Průvodce detailem rezervace

Každá rezervace má objednatele (osobu, na kterou je rezervace vedena) a může mít jednoho či více dalších členů. Objednatel je kontaktní osobou pro ubytovací zařízení, pro odeslání na Questuru i pro daňové doklady.

Jak zaevidovat hosta

Evidence probíhá jednoduchým postupem ve čtyřech krocích. Po dokončení procesu se ikona vedle jména změní na zelenou.

Význam stavových ikon

• Zelená — host správně zaevidován se všemi vyplněnými povinnými údaji
• Oranžová — neúplná evidence, chybí povinné údaje (doklad, datum narození atd.)
• Šedá — host dosud nezaevidován, nejsou zadány žádné údaje

Skenování dokladu a OCR

Během evidence můžete vyfotografovat hostův doklad totožnosti. Systém OCR z něj automaticky vytěží jméno, příjmení, datum narození a číslo dokladu, čímž se ruční zadávání omezí na minimum.

Tlačítko «Host přijel»

V den příjezdu se na kartě ubytování zobrazí tlačítko «Host přijel», dvojče tlačítka «Check-out». Jeho stisknutím zaznamenáte, že host dorazil, a pruh tohoto ubytování v kalendáři se změní z «Příjezd dnes» na «Ubytován». Jde o jinou akci než online check-in popsaný níže: nespouští žádné hlášení úřadům.

Řádek pod tlačítkem shrnuje vše, co dělá. Stisknutí také uzavře odkaz na online check-in: od té chvíle už host nemůže své údaje měnit. Pokud jste ho stiskli omylem, ve stejný den se objeví «Obnovit», které ho zruší a smaže čas příjezdu. Pokud má ubytování schránku na klíče, check-in platí i jako schválení online check-inu: pokud čas odeslání kódů už uplynul, kódy odejdou hned.

„Služební“: služební cesty

Nahoře na kartě, vedle kanálu, je štítek „Služební“ s ikonou aktovky: označuje služební cesty a rezervace na firmu. Jedním klepnutím ho zapnete, dalším vypnete. Je to jen označení: „Poplatek z pobytu“ se platí jako u každého jiného hosta, i když účet hradí firma. U rezervací z portálů se zapne sám, když kanál pošle fakturační údaje firmy (například služební rezervace z Booking.com), a to jen při příchodu rezervace: pozdější změna z kanálu vaše rozhodnutí nepřepíše. Pro hosta, který je skutečně osvobozen, viz průvodce poplatkem z pobytu.

Průběh pobytu

V horní části rezervace ukazuje řada kroků, kde se pobyt nachází: «Potvrzeno» → «Check-in» s datem příjezdu → «V objektu» → «Check-out» s datem odjezdu. Splněné kroky mají zaškrtnutí, aktuální tečku. Do stavu «V objektu» se přejde, když stisknete «Host přijel»; když jsou zaškrtnuté všechny kroky, host odjel. Stav je stav pokoje, ze kterého jste kartu otevřeli: v rezervaci se dvěma pokoji může být jeden už obsazený a druhý ještě ne. Nedostavení se nemá kroky: zobrazí se jen štítek «Nedostavení se». U zrušených rezervací a u rezervací «Na vyžádání» se průběh nezobrazuje: zůstávají jejich obvyklé rámečky.

«Stálý host»: host, který se vrací

Pokud u vás hlavní host už byl, pod průběhem se zobrazí zelený odznak «Stálý host · N předchozích pobytů». Počítá jeho minulé nezrušené rezervace, rozpoznané podle historie zákazníků, bez té, kterou máte otevřenou. Nenastavuje se ručně: zobrazí se a aktualizuje sám.

Vedle něj se může zobrazit také hvězdička «VIP» a barevné štítky hlavního hosta. Jsou to štítky hosta, odlišné od štítků rezervace: provázejí osobu z jednoho pobytu do dalšího a spravují se z jejího záznamu v historii zákazníků (stránka «Detail hosta», tlačítka «VIP» a «Štítek»). Řádek se zobrazí, pokud je přítomna alespoň jedna z těchto tří věcí.

Klepnutím na zůstatek v horní části rezervace otevřete finanční panel. Tady můžete provést tři odlišné akce, z nichž každá má jiný dopad na celkový zůstatek.

Postup evidence

Postup pro zaevidování poplatku, zálohy nebo slevy je vždy stejný:

Způsoby platby u záloh

Když evidujete zálohu, musíte uvést způsob platby, který host použil. Tento údaj se objevuje v tiscích i v účetních sestavách:

• Hotovost — platba v hotovosti na recepci
• Platební karta — platba přes terminál nebo stržení z karty
• Bankovní převod — platba předem nebo doplatek převodem
• Stripe online — platba přijatá přes platební odkaz Stripe (eviduje se automaticky)

Když rezervace přijde z vašeho Booking Enginu s garanční kartou nebo s kaucí, karta hosta zůstane bezpečně uložená u Stripe bez jakéhokoli stržení. V detailu rezervace uvidíte dostupnou kartu a sami se rozhodnete, zda a kolik strhnete.

Stržení garance (i jen částečné)

Tlačítkem pro stržení předautorizace inkasujete garanční kartu. Otevře se pole s částkou už předvyplněnou na celkovou výši garance: můžete ji potvrdit tak, jak je, nebo ji snížit a strhnout jen část (například storno poplatek za no show). Maximální strhnutelná částka je vždy výše předautorizace.

• Plné stržení — inkasujete celou garanci; rezervace je vedena jako uhrazená.
• Částečné stržení — inkasujete jen částku, kterou zadáte; zbytek se nestrhává a garance se uzavře.

Kauce za škody

Pokud rezervace počítá s kaucí, najdete tlačítko Strhnout kauci: zadáte výši škody (až do stanoveného maxima) a z karty se strhne pouze tato částka.

Uvolnění karty

Nic strhávat nemusíte. Pokud garanci nevyužijete:

• Ruční uvolnění — volbou “Zrušit garanci” okamžitě uvolníte kartu hosta.
• Automatické uvolnění — nikdy nepoužité karty se uvolní samy 30 dní po check-outu.
• Platba hosta — pokud host uhradí zbývající částku online, garanční karta se uvolní automaticky.

Nad poznámkami k příjezdu je panel se štítky: barevné štítky, které pro tuto provozovnu nastavuje manažer v Konfiguraci (viz návod ke Konfiguraci).

Na telefonu a tabletu jde o zásuvku: zavřená zobrazuje jen slovo «Štítky», pokud pro tuto rezervaci není zapnutý žádný, nebo čipy zapnutých štítků; klepnutím na záhlaví se otevře a zobrazí všechny dostupné štítky. Na počítači, v širokém okně, zásuvka neexistuje: celý seznam je vždy vidět a vždy klepnutelný.

V obou případech je gesto stejné: klepnutím na štítek jej zapnete nebo vypnete, bez jakéhokoli potvrzení.

Stejné štítky se zobrazují i v seznamu rezervací, jako čipy u řádků a jako filtr («Filtrovat podle štítku»).

V detailu rezervace můžete upravit různé aspekty pobytu. Každá změna před potvrzením zobrazí náhled s novou cenou, takže si můžete bez rizika ověřit ekonomický dopad.

Náhled změn

Každá změna prochází obrazovkou náhledu (preview), která přehledně ukazuje:

• Cenu před změnou
• Cenu po změně
• Rozdíl v eurech (kladný nebo záporný)
• Přidané nebo odebrané noci (u změny termínů)

Potvrdit můžete až poté, co si náhled zkontrolujete. Pokud vám čísla nesedí, klepněte na Zrušit a vrátíte se zpět beze změn.

Když rezervace po úpravě zůstane bez ubytování

Pokud po změně termínu rezervace zůstane bez fyzického ubytování, které by šlo přiřadit, aplikace vám to řekne hned: jakmile uložíte, objeví se okno s upozorněním. Okno se objeví pokaždé, i když už dřív pro tuto rezervaci odešel varovný e-mail — kdo se rezervace právě dotkl, musí vědět, v jakém stavu ji nechal.

Rezervace zůstává viditelná v řádku Výjimky v kalendáři, odkud můžete ubytování přiřadit. Souběžně upozornění dorazí Manažerovi, Asistentovi a Uživateli (recepci) e-mailem a push oznámením.

Dostupné akce závisí na třech faktorech: na stavu rezervace, na aktuálním dni a na kanálu původu. Aplikace zobrazuje jen akce, které jsou v danou chvíli relevantní.

Check-out: uzavření pobytu

Check-out je závěrečná akce rezervace. Před jeho provedením ověřte, že je zůstatek nulový. Pokud zbývá doplatek, aplikace vás upozorní: můžete zaevidovat poslední zálohu, nebo přesto pokračovat.

No Show: host, který se nedostavil

Označení No Show vynuluje součty za pokoj a odstraní rezervaci z počitadel příjezdů/odjezdů Vedení. Pokud to vaše pravidla umožňují, můžete přidat storno poplatek, který se na rezervaci zaeviduje jako doúčtovaná položka.

Storno: pouze přímé rezervace

Storno je dostupné výhradně u rezervací zadaných přímo (telefon, walk-in, portál, booking engine). Systém před provedením ověří, že nejsou zaevidované žádné zálohy: pokud zálohy existují, musíte je nejprve odebrat nebo platby stornovat.

Odeslání na Questuru (pouze Itálie)

U italských ubytovacích zařízení akce Odeslání na Questuru přenese údaje hostů na portál Alloggiati Web Polizia di Stato. Tlačítko se aktivuje teprve tehdy, když mají všichni hosté na pokoji správně zaevidovaný doklad. Odeslání probíhá automaticky každý den ve 13:00 u rezervací s check-inem v ten den, ale kdykoli je můžete vynutit ručně.

Z nabídky akcí (ikona ⋮ vpravo nahoře v detailu rezervace) můžete generovat dokumenty a sdílet je. Všechny dokumenty automaticky obsahují hlavičku ubytovacího zařízení s obchodní firmou, DIČ a adresou.

Sdílení přes WhatsApp

Volba WhatsApp v nabídce akcí vygeneruje platební odkaz Stripe a odešle jej přímo na telefonní číslo hosta zaevidované v rezervaci. Zpráva obsahuje zbývající částku a odkaz pro platbu kartou.

Odkaz Stripe umožňuje hostovi zaplatit zbytek kartou přímo z telefonu. Co odkaz zahrnuje, závisí na nastavení ubytování: se zapnutým «Zahrnout daně do online plateb» (Ubytování → Daně) odkaz žádá o zbytek za pokoj i o lázeňský poplatek; s vypnutým přepínačem žádá jen o zbytek za pokoj a poplatek se dál vybírá na místě. Tři způsoby sdílení:

• WhatsApp — otevře WhatsApp s již napsanou zprávou, připravenou pro číslo hosta
• Email — skutečně odejde z našich serverů, v jazyce hosta
• Kopírovat odkaz — zkopíruje text do schránky, pro vložení kamkoli chcete

Volba jazyka zprávy v odesílacím okně vychází z jazyka hosta, který vidíte i nahoře na kartě vedle kanálu. Je-li označen «auto», určila ho Vezpa: podle jazyka použitého na portálu, poté podle země hosta, poté podle jazyka ubytování. Pokud e-mail v tomto jazyce neexistuje, odejde v angličtině. Klepnutím na něj vyberete jiný: od té chvíle ho používají i automatické e-maily. Zvolíte-li «Automaticky», vrátíte se k automatickému určení.

Historie jako časová osa

«Historie rezervace» se otevírá z nabídky ⋮ (na velmi širokém monitoru počítače může stát ve sloupci rezervace). Je to časová osa: záznamy jsou seskupené podle dne, den je uveden jednou v záhlaví skupiny a u každého záznamu už jen čas. Každý záznam leží na svislé čáře s barevnou ikonou podle typu akce: vytvoření, změna termínu, stravování nebo ubytování, příjezd hosta («Host přijel»), odjezd, nedostavení se, zrušení, platby, poplatky, poznámky a štítky. Pod každým záznamem zůstává, kdo ho provedl, kanál a hodnoty před → po.

Pod údaji rezervace je také „Poslat zprávu“: pro zprávy, které nejsou ani potvrzením, ani žádostí o platbu a které chcete mít připravené, abyste je nemuseli psát pokaždé znovu, například pro hosty, kteří ještě neudělali online check-in.

1. Vyberte zprávu mezi svými nebo mezi návrhy: „Připomínka online check-inu“ je už připravená a dá se hned použít.
2. Text přijde už vyplněný jménem hosta, daty, ubytováním a odkazy této rezervace, v jazyce hosta, pokud jste ho v tom jazyce napsali.
3. Pokud je třeba, upravte ho: změna platí jen pro tuto zprávu.
4. Zvolte WhatsApp, „E-mail“ nebo „Kopírovat text“.

Zprávy se píší v Ubytování → Hosté & komunikace → „Připravené zprávy“ nebo přes „Spravovat připravené zprávy“ na konci seznamu. Každé zprávě dáte název a text v jednom nebo více jazycích; pomocí „Vložit pole“ vložíte údaje, které se vyplní samy, stejné jako v automatizacích. Stačí jeden jazyk: pokud host mluví jiným, použije se angličtina, pak italština, pak první, který jste napsali.

Konverzace

Vedle je „Konverzace“: otevře stránku se vším, co proběhlo mezi vámi a tímto hostem, jako v chatu, od nejstarší zprávy po nejnovější. Vidí ji role Manažer a Asistent.

• Vlevo zprávy hosta přijaté v chatu portálů (Booking.com, Airbnb…), označené „Přijato v chatu portálu“.
• Vpravo vše, co odešlo z Vezpy: e-maily, zprávy připravené pro WhatsApp, zkopírované texty, automatické e-maily s názvem automatizace a odpovědi v chatu portálu. Zpráva doručená v chatu portálu se zobrazí jen jednou.
• Každá zpráva má datum a čas, stav (například „Odesláno e-mailem“, „Připraveno pro WhatsApp“ nebo „Neodesláno“), ikonu kanálu a portál.

Dole na stránce je pro každý chat portálu jedno tlačítko, například „Odpovědět v chatu Airbnb“, které otevře chat, abyste mohli hostovi odpovědět, a „Poslat zprávu“ pro odeslání některé z připravených zpráv. Stránku obnovíte potažením dolů.

• U WhatsAppu je text ten připravený: pokud jste ho před odesláním v telefonu změnili, konečná verze je ve vašem chatu.
• U automatizací je vidět název, ne text. Text chybí i u odeslání provedených před touto funkcí.
• Neúspěšná odeslání se tu zobrazují také, jako „Neodesláno“.

Online check-in

Odkaz na online check-in, který Vezpa posílá (automatizace, připravené zprávy, odeslání z této rezervace), je pro celou rezervaci jediný: host ho otevře a dostane se rovnou k formuláři prvního hosta, kterého má zaregistrovat.

Pod údaji rezervace ukazuje rámeček „Online check-in“:

• kolik hostů už zadalo své údaje, například „Registrováno 2 z 3“;
• „Odeslat odkaz“, které otevře list připravených zpráv, a „Kopírovat odkaz“, které zkopíruje odkaz, abyste ho vložili, kam chcete.

V online check-inu host vidí jako pozadí hlavní fotografii vašeho Booking Enginu, přehled s příjezdem, odjezdem a registrovanými hosty a nahoře kartu pro každého hosta: jedno klepnutí přepne mezi nimi. Po uložení hosta karta místo „Host N“ ukáže jméno a formulář sám přejde na dalšího. Na konci přehled „Check-in dokončen“ vypíše všechny hosty s rozmazanými miniaturami odeslaných fotografií dokladu: nejsou čitelné, slouží jen k poznání, která fotografie byla odeslána.

„Klíče“: přístupové kódy

Pokud má pokoj schránku na klíče v „Zámková zařízení“ („Konfigurace“), pod online check-inem se zobrazí rámeček „Klíče“ s kódem. Když host dokončí online check-in, zkontrolujte údaje a klepněte na „Schválit check-in“: automatizace „Přístupové kódy (check-in schválen)“ odešle kódy v den příjezdu ve zvolený čas (výchozí je 8:00), nebo hned, pokud schválíte později téhož dne.

• Není to tlačítko „Check-in“ při příjezdu: schválit můžete i dny předem a host se nevede jako přijetý. Pokud klepnete na „Check-in“ bez schválení, platí to také jako schválení.
• Tlačítkem „Zrušit schválení“ schválení zrušíte, dokud kódy neodešly. V každém případě se odesílají jen jednou na rezervaci.
• Jakmile odešly, rámeček to ukáže s datem a časem.

Host tvrdí, že už všechno zaplatil na portálu; ve vaší poznámce stojí, že poplatek z pobytu se vybírá při odjezdu. V nabídce akcí (ikona ⋮) položka Ověřit s portálem se zeptá portálu na jeho částky a postaví je vedle vašich.

Pokud částky souhlasí, řekne to zelený řádek a nic dalšího není třeba. Pokud nesouhlasí, objeví se tlačítko Aktualizovat z portálu: rezervaci znovu stáhne a srovná částky, a je vyhrazeno manažerovi.

V záhlaví pokoje se, dokud ubytování není přiřazeno, místo čísla objeví upozornění: výstražná ikona a nápis «Pokoj nepřiřazen» červeně. Barva není jediný signál — ikona a text říkají totéž.

Po otevření pokoje najdete také rozšířený rámeček s vysvětlením — «Tato rezervace nemá přidělený pokoj: přidělte jej.» — a tlačítko «Přiřadit pokoj».

• Tlačítko se nezobrazí u rolí jen pro čtení: upozornění zůstává, akce ne.

V kartě hosta najdete také Odeslat potvrzení rezervace: odešle stránku s podrobnostmi pobytu a online check-in, stejnými třemi kanály. Nejvíc záleží u rezervací, které zadáváte ručně a nedostanou žádný automatický e-mail. Pod tlačítkem se také zobrazí, zda potvrzení již odešlo, včetně data. E-mail odchází z našich serverů, proto řádek uvádí «Odesláno»; WhatsApp a «Kopírovat odkaz» předají text vašemu telefonu, proto řádek uvádí «Připraveno» nebo «Zkopírováno» — dál už nemůžeme vědět, zda jste jej opravdu odeslali. Nic to neblokuje: potvrzení můžete poslat znovu, kolikrát potřebujete.

Hosté se počítají po kategoriích: registrovaní a očekávaní

Rámeček pokoje se čte jako ten nahoře na kartě: osoby jsou rozděleny podle kategorií — Dospělí, Mládež, Kojenci — každá s vlastní ikonou.

Každá kategorie nese dvě čísla: hosty registrované a očekávané. Například 2/1 Mládež znamená dva registrované mladé tam, kde byl ohlášen jeden, a 0/1 Kojenci znamená žádného registrovaného kojence tam, kde byl ohlášen jeden. Jediný souhrnný součet už není.

Když se obě čísla kategorie neshodují, je tato kategorie zvýrazněna červeně — v obou směrech: když registrace chybí (0/1) i když je jich víc, než bylo ohlášeno (2/1). Červená je jen zvýraznění: rozdíl se čte ve dvou číslech, která zůstávají vypsaná.

• Kojenci se počítají mezi hosty k registraci: z počítání nejsou vyňati.
• Při rozporu vítězí doklady: kategorie registrovaného hosta vyplývá z jeho data narození, ne z toho, co bylo ohlášeno při rezervaci. Proto přebytek existuje a je normální ho vidět: pokud jste ohlásili kojence a přijde mladý host, rámeček to řekne, místo aby to skryl.