Vejledning til reservationsdetaljer

Hver reservation har en hovedgæst (indehaver af reservationen) og kan have et eller flere yderligere medlemmer. Hovedgæsten er kontaktpersonen for overnatningsstedet, for indberetningen til Questura og for de skattemæssige dokumenter.

Sådan registrerer du en gæst

Registreringen følger et enkelt forløb i fire trin. Når processen er gennemført, bliver ikonet ved siden af navnet grønt.

Betydningen af statusikonerne

• Grøn — gæsten er korrekt registreret med alle obligatoriske oplysninger udfyldt
• Orange — ufuldstændig registrering, der mangler obligatoriske oplysninger (legitimation, fødselsdato osv.)
• Grå — gæsten er endnu ikke registreret, ingen oplysninger indtastet

Dokumentscanning og OCR

Under registreringen kan du tage et billede af gæstens identitetsdokument. OCR-systemet udtrækker automatisk fornavn, efternavn, fødselsdato og dokumentnummer, så den manuelle indtastning reduceres til et minimum.

Knappen «Gæst ankommet»

På ankomstdagen vises knappen «Gæst ankommet» på værelseskortet, søsterknappen til «Udtjekning». Tryk på den registrerer, at gæsten er ankommet, og flytter kalenderlinjen for det værelse fra «Ankomst i dag» til «Til stede». Det er en anden handling end den online indtjekning beskrevet nedenfor: den sender ingen indberetning til myndighederne.

En linje under knappen opsummerer alt, hvad den gør. Den lukker også linket til online check-in: derefter kan gæsten ikke længere ændre sine oplysninger. Har du trykket ved en fejl, vises «Gendan» samme dag: den fortryder det og sletter ankomsttiden. Har værelset en nøgleboks, gælder check-in også som godkendelse af online check-in: er tidspunktet for afsendelse af koderne allerede passeret, sendes koderne med det samme.

»Erhverv«: forretningsrejser

Øverst på kortet, ved siden af kanalen, står mærket »Erhverv« med mappeikonet: det markerer forretningsrejser og bookinger i en virksomheds navn. Ét tryk slår det til, et nyt tryk slår det fra. Det er kun en etiket: »Turistskat« opkræves som for alle andre gæster, også når en virksomhed betaler regningen. På portalbookinger slår det sig selv til, når kanalen sender en virksomheds faktureringsoplysninger (for eksempel en erhvervsbooking fra Booking.com), og kun når bookingen ankommer: en senere ændring fra kanalen overskriver ikke dit valg. For en gæst, der reelt er fritaget, se guiden til turistskat.

Opholdets forløb

Øverst i bookingen viser en række trin, hvor opholdet er nået til: «Bekræftet» → «Indtjekning» med ankomstdatoen → «I huset» → «Udtjekning» med afrejsedatoen. Gennemførte trin har et flueben, det aktuelle en prik. Opholdet går til «I huset», når du trykker på «Gæst ankommet»; når alle trin har flueben, er gæsten rejst. Status er for det værelse, du åbnede kortet fra: i en booking med to værelser kan det ene allerede være taget i brug og det andet ikke. En udeblivelse har ingen trin: kun mærket «Udeblivelse» vises. På annullerede bookinger og på «På forespørgsel» vises forløbet ikke: deres sædvanlige felter bliver stående.

«Stamgæst»: gæsten, der kommer igen

Hvis hovedgæsten har boet hos dig før, vises et grønt mærke under forløbet: «Stamgæst · N tidligere ophold». Det tæller gæstens tidligere ikke-annullerede bookinger, genkendt via kundehistorikken, uden den du har åben. Det indstilles ikke manuelt: det vises og opdateres af sig selv.

Ved siden af kan også stjernen «VIP» og hovedgæstens farvede etiketter vises. Det er gæstens etiketter, forskellige fra bookingens etiketter: de følger personen fra det ene ophold til det næste og administreres fra gæstens kort i kundehistorikken (siden «Gæsteoplysninger», knapperne «VIP» og «Etiket»). Rækken vises, hvis mindst én af disse tre ting er til stede.

Tryk på saldoen øverst i reservationen for at åbne det økonomiske panel. Her kan du udføre tre forskellige handlinger, som hver især påvirker den samlede saldo forskelligt.

Registreringsforløb

Fremgangsmåden for at registrere en debitering, et depositum eller en rabat er altid den samme:

Betalingsmetoder for depositum

Når du registrerer et depositum, skal du angive den betalingsmetode, gæsten har brugt. Denne oplysning fremgår af udskrifterne og af regnskabsrapporterne:

• Kontant — kontant betaling i receptionen
• Kreditkort — betaling via terminal eller debitering af kortet
• Bankoverførsel — forudbetaling eller restbetaling via bankoverførsel
• Stripe online — betaling modtaget via Stripe-betalingslinket (registreres automatisk)

Når en reservation kommer fra din Booking Engine med garantikort eller skadesdepositum, forbliver gæstens kort gemt sikkert hos Stripe uden nogen debitering. I reservationsdetaljerne kan du se det tilgængelige kort og selv beslutte, om og hvor meget du vil debitere.

Debitér garantien (også kun delvist)

Med debiteringsknappen for forhåndsgodkendelsen hæver du beløbet på garantikortet. Der åbnes et felt, hvor beløbet allerede er udfyldt med garantiens samlede beløb: du kan bekræfte det, som det er, eller nedsætte det for kun at debitere en del (for eksempel et gebyr for et no show). Det maksimale beløb, der kan debiteres, er altid forhåndsgodkendelsens beløb.

• Fuld debitering — du hæver hele garantien; reservationen står som betalt.
• Delvis debitering — du hæver kun det beløb, du angiver; resten debiteres ikke, og garantien lukkes.

Skadesdepositum

Hvis reservationen omfatter et depositum, finder du knappen Debitér depositum: indtast skadens beløb (op til det fastsatte maksimum), og kortet debiteres kun for dette beløb.

Frigivelse af kortet

Du er ikke forpligtet til at debitere noget. Hvis du ikke bruger garantien:

• Manuel frigivelse — med “Annullér garanti” frigiver du straks gæstens kort.
• Automatisk frigivelse — kort, der aldrig er blevet brugt, frigives af sig selv 30 dage efter check-out.
• Betaling fra gæsten — hvis gæsten betaler restbeløbet online, frigives garantikortet automatisk.

Over ankomstnoterne findes panelet med etiketter: de farvede mærker, som direktøren opretter for denne ejendom i Konfiguration (se guiden til Konfiguration).

På telefon og tablet er det en skuffe: lukket viser den kun ordet «Etiketter», hvis ingen er aktiv for denne booking, eller chips for dem der er aktive; et tryk på overskriften åbner den og viser alle tilgængelige etiketter. På computer, i et bredt vindue, er der ingen skuffe: hele listen er altid synlig og altid trykbar.

I begge tilfælde er handlingen den samme: tryk på en etiket for at tænde eller slukke den, uden nogen bekræftelse.

De samme etiketter vises også i bookinglisten, som chips på rækkerne og som filter («Filtrer efter etiket»).

Fra reservationsdetaljerne kan du ændre flere forhold ved opholdet. Hver ændring viser en forhåndsvisning med den nye pris inden bekræftelsen, så du risikofrit kan kontrollere den økonomiske virkning.

Forhåndsvisning af ændringerne

Hver ændring går gennem en forhåndsvisning (preview), som tydeligt viser:

• Prisen før ændringen
• Prisen efter ændringen
• Forskellen i euro (positiv eller negativ)
• De nætter, der er tilføjet eller fjernet (ved ændring af datoer)

Først når du har kontrolleret forhåndsvisningen, kan du bekræfte. Hvis tallene ikke passer, kan du trykke på Annullér for at gå tilbage uden ændringer.

Hvis bookingen står uden indkvartering efter ændringen

Står bookingen efter en datoændring uden en fysisk indkvartering, der kan tildeles, siger appen det med det samme: så snart du gemmer, vises et advarselsvindue. Vinduet vises hver gang, også når advarsels-e-mailen for den booking allerede er sendt tidligere — den, der lige har rørt bookingen, skal vide, hvordan den blev efterladt.

Bookingen er stadig synlig i rækken Undtagelser i kalenderen, hvorfra du kan tildele indkvarteringen. Sideløbende når advarslen Direktør, Assistent og Bruger (receptionen) via e-mail og push-notifikation.

De tilgængelige handlinger afhænger af tre faktorer: reservationens status, dagens dato og oprindelseskanalen. Appen viser kun de handlinger, der er relevante i det øjeblik.

Check-out: afslutning af opholdet

Check-out er reservationens sidste handling. Kontrollér, at saldoen er nul, inden du fortsætter. Hvis der er et restbeløb, advarer appen dig: du kan registrere et sidste depositum eller fortsætte alligevel.

No Show: gæsten mødte ikke op

At registrere et No Show nulstiller værelsets totaler og fjerner reservationen fra Direktionens tællere over ankomster/afrejser. Hvis din politik giver mulighed for det, kan du tilføje et annulleringsgebyr, som registreres som en debitering på reservationen.

Annullering: kun direkte reservationer

Annullering er udelukkende tilgængelig for reservationer, der er oprettet direkte (telefon, walk-in, portal, booking engine). Systemet kontrollerer, at der ikke er registreret noget depositum, inden det fortsætter: hvis der findes deposita, skal du først fjerne dem eller tilbageføre betalingerne.

Indberetning til Questura (kun Italien)

For italienske overnatningssteder sender handlingen Indberetning til Questura gæsternes oplysninger til portalen Alloggiati Web hos Polizia di Stato. Knappen bliver først aktiv, når alle gæster på værelset har fået legitimationen korrekt registreret. Afsendelsen sker automatisk hver dag kl. 13:00 for reservationer med check-in samme dag, men du kan når som helst gennemtvinge den manuelt.

Fra handlingsmenuen (ikonet ⋮ øverst til højre i reservationsdetaljerne) kan du oprette dokumenter og dele dem. Alle dokumenter indeholder automatisk overnatningsstedets brevhoved med firmanavn, momsnummer og adresse.

Deling via WhatsApp

Valgmuligheden WhatsApp i handlingsmenuen opretter et Stripe-betalingslink og sender det direkte til det telefonnummer, gæsten har registreret i reservationen. Beskeden indeholder restbeløbet og linket til at betale med kort.

Stripe-linket lader gæsten betale restbeløbet med kort direkte fra telefonen. Hvad linket dækker afhænger af en indstilling på indkvarteringen: er «Inkluder afgifter i onlinebetalinger» slået til (Konfiguration → Afgifter), beder linket om værelsesrestbeløbet og turistskatten; er kontakten slukket, beder det kun om værelsesrestbeløbet, og turistskatten opkræves stadig på stedet. Tre måder at dele det på:

• WhatsApp — åbner WhatsApp med beskeden allerede skrevet, klar til gæstens nummer
• Email — sendes virkelig fra vores servere, på gæstens sprog
• Kopiér link — kopierer teksten til udklipsholderen, til at indsætte hvor du vil

Valget af beskedens sprog i afsendelsesvinduet tager udgangspunkt i gæstens sprog, som du også ser øverst på kortet ved siden af kanalen. Med mærket «auto» har Vezpa selv afgjort det: ud fra det sprog, der er brugt i portalen, derefter gæstens land og til sidst ejendommens sprog. Findes en e-mail ikke på det sprog, sendes den på engelsk. Tryk på det for at vælge et andet: fra da af bruger de automatiske e-mails det også. Vælger du «Automatisk», vender du tilbage til den automatiske afgørelse.

Historikken som tidslinje

«Reservationshistorik» åbnes fra menuen ⋮ (på en meget bred computerskærm kan den stå i en kolonne af bookingen). Den er en tidslinje: posterne er grupperet efter dag, med dagen skrevet én gang øverst i gruppen og kun klokkeslættet ved hver post. Hver post står på en lodret linje med et farvet ikon for typen af handling: oprettelse, ændring af datoer, forplejning eller indkvartering, gæstens ankomst («Gæst ankommet»), afrejse, no-show, annullering, betalinger, debiteringer, noter og etiketter. Under hver post ses stadig, hvem der udførte den, kanalen og værdierne før → efter.

Under bookingoplysningerne findes også »Send besked«: til beskeder, der hverken er bekræftelsen eller betalingsanmodningen, og som du vil have klar uden at skrive dem forfra hver gang, for eksempel til gæster, der endnu ikke har lavet online check-in.

1. Vælg beskeden blandt dine egne eller forslagene: »Påmindelse om online check-in« er allerede klar og kan bruges med det samme.
2. Teksten kommer allerede udfyldt med gæstens navn, datoerne, overnatningsstedet og linkene fra denne booking, på gæstens sprog, hvis du har skrevet den på det sprog.
3. Ret den om nødvendigt: ændringen gælder kun denne besked.
4. Vælg WhatsApp, »E-mail« eller »Kopiér tekst«.

Beskederne skrives under Indkvartering → Gæster & kommunikation → »Færdige beskeder« eller via »Administrer færdige beskeder« nederst på listen. Hver besked får et navn og en tekst på ét eller flere sprog; med »Indsæt felt« tilføjer du de oplysninger, der udfyldes automatisk, de samme som i automatiseringerne. Ét sprog er nok: taler gæsten et andet, bruges engelsk, derefter italiensk og derefter det første, du har skrevet.

Samtale

Ved siden af er »Samtale«: den åbner en side med alt, hvad der har været mellem dig og denne gæst, som en chat, fra den ældste besked til den nyeste. Rollerne Direktør og Assistent kan se den.

• Til venstre gæstens beskeder modtaget i portalernes chat (Booking.com, Airbnb…), markeret »Modtaget i portalens chat«.
• Til højre alt, hvad der er sendt fra Vezpa: e-mails, beskeder klargjort til WhatsApp, kopierede tekster, automatiske e-mails med navnet på automatiseringen og svar i portalens chat. En besked leveret i portalens chat vises kun én gang.
• Hver besked viser dato og klokkeslæt, status (for eksempel »Sendt via e-mail«, »Klargjort til WhatsApp« eller »Ikke sendt«), kanalens ikon og portalen.

Nederst på siden er der en knap for hver portalchat, som »Svar i Airbnb-chatten«, der åbner chatten, så du kan svare gæsten, og »Send besked« til at sende en af dine færdige beskeder. Træk siden nedad for at opdatere den.

• Ved WhatsApp er teksten den klargjorte: hvis du ændrede den på telefonen, før du sendte den, ligger den endelige version i din chat.
• Ved automatiseringer ser du navnet, ikke teksten. Teksten mangler også for beskeder sendt før denne funktion.
• Afsendelser, der mislykkedes, vises også her som »Ikke sendt«.

Online check-in

Linket til online check-in, som Vezpa sender (automatiseringer, færdige beskeder, afsendelser fra denne booking), er ét og samme link for hele bookingen: gæsten åbner det og kommer direkte til formularen for den første gæst, der skal registreres.

Under bookingoplysningerne viser feltet »Online check-in«:

• hvor mange gæster der allerede har udfyldt deres oplysninger, for eksempel »2 af 3 registreret«;
• »Send link«, som åbner arket med færdige beskeder, og »Kopier link«, som kopierer linket, så du kan indsætte det, hvor du vil.

I online check-in ser gæsten hovedbilledet fra din Booking Engine som baggrund, et overblik med ankomst, afrejse og registrerede gæster og øverst en fane for hver gæst: et tryk skifter mellem dem. Når en gæst er gemt, viser fanen navnet i stedet for »Gæst N«, og formularen går selv videre til den næste. Til sidst viser et overblik »Check-in fuldført« alle gæster med slørede miniaturer af de indsendte dokumentbilleder: de kan ikke læses og bruges kun til at genkende, hvilket billede der blev sendt.

»Nøgler«: adgangskoderne

Har værelset en nøgleboks under »Adgangsenheder« (»Konfiguration«), vises feltet »Nøgler« med koden under online check-in. Når gæsten har gennemført online check-in, så tjek oplysningerne og tryk på »Godkend check-in«: automatiseringen »Adgangskoder (check-in godkendt)« sender koderne på ankomstdagen på det valgte tidspunkt (kl. 8 som standard), eller med det samme, hvis du godkender senere den dag.

• Det er ikke knappen »Indtjekning« ved ankomst: du kan godkende dage i forvejen, og gæsten står ikke som ankommet. Trykker du på »Indtjekning« uden at have godkendt, tæller det også som godkendelse.
• Med »Annuller godkendelse« fjerner du godkendelsen, så længe koderne ikke er sendt. De sendes under alle omstændigheder kun én gang pr. booking.
• Når de er sendt, viser feltet det med dato og klokkeslæt.

Gæsten siger, at alt allerede er betalt på portalen; din note siger, at turistskatten opkræves ved afrejsen. I handlingsmenuen (ikonet ⋮) beder punktet Tjek med portalen portalen om dens beløb og stiller dem ved siden af dine.

Stemmer beløbene, siger en grøn linje det, og der er ikke mere at gøre. Stemmer de ikke, vises knappen Opdatér fra portalen: den henter bookingen igen og retter totalerne til, og den er forbeholdt direktøren.

I værelsets overskrift vises der, så længe indkvarteringen ikke er tildelt, i stedet for nummeret en advarsel: et advarselsikon og teksten «Værelse ikke tildelt» med rødt. Farven er ikke det eneste signal — ikon og tekst siger det samme.

Når du åbner værelset, finder du også en udvidet boks med forklaringen — «Denne booking har intet værelse tildelt: tildel et.» — og knappen «Tildel værelse».

• Knappen vises ikke for roller med kun læseadgang: advarslen bliver, handlingen ikke.

I gæstefeltet finder du også Send reservationsbekræftelse: den sender siden med opholdsdetaljer og online check-in, gennem de samme tre kanaler. Det betyder mest for reservationer, du indtaster manuelt, som ikke får nogen automatisk e-mail. Under knappen ser du også, om bekræftelsen allerede er sendt, med datoen. E-mailen sendes fra vores servere, så linjen viser «Sendt»; WhatsApp og «Kopiér link» sender teksten til din telefon, så linjen viser «Forberedt» eller «Kopieret» — derfra kan vi ikke vide, om du faktisk sendte den. Det blokerer intet: du kan sende bekræftelsen igen, så ofte du har brug for.

Gæsterne tælles pr. kategori: registrerede og forventede

Værelsesboksen læses som den øverst på kortet: personerne er delt op efter kategori — Voksne, Unge, Spædbørn — hver med sit eget ikon.

Hver kategori bærer to tal: de registrerede og de forventede gæster. For eksempel betyder 2/1 Unge to registrerede unge, hvor der var oplyst én, og 0/1 Spædbørn betyder intet registreret spædbarn, hvor der var oplyst ét. Der er ikke længere ét samlet total.

Når de to tal i en kategori ikke stemmer overens, bliver den kategori fremhævet med rødt — begge veje: både når registreringer mangler (0/1), og når der er flere end oplyst (2/1). Rødt er kun fremhævelsen: forskellen kan læses i de to tal, som stadig står skrevet.

• Spædbørn tæller med blandt de gæster, der skal registreres: de holdes ikke uden for optællingen.
• Ved uoverensstemmelse vinder dokumenterne: kategorien for en registreret gæst følger af vedkommendes fødselsdato, ikke af det, der blev oplyst ved bookingen. Derfor findes overskuddet, og det er normalt at se det: hvis du oplyste et spædbarn, og den, der møder op, er en ung, siger boksen det i stedet for at skjule det.