Online check-in pro penziony a apartmány
Hosté vyplní své údaje před příjezdem přes odkaz chráněný PINem. Vy je zkontrolujete, schválíte check-in a kód ke schránce na klíče jim v den příjezdu přijde sám. Údaje zůstanou u rezervace a z nich Vezpa hlásí cizince do UbyPortu.
Demo se otevře hned, bez registrace. Zkušební verze nevyžaduje platební kartu.
Jak to funguje, krok za krokem
- Odkaz odchází s rezervací. Mezi hotovými automatizacemi, které stačí zapnout, je zpráva dva dny před příjezdem s odkazem na online registraci. Nebo ho pošlete kdykoli hotovou připomínkou, e-mailem nebo přes WhatsApp. Když text obsahuje odkaz, ale ne PIN, Vezpa PIN doplní vedle odkazu sám.
- Host otevře odkaz a zadá PIN. PIN má 6 znaků, bez písmen a číslic, které se na telefonu pletou. Po 8 chybných pokusech se odkaz na hodinu zablokuje.
- Vyplní údaje každého hosta. Pokud o to požádáte, přidá fotku dokladu. Až do check-inu se může vrátit a opravit je.
- Vy zkontrolujete a schválíte. Tlačítko „Schválit check-in“ v rezervaci potvrdí, že údaje jsou v pořádku, i několik dní před příjezdem.
- Kód ke schránce na klíče odejde sám. V den příjezdu, v hodinu, kterou jste zvolili.
Odkaz se zavře, když v rezervaci stisknete Check-in, jinak den po odjezdu.
Fotka dokladu, podpis a registrační formulář
Fotka dokladu
Rozhodnete vy: nepožadovat, volitelně, nebo povinně. Fotky se zmenší, očistí od dat EXIF a zašifrují; host vidí jen rozmazaný náhled. Smažou se samy 7 dní po odjezdu.
Podpis hosta
Vezpa ho v Česku nežádá. Pole pro podpis se zobrazuje jen v Německu, Rakousku, Francii a Španělsku, a i tam je dobrovolné.
Z údajů hostů Vezpa připraví „Registrační formulář hosta“ v PDF, připravený k tisku a archivaci.
Pro cizince formulář nabízí i číslo víza a účel pobytu, které UbyPort přijímá; obojí je nepovinné, protože ne každý cizinec vízum potřebuje.
Schránka na klíče a přístupové kódy
Pokud používáte schránku na klíče nebo dveře s pevným kódem, zaregistrujete každé zařízení ve Vezpa s jeho kódem a ubytovacími jednotkami, které otevírá. Kód zůstává zašifrovaný a nekopíruje se do rezervací: čte se v okamžiku odeslání, takže když ho změníte, odejde ten nový.
- Zpráva s kódy je hotová automatizace, kterou zapnete: standardně odchází v 8:00 v den příjezdu.
- Odejde až po schválení online check-inu. Když schválíte po této hodině, odejde hned.
- S více zařízeními dostane host všechny kódy v jedné zprávě, například „Box 6: 1123, Vchod: 9876“.
- Každá rezervace dostane kódy jen jednou.
Z online check-inu do UbyPortu
Údaje, které host vyplní, se stanou hosty rezervace a právě z nich Vezpa odesílá hlášení ubytovaných cizinců do UbyPortu. Nic nepřepisujete: jak odesílání funguje, popisuje stránka Automatické hlášení do UbyPortu.
Souvislosti najdete v článku UbyPort: automatické hlášení.
Online check-in je ve všech tarifech, od 949 Kč měsíčně spolu s hotelovým softwarem, channel managerem a rezervačním systémem. Podrobnosti na stránce Ceny.
Časté otázky
Jak host dostane odkaz na online check-in?
Zprávou: automatizací dva dny před příjezdem, nebo hotovou zprávou e-mailem či přes WhatsApp. Odkaz nese skrytý kód a stránka chce PIN o 6 znacích, který vždy putuje spolu s odkazem.
K čemu je PIN, když už je tu odkaz?
Je to ochrana navíc proti přeposlanému odkazu nebo odkazu ve špatném chatu. Po 8 chybných PINech se odkaz na hodinu zablokuje.
Může host údaje po odeslání opravit?
Ano. Může se vrátit na odkaz a opravit je, dokud ho tlačítkem Check-in v rezervaci neoznačíte jako ubytovaného. Když ho nestisknete, odkaz se zavře den po odjezdu.
Je fotka dokladu povinná?
Rozhodnete vy: nepožadovat, volitelně, nebo povinně. Fotky jsou zašifrované, host vidí jen rozmazaný náhled a smažou se 7 dní po odjezdu.
Posílá Vezpa údaje z check-inu do UbyPortu?
Ano. Z hostů rezervace Vezpa sestaví hlášení a odešle je do UbyPortu přes webovou službu cizinecké policie, v rytmu, který zvolíte. Stačí mít přístupové údaje k webové službě pro své zařízení.
Kdy odejde kód ke schránce na klíče?
V den příjezdu v hodinu, kterou zvolíte (standardně v 8:00), a až po schválení online check-inu. Když schválíte později, zpráva odejde hned.
Podívejte se, jak to funguje, než se rozhodnete
Demo v prohlížeči je ukázkové ubytování, které je už nastavené: kalendář, rezervace a kanály, k prozkoumání bez registrace. Ceny všech tří tarifů najdete na stránce Ceny.