Guide til OTA-beskeder

Modtag og besvar beskederne fra gæsterne fra Booking.com, Airbnb, Expedia og VRBO direkte fra Vezpa, i én indbakke

1. Hvad er OTA-beskeder Én indbakke til gæsternes beskeder

Med OTA-beskeder kan du modtage og besvare beskederne fra gæsterne fra Booking.com, Airbnb, Expedia og VRBO direkte fra Vezpa uden at skulle logge ind i extranettet eller portalens app. Alle beskeder samles i én fælles indbakke inde i Vezpa-appen.

Hvorfor det er nyttigt

  • Alt ét sted: administrér samtalerne ved siden af indkvarteringens øvrige opgaver.
  • Hurtige svar: læs og svar uden at skifte til en anden applikation.
  • Fuld historik: du har altid samtalehistorikken med gæsten lige ved hånden.
Der er fire kanaler: Booking.com, Airbnb, Expedia og VRBO. Det er de eneste kanaler, som channel manageren videresender beskeder for: en booking fra en anden portal, eller en du selv har taget telefonisk, har ingen samtale her, og det er ikke en fejl.

2. Hvor du finder dem Sektionen Beskeder og bookingdetaljen

Du kan få adgang til samtalerne på to måder:

Fra sektionen Beskeder

Fra Vezpa-appens dashboard åbner du sektionen Beskeder: du finder listen over samtaler.

  • Rækkefølgen: øverst ligger samtalen med den nyeste besked. Datoen for den sidste besked står på hver linje: det er den, der bestemmer placeringen, ikke opholdets datoer.
  • Hvad du ikke ser: samtaler fra allerede afsluttede ophold (afrejse før i dag) holdes uden for listen. Knappen Vis også afsluttede ophold i linjen henter dem tilbage.
  • En samtale med ulæste beskeder skjules aldrig, heller ikke efter opholdet: skriver gæsten efter afrejsen, om en faktura eller om en glemt genstand, finder du den her, og tælleren for ulæste tæller den med.
  • Er bookingen annulleret, bliver samtalen stående, og linjen siger det med mærkatet Annulleret. En besked, der ikke er sendt, forbliver synlig og er markeret som Afsendelse mislykkedes.

Fra bookingdetaljen

Når du åbner en booking fra Booking.com, Airbnb, Expedia eller VRBO, finder du knappen Beskeder: den fører dig direkte til samtalen med den pågældende gæst, allerede i konteksten af dennes booking.

Knappen Beskeder i bookingdetaljen er den hurtigste måde at svare en bestemt gæst på, mens du administrerer dennes booking.
Den samme samtale vises også i bookingdetaljen, under Samtale, sammen med alt det, du har sendt til gæsten fra Vezpa (e-mail, WhatsApp, automatiseringer): se vejledningen til reservationsdetaljer.

3. Sådan fungerer det Modtagelse, notifikation og svar

En ny besked kommer fra portalen, så snart gæsten skriver den, og Vezpa sender dig en notifikation. Listen, der allerede er åben på skærmen, tegnes dog ikke om af sig selv: genindlæs den med «Opdater» i bjælken, eller ved at trække listen ned.

  1. Du modtager notifikationen om en ny besked
  2. Åbn samtalen fra sektionen Beskeder eller fra bookingdetaljen
  3. Læs hele historikken for udvekslingen med gæsten
  4. Svar: beskeden sendes til gæsten via kanalen fra den portal, bookingen kommer fra

En besked med en vedhæftet fil viser selve filen: et foto vises i boblen og åbnes på fuld skærm med et tryk, hvor «Del» sender det videre til den, der skal bruge det; en PDF er en linje, du trykker på for at åbne den. Filerne kommer få sekunder efter beskeden. Kan en fil ikke hentes — et andet format end fotos og PDF, eller en fil, som portalen ikke længere leverer — siger boblen det: åbn den på portalen.

Historikken hjælper dig med at genoptage samtalens tråd, selv efter flere dage, uden at skulle genskabe konteksten.

4. Automatiseringer i OTA-kanalen De automatiske beskeder i portalens chat

For bookinger fra portaler med chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) kan de automatiske beskeder, der er sat op med Automatiseringer, leveres i samtalen. En tekst uden kontaktoplysninger går helst til chatten; en tekst med et link eller en kontaktoplysning prøver først gæstens rigtige e-mail. Uden en rigtig e-mail går den til chatten: der fjerner Vezpa e-mails, telefonnumre og links til andre websteder, men beholder sine egne links (vezpa.it og dit aktive eget domæne) — altid på Airbnb og på Booking.com.

Booking.com erstatter links, du ikke har godkendt, med [Link was removed]: gør trinnet i extranettet én gang: Overnatningssted → Beskedindstillinger → Sikkerhedsindstillinger → “Tilføj et link” → vezpa.it (og dit eget domæne, hvis du bruger et — check-in-linket starter derfra). Hvis chatten ville fjerne linket (Expedia, VRBO), sendes automatiseringen ikke lemlæstet: den springes over, og årsagen noteres i afsendelsesloggen.
Vil du vide mere om automatiseringerne? Se Guiden til e-mail-automatiseringer for at opdage triggere, flersprogede tekster og merge-felter.

5. Vigtige bemærkninger Hvad du skal huske

  • Beskederne dækker Booking.com, Airbnb, Expedia og VRBO: en booking fra en anden kanal har ingen chat.
  • Demo-kontiene kan ikke sende eller modtage rigtige beskeder: funktionen er blokeret for prøveindkvarteringerne.
  • En ny besked kommer, så snart gæsten skriver den, med en notifikation; listen, der allerede er åben, tegnes ikke om af sig selv: brug «Opdater» eller træk listen ned.

Har du brug for hjælp?

Hvis du er i tvivl om OTA-beskederne, kan du åbne en supportsag direkte fra Vezpa-appen — vores team svarer dig hurtigst muligt.