Průvodce Konfigurací

Sekce Konfigurace je konfigurační centrum vašeho ubytovacího zařízení. Odtud můžete spravovat všechny provozní a organizační aspekty.

Odtud můžete:

• Spravovat pokoje a typy pokojů
• Nakonfigurovat Booking Engine
• Připojit OTA kanály
• Spravovat tým a role
• Prohlížet statistiky
• Kontaktovat podporu
• Spravovat svůj účet

Všechna nastavení jsou organizována v rolovatelných sekcích.

Hlavička nahoře zobrazuje:

• Název ubytování
• Typ (Hotel, B&B, Apartmány)
• Počet typů pokojů a celkový počet pokojů

Dvě úrovně: účet a jeho nemovitosti

Pokud spravujete více nemovitostí, jsou v horní části stránky dva názvy a vyplatí se je nezaměňovat:

• rozbalovací nabídka označená Vybraná nemovitost vybírá jednu nemovitost;
• barevný rámeček pod ní, označený Účet, je zastřešuje všechny: název, typ a zemi vaší činnosti.

Každá skupina níže uvádí, čeho se drží: názvu vybrané nemovitosti — tak je to u Ubytování a Kanály & ceny — nebo Všechny nemovitosti, u toho, co platí pro celou činnost (Daně & právní soulad, Moduly, Účet & podpora). Uvnitř skupiny nesou těch několik výjimek — časové pásmo a RMS — označení samy.

S jedinou nemovitostí se nic z toho nezobrazuje: není co rozlišovat.

Přidat nový typ pokoje

Tlačítko pro vytvoření nového typu pokoje. Můžeš vytvořit až 100 ubytovacích jednotek: pokud překročíš ty, které zahrnuje tvůj tarif, aplikace ti to oznámí, a pokud platíš kartou, tarif při nejbližším obnovení sám přejde na vyšší — mezitím dál používáš všechny pokoje.

Správa pokojů

Upravte počet pokojů pro každý existující typ.

Platíš přes Google Play nebo App Store?

Obchody umějí účtovat jen tarify z ceníku: dohodnutou částku účtovat nemohou. Pokud tedy tvé obnovení počítá s dohodnutou částkou nebo vyžaduje náš souhlas, obrazovka Správa pokojů zobrazí zvláštní kartu. Přechod probíhá v tomto pořadí:

1. Zrušit v obchodě — otevře stránku správy předplatných tvého obchodu. Předplatné Google Play nebo App Store můžeš zrušit jen ty: my to za tebe udělat nemůžeme.
2. Aktivovat platbu kartou — z aplikace na Androidu a Windows. Na iPhonu a iPadu se toto tlačítko nezobrazuje, protože pravidla App Store nedovolují odkazovat z aplikace na externí platbu: použij jiné zařízení (Android nebo Windows) nebo web vezpa.it.

Zrušení v obchodě nic okamžitě nevypne: předplatné obchodu zůstává platné až do svého přirozeného konce a mezitím ho převezme karta. Nikdy nezůstaneš bez služby a žádný pokoj není nikdy smazán ani skryt.

Rozbalitelný seznam všech typů pokojů/pokojů v ubytování.

• Pro hotelové ubytování: zobrazuje typy pokojů (např. "Dvoulůžkový standard", "Suite")
• Pro B&B/Apartmány: zobrazuje jednotlivé jednotky

Klepněte na typ pokoje pro rozbalení a zobrazení detailů:

• Počet pokojů
• Základní ceny
• Zahrnuté služby

Odtud můžete přejít na podrobnou konfiguraci každého pokoje.

Pokoje i samotné ubytovací zařízení mají vlastní fotogalerii (až 20 fotografií pro každé z nich), kterou lze přeuspořádat přetažením miniatur: první fotografie se stane titulní fotografií zobrazenou v Booking Engine.

Seřadit pokoje

V sekci Ubytování můžete otevřít Seřadit pokoje a přetažením pokojů/jednotek nastavit pořadí, ve kterém se zobrazují v aplikaci a kalendáři. Pomocí přepínače nahoře můžete přejít do režimu Booking Engine a odděleně nastavit pořadí zobrazené hostům na rezervačním portálu (pokud není přizpůsobeno, řídí se pořadím aplikace/kalendáře).

Jak číst kód lůžek

Kód popisuje lůžka v ubytování: X je jednolůžko, M manželské lůžko, a sčítají se. Slouží jako připomínka vám a personálu: nemění cenu, kapacitu ani to, co zobrazují portály.

V konfiguraci každého ubytování, v části Podrobnosti, najdete pole Vybavení. Klepněte na něj: otevře se seznam devíti kódů, každý s vysvětlením.

Stejný seznam se otevře z přehledu Oddělení: klepněte na ubytování a poté na Vybavení. Na obou místech vybíráte kód ze seznamu: není to pole, do kterého se píše popis lůžek.

Nezaměňujte: kapacita, kterou prodáváte, je Max. osob, a typ pokoje, který portály ukazují hostovi, je Obchodní typ. Vybavení se aktualizuje v konfiguraci ubytování nebo z přehledu Oddělení: panel úklidového personálu je nezobrazuje ani nemění.

Časy příjezdu a odjezdu

Na konci skupiny Ubytování, pod seznamem pokojů a vedle časového pásma, najdete Časy příjezdu a odjezdu: dvě položky, Příjezd od a Odjezd do. Klepněte na jednu z nich a vyberte čas na hodinách — hodnota se uloží hned. Jsou už vyplněné — 14:00 a 10:00 — a pokud vám vyhovují, není co dělat. Jsou to oficiální časy ubytování, tedy ty, které uvádíte vy: čas příjezdu není hodina, kdy host doopravdy dorazí, protože při vstupu není co zaznamenat a Vezpa to neměří.

Počítají se tomu, kdo musí hlásit hosty úřadu. Španělsko, Chorvatsko, Slovinsko a Bulharsko žádají i hodinu příjezdu a odjezdu, nejen den: do hlášení jde právě ten čas, který zde napíšete. Odjezd je výjimka a jediný z těch dvou, který se může stát skutečným: pokud zaznamenáte odhlášení hosta, hlásí se skutečná hodina odchodu; pokud ne, hlásí se oficiální čas, který jste zde napsali. Jsou to místní časy ubytování a čtou se v jeho vlastním časovém pásmu: nepřepočítávají se.

„Sezónní uzavření“

Pro hotel, který mimo sezónu zavírá. V „Konfigurace“, skupina „Účet & podpora“, najde manažer kartu „Sezónní uzavření“: tlačítkem „Vyberte období uzavření“ vybere období, uvidí částku a potvrdí. Každá měsíční platba, která začne v období, stojí 30 % tarifu, vč. DPH; po znovuotevření se plná cena vrátí sama.

• Období je souvislé, trvá 3 až 6 měsíců a začíná nejdříve zítra. Mezi koncem jednoho uzavření a začátkem dalšího musí uplynout alespoň 6 měsíců.
• V období nesmí být žádné rezervace: pokud jsou, aplikace je vypíše a uzavření se nespustí.
• Uzavřená data nelze rezervovat nikde: přes kanály, rezervační systém ani ručně. V kalendáři se zobrazují jako „Sezónní uzavření“ a nelze je odblokovat. Pošle-li kanál přesto rezervaci na tato data, rezervace zůstane a manažer dostane oznámení.
• Dostupné jen při platbě přes web (kartou), ne s předplatným z obchodu s aplikacemi.

Po zapnutí nelze uzavření v aplikaci zrušit: pro změnu napište podpoře. Zbytek aplikace funguje normálně, takže připravujete sezónu a přijímáte rezervace na otevřená data.

„Zámková zařízení“

Pro hosty, kteří se ubytují sami pomocí schránky na klíče. V „Konfigurace“, skupina „Pokoj“, najde ředitel „Zámková zařízení“: jedno zařízení na řádek, s názvem, kódem a pokoji, které otevírá (jedna schránka může sloužit více pokojům). Zatím je typ „Offline (pevný kód)“: kód zadáte sami a zůstane stejný, dokud ho nezměníte.

• Kód se k hostovi dostane automatizací „Přístupové kódy (check-in schválen)“ v „Automatizace“: odešle se až poté, co schválíte online check-in v kartě rezervace, v den příjezdu ve zvolený čas (výchozí je 8:00), nebo hned, pokud schválíte později téhož dne. Jednou na rezervaci.
• Když kód změníte, aplikace vám řekne, kolik hostů s dosud neukončeným pobytem už dostalo ten starý, abyste je mohli upozornit.
• Stránka je jen pro ředitele. Kód pokoje je vidět i v kartě rezervace, v rámečku „Klíče“.

„Blokovaní hosté“

Abyste od určité osoby už nedostávali rezervace. V „Konfigurace“, skupina „Kanály & ceny“, hned pod Booking Engine, najdete „Blokovaní hosté“: jeden seznam pro každé ubytování. Tlačítkem „Zablokovat hosta“ zvolíte, zda zablokovat e-mailovou adresu, nebo telefonní číslo, a můžete přidat důvod, který zůstane interní. Telefonní číslo se rozpozná, ať je zapsané jakkoli: mezery a mezinárodní předvolba (+39, 0039 nebo žádná) nehrají roli.

• Přes Booking Engine host rezervaci nedokončí: uvidí neutrální zprávu s výzvou, aby kontaktoval ubytování přímo, a nedozví se, že je zablokovaný.
• Když rezervaci zadáváte ručně v aplikaci, při potvrzení nebo nabídce se objeví upozornění s nalezeným e-mailem nebo telefonem a důvodem: abyste přesto pokračovali, potvrdíte dvakrát (viz průvodce rezervacemi).
• Z Booking.com, Airbnb a dalších portálů přijde rezervace už potvrzená a nelze ji odmítnout: dostanete push oznámení o blokovaném hostovi, jednou za rezervaci.
• Z kalendářů iCal žádná kontrola neprobíhá: tyto kalendáře nepřenášejí e-mail ani telefon.
• Seznam upravuje manažer; asistent ho může jen prohlížet. Ostatní role „Konfigurace“ nevidí.

Strop obsazenosti podle kanálu

Některé OTA kanály přijímají méně hostů, než zde skutečně prodáváte. Pokoj s kapacitou 3 může být například na konkrétním kanálu rezervovatelný jen pro 2 hosty: kanál pokaždé odmítne cenu pro třetího hosta a pokoj se na tomto jednom kanálu fakticky stane neprodejným pro tři osoby. Pokud je vaše ubytování připojeno alespoň k jednomu OTA kanálu, najdete Strop obsazenosti podle kanálu v nastavení pokoje, hned pod Kapacitou: jeden řádek pro každý připojený kanál, s aktuálním stropem (nebo „Žádný strop nenastaven — prodává se na plnou kapacitu“) a tlačítkem pro úpravu.

Strop pro každý kanál můžete nastavit, změnit nebo odstranit nezávisle na ostatních. Zadejte maximální počet hostů, které tento kanál přijímá; jeho odstraněním se pokoj na tomto kanálu vrátí k prodeji na plnou kapacitu. Nic nemusíte nastavovat ručně: pokud kanál odmítne cenu, protože jeho vlastní limit obsazenosti je nižší než to, co prodáváte, Vezpa se limit automaticky naučí při prvním takovém případu — jde o očekávané chování, ne o chybu.

Je to něco jiného než upozornění Odlišná kapacita na portálu z návodu k OTA: to upozornění je automatické a jen pro čtení a pouze hlásí kapacitu, kterou deklaruje samotný portál. Strop popsaný zde je naproti tomu limit, který Vezpa uplatňuje na vlastní odesílání k tomuto kanálu, a nastavit, změnit nebo odstranit ho můžete vy.

«Online check-in»: fotografie dokladu

V «Konfigurace», ve skupině «Daně & právní soulad», má sekce «Online check-in» nastavení «Fotografie dokladu totožnosti» se třemi možnostmi: «Nevyžadováno», «Nepovinné» a «Povinné». Vidí ho jen ten, kdo smí ubytování konfigurovat. Když ho zapnete, při online check-inu každý host vyfotí přední a zadní stranu svého dokladu: nejen hlavní host, ale i ostatní, kteří se ve formuláři jmenují «Host 1 (hlavní)», «Host 2» a tak dále. S volbou «Povinné» nelze registraci bez obou fotografií dokončit; kdo je už nahrál, nemusí je pořizovat znovu.

Fotografie se zmenší, zbaví metadat (včetně polohy GPS) a uloží šifrovaně: nevede k nim žádný veřejný odkaz. V aplikaci je vidí jen role, které spravují rezervace, ne hospodyně ani pozorovatel, a to na kartě hosta. Samy se smažou 7 dní po odjezdu, a hned, pokud je host smazán nebo anonymizován; můžete je smazat i dříve sami. Ve formuláři si host přečte poznámku, k čemu slouží a kdy zmizí.

Ve skupině «Pokoj», položka «Štítky rezervací» — pouze pro manažera — spravuje seznam štítků této provozovny: barevné štítky, které pak zapínáte a vypínáte na kartě každé rezervace (viz návod ke kartě rezervace).

Každý štítek má název a barvu vybranou z palety; zde je vytváříte, přejmenováváte a mažete, až dvacet štítků na provozovnu.

Seznam se přetahuje pro změnu pořadí a toto pořadí je priorita: určuje, v jakém sledu se štítky zobrazují všude, na kartě rezervace i v seznamu rezervací.

Štítky jsou pro každou provozovnu zvlášť: pokud spravujete více než jednu, nastavujete je jednotlivě pomocí přepínače v horní části stránky.

Polohu nastavíte tím, že napíšete adresu: během psaní se objevují nápovědy, jednu vyberete a poloha se sama vyznačí na malé mapě níže. Pokud bod není přesný, přetáhněte mapu a upravte ho — aplikace to říká: «Poloha zjištěna z adresy: přetažením mapy bod upravíte». Ve zkušební verzi v prohlížeči se mapa nevykresluje: adresu přesto napíšeš a poloha se nastaví sama. V nainstalované aplikaci mapa je.

Kde to najdete

• Při zakládání ubytování: pole Adresa je již ve formuláři, s malou mapou pod ním.
• Později: Konfigurace → Údaje o ubytování, pole «Vyhledej adresu». Platí pro všechny pokoje ubytování.
• Správci apartmánů: také v nastavení každého jednotlivého ubytování, protože každé má svou adresu.

Když chcete bod vybrat ručně

Klepněte na «Vybrat na mapě»: mapa se otevře přes celou obrazovku. Posuňte mapu — zaměřovač zůstane uprostřed a označí bod — a potvrďte tlačítkem «Použít tuto polohu». Hodí se u rozptýlených stavení, agroturistiky a ostrovů, kde číslo popisné nestačí.

Booking Engine je portál přímých rezervací vašeho ubytování. Hosté mohou rezervovat přímo z vašich webových stránek bez provizí OTA.

Konfigurace

• Stripe Connect: propojení pro přijímání plateb (povinné)
• Rezervační odkaz: URL pro přidání na vaše webové stránky
• Přizpůsobení: barvy, logo, zprávy

Jak aktivovat Booking Engine

1. Připojte Stripe Connect pro platby
2. Nakonfigurujte nastavení Booking Engine
3. Zkopírujte odkaz a přidejte ho na své webové stránky
4. Hosté mohou rezervovat přímo

Připojení a správa OTA kanálů prostřednictvím OTASwitch Channel Manageru.

Dostupné kanály: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda a přes 60 dalších kanálů.

Pro každý kanál můžete zobrazit: stav připojení, aktivaci/deaktivaci, cenové rozdíly.

Existuje speciální průvodce (Průvodce OTA) přístupný ze stránky správy OTA.

Správa uživatelů, kteří mají přístup k ubytování.

Dostupné role

Kdo vidí které položky

Na této stránce se položky zobrazují jen tomu, kdo je opravdu může použít: neotevřete tedy obrazovku, abyste při první akci zjistili, že vám není povolena.

Změna vlastního hesla

Heslo je osobní údaj: každá role — včetně hospodyně a pozorovatele — si ho může změnit z nabídky účtu vpravo nahoře, bez zásahu vedení. Reset hesla jiného člena zůstává vyhrazen majiteli účtu, a to na stránce Tým.

Panel se statistikami vašeho ubytování.

Dostupná data:

• Obsazenost podle období
• Příjem podle kanálu
• Rezervace podle OTA kanálu
• Časové trendy

Užitečné pro sledování výkonnosti a rozhodování o cenách.

Kdo ji vidí: manažer, asistent a revenue manager. Revenue managerovi se položka zobrazí jen tehdy, je-li modul RMS aktivní, a je jedinou položkou z «Kanály & ceny», kterou vidí: Booking Engine a kanály OTA zůstávají manažerovi a asistentovi. Zrušení automatických akcí RMS je vyhrazeno manažerovi.

Přístup k RMS pro dynamickou správu cen.

Dostupné pouze pokud je aktivováno pro vaše ubytování.

Existuje speciální průvodce (Průvodce RMS) přístupný z obrazovky RMS.

Tiketový systém pro komunikaci s podporou Vezpa. Můžete vytvořit nové tikety, odpovídat na existující a prohlížet historii.

Nepřečtené tikety jsou také označeny na Nástěnce (banner).

Jak vytvořit tiket

1. Klepněte na "Podpora" v sekci Konfigurace
2. Klepněte na "Nový tiket" pro vytvoření žádosti
3. Popište problém nebo žádost
4. Obdržíte notifikaci, když tým odpoví

Ve skupině Účet a podpora nyní najdete sekci Oznámení: přepínač zapíná nebo vypíná push oznámení na tomto zařízení. Pokud bylo povolení v nastavení telefonu odmítnuto, zobrazí se upozornění s tlačítkem Otevřít nastavení; pokud se aktivace nezdaří, zobrazí se Zkusit znovu. S vypnutým přepínačem už nedostanete žádné oznámení, ani naléhavé.

Kam vede klepnutí

Klepnutím na oznámení aplikace nyní otevře správnou obrazovku i u požadavků podpory, nástěnek úseků, hlášení úřadům, vlastní domény a importů či opakovaných pokusů kanálů OTA: dříve se v těchto případech nestalo nic. Pokud se oznámení týká jiného zařízení, než které máte otevřené, aplikace se nejprve zeptá: Přepnout zařízení pro přechod, Zůstat zde pro setrvání.

Ve spodní části stránky najdete možnosti vašeho účtu:

• Zobrazené uživatelské jméno
• Tlačítko odhlášení: odpojení účtu od zařízení
• Odkaz "Smazat účet": postup pro trvalé smazání účtu

Zabezpečení

• Dvoufaktorové ověření (2FA) vždy aktivní
• Vazba na zařízení: účet je vázán na zařízení použité při prvním přihlášení
• Biometrické přihlášení: po prvním přístupu můžete aktivovat otisk prstu nebo Face ID

Zobrazení a hustota

Ve skupině Účet & podpora najdete také Zobrazení a hustota: určuje, zda se Kalendář, Sazby a Turistický poplatek zobrazují vodorovně, nebo svisle, a kolik nejvýše řádků nebo sloupců uvidíte — nastavení, které zůstává na zařízení, které právě používáte. Podrobnosti najdete v sekci Zobrazení a hustota průvodce Kalendářem. Pozorovatel a Hospodyně, kteří tuto stránku nemají, ji najdou v nabídce svého účtu.

Přepínání světlého/tmavého motivu v hlavičce ubytování (ikona slunce/měsíce).

Tmavý motiv je šetrnější k očím, zejména v prostředích s nízkým osvětlením.

Preference se uloží a zachová mezi relacemi.

S Vezpa můžete spravovat více ubytování ze stejného účtu: každá nemovitost má svůj vlastní Booking Engine, vlastní OTA kanály, sazby, kalendář a hosty, zcela nezávislé.

• Výběr nemovitosti: pokud máte k účtu propojeny 2 nebo více nemovitostí, najdete nahoře v sekci Konfigurace selektor pro přepnutí jedním klepnutím.
• Indikátor načítání: přepnutí chvíli trvá (aplikace znovu načte váš profil a restartuje čtečku karet). Během operace se zobrazí indikátor a druhé klepnutí se ignoruje, aby nedošlo ke dvojímu přepnutí.
• Co se aktualizuje: po dokončení zobrazují kalendář, ceníky, RMS, OTA kanály, rezervace a pokladna data nové nemovitosti a aplikace vás vrátí na kalendář.
• Plná nezávislost: kalendáře, sazby, OTA kanály a hosté každé nemovitosti jsou odděleny a navzájem se neovlivňují.
• Vypršené předplatné: nemovitosti s vypršeným předplatným jsou označeny oranžovým štítkem. Selektor se zobrazuje i na obrazovce vypršelého předplatného: odtud můžete přejít na nemovitost, která je stále aktivní, a pokračovat v práci, místo abyste museli nutně zaplatit nebo se odhlásit.
• Přidání nové nemovitosti: je vyhrazeno majiteli účtu, tedy tomu, kdo ubytování zaregistroval a je uveden na smlouvě a platbách. Spolupracovník, který se o to pokusí, obdrží zamítavou zprávu: aby mohl na nemovitosti pracovat, musí ho majitel pozvat ze stránky Tým.
• Oznámení jiného zařízení: pokud klepnete na oznámení týkající se jiného zařízení, než které máte otevřené, aplikace se nejprve zeptá, zda chcete přepnout, nebo zůstat — viz sekce Oznámení.

Dole na této obrazovce, pod «Změnit heslo», najdete «Připojená zařízení»: seznam telefonů a počítačů, na kterých je otevřený váš účet, s názvem zařízení, posledním použitím a adresou, odkud přišlo. Zařízení, které právě používáte, je označené jako «Toto zařízení».

• «Odhlásit» zavře zařízení: během několika sekund už nemůže nic dělat a pro návrat jsou znovu potřeba heslo i kód. To je krok pro případ, že ztratíte telefon nebo počítač.
• «Odhlásit ze všech ostatních zařízení» zavře všechna kromě toho, které držíte v ruce.
• Když se někdo přihlásí k vašemu účtu z nového zařízení, dostanete oznámení a e-mail. Pokud jste to nebyli vy, odhlaste ho odsud a změňte heslo.
• U citlivých operací aplikace znovu požádá o kód z ověřovací aplikace: smazání účtu, přidání nebo odebrání lidí z týmu, změna role, změna fakturačních údajů s IBAN, připojení účtu pro výplaty, export knihy hostů. Kód platí několik minut, pak je vyžádán znovu.