Nejlepší PMS systém pro penziony a apartmány v České republice 2026

Paolo Vezzola

Zakladatel · Vezpa PMS · Profil →

Kdo v České republice provozuje penzion, apartmán na krátkodobý pronájem, horskou chalupu nebo malý hotel, čelí kombinaci povinností, kterou je třeba zvládnout každý den: hlášení cizinců přes UbyPort Cizinecké policii do 3 pracovních dnů, místní poplatek z pobytu, který se liší obec od obce, Booking.com, který je v praxi téměř nezbytný v celé zemi, a od ledna 2024 také elektronická evidence ubytovaných v rámci nového zákona č. 117/2020 Sb. PMS systém (Property Management System), který tyto české specifika nepodporuje, vás nutí dělat všechno ručně — a v tom případě byste klidně mohli zůstat u Excelu. V tomto průvodci vysvětluji, jaké funkce musí PMS skutečně mít, aby fungoval v ČR, jaké jsou skutečné ceny a jak se vyhnout nástrahám velkých mezinárodních dodavatelů.

Co je PMS a co pro vás má dělat

Property Management System je software, který řídí každodenní provoz ubytovacího zařízení: rezervace, kalendář, ceny, hosty, fakturaci, příjezd a odjezd. Pro malý hotel nebo penzion v ČR musí PMS nabízet alespoň:

• Přehledný plánovací grid: kalendář, který na první pohled ukazuje, které pokoje jsou volné a obsazené
• Channel manager: automatická synchronizace s Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda bez ručních aktualizací
• Rezervační systém: možnost přijímat přímé rezervace z vlastních webových stránek bez provize
• UbyPort: automatické hlášení cizinců Cizinecké policii s OCR cestovních dokladů, podle zákona č. 326/1999 Sb.
• Místní poplatek z pobytu: automatický výpočet podle obce, s osvobozeními (děti do 18 let, osoby zdravotně postižené, doprovod)
• Platby: integrace s GoPay, Comgate, Stripe, kartami a QR platby
• Fakturace: faktury s DPH 12 % (ubytovací služby) a 21 % (doplňkové služby), kompatibilní s českou účetní legislativou
• EET / elektronická evidence ubytovaných: vedení elektronické evidence ubytovaných podle zákona č. 565/1990 Sb.

Existují PMS systémy, které jsou vynikající v jedné z těchto oblastí, ale vážně selhávají v jiných. Nejčastější příklad: mezinárodní dodavatelé (Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Hostaway) jsou silní v channel manageru, ale úplně ignorují české UbyPort a místní poplatek z pobytu, což vás nutí pracovat ručně v obou případech.

Specifika českého trhu

UbyPort — hlášení cizinců

Česká republika ukládá všem provozovatelům ubytovacích zařízení povinnost hlásit Cizinecké policii všechny zahraniční hosty (nikoli občany ČR). Hlášení se provádí elektronicky přes systém UbyPort, dostupný na ubyport.policie.cz, do 3 pracovních dnů od příjezdu hosta. Povinnost vyplývá z § 100 a 102 zákona č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců na území České republiky.

Mnoho malých provozovatelů to dělá ručně přes webový formulář UbyPort, což u 5 hostů denně znamená 20-30 minut každý den jen na opisování dat z pasů a občanských průkazů. PMS s napojením na UbyPort odeslání zautomatizuje a přitom obejde nejčastější chyby (chybný kód státu, nečitelný podpis, opomenutí dětí).

Místní poplatek z pobytu

Místní poplatek z pobytu (dříve "poplatek za lázeňský nebo rekreační pobyt" a "poplatek z ubytovací kapacity", sloučené od 1. ledna 2020) vybírá každá obec individuálně. Maximální sazba stanovená zákonem je 50 Kč na osobu a noc v roce 2026. Praha vybírá maximální sazbu, mnoho lázeňských a turistických obcí (Karlovy Vary, Mariánské Lázně, Český Krumlov) také, zatímco menší obce mohou stanovit nižší sazbu nebo poplatek vůbec nevybírají. PMS musí znát obec vašeho ubytovacího zařízení a automaticky aplikovat správnou sazbu, jinak buď vybíráte špatně, nebo necháváte peníze na stole.

Elektronická evidence ubytovaných (eEvidence)

Od roku 2020 zákon č. 565/1990 Sb. o místních poplatcích vyžaduje od provozovatelů ubytovacích zařízení vést elektronickou evidenci ubytovaných. Evidence musí obsahovat data každého hosta (jméno, datum narození, adresu trvalého pobytu, číslo dokladu, datum příjezdu a odjezdu) a musí být uchovávána po dobu 6 let, k dispozici obecnímu úřadu při kontrole.

DPH 12 % / 21 %

Ubytovací služby v ČR jsou od 1. ledna 2024 zatíženy sníženou sazbou DPH 12 % (předtím 10 %). Doplňkové služby (parkování, prádelna, půjčování kol) jsou zatíženy základní sazbou 21 %. PMS musí uplatnit správnou sazbu na každou položku faktury, jinak bude přiznání DPH chybné. Většina mezinárodních PMS zná pouze jednu sazbu na zemi a ukládá vám nesprávnou sazbu na doplňkové služby.

Skutečné ceny PMS systémů v ČR

Ceny uvedené na webových stránkách dodavatelů PMS jsou málokdy konečné ceny. Níže realistický přehled pro penzion s 5 pokoji nebo apartmány s 5 jednotkami v ČR:

Velcí mezinárodní dodavatelé inzerují "počáteční ceny", které platí pouze pro několik pokojů a základní moduly. Jakmile aktivujete plný channel manager, rezervační systém, POS a reporty, účet se zdvojnásobí nebo ztrojnásobí. Pozor také na provize z přímých rezervací: některé PMS účtují 2-3 % z každé rezervace, která prochází jejich systémem, což v sezóně může představovat tisíce korun měsíčně.

Co v mezinárodních PMS obvykle chybí

1. UbyPort odeslání

Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Hostaway a většina mezinárodních PMS vám umožňují zadávat údaje hostů, ale neznají specifika UbyPort: žádné přímé připojení k API Cizinecké policie, žádné OCR pro české občanské průkazy a pasy, žádný formát XML kompatibilní s UbyPort, žádné zacházení s lhůtou 3 pracovních dnů. Výsledek: každého hosta hlásíte ručně na webu UbyPort, což u 5 jednotek se 70 % obsazeností znamená desítky hodin měsíčně.

2. Místní poplatek z pobytu podle obce

Praha vybírá 50 Kč, Karlovy Vary 50 Kč, Český Krumlov 50 Kč, Brno 21 Kč, ale řada menších obcí stanoví 10 Kč nebo nevybírá vůbec. Většina mezinárodních PMS má pole "tourist tax", kde zadáte pevnou částku, ale nepodporuje různé sazby pro různé nemovitosti, neumí osvobození podle věku a nerozlišuje hosty OTA od přímých. Výsledek: vybíráte špatně a jednou za pololetí musíte dělat pořádek v Excelu před zúčtováním s obcí.

3. Integrace s českým fakturačním systémem

České účetnictví má specifické požadavky: rozdělení DPH 12 % / 21 %, daňový doklad podle zákona č. 235/2004 Sb., možnost vystavovat zjednodušené daňové doklady do 10 000 Kč, splatnost a variabilní symbol. Mezinárodní PMS vystavují obecné "invoices", které nejsou platnými daňovými doklady. V praxi kdo používá mezinárodní PMS, vystavuje rezervace zvlášť v českém účetním softwaru (Pohoda, Money S3, iDoklad, Fakturoid), což zdvojnásobuje práci. PMS pro český trh musí mít buď nativní fakturaci podle českých pravidel, nebo přímou integraci s jedním z hlavních účetních systémů.

4. GoPay, Comgate a české platební metody

V ČR jsou GoPay a Comgate dominantní platební brány pro online platby, podporují platby kartou, online bankovní převody a QR platby. Mezinárodní PMS, které podporují pouze Stripe nebo PayPal, ztrácejí významnou část přímých rezervací. PMS pro český trh musí podporovat GoPay nebo Comgate nativně.

Kritéria srovnání pro malého provozovatele

Pokud provozujete penzion, apartmány nebo malý hotel s 1 až 15 jednotkami v ČR, toto je šest kritérií, která skutečně rozhodují při výběru PMS:

1. Konečná cena, ne počáteční cena. Vždy si vyžádejte nabídku se všemi potřebnými moduly (channel manager, rezervační systém, UbyPort, fakturace) pro váš přesný počet jednotek.
2. Nativní integrace s Booking.com a Airbnb bez dodatečných poplatků a provizí.
3. UbyPort s OCR a podpisem — nejen formulář s poli.
4. Místní poplatek podle obce, se správnými osvobozeními a podporou různých nemovitostí v různých obcích.
5. Integrace s českým účetnictvím nativní nebo přímá s Pohodou / iDokladem / Fakturoidem.
6. Zákaznická podpora v češtině: když nastane problém, chcete mluvit s někým, kdo rozumí vašemu jazyku a české legislativě.

Proč je Vezpa navržená pro Českou republiku

Vezpa je PMS navržený speciálně pro evropský trh s plnou podporou pro Českou republiku. Konkrétně to znamená:

• Automatický UbyPort s OCR občanského průkazu a pasu, digitálním podpisem na tabletu, generováním XML podle specifikace UbyPort a odesláním přímo přes API Cizinecké policie ve lhůtě 3 pracovních dnů
• Místní poplatek z pobytu podle obce přednastavený pro Prahu (50 Kč), Český Krumlov, Karlovy Vary, Mariánské Lázně, Brno, Liberec, Špindlerův Mlýn, Pec pod Sněžkou a další obce vybírající poplatek
• Elektronická evidence ubytovaných automatická, s uchováváním po zákonnou dobu 6 let a automatickým mazáním po jejím uplynutí
• Channel Manager s Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda v ceně, bez dodatečných poplatků
• GoPay, Comgate, Stripe nativně integrované
• DPH 12 % / 21 % automaticky rozdělena na každé faktuře
• Podpora v češtině e-mailem, chatem a telefonicky

Často kladené otázky

Funguje Vezpa také pro horské chalupy a roubenky?

Ano. Vezpa podporuje penziony, apartmány, horské chalupy, roubenky, kempy a malé hotely až do 50 pokojů. Systém rozeznává specifika sezónního provozu (letní vs zimní sezóna v Krkonoších, Šumavě, Beskydech) a přizpůsobuje rozhraní typu zařízení.

Mohu importovat své rezervace z jiného PMS?

Ano. Vezpa nabízí bezplatnou službu importu rezervací, hostů a faktur z nejpoužívanějších PMS systémů (Cloudbeds, Previo, HotelTime, Hostaway, Smoobu, Mews). Migrace obvykle trvá 1-3 pracovní dny a nezasahuje do existujících rezervací.

Existuje minimální počet pokojů pro použití Vezpa?

Ne. Vezpa funguje od 1 jednotky (jeden apartmán) až do 50 pokojů. Cena začíná na 39 € měsíčně (plán Smart: až 8 pokojů + 3 apartmány) a škáluje se podle počtu jednotek.

Hlásí Vezpa skutečně automaticky do UbyPort?

Ano. Po počáteční konfiguraci přihlašovacích údajů UbyPort (které získáte na ubyport.policie.cz) Vezpa automaticky odesílá hlášení každého zahraničního hosta ve lhůtě zákonných 3 pracovních dnů, generuje XML podle technické specifikace UbyPort. Stav odeslání každého hlášení můžete zkontrolovat v panelu aplikace.

Závěr

Volba PMS v ČR se rozhoduje ve třech bodech: UbyPort správně implementovaný, místní poplatek z pobytu automatický s obecními sazbami a integrace s českým účetnictvím. Pokud chybí byť jen jeden z těchto tří, denně budete dělat ruční práci, kterou měl právě PMS vyřešit.

Pokud vybíráte PMS poprvé, začněte s bezplatnou zkušební verzí, připojte Booking.com, zadejte několik skutečných rezervací a uvidíte, jestli proces běží hladce. Rozdíl mezi dobrým a špatným PMS se ukáže až u druhé a třetí rezervace, kdy začíná rutina a už není trpělivost na ruční práci.

Poznámka: informace o konkurenčních produktech vycházejí z veřejně dostupných zdrojů v době publikace; při rozhodování o nákupu vždy ověřujte údaje na oficiálních stránkách dodavatele.