UbyPort automaticky: jak hlásit zahraniční hosty bez ruční práce

Paolo Vezzola

Zakladatel · Vezpa PMS · Profil →

Pokud provozujete v České republice penzion, apartmán na krátkodobý pronájem, horskou chalupu, kemp nebo malý hotel a přijímáte zahraniční hosty, máte zákonnou povinnost je hlásit Cizinecké policii prostřednictvím systému UbyPort. Povinnost vyplývá z § 100 a 102 zákona č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců na území České republiky. Přesto mnoho malých provozovatelů nadále hlásí ručně přes webový formulář na ubyport.policie.cz nebo povinnost zcela ignoruje, s potenciálně významnými sankcemi za nehlášené hosty*. V tomto průvodci vysvětluji, co je UbyPort, kdo je povinný, jaká data hlásit, jaké mohou být sankce (orientačně) a jak proces zautomatizovat přes PMS.

Co je UbyPort

UbyPort je elektronický systém Cizinecké policie ČR, kde každý provozovatel ubytovacího zařízení musí hlásit příjezd a odjezd zahraničních hostů. Byl spuštěn v roce 2018 jako náhrada za papírové hlášenky, které se předtím odevzdávaly osobně na cizineckou policii. Od ledna 2020 je elektronické hlášení povinné pro všechny provozovatele bez výjimky.

Oficiální webová adresa je ubyport.policie.cz. Systém umožňuje:

• Ruční zadání jednotlivých hostů přes webový formulář
• Hromadné nahrání souboru ve formátu XML (technická specifikace zveřejněná Policií ČR)
• Připojení přes API pro PMS systémy s automatizací

Cílem je veřejná bezpečnost: Policie ČR, Bezpečnostní informační služba (BIS) a zpravodajské služby musí mít možnost sledovat přítomnost cizinců na území ČR v případě vyšetřování nebo hrozby. Je to český ekvivalent italského "Alloggiati Web", francouzské "fiche de police", německého "Meldeschein" a portugalského SIBA — ale s vlastními českými pravidly: hlášení se odesílá centrálnímu systému, lhůta je 3 pracovní dny (delší než ve většině zemí), a doba uchování je 6 let.

Kdo je povinný

Povinnost se obecně vztahuje na subjekty, které poskytují úplatné ubytovací služby, profesionálně nebo soukromě:

• Hotely, motely, hostely, garni hotely
• Penziony, ubytování v soukromí, B&B
• Apartmány na krátkodobý pronájem (Airbnb, Booking, Vrbo)
• Horské chaty, chalupy, roubenky pronajímané turistům
• Kempy, autokempy, chatové osady
• Hostely a turistické ubytovny
• Lázeňské zařízení, ubytovací část sanatorií

Povinnost se týká pouze cizinců, tedy každé osoby, která není občanem České republiky. To zahrnuje i občany Evropské unie (Slováky, Němce, Poláky, Rakušany, Italy atd.), nejen občany třetích zemí. Toto je bod, který mnoho provozovatelů chybně interpretuje: také slovenští turisté musí být ohlášeni, přestože jsou to "blízcí sousedé" se stejným jazykem.

Jaká data se musí hlásit

Pro každého zahraničního hosta (včetně nezletilých dětí, které doprovázejí rodiče) musíte sebrat a hlásit:

• Jméno a příjmení přesně tak, jak je v dokladu totožnosti
• Datum narození
• Státní občanství
• Druh a číslo cestovního dokladu (pas, občanský průkaz EU, povolení k pobytu)
• Vízové údaje (pokud cizinec vízum vyžaduje)
• Trvalý pobyt v zahraničí (země, město)
• Adresa ubytování v ČR a IČ ubytovacího zařízení
• Datum příjezdu a předpokládaného odjezdu
• Účel pobytu (turistika, obchod, studium, lázeňství, ostatní)

Hlášení musí být odesláno do 3 pracovních dnů od příjezdu hosta. Údaje jsou v UbyPort uchovávány po dobu 6 let a mohou být konzultovány Policií ČR, BIS a soudy v případě vyšetřování.

Sankce v případě nedodržení

§ 156 zákona č. 326/1999 Sb. stanoví přestupky a sankce za nedodržení povinnosti hlásit cizince do UbyPort:

Vzhledem k tomu, že sankce mohou být ukládány za každého hosta, celková částka může v případě opakovaného porušování rychle růst. Přesné částky se mohou lišit podle konkrétních okolností — vždy se řiďte platným zákonem a rozhodnutím správního orgánu.

Jak to dnes vypadá (ručně)

Ruční postup, který stále používá většina malých provozovatelů:

1. Host přijíždí, předáváte mu papírový formulář, který vyplní nebo si jeho údaje opíšete z dokladu.
2. Na konci dne nebo následující den se přihlásíte na ubyport.policie.cz s vašimi přístupovými údaji (vytvořenými při registraci ubytovacího zařízení) a ručně zadáte každé pole formuláře.
3. Systém vygeneruje potvrzení o odeslání, které vytisknete nebo uložíte do PDF.
4. Postup opakujete pro každého zahraničního hosta, včetně nezletilých.

Průměrný čas na hosta: 4-6 minut (čtení dokladu, ruční vyplnění formuláře, čekání na potvrzení). U penzionu s 5 jednotkami a 60 % zahraničních hostů (typické v Praze a Krkonoších) mluvíme o 4-6 hlášeních denně. To je 20-35 minut denně vyplňování formulářů. V roce běžného provozu jde o 120-210 hodin ruční práce.

K tomu se přidávají typické problémy: chyby v přepisu (špatně napsané jméno, prohozené datum, špatná země), opomenutí (host přijel pozdě večer a zapomněli jste ho nahlásit následující den) a stres z dodržování lhůty 3 dnů.

Jak skutečně funguje automatizace přes PMS

Automatizace UbyPort je založena na třech komponentech: (a) automatické sběru údajů hosta přes OCR cestovního dokladu, (b) automatické generování XML podle technické specifikace UbyPort a (c) přímé odeslání na platformu ubyport.policie.cz přes API.

Automatizovaný proces vypadá takto:

Průměrný čas na hosta s OCR a automatickým odesláním: 30-45 sekund, oproti 4-6 minutám ručně. Hlášení je generováno, odesláno a potvrzeno bez zásahu. Konec chybám v přepisu, konec opomenutím, konec stresu z lhůt.

4 nejčastější chyby

1. Zapomenout na nezletilé děti

Klasická chyba: rodina se dvěma malými dětmi a hlášeni jsou pouze rodiče. Nezletilé děti musí být nahlášeny individuálně do UbyPort, každé s vlastním záznamem, bez ohledu na věk. Toto je první bod, který kontroloři kontrolují.

2. Považovat občany EU za "ne-cizince"

Mnoho provozovatelů chybně myslí, že Slovák nebo Polák nemusí být hlášen, protože je "Evropan jako my". Špatně. Zákon č. 326/1999 Sb. se vztahuje na každou osobu bez českého občanství, nezávisle na tom, zda je z EU nebo z třetí země. Je to nejčastější chyba a ta, která nejvíc stojí při kontrole, protože většina cizinců v ČR jsou právě Evropané.

3. Hlášení po lhůtě 3 dnů

Zákonná lhůta je 3 pracovní dny od příjezdu. Mnoho provozovatelů hlásí pouze jednou týdně nebo když si vzpomenou, což je technicky přestupek, i když jsou údaje správné. PMS s automatickým odesláním tento problém zcela eliminuje.

4. Nepoužívání IČ ubytovacího zařízení

Hlášení do UbyPort vyžaduje, abyste uvedli IČ vašeho ubytovacího zařízení (přiděleného Cizineckou policií při registraci). Někteří provozovatelé nechávají toto pole prázdné nebo ho vymyslí, což UbyPort automaticky odhalí a vygeneruje odmítnutí hlášení. PMS dobře nakonfigurovaný má IČ uložené v nastavení a automaticky ho zahrnuje do každého hlášení.

Kolik času se opravdu ušetří

Realistický výpočet pro penzion ve Špindlerově Mlýně, 5 jednotek, sezónní obsazenost 75 %, 70 % zahraničních hostů:

• 5 jednotek × 0,75 obsazenosti × 2 hosté × 0,7 cizinců = ~5,3 hlášení denně
• Ručně: 5,3 × 5 minut = 26 minut denně
• Automaticky (s OCR): 5,3 × 35 sekund = ~3 minuty denně
• Úspora: 23 minut denně → 140 hodin ročně → 17 pracovních dnů

K tomu se přidává hodnota toho, že už nikdy nebudete čelit kontrole s opožděnými hlášeními, nebudete riskovat pokutu 100.000 Kč na hosta a budete moci provést check-in za 30 sekund místo 5 minut — což váš provoz dělá mnohem profesionálnější v očích hostů.

Často kladené otázky

Musím hlásit také české hosty?

Ne. Povinnost zákona č. 326/1999 Sb. se vztahuje pouze na cizince. Pro Čechy můžete vést interní evidenci, pokud chcete, ale není to zákonná povinnost a je lepší to nedělat z důvodu GDPR.

A pokud host zůstane jen jednu noc?

Povinnost se vztahuje na jakýkoli pobyt, i jednu noc. Rozhodující je, že existuje placená rezervace v ubytovacím zařízení.

Co se stane, když nepředám hlášení včas?

Technicky jde o přestupek, za který může být uložena pokuta (orientačně až cca. 25.000 Kč na hosta*). V praxi platforma UbyPort nadále přijímá hlášení po lhůtě, ale zůstává záznam o opoždění, který může být použit proti vám v případě kontroly.

Hlásí Airbnb nebo Booking UbyPort místo mě?

Ne. V ČR žádná OTA platforma nepředává údaje do UbyPort jménem provozovatele. Platformy vám předávají některá data hosta (jméno, e-mail), ale zákonná povinnost hlásit do UbyPort zůstává zcela na vás.

Jak získám přístupové údaje k API UbyPort?

Při registraci na ubyport.policie.cz s vaším IČ získáte uživatelské jméno a heslo pro osobní oblast. Pro použití API (nezbytné pro automatizaci přes PMS) musíte požádat o speciální přístupové údaje API přes stejnou platformu, v sekci "API integrace". Cizinecká policie obvykle schvaluje do 5-10 pracovních dnů.

Co když host odmítne poskytnout údaje?

Host nemá právo odmítnout: je to zákonná povinnost. Pokud klient kategoricky odmítne, můžete odmítnout poskytnout ubytování. V praxi vysvětlení zákonného kontextu situaci obvykle vyřeší.

Závěr

UbyPort je česká povinnost, která platí již více než 25 let, ale pro mnoho provozovatelů zůstává zdrojem ruční práce a stresu. Riziko pokut je skutečné a kontroly se zintenzivňují. Ale jakmile je proces automatizován přes PMS, UbyPort přestává být problémem — je to povinnost, která se vyřeší za 30 sekund na hosta, bez chyb, bez opomenutí, bez stresu z lhůt. Pro ubytovací zařízení s 2 nebo více jednotkami je rentabilita okamžitá.

Doporučení je vybrat PMS, který (a) má OCR občanských průkazů a pasů, (b) generuje XML podle technické specifikace UbyPort, (c) odesílá přímo přes API na ubyport.policie.cz, (d) ukládá potvrzení odeslání do historie každého hosta. Tyto čtyři body jsou klíčové — chybí jeden a stále budete dělat ruční práci nebo budete v právním riziku.

Upozornění: tento průvodce má informativní charakter a nenahrazuje právní poradenství. Přesné částky pokut a operativní postupy se mohou v čase měnit a mohou se lišit podle rozhodnutí příslušného orgánu. Hlavní zdroje: zákon č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců na území ČR; portál UbyPort Policie ČR (ubyport.policie.cz). Pro svou konkrétní situaci kontaktujte Cizineckou policii nebo právníka.