Guide Bookinger

Sektionen Bookinger samler tre værktøjer, tilgængelige via fanerne øverst:

• Værelser — rengørings- og belægningsstatus for værelserne på den valgte dag
• Bookinger (standard) — liste over alle bookinger med filtre og søgning
• Kunder — søg i indkvarteringens gæstehistorik

Viser status for hvert værelse/indkvartering for en bestemt dato. Øverst er der en datovælger (standard i dag).

For hvert værelse vises:

• Værelsenavn eller -nummer
• Belægningsstatus: ledig, optaget, ankomst, afrejse
• Aktuel rengøringsstatus
• Gæstens navn (hvis optaget)

Tryk på et værelse for at se detaljer og ændre status.

Afdelingstavlerne

Hvert værelse har også et ikon, der viser dets situation på et øjeblik, uden at man skal læse: kosten, når der skal gøres rent — den går forud for alt andet, fordi det er det eneste, der kræver handling — det grønne flueben, når værelset er ledigt og rent, sengen, når det er optaget, og pilene for ankomst, afrejse og skifte samme dag, forbudsskiltet, når det er lukket for salg, og værktøjet, når det står stille på grund af arbejde.

Hvert værelse har to tekstfelter: det ene skriver husassistenten, det andet receptionen. En pære, der skal skiftes, eller en ekstraseng, der skal redes, kræver ikke svar — den skal bare blive synlig, indtil nogen tager sig af den. Under hver note står altid dato og klokkeslæt for, hvornår den blev skrevet.

Reglerne er enkle:

• Din egen note skriver, retter og sletter du, når du vil.
• Udført kan sættes af alle, der ser noten, også den, der har skrevet den: melder du noget og ordner det derefter selv, lukker du sagen uden at slette linjen, og sporet af det, der blev gjort, bliver stående.

«Forstyr ikke» og ankomsttid

Når gæsten beder om ikke at blive forstyrret, åbn værelsets kort og tryk på "Forstyr ikke" i dag. På værelsets kort vises et mørkt mærke «Forstyr ikke», synligt også når listen rulles, og husholdersken ser det på sit eget kort: værelset holdes uden for rengøringsrunden. Skifter gæsten mening, bliver valget i samme ark til Fjern "Forstyr ikke".

Det gælder kun i dag: i morgen kommer værelset selv tilbage i runden, uden at nogen skal fjerne det. På ankomstdagen viser gæstens række også den oplyste ankomsttid, ved ur-ikonet.

Hver indkvartering har én af fire rengøringsstatusser. Linjen under værelsets navn viser den, efterfulgt af navnet på den, der er sat til at gøre rent i dag, hvis der er nogen:

I værelsets kort vælger en række med fire knapper status med ét tryk. Nedenunder er «Tildel til…», hvor du vælger, hvem der gør rent i dag, blandt brugerne med rollen Husholderske: tildelingen gælder kun i dag — i morgen skal værelset tildeles igen — og «Ingen» fjerner den. Har ingen bruger den rolle, siger arket det og viser, hvor du tilføjer en.

Listen viser alle indkvarteringens bookinger. Hvert kort præsenterer:

• Navn på gæsten
• Datoer for check-ind og check-ud
• Værelse tildelt
• OTA-kanal med karakteristisk farve
• Status for bookingen

Tryk på et kort for at åbne den komplette detalje for bookingen.

Bookinglisten tilbyder flere filtre, der kan kombineres:

Ophold i perioden

I arket «Filtre», før «Ankomstdato», er afsnittet «Ophold i perioden». De to knapper «Fra» og «Til» åbner den samme kalender, hvor du vælger start og slut sammen. Filteret beholder gæster, der sover her mindst én nat mellem de to datoer, også hvis de ankommer før eller rejser senere: det svarer på spørgsmålet «hvem er i huset den uge?».

Det er ikke det samme som «Ankomstdato» og «Afrejsedato», som kun beholder ankomster eller afrejser i intervallet. Efter «Anvend» vises filteret blandt mærkerne nederst på listen som «Ophold i perioden», med sine datoer, og fjernes med sit kryds som de andre.

Kategori og kostform

I arket «Filtre», lige før «Ophold i perioden», er der to sektioner med knapper at trykke på: «Kategori» og «Kostform». Du kan slå én eller flere til: med flere kategorier beholder listen bookinger med en hvilken som helst af de valgte, og det samme gælder kostformer. Knapperne viser kun ejendommens egne værelseskategorier og de kostformer, der faktisk er solgt; en sektion med kun én mulighed vises ikke.

Kategorien ser på bookingens værelser: en booking med to værelser af forskellig kategori kommer frem for dem begge. Efter «Anvend» vises filteret blandt felterne nederst på skærmen som «Kategori» eller «Kostform» efterfulgt af værdien, og du fjerner det med dets kryds som de andre. Det gælder også for «Eksportér liste»: filen indeholder kun de filtrerede bookinger.

Eksportér og udskriv listen

«Eksportér liste» i den øverste bjælke (eller i menuen med tre prikker, når bjælken ikke har plads) åbner et ark med fire valg: CSV, Excel, PDF og «Udskriv». Der eksporteres præcis de bookinger, du ser, med de aktive filtre — søgningen med — og alle rækker i resultatet, ikke kun den viste side.

Beløbene er i stedets valuta, med koden i kolonneoverskriften. Filen forberedes af serveren og åbnes i enhedens delingsmenu: derfra gemmer eller sender du den. Over 10.000 bookinger starter eksporten ikke og beder dig indsnævre filtrene, for eksempel til en kortere periode.

Vælg flere bookinger

Et langt tryk på en booking, eller knappen «Vælg» i den øverste bjælke (eller i menuen med tre prikker), slår flervalg til. Hvert kort viser et afkrydsningsfelt, og et tryk krydser det af i stedet for at åbne bookingen; valget bevares, når du skifter side. Nederst vises en bjælke, der tæller de valgte — for eksempel «5 valgt» — med tre knapper:

Etiketter hører til én ejendom: har du flere, så vælg først én i vælgeren over listen, ellers viser arket kun meddelelsen «Etiketter hører til én ejendom. Vælg en bestemt ejendom for at filtrere efter etiket.». Der findes med vilje ingen annullering eller check-in for flere ad gangen: det gøres én booking ad gangen, fra dens kort.

Ved at trykke på en booking åbnes den komplette detalje med: gæstedata, datoer, værelse, behandling, totaler og betalinger, OTA-kanal, status.

Handlinger for direkte bookinger

• Ændre datoer, skifte værelse, skifte pension
• Annullering
• Administration af gebyrer og betalinger
• Check-ind / Check-ud

Handlinger for OTA-bookinger

• Ændre datoer (kun forlængelse — tilføje nætter)
• Visning af detaljer
• No-show, tidlig check-ud

Bookinger fra portaler annulleres ikke herfra

En booking, der er kommet fra en portal, kan åbnes, læses og forlænges (der kan tilføjes nætter), men den kan ikke annulleres eller forkortes fra appen: annulleringen foretages på portalen og synkroniseres automatisk. Direkte bookinger — Telefon, Bureau, Walk-IN, E-mail, Direkte / hjemmeside, Stamgæst, Booking Engine — annulleres som normalt.

Fanen Kunder giver mulighed for at søge i historikken for alle gæster, der har overnattet i indkvarteringen.

Med tomt søgefelt viser listen de seneste kunder. For at finde en anden søger du på efternavn eller telefon og bekræfter. Tryk på en kunde for at åbne hele kortet.

Under navnet tæller et grønt mærke opholdene her: «1 ophold» for den, der kom én gang, og fra to og op «Stamgæst · 3 ophold». Vezpa beregner det selv ud fra historikken: der er intet at indstille eller markere i hånden.

Ved siden af mærket ses også stjernen «VIP» for kunder markeret som VIP og deres farvede etiketter.

Filtrér kunderne

Under søgefeltet er der en række filtre:

• «VIP» — kun kunder markeret som VIP.
• «Stamgæst» — kun dem med mindst to ophold.
• «Etiket» — en menu med gæsteetiketterne; «Alle» fjerner filteret. Den vises, når der findes mindst én etiket.
• «Statsborgerskab» — skriv landet; «Alle» fjerner filteret.

Filtrene arbejder på de seneste kunder (op til et par hundrede), ikke på hele arkivet: en kunde fra lang tid tilbage finder du ved at søge på efternavn eller telefon.

Hvordan du markerer en kunde som VIP og giver vedkommende etiketter, forklarer Guide til kundehistorik.

Ved at trykke på en kunde åbnes den komplette historik over ophold: kronologisk liste med datoer, værelse, kanal og total for hvert ophold.

Nyttig til:

• Genkende faste kunder
• Verificere præferencer (foretrukket værelse, behandling)
• Kontrollere betalingshistorik

Fra fanen Bookinger, tryk på knappen + (FAB nederst til højre) for at oprette en ny booking.

1. Vælg datoerne
   Vælg check-ind og check-ud fra datovælgeren.
2. Kontrollér tilgængelighed
   Systemet kontrollerer automatisk ledige værelser.
3. Udfyld gæstedata
   Autocomplete søger i historikken: hvis gæsten har overnattet før, forudfyldes dataene. I formularen finder du også «Kanal» (Telefon, Bureau, Walk-IN, E-mail, Direkte / hjemmeside eller Stamgæst) og «Gæstens sprog». «Gæstens sprog» afgør, på hvilket sprog e-mails og beskeder sendes, og tilbyder alle sprog: først din overnatningsvirksomheds sprog, så de øvrige i alfabetisk rækkefølge: står den på «Automatisk», bruger Vezpa det sprog, gæsten bookede på i portalen, derefter sproget i gæstens land og til sidst ejendommens sprog. Findes en e-mail ikke på det sprog, sendes den på engelsk.
4. Vælg værelse og behandling
   Vælg værelset og typen af pension. Er værelset lukket for ankomst eller afrejse på de datoer («Ankomst- og afrejsedage» under Priser), vises den orange etiket «Ankomst lukket» eller «Afrejse lukket»: det kan stadig bookes, det er en advarsel, ikke en blokering.
5. Bekræft
   Bookingen oprettes, og kalenderen opdateres.

Hvis bookingen opstår uden indkvartering

Det kan ske, at en netop oprettet booking står uden en fysisk indkvartering, der kan tildeles: så finder du den i rækken Undtagelser i kalenderen. Du skal ikke selv opdage det — der går straks en advarsel til Direktør, Assistent og Bruger (receptionen), pr. e-mail på hver enkelts sprog med direkte link til bookingen og som push-notifikation. Det samme gælder, når det er en ændring fra OTA-kanalen eller et tilføjet værelse, der efterlader bookingen udækket. Detaljerne står i Kalender-vejledningen.

Ud over den øjeblikkelige booking kan du oprette et kommercielt tilbud — et tilbud med en frist, inden for hvilken kunden skal bekræfte og betale.

Sådan fungerer det

1. Opret bookingen som normalt
   Vælg datoer, værelse, behandling og udfyld kundens oplysninger.
2. Tryk på "Opret tilbud"
   I stedet for "Bekræft booking" skal du trykke på knappen Opret tilbud nedenfor.
3. Vælg fristdatoen
   Der åbnes en datovælger, hvor du angiver, hvornår kunden senest skal bekræfte. Som standard foreslår systemet dagen før check-ind.
4. Bekræft
   Bookingen oprettes med den angivne frist. Værelset er blokeret indtil fristens udløb.

Hvad sker der ved fristens udløb

• På fristdagen modtager kunden en påmindelses-e-mail med et betalingslink.
• Efter fristen bliver bookingen annulleret automatisk: totalerne nulstilles, værelset frigives, og kunden underrettes via e-mail.

Hvis prisen ændres bagefter (datoer, forplejning, en fjernet enhed, genberegnet afgift), opdateres det beløb, der kræves inden fristen, af sig selv med samme forskel. Ved depositum bevares den samme procentdel af opholdet.

Dagen før hver frist, klokken 11 lokal tid for overnatningsstedet, får direktøren og assistenten en notifikation med gæstens navn, beløbet og formålet; et tryk på den åbner bookingen. Når betalingen er kommet, eller bookingen alligevel er bekræftet, så tryk på fristens linje og vælg «Fjern fristen»: bookingen bliver stående, og der bliver ikke længere mindet om fristen. Betalingen registreres ikke derfra: en indbetaling registreres som depositum.

Oversigtsside for kunden

Kunden modtager et link til en bekræftelsesside, hvor bookingoversigten vises med tilbuddets frist tydeligt synlig på betalingsknappen (f.eks. "Foretag betaling senest mandag 15-06-2026"). Forløbet er identisk med Booking Engine.

Når gæsten står på »Blokerede gæster«

Hvis den e-mail eller det telefonnummer, du har skrevet, står på ejendommens liste »Blokerede gæster«, vises der ved bekræftelse eller tilbud advarslen »Blokeret gæst« med den fundne e-mail eller det fundne telefonnummer og begrundelsen. Du kan lukke den og stoppe, eller fortsætte: »Fortsæt alligevel« og derefter, i et andet vindue, »Ja, bekræft bookingen«. Bookingen oprettes først efter den anden bekræftelse.

Fra gæstehistorikken kan du oprette en ny booking med alle gæstens data forudfyldt, uden at skulle indtaste dem manuelt igen.

Sådan gør du

1. Søg efter kunden
   Gå til fanen Kunder, og søg på efternavn eller telefonnummer.
2. Åbn detaljerne
   Tryk på kundens navn for at se den fulde profil.
3. Tryk på "Ny booking med denne gæst"
   Systemet kontrollerer automatisk, om registreringsdataene er komplette i forhold til dit land.
4. Vælg datoer, og bekræft
   Vælg check-ind, check-ud og værelse som sædvanligt. Navn, dokument, kontaktoplysninger og alle persondata er allerede forudfyldt.

Datavalidering

Inden du fortsætter, kontrollerer systemet, at de obligatoriske felter for dit land er udfyldt. Kravene varierer afhængigt af lokal lovgivning.

Hvis der mangler data, viser en advarsel listen over manglende felter. Du kan stadig fortsætte — dataene kan udfyldes senere under gæstens registrering.

Antallet af bookinger og totalen beregnes på hele det filtrerede resultat, ikke på den side du kigger på. Med flere sider vil totalen derfor være højere end summen af de synlige kort: det er korrekt. Ændrer du et filter, ændres begge.

Bookinger og indkvarteringer kan ses af flere roller, men de kan kun ændres med en operativ rolle.

Med rollen Revenue er sektionen skrivebeskyttet: knappen »Ny booking« vises ikke, og indkvarteringens kort viser ingen redigeringshandlinger. Det er et bevidst valg — rollen er til at læse efterspørgslen og styre priserne, ikke til at flytte rundt i planlægningen.

På listen har hver booking et mærke med værelset. Er indkvarteringen ikke tildelt, bliver det mærke til en advarsel: et advarselsikon og teksten «Værelse ikke tildelt» med rødt, i stedet for nummeret. Ikon og tekst siger det samme som farven, så det kan genkendes uden at skelne rødt.

Det gør, at du finder den booking, der skal ordnes, uden at åbne den. For at løse det åbner du bookingen og bruger knappen «Tildel værelse».