Guide Kalender

Kalenderen er indkvarteringens planlægningsgitter: den viser alle værelser i rækkerne og dagene i kolonnerne. Hver booking er repræsenteret af en farvet bjælke, der strækker sig fra check-ind-dagen til check-ud-dagen.

Gitteret er responsivt: på mobil vises 7 dage, på tablet 14 dage, på desktop 21 eller flere dage.

Kalenderen tilbyder to tilstande, der kan vælges fra knappen i AppBar:

Fri scrolling (standard)

Scroll vandret uden begrænsninger. Området udvides automatisk, når du nærmer dig kanterne (+21 dage ad gangen). Ideel til fri navigation mellem datoer.

Månedsvisning

Viser én måned ad gangen med en månedsvælger øverst. Mere overskuelig for at få overblik over en enkelt måned.

Valgmuligheden hedder Visning og tæthed og sidder i menuen med tre prikker i den øverste bjælke, her og i de to andre gitre (Priser og Turistskat). Det samme valg findes også i Konfiguration, i afsnittet Visning og tæthed; Husholdersken og Observatøren, som ikke har den side, finder det i deres egen kontomenu. Den første halvdel af valget er retningen: vandret ruller dagene til siden, og indkvarteringerne er rækker; lodret løber dagene nedad, og indkvarteringerne bliver til kolonner — du ser flere nætter på én gang, praktisk når der er få indkvarteringer.

Den anden halvdel er tætheden: den bestemmer, hvor mange rækker eller kolonner du højst ser — bredden af en kolonne, eller højden af en række, er følgen af det tal, ikke et mål for sig selv. Værdierne er 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 og 40, plus Automatisk, standardvalget. Er indkvarteringerne færre, ser du dem alle, uden at de bliver bredere eller højere end behageligt.

Rækkerne går op til 60 (44, 48, 52, 56 og 60); kolonnerne i den lodrette visning stopper stadig ved 40. Med dagene vandret er der på computer og tablet i liggende format også «To kolonner»: værelserne deles i to gitre side om side, hver med de valgte rækker, som ruller sammen gennem dagene; der ses færre dage. Når du åbner en booking, dækker kortet ikke kalenderen: det skubber den til venstre, og de to kolonner deler den resterende plads ligeligt – færre dage, samme proportioner.

For at give hver side fuld bredde er der nederst i sidemenuen «Skjul menu»: menuen forsvinder, og i stedet bliver en lille svævende menu med sidernes ikoner nederst til venstre over siden; i den åbner en lille «Vis menu» hele menuen igen. Det gælder på computer og tablet i liggende format, og enheden husker det. Den svævende menu forbliver lukket og åbner, når du fører musen hen over den, eller med et tryk på en tablet.

Kalenderen opdaterer sig selv: de uger, du ser, kontrolleres igen hvert minut, når du vender tilbage til siden, og når der kommer en bookingnotifikation, og kun de ændrede hentes igen. En booking, som en kollega eller en kanal tilføjer, flytter, forlænger, annullerer eller ændrer status på, vises med en kort effekt og et glimt, der toner ud; det, du selv ændrer, vises med det samme uden effekt. Er reduceret bevægelse slået til på enheden, er der ingen effekter.

Automatisk opfører sig bevidst forskelligt på de to akser: med dagene lodret vælger den en behagelig bredde til din skærm — på telefonen fylder kolonnerne bredden, på en stor skærm holder de op med at blive bredere, når de er behagelige at læse; med dagene vandret beholder den i stedet den behagelige rækkehøjde.

At bede om mange rækker eller kolonner gør dem ikke behagelige på en hvilken som helst skærm: over omkring 24 bliver rækken (eller kolonnen) tynd og taber, for at forblive læsbar, nogle detaljer. Også prisen kan miste noget her: er der ikke plads nok til decimalerne, skifter hele gitteret til hele tal — afrundet til nærmeste værdi, ikke afkortet — og tallet, du ser i cellen, er så ikke længere den nøjagtige pris: 120,49 vises som 120, og 120,50 vises som 121.

Valget hører til den enhed, du bruger: det, du vælger på telefonen, følger dig ikke over på den bærbare, og omvendt — det gælder retningen såvel som tætheden.

Gruppér efter type

I arket Visning og tæthed findes også kontakten Gruppér efter type, som fra start er slået fra; ligesom resten af arket bliver valget på enheden. Når den er slået til, samles kalenderens værelser efter type, og hver gruppe begynder med en oversigtsrække (med dagene lodret en kolonne): til venstre typens navn med antallet af værelser, for eksempel Dobbeltværelse (4); for hver dag hvor mange værelser der er ledige ud af det samlede antal, og belægningsprocenten, for eksempel 1/4 · 75%, i rødt, når der ikke er noget ledigt tilbage.

Det samlede antal tæller ikke værelser, der den dag er blokeret eller under vedligeholdelse, og annullerede bookinger og forslag tæller ikke som optaget. Rækken viser ingen priser (de bliver i oversigten, der vises, når du holder musen over) og reagerer ikke på tryk: den opretter ingen bookinger. Det virker med dagene vandret og lodret; har du valgt, hvor mange rækker eller kolonner du ser, tæller oversigtsrækkerne med. Filtrer typer gælder stadig: kun de typer, du ser, grupperes.

Øverst i AppBar vises det datoområde, der aktuelt er synligt på skærmen (f.eks. "5-26 mar 2026").

• Venstre kolonne: navne på værelser/typologier, sorteret efter nummer
• Rækker: én for hvert værelse i indkvarteringen
• Kolonner: én dag per kolonne med dato-header
• Farvede bjælker: bookinger med gæstens navn

Halvdagsforskydning

Bjælkerne starter midtvejs i kolonnen på check-ind-dagen og slutter midtvejs på check-ud-dagen. Dette afspejler hotelvirkeligheden: check-ind sker om eftermiddagen, og check-ud om morgenen.

Tryk på en bjælke for at åbne den komplette detalje for bookingen.

Over gitteret fortæller en linje, indtil hvilken dato det, du skriver, faktisk når nogen: de tilsluttede portaler og din bookingside. Tryk på den for den fulde forklaring. Alle roller, der kan åbne siden, ser den.

I gitteret er nætterne ud over den grænse skraverede, og en markeret lodret linje viser, hvor den endnu ikke publicerede del begynder. Du kan ændre de nætter som normalt — priser, lukninger og minimumsophold gemmes — men de bliver i Vezpa: ingen kan endnu booke de datoer.

Med Rolling-modellen rykker grænsen af sig selv, én dag hver nat, og det, du har forberedt, bliver offentliggjort, når turen kommer: du skal ikke gøre det igen. Med årsmodellen flytter den sig med Årsåbningen, og arket fortæller, hvornår du kan køre den.

Bjælkens farve viser nu opholdsstatus, ikke kanalen: fem farver for fem forskellige øjeblikke.

Bookingkanalen beholder sin egen farve, men fylder ikke længere bjælken — den er nu et tyndt bånd langs underkanten (venstre kant, når kalenderen er lodret).

Bookingens etiketter vises også på baren, som små hak på kanten over for kanalbåndet, i prioriteret rækkefølge. Den rækkefølge ændres kun ét sted: siden Bookingetiketter, under Indkvartering > Værelser, ved at trække etiketterne — ikke fra kalenderen, ikke fra bookingskærmen. Når der er flere etiketter, end der er plads til, bliver den sidste plads en neutral grå streg, samme grå som temaet: det er ikke nogen etikets egen farve, det betyder kun, at der er flere.

En betalt booking — der er et beløb at betale, og restbeløbet er nået nul, uanset om betalingen gik gennem Booking Engines betalingsgateway eller blev registreret manuelt — har et lille grønt hjørne med et flueben i det hjørne, hvor etiketternes hak starter, og hakkene begynder lige efter det. Gæstens navn flytter sig ikke. Det er den samlede saldo, der tæller: ophold, tillæg og turistskat; så længe turistskatten ikke er betalt, vises fluebenet ikke. Et depositum alene er ikke nok, et kort holdt som garanti tæller ikke som betaling, og bookinger importeret fra en iCal-kalender har ingen pris, så de viser aldrig fluebenet.

Du kan oprette en ny booking på to måder:

• Fra AppBar-menuen: tryk ⋮ → "Ny Booking" for at åbne formularen
• Træk-og-vælg på gitteret: tryk og træk på gitteret for at vælge et datoområde. Formularen åbnes med forudfyldte datoer

1. Vælg datoerne
   Træk på gitteret eller brug oprettelsesformularen.
2. Kontrollér tilgængelighed
   Systemet kontrollerer automatisk ledige værelser.
3. Udfyld dataene
   Indsæt gæstens data og bookingdetaljer.
4. Bekræft
   Bookingen vises straks i kalenderen.

I listen over ledige værelser får en værelsestype, der mangler prisen for blot én nat i perioden, mærket Priser mangler og kan ikke vælges; øverst i listen står der, hvor mange det drejer sig om. Prisen kan ikke skrives manuelt: angiv først prisen under Priser. Det samme gælder, når du flytter en booking til en anden værelsestype og genberegner prisen.

Fra AppBar-menuen (⋮ → "Vedligeholdelse") kan du oprette en værelseblokering for en bestemt periode.

En vedligeholdelsesblokering lukker et værelse og forhindrer nye bookinger. Den vises i gitteret som en speciel bjælke. Nyttig til:

• Renoveringsarbejde
• Planlagt vedligeholdelse
• Værelser midlertidigt ude af drift

Tilgængelighedsstyring er noget andet end vedligeholdelse: vælg en periode i gitteret (eller under Priser), vælg "Tilgængelighedsstyring", og luk de nætter, du vil, for salg — uden at angive en årsag.

Er der allerede bookinger i perioden, bliver der blokeret alligevel: Vezpa lukker de ledige nætter før og efter hver booking og lader de solgte være; med flere bookinger lukkes alle huller imellem dem. Før du bekræfter, og igen bagefter, får du at vide, hvilke boliger der har bookinger i perioden.

• Delvis: der er bookinger i perioden, men der er stadig ledige nætter; under navnet kan du se, hvor mange der kan lukkes.
• Optaget: alle nætter er allerede solgt, der er intet at blokere.
• Nætter med vedligeholdelse røres aldrig af blokeringen, og "Gendan" frigiver alle blokerede nætter — dine egne og dem, en portal tilknyttet via iCal har lukket — men aldrig de solgte. Bemærk: en lukning, der kom fra en portal, vender ikke tilbage af sig selv, når den først er fjernet. Når det sker, fortæller Vezpa dig, hvor mange af de genåbnede nætter der var portallukninger.

Tryk på opgaverækken (øverst i gitteret) for at åbne opgavepanelet for den dato.

Opgaver er noter og påmindelser knyttet til en bestemt dag. Nyttige til at notere begivenheder, frister eller ting, der skal gøres på en bestemt dato.

Nederst i gitteret er der en speciel række kaldet "Undtagelser". Den indeholder:

• Bookinger, der mangler et fysisk tildelt værelse blot én enkelt nat: én udækket nat er nok (usynligt værelse)

Her havner også annullerede bookinger, med rødt: de forlader rækken for deres værelse, som forbliver fri til den, der booker de nætter igen. Det røde adskiller dem fra bookinger uden værelse: en annulleret booking kræver intet af dig, du kan ignorere den.

Overlappende bookinger i denne række opdeles vertikalt i pladser for at forblive læsbare.

Hvem der får besked, når en booking står uden indkvartering

Vezpa venter ikke på, at nogen opdager det: så snart en booking står uden en fysisk indkvartering, der kan tildeles, går der en advarsel til Direktør, Assistent og Bruger (receptionen), altså de roller, der kan rette op på det med det samme ved at tildele en indkvartering. Wellnessmedarbejder, Revenue Manager, Husholderske og Observatør får den ikke.

• En e-mail på sproget hos den, der læser den, med direkte link til bookingen.
• En push-notifikation med detaljerne inde i appen: gæstens navn, datoerne og værelset vises nu også på låseskærmen.

Advarslen udløses på fire tidspunkter: når bookingen oprettes, efter en datoændring, efter en ændring modtaget fra OTA-kanalen og efter tilføjelse af et værelse, der står uden indkvartering.

Hvis indkvarteringen har flere værelsestyper, vises en filterknap i AppBar.

1. Tryk på filterikonet
   Der vises vælgbare chips for hver typologi.
2. Vælg typologierne
   Tryk på en eller flere typologier for at filtrere gitteret.
3. Fravælg alt
   For at se alle værelser igen.

Filteret for boligtype ses også med lukket panel: tragtikonet forbliver fyldt, og under linjen står der, hvor mange boliger du ser ud af hvor mange, med «Fjern filtre» for at se dem alle igen. Skjuler filteret alle rækker, står der i stedet for gitteret, at der ikke er noget værelse med det filter. Skifter du ejendom, starter filteret forfra, så du ikke tager en boligtype med til et sted, hvor den ikke findes. Og når der ikke er nogen reservation i perioden, siger kalenderen det — med andre ord end dem, den bruger, når den ikke kunne læse data.

Hvis din rolle må styre dem, er der euro-genvejen i den øverste bjælke: den fører til priserne uden om menuen. Har man ikke den tilladelse, ses den ikke, og det er normalt.

I værelseskolonnen kan rengøringsindikatoren vises, holdt ajour af husassistenten: den findes kun ved værelser, hvor rengøring er relevant. Tryk på værelset skifter mellem rent og snavset, med en bekræftelse før der skrives. Status opdaterer sig selv hvert andet minut og kan derfor ændre sig, mens du kigger, uden at du har gjort noget. Farverne på bjælkerne forklares i Signaturforklaringen i menuen med tre prikker.

Kalenderen opdateres i realtid takket være push-notifikationer (FCM):

• Når en ny booking ankommer via OTA eller Bookingmotoren, opdateres kalenderen automatisk
• Hvis du ser Kalender-fanen, er opdateringen øjeblikkelig
• Hvis du er på en anden fane, ugyldiggøres dataene og genindlæses, når du vender tilbage til Kalenderen

Rækken Undtagelser er uændret: den samler stadig bookinger uden tildelt fysisk indkvartering. Det, der er ændret, er resten af appen: den samme booking kan nu også genkendes uden for kalenderen.

• I Ledelse: boksen med nye reservationer, listerne over ankomster og afrejser, fødselsdagslisten.
• På bookinglisten og på kortet for den enkelte booking.
• Ved salgsstedet, på bookinglinjen i skranken.

Uanset hvor den vises, er signalet det samme: et advarselsikon og teksten «Værelse ikke tildelt» med rødt i stedet for værelsesnummeret. Før stod der de steder en intern talkode, som ikke sagde noget netop når man skulle forstå.