Guide til kundehistorik

Kundehistorikken er det centrale arkiv over alle de gæster, der har boet på din ejendom. Hver gang en gæst gennemfører et check-in, gemmes vedkommendes oplysninger automatisk i historikken, så du altid har dem ved hånden til fremtidige ophold.

Hvor finder du historikken

Tryk på Reservationer i appens navigationslinje, og vælg fanen Kunder. Søgeskærmen åbnes med et tekstfelt, hvor du kan indtaste dine søgekriterier.

Søgekriterier

Du kan søge efter en gæst ud fra flere forskellige kriterier. Søgningen er fleksibel og kombineret: det er nok at skrive blot en del af oplysningen for at få resultater.

Sådan læser du resultaterne

Resultaterne vises som en liste af kort. Hvert kort viser gæstens fornavn og efternavn, e-mailadressen (hvis den findes) og antallet af tidligere ophold på din ejendom. Tryk på et kort for at åbne kundens komplette profil.

Når du trykker på en kunde i søgeresultaterne, åbnes vedkommendes komplette profil. Denne skærm samler alle de oplysninger, der er indsamlet i løbet af opholdene, og giver dig et 360-graders billede af gæsten.

Personoplysninger

Den øverste del af profilen viser de personlige oplysninger om gæsten, som er indsamlet under registreringerne:

• Fornavn og efternavn — gæstens vigtigste oplysninger
• Fødselsdato — med angivelse af alder og stjernetegn
• Fødested og statsborgerskab — by, provins og land
• Identitetsdokument — type, nummer og udløbsdato
• E-mail og telefon — kontaktoplysninger til direkte kommunikation
• Bopælsadresse — vej, by, postnummer og land

Opholdshistorik

Under personoplysningerne finder du den komplette liste over alle gæstens ophold på din ejendom, sorteret fra det nyeste til det ældste. Hvert ophold viser:

Tryk på et enkelt ophold for at åbne de komplette detaljer med alle debiteringer, betalinger og tilhørende noter.

Det grønne mærke med opholdene

I søgeresultaterne, under navnet, og øverst på kundekortet vises et grønt mærke med de ophold, personen har haft på dit overnatningssted: «1 ophold» første gang og fra to og opefter «Stamgæst · 3 ophold». Det beregnes af sig selv, og der er intet at indstille: der tælles personens bookinger, som ikke er annulleret og allerede er begyndt, og personen genkendes via historikken, altså inklusive de tidligere bookinger, der er knyttet til vedkommende. En fremtidig booking tæller ikke, før gæsten ankommer.

Samme oplysning vises på en bookings kort: hvis hovedgæsten har boet hos dig før, ser du «Stamgæst · 2 tidligere ophold», og dér er et enkelt tidligere ophold nok. Det er beskrevet i guiden til bookingen.

VIP og gæstens etiketter

Under den grønne etiket med opholdene har kundekortet knappen «VIP»: tryk på den for at slå den til, og tryk igen for at slå den fra. Den gælder for personens hele historik: også senere bookinger, som opretter et nyt kort for hvert ophold, ser den slået til. Stjernen vises også i kundelisten og på kortet for en booking af den gæst.

Ved siden af står gæstens farvede etiketter: de præferencer, du vil huske, for eksempel «høj etage» eller «ekstra pude». Krydset på en etiket fjerner den; «Etiket» med plustegnet åbner et ark, hvor du vælger en eksisterende eller opretter en med «Ny etiket»: et navn på op til 30 tegn, en farve og «Tilføj». Også etiketterne gælder for hele historikken, og fjerner du én, fjernes den fra alle kort, der er knyttet til personen.

I kundelisten vises de nyeste kunder, når søgningen er tom, og over listen findes filtrene «VIP», «Stamgæst», «Etiket» og «Statsborgerskab». Detaljerne står i guiden til bookingerne.

At slå «VIP» til eller fra og at sætte eller fjerne etiketter følger samme tilladelse som at skrive i bookinger: den, der åbner kortet uden den tilladelse, ser stjernen og etiketterne, men kan ikke ændre dem.

Fødselsdag

Hvis fødselsdatoen er tilgængelig, fremhæver systemet gæstens fødselsdag. Når en gæst er på ejendommen på sin fødselsdag, vises en særlig meddelelse på siden Direktion, så du kan forberede en lille opmærksomhed eller en lykønskning — en detalje, der gør hele forskellen.

Noter og minder

Kundeprofilen kan indeholde personlige noter, som er indtastet af ejendommens personale. Brug noterne til at notere:

• Gæstens præferencer (værelse på øverste etage, væk fra elevatoren, ekstra pude)
• Allergier eller fødevareintolerancer
• Tilbagevendende særlige ønsker
• Eventuelle problemer, der er opstået tidligere

Ny reservation med denne gæst

Nederst i profilen finder du knappen "Ny reservation med denne gæst". Når du trykker på den, gør systemet følgende:

1. Kontrollerer, at oplysningerne er komplette
   Systemet tjekker, at alle de felter, der er obligatoriske for registrering i dit land, er udfyldt (kravene varierer fra land til land: i Italien kræves der dokumenter, i Irland er efternavn og nationalitet nok).
2. Viser resultatet af kontrollen
   Hvis alle oplysninger er til stede, vises en grøn bekræftelsesbesked. Hvis der mangler felter, viser en advarsel præcis hvilke oplysninger der mangler — du kan alligevel fortsætte med "Reservér alligevel".
3. Åbner oprettelsen af reservationen
   Skærmen Ny reservation åbnes med alle gæstens oplysninger allerede udfyldt: fornavn, efternavn, dokument, kontaktoplysninger, statsborgerskab, bopæl. Du behøver ikke at indtaste noget igen.

Den generelle forordning om databeskyttelse (EU-forordning 2016/679, kendt som GDPR) sikrer enhver person retten til at blive glemt: gæsten kan når som helst anmode om at få sine personoplysninger slettet fra dit arkiv.

Vezpa PMS gør det muligt for dig at efterkomme denne anmodning på en enkel og sikker måde, direkte fra appen.

Sådan foretager du sletningen

1. Gå til Reservationer > Kunder, og søg efter den gæst, der har fremsat anmodningen
2. Tryk på vedkommendes navn for at åbne den komplette profil
3. Rul helt ned, og tryk på knappen Slet GDPR-data
4. Læs oversigten over det, der vil blive slettet, og tryk på Bekræft sletning

Hvad bliver slettet

Proceduren fjerner alle gæstens personoplysninger fra systemet:

• Fornavn og efternavn — erstattes med en anonym identifikator
• Fødselsdato og fødested — fjernes fuldstændigt
• Identitetsdokument — type, nummer og udløbsdato slettes
• E-mail og telefon — fjernes fra profilen
• Bopælsadresse — slettes
• Personlige noter — eventuelle notater om kunden slettes

Hvad forbliver i systemet

For at sikre sammenhæng i de regnskabsmæssige og statistiske data bevares visse anonymiserede oplysninger:

• Statistiske data — antal ophold, samlede beløb og oprindelseskanaler (uden henvisning til gæstens navn)
• Obligatoriske indberetninger — de indsendelser, der allerede er foretaget til Questura (det italienske politi) eller til ISTAT, forbliver i myndighedernes arkiver, sådan som loven foreskriver
• Regnskabsdata — udstedte fakturaer og kvitteringer opbevares af hensyn til de skattemæssige forpligtelser