Guide Wellness

Wellness giver dig mulighed for at tilbyde tjenester (massager, behandlinger), sælge produkter og administrere bookinger og betalinger – alt fra appen.

Sådan aktiverer du det: gå til sektionen Konfiguration, find kortet Wellness og tryk på Aktivér. En kort guide opsætter modulet. Fra det øjeblik vises fanen Wellness i den nederste linje med underfanerne: Tjenester, Produkter, Kalender, Bookinger, Terapeuter, Indstillinger.

Opret tjenester fra underfanen Tjenester. Hver tjeneste har: kategori, varighed (minutter), pris (inkl. moms), foto.

Deaktivér en tjeneste for at skjule den fra bookinger uden at slette den. Sorter tjenester med ordrefeltet.

Tilføj terapeuter fra underfanen Terapeuter. For hver enkelt angiver du arbejdstiderne pr. ugedag.

Tilknyt terapeuter og tjenester direkte fra appen med en flervalgsmæssig markering: fra terapeutens formular vælger du, hvilke tjenester han/hun kan udføre, eller fra tjenestens formular vælger du, hvilke terapeuter der udfører den. Kun tilknyttede terapeuter vises som bookbare for den pågældende tjeneste.

Ledige tider genereres ud fra kombinationen af terapeutens arbejdstider, tjenestens varighed og allerede eksisterende bookinger.

Registrer en terapeuts fravær (datointerval, hele dagen eller et tidsrum, med en årsag: ferie/sygdom/fri/andet) fra terapeutens profil eller fra Kalenderen.

Tider i et fraværsperiode forsvinder fra tilgængeligheden. Hvis der allerede er bookinger i den periode, bliver de markeret (ikke annulleret): det er dit ansvar at håndtere dem.

Opret produkter fra underfanen Produkter: pris (inkl. moms), lagerbeholdning, advarselsthærskel.

Wellness-produkterne er artikler i kataloget, i afdelingen «Wellness»: pris, moms og lagerbeholdning er de samme, som du ser i «Katalog», og det samme produkt kan også sælges fra «Kasse» i «Overblik». Den lagerbeholdning, du skriver her, er den, du har talt op: forskellen bliver en bevægelse i kataloget, og de salg, der er sket i mellemtiden, går ikke tabt.

Når lageret falder under thærsklen, modtager du en advarsel. Ved nul kan produktet hverken sælges eller bestilles online.

SPA'en, hver ydelse og hvert produkt kan have et fotogalleri, ikke kun et enkelt billede. Tilføj flere fotos, og træk dem for at ændre rækkefølgen; det første foto er forsidebilledet, der vises til gæsterne.

For SPA'en findes galleriet under Indstillinger. For ydelser og produkter åbner du elementet, og galleriet vises under redigering.

Fra fanen Produkter åbner du salget (POS): tilføj produkter til indkøbskurven og vælg manuel betaling (du registrerer betalingen manuelt) eller Stripe (betalingslink).

Ved betaling reduceres lageret og kvitteringen udstedes.

Du kan lægge et produkt (eller en tjeneste) på værelset til en gæst under opholdet: beløbet lægges på bookingregningen og betales ved check-ud, uden umiddelbar betaling og uden separat wellness-kvittering (det indgår i opholdsregningen).

Lageret reduceres straks (gæsten tager varen).

Aktivér den offentlige shop fra Indstillinger: gæster bestiller dine produkter via nettet og betaler med Stripe.

Vælg leveringsmetoder: forsendelse til hjemmet (kundens adresse, forsendelsesomkostninger, fri-forsendelse-thærskel) og/eller afhentning på indkvarteringen (ingen adresse, ingen omkostning). Du kan tilbyde den ene eller begge.

Ordrehåndtering fra underfanen Forsendelse: ved forsendelse er forløbet Skal fuldføres → Afsendt (tilføj sporingsnummer) → Leveret; ved afhentning er det Klar til afhentning → Afhentet.

Del Wellness-modulets offentlige link: gæsten vælger en tjeneste, en dato og en ledig tid og betaler med Stripe.

De modtager en bekræftelses-e-mail og en påmindelse 24 timer før. De kan aflyse selv inden for den afbestillingspolitik, du har fastsat.

Du finder alle bookinger i underfanen Bookinger med status og handlinger (refusion, aflysning).

En gæst, der allerede er indlogeret, kan nå Wellness fra sin booking (via linket i bekræftelses-e-mailen eller siden «Din booking»). I så fald genkender Vezpa vedkommende: gæsten booker tjenester og køber produkter uden at genindtaste navn, e-mail eller telefonnummer.

Du bestemmer selv, hvordan du opkræver betalingen, via Indstillinger for Wellness – separat for tjenester og produkter:

Et tidspunkt vises kun, hvis alle fire betingelser er opfyldt: ydelsen skal have den terapeut blandt de tilladte, timen skal ligge inden for spaets åbningstid, inden for terapeutens arbejdstid, og ikke på et af hans eller hendes fravær. Desuden skal behandlingens varighed kunne være der helt. Tilladte terapeuter og varighed ændres under fanen Ydelser; arbejdstider og fravær under fanen Terapeuter, med de to ikoner ved siden af hver person. Spaets åbningstider ændres under Indstillinger, i punktet Tider: du ser dem dag for dag og kan tilføje og fjerne.

Kalender er dagen set pr. terapeut, Bookinger den fulde liste, Kasse hvor du modtager betaling. Terapeuter rummer personerne med deres arbejdstider og fravær, Ydelser behandlingerne med varighed og pris, Produkter det du sælger over disken. De sidste tre er stamdata: ser noget forkert ud i kalenderen, ligger årsagen næsten altid der.

Hvert betalt salg/tjeneste genererer en kvittering (sendes automatisk for italienske indkvarteringer konfigureret med elektronisk fakturering).

Ved en betaling med kort er kvitteringen POS'ens «Betalingskvittering» i samme nummerserie: linjerne er regningen (behandling og ekstra, for eksempel «2 × Creme») eller de solgte produkter med forsendelse, og i stedet for opholdet står dato og klokkeslæt for aftalen og terapeuten. Lige efter betalingen tilbyder resultatskærmen den allerede, uden flere spørgsmål. Senere: i bookingens detaljer åbner «Udskriv kvittering» betalingskvitteringen med valg af format, og menuen ⋮ har «Send kvittering» og «Del PDF'en»; i salgslisten har hvert salg betalt med kort kvitteringsikonet med «Udskriv kvittering», «Send kvittering» og «Del PDF'en». Bookinger, der ikke er betalt med kort, beholder regningens høflighedskvittering som før.

Med bonner aktive («Skattemodul», se Vejledning til elektronisk fakturering) udsteder hver betaling i Wellness bonen: salg ved disken uden ønsket faktura samt bookinger betalt online, med kort eller manuelt. For bookinger træder bonen i stedet for den automatiske faktura, som stadig kan udstedes på anmodning. En fuld refusion udsteder annulleringen af bonen, en delvis returneringen. Bonner ses, udskrives og annulleres fra «Handelsdokumenter» i Skattemodul.

Refusioner: du kan refundere en tjeneste eller et produkt fuldt ud eller delvist; systemet udsteder den tilknyttede kreditnota.

Kunden kan anmode om en navngiven faktura ved at indtaste sit skattenummer og sin adresse ved kassen (valgfrit).

Hvis du har konfigureret stempelafgift under Konfiguration → Skatter, anvendes den automatisk på dokumenter over thærsklen.

I fanen Bookinger står den aftale, der er tættest på nu, øverst — før var det den fjerneste i fremtiden, så i dag endte begravet i bunden. Under de kommende finder du fortiden, med den nyeste først. Kassen svarer på et andet spørgsmål og har derfor en anden, erklæret rækkefølge: den ældste regning, der mangler at blive betalt, står øverst. Har spaet mere end 500 aftaler, stopper listen ved de 500, der er tættest på i dag, og skriver det sammen med totalen: før skar den i stilhed, og en gammel ubetalt regning kunne forsvinde fra Kassen. Endelig: når du filtrerer på status og intet passer, siger beskeden det i stedet for at antyde, at der slet ikke er bookinger.

Når du tænder Wellness, og et obligatorisk felt er tomt, tier knappen ikke længere: den siger, HVILKET felt der mangler, og markerer det under selve feltet. Åbningsdagene er virkelig nødvendige — uden en eneste dag har spaet ingen tider, der kan bookes — og det samme gælder terapeutens navn, ydelsens navn og prisen. Centrets offentlige navn er derimod valgfrit: lader du det stå tomt, ser gæsterne navnet på overnatningsstedet.