12/2026. Løbenummeret starter forfra ved 1 hvert år.

Samlet eller adskilt

• Samlet — overnatning og spa bruger begge feltet Præfiks for stedet, altså én enkelt række
• Adskilt (ophold / spa) — hver bruger sit eget præfiks og har dermed sin egen række

Der er i virkeligheden kun én regel: rækken følger præfikset. To fakturaer med samme præfiks deler tælleren; to forskellige præfikser har uafhængige tællere. Sådan kan to dokumenter aldrig bære det samme nummer.

Ingen huller, intet genbrug

• Går udstedelsen galt undervejs, blot mens PDF’en bygges, bruges der intet nummer: hele handlingen rulles tilbage
• Udsteder to personer i samme øjeblik, sættes de to handlinger i kø og får to fortløbende numre
• En annulleret faktura beholder sit nummer, som aldrig tildeles igen

To former for det samme nummer

I «Nummerformat» vælger du, hvordan det udskrives. «Præfiks + nummer / år (f.eks. 54/2026)» er standardformen, den der er beskrevet ovenfor, og for den, der allerede udstedte, ændrer intet sig. «Præfiks + år + 4-cifret nummer (f.eks. 20260054)» er en form, der er udbredt i tjekkiske faktureringssystemer: året først, så løbenummeret med fire cifre — med præfikset FA, FA20260054. Kun udskriften ændres: serie, præfiks og løbenummer forbliver de samme, og allerede udstedte fakturaer omnummereres ikke.

Fortsæt nummereringen fra dit tidligere system

Kommer du fra et andet system med en serie, der allerede er i gang — for eksempel dit tidligere faktureringssystem, der stoppede ved faktura 53 —, så vælg først det format, du brugte; tryk derefter på den første faktura, du udsteder fra Vezpa, på blyanten ved siden af «Fakturanummer» og skriv 54 i «Løbenummer». Derfra fortsætter Vezpa selv: 55, 56…

1. Åbn reservationen og vælg faktureringshandlingen: skærmen Udsted faktura åbnes
2. Vælg kundetype: Privat eller Virksomhed
3. For en virksomhed udfyldes kundens skatteidentifikation — kun påkrævet, hvis dit eget overnatningssted ligger i Tjekkiet, valgfrit alle andre steder. Er kunden en tjekkisk virksomhed, vises en knap Hent fra ARES ved siden af feltet, uanset hvilket land dit eget overnatningssted ligger i: tryk på den, og juridisk navn, momsnummer og adresse udfyldes automatisk fra det tjekkiske offentlige virksomhedsregister. Er hverken kunden eller dit eget overnatningssted tjekkisk, vises knappen ikke — ARES kender kun tjekkiske virksomheder — så indtast kundens oplysninger manuelt
4. Tjek linjerne og tryk på Udsted
5. PDF’en åbnes med det samme: print den eller send den til gæsten

Hvad der ender i linjerne

Hver linjebeskrivelse trykkes på dit lands standardsprog, og hvert beløb i dit lands valuta. Er du ikke momsregistreret, kommer alle linjer ud uden moms, og fritagelsesbemærkningen trykkes nederst. Vezpa genberegner ikke priser: den tager de beløb, der allerede står på reservationen.

Nummeret, før du udsteder

Øverst i «Udsted faktura» vises «Fakturanummer»: det nummer, denne faktura vil få, altså det næste i dens serie, allerede i det valgte format. Som regel er der intet at gøre. Blyanten ved siden af, «Skift nummer», tjener kun ét tilfælde — at fortsætte nummereringen fra det system, du brugte før — og åbner en advarsel, feltet «Løbenummer», hvor du kun skriver løbenummeret (for eksempel 54), og en forhåndsvisning af nummeret, som det bliver udskrevet. Når du bekræfter, tjekker Vezpa, at det er ledigt; hvis ikke, vises «Dette nummer bruges allerede af en udstedt faktura.»

Kundens e-mail og afsendelse lige bagefter

Under kundens oplysninger står «Kundens e-mail», allerede udfyldt med bookingens e-mail: den kommer på fakturaen og afgør, hvor den sendes hen. Ret den, hvis fakturaen fx skal til en virksomheds bogholderi. Efter «Udsted» åbnes PDF-visningen, og i bjælken øverst er knappen «Send faktura».

Rette linjerne, og din egen tekst

Under kundens oplysninger finder du «Fakturalinjer», allerede udfyldt fra bookingen: hver linje har «Beskrivelse», «Antal» og «Enhedspris», og du kan rette dem alle, før du udsteder. Linjen for overnatning viser opholdets datoer, antal nætter, antal personer og enhedens navn. «Tilføj linje» tilføjer en, skraldespanden ved siden af en linje fjerner den, og «I alt» opdateres, mens du skriver. Det gælder også linjen for Wellness. Feltet «Din egen tekst på fakturaen» er valgfrit og udskrives på PDF'en: for eksempel en tak eller betalingsinstruktioner. PDF'en er opbygget i blokke — dine leverandøroplysninger og kundens, dokumentets datoer med forfaldsdatoen, tabellen med linjerne.

Turistskat og moms, hvis du er momsregistreret. Det afgørende er, hvem der skylder afgiften efter loven. Skylder gæsten den, og opkræver du den for kommunen eller turistorganisationen, ligger den uden for momsgrundlaget (direktiv 2006/112/EF, art. 79, litra c)), og linjen kommer ud som ikke en del af momsgrundlaget: i PDF'en viser satskolonnen «–» i stedet for 0, momsoversigten giver den sin egen række, «Indgår ikke i momsgrundlaget», og det udskrevne momsgrundlag omfatter den ikke; skylder overnatningsstedet den, er den en del af prisen og bærer momsen for overnatningen. Det afgør indstillingen «Turistskat og moms»: den starter på «Automatisk (efter land)», og under menuen kan du læse, hvad der gælder nu for dit land.

• Automatisk i momsgrundlaget: Spanien, Belgien og Bulgarien. Linjen får overnatningens sats og har ingen begrundelse. I Spanien er det skattemyndighedens holdning (bindende svar DGT V0507-26). I Belgien udskrives begrundelsen med henvisning til belgisk lov, hvis du vælger «Uden for momsgrundlaget (opkrævet for myndigheden)».
• Uden for momsgrundlaget, med begrundelsen udskrevet: Tjekkiet, Slovakiet, Polen, Ungarn, Østrig, Luxembourg, Portugal, Kroatien, Slovenien og Nederlandene. Under linjen vises, med lille kursiv, begrundelsen med henvisning til den nationale lov; i PDF'en udskrives den under linjens beskrivelse og i rækken «Indgår ikke i momsgrundlaget» i momsoversigten. I Nederlandene ligger afgiften uden for grundlaget, også når overnatningsstedet skylder den, hvis den beregnes pr. nat og står på en særskilt linje (Hoge Raad, 1985).
• Du skal vælge: Tyskland (Kurtaxe eller City-Tax), Frankrig (taxe de séjour au réel eller forfaitaire) og Rumænien, hvor det afhænger af kommunen eller ordningen. Indtil du har valgt, viser udstedelsen af en faktura for en booking med afgiften kortet «Hvordan behandles turistskatten i forhold til moms?» med to knapper, «Uden for momsgrundlaget (opkrævet for myndigheden)» og «I momsgrundlaget (sats for overnatning)», og «Udsted» forbliver deaktiveret; serveren afviser også. Valget gemmes i indstillingerne, og linjerne indlæses igen: med «Uden for momsgrundlaget (opkrævet for myndigheden)» udskrives begrundelsen med landets lovhenvisning, med «I momsgrundlaget (sats for overnatning)» får linjen overnatningens sats.
• I andre lande bliver linjen uden for momsgrundlaget, uden begrundelse; skylder overnatningsstedet afgiften, så vælg «I momsgrundlaget (sats for overnatning)». I Grækenland kommer klimaresiliensgebyret aldrig på fakturaen: det skal på den særskilte specialkvittering («ειδικό στοιχείο»), som du udsteder via din myDATA-udbyder med fakturaens nummer og dato; Vezpa udsteder den ikke og sætter ikke linjen på fakturaen.

Linjen med turistskatten viser enheder × sats — for eksempel 14 × 2,00 — når alle afgiftspligtige enheder (nætter pr. person eller pr. værelse) har samme sats; med forskellige satser forbliver den 1 × i alt. Catalonien kræver nætter og sats på fakturaen, og i Nederlandene er beregningen pr. nat det, der holder afgiften uden for grundlaget. Er du i tvivl, så spørg din revisor: valget gælder for de fakturaer, du udsteder fra da af. Er du ikke momsregistreret, ændrer intet sig: menuen vises ikke, linjen kommer ud uden moms, og fritagelsesteksten nederst gælder hele dokumentet.

Den samme udstedelseshandling findes fra en spareservation eller et produktsalg. Fakturaen kommer ud med en enkelt Wellness-linje med regningens total.

Resten af forløbet er identisk: kundetype, ARES-opslaget hvor det er relevant, udstedelse, PDF.

Den IBAN, du angiver i Indstillinger, trykkes på hver faktura, i alle 21 lande, som en simpel betalingsreferencelinje, så gæsten kan betale med bankoverførsel. Uden IBAN trykkes der slet ingen betalingslinje.

Hvilket nummer der bruges som variabilní symbol, afhænger af formatet. Med «Præfiks + nummer / år (f.eks. 54/2026)», eller med et præfiks, der indeholder bogstaver, er det en separat tæller, unik for overnatningsstedet og aldrig genbrugt, som ikke svarer til fakturanummeret. Med «Præfiks + år + 4-cifret nummer (f.eks. 20260054)» og et nummer kun af cifre (højst 10) er VS selve fakturanummeret — faktura 20260054, VS 20260054, også i QR-koden — som i tjekkiske regnskabssystemer: den, der betaler, finder fakturaen på kontoudtoget uden et andet nummer.

Er du i Tjekkiet, har Indstillinger også et felt Kontonummer (tjekkisk format): skriv det som præfiks-nummer/bankkode (for eksempel 19-2000145399/0800). Det er dét, der trykkes på fakturaen, fordi det er den form, tjekkiske virksomheder leder efter; IBAN’en bliver stående nedenunder, til dem der betaler fra udlandet. QR Platba accepterer dog kun en IBAN, så Vezpa udleder den af det nummer, du har indtastet og viser den under feltet — så ser du med det samme, hvilken konto koden fører til. Udfylder du begge felter, og peger de på to forskellige konti, nægter Vezpa at gemme og siger det til dig.

På siden Fakturering åbner ikonet øverst listen Udstedte fakturaer. Hver række viser nummer, dato, beløb og status: Udstedt, Betalt, Annulleret.

Den korteste vej går via «Overblik»: feltet «Regnskab» ved siden af POS åbner direkte «Udstedte fakturaer».

Øverst i listen er «Søg» («Nummer, kunde, CVR-nr. eller gæst»): der søges i nummeret, kundens navn, kundens skatte- eller momsnummer og gæstens navn på bookingen. Nedenunder filtrene efter status — «Alle», «Udstedt», «Betalt», «Annulleret» — og, når fakturaerne dækker mere end ét år, årsmenuen med «Alle år». I bjælken øverst tilbyder «Sortér efter» «Nyeste først», «Ældste først», «Nummer: højeste først», «Nummer: laveste først», «Beløb: højeste først», «Beløb: laveste først», «Kunde (A–Å)»; standard er «Nyeste først». Listen henter 50 fakturaer ad gangen: nederst henter «Indlæs flere» de næste.

Betalt vises, når kunden betaler via linket på fakturaen. Bekræftelsen kommer dog i det øjeblik, siden bliver åbnet igen: betaler kunden og vender aldrig tilbage, forbliver fakturaen Udstedt et stykke tid endnu, selv om pengene allerede står på din Stripe-konto. I tvivlstilfælde er dit Stripe-panel sandheden.

Åbne PDF’en igen

Tryk på Åbn PDF: dokumentet er gemt præcis, som det så ud i udstedelsesøjeblikket, det genskabes ikke.

Send fakturaen på e-mail

Knappen «Send faktura» sidder i bjælken i PDF-visningen, både lige efter udstedelsen og når du åbner en faktura igen fra listen, og punktet findes stadig i rækkens menu. Den åbner afsendelsesarket, kun e-mail: «Modtagerens adresse» kan rettes og starter med kundens e-mail på fakturaen, ellers gæstens. Vezpa tjekker, at adressen er gyldig, og sender virkelig dertil, med den gemte PDF vedhæftet.

Teksten i e-mailen skriver du i «E-mailtekst med fakturaen» i faktureringsindstillingerne: vælg «Tekstens sprog», derefter «Emne» og «Tekst». Det tomme felt viser standardteksten, som gælder, indtil du skriver din egen, og du kan bruge {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Gendan standardteksten» går tilbage til standarden. E-mailen sendes på gæstens sprog, og signaturen er det stednavn, gæsten kender, ikke dit firmanavn.

Annullere

1. Åbn fakturaen fra listen og vælg Annuller faktura
2. Bekræft: fakturaen skifter til status Annulleret
3. Nummeret forbliver reserveret og tildeles aldrig igen

Ved tekniske problemer eller spørgsmål om, hvordan appen fungerer:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

Ved spørgsmål om regler (momsstatus, satser, særlige skattetilfælde i dit land) bør du kontakte din revisor.