Software pro malý hotel v Česku: co musí umět v roce 2026
Hotel s 10 až 40 pokoji má skoro stejné povinnosti jako velké zařízení a mnohem méně lidí, kteří je plní. Recepční nastavuje i ceny a majitel odpovídá na e-maily mezi dvěma příjezdy. Hotelový software (PMS, property management system) má ubírat opakovanou práci, ne ji přidávat. Tento průvodce shrnuje, co má program pro malý hotel v Česku umět v roce 2026 a na co se zeptat, než ho začnete platit.
- Základem je plánovač: typy pokojů, stravování a přestěhování hosta bez nové rezervace.
- Channel manager má být součástí PMS, ne druhý program, který se musí sladit.
- Hlášení cizinců a poplatek z pobytu mají vzniknout z údajů z check-inu, bez přepisování.
- Úklid, bar a platby jsou každodenní práce: když je software nevidí, zůstávají na papíře.
1. Plánovač, typy pokojů a stravování
V hotelu se pokoje prodávají podle typu (dvoulůžkový, třílůžkový, superior) a přidělují podle čísla. Plánovač musí ukázat obojí najednou: kolik dvoulůžkových zbývá na dnešní noc a kdo spí na 104. Potřebujete také stravování (jen ubytování, se snídaní, polopenze, plná penze) s cenami, možnost přestěhovat hosta během pobytu a místo pro rezervace, pro které nezbyl pokoj, aby se neztratily.
2. Vestavěný channel manager
Booking.com, Expedia a další portály mají dostávat dostupnost a ceny ze stejného kalendáře, do kterého zapisujete přímé rezervace. Samostatný channel manager propojený s PMS přes rozhraní je další místo, kde se data rozejdou. Zeptejte se, kolik kanálů je k dispozici, jestli můžete mít pro každý kanál jinou cenu a co se stane s dnem bez ceny: má se uzavřít, ne prodat za nulu. Podrobnosti najdete v průvodci channel managerem.
3. Přímé rezervace a platby
Každá rezervace z vašeho webu je provize, kterou neplatíte. Rezervační systém má číst stejnou dostupnost jako plánovač, vybrat zálohu nebo uložit kartu jako garanci a poslat odkaz na doplacení. Na recepci se hodí platba kartou bez pronajatého terminálu: dnes na to stačí telefon.
4. Check-in, UbyPort a poplatek z pobytu
Tady se ztrácí nejvíc času. Zákon č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců ukládá ubytovateli hlásit cizince, tedy i občany EU, cizinecké policii, a to přes UbyPort do tří pracovních dnů od ubytování. Obec navíc vybírá místní poplatek z pobytu podle své vyhlášky a vyžaduje evidenci ubytovaných. Dobrý PMS sebere údaje jednou, z online check-inu vyplněného hostem nebo načtením dokladu na recepci, a z nich připraví všechno ostatní.
Pozor také na systém eTurista: má sloučit hlášení cizinců, evidenci ubytovaných a poplatky do jednoho portálu, ale jeho spuštění se opakovaně odkládá a zákon ještě nebyl definitivně schválen. Než budete plánovat, ověřte si jeho aktuální stav.
5. Provozy: úklid, bar a snídaně
- Úklid: hospodyně má vidět odjezdy, pobyty a příjezdy dne a označovat připravené pokoje, bez přístupu k cenám a platbám.
- Bar, snídaně, minibar: útrata připsaná na pokoj a zaplacená při odjezdu, se souhrnem pokladny za den.
6. Tým, oprávnění a data
Recepce nemusí vidět ceník a úklid údaje hostů: potřebujete oddělené role, osobní přístupy (ne jedno sdílené heslo) a data uložená v Evropě.
7. Fakturace: co PMS nenahradí
Faktury s DPH (ubytování má sníženou sazbu, viz průvodce DPH u ubytování) vystavujete ve svém účetním programu nebo je řeší účetní. Vezpa zaznamenává platby, zálohy a doplňkové služby každé rezervace, které pak převedete do účetnictví.
Seznam otázek na ukázku
| Oblast | Otázka |
|---|---|
| Plánovač | Přestěhuji hosta uprostřed pobytu bez nové rezervace? |
| Kanály | Je channel manager stejný program? Co se stane se dnem bez ceny? |
| UbyPort | Odchází hlášení samo? Kde vidím, jestli ho policie přijala? |
| Provozy | Má hospodyně vlastní přístup bez cen? Připíšu bar na pokoj? |
| Náklady | Kolik platím měsíčně, co je v ceně, je tam zřizovací poplatek nebo výpovědní lhůta? |
Jak to dělá Vezpa
Vezpa vznikla ve skutečném ubytovacím zařízení a je určená lidem, kteří ho vedou osobně. Pro hotel konkrétně:
- Plánovač podle typů pokojů se čtyřmi druhy stravování, změnou pokoje a termínu z karty rezervace a řádkem výjimek pro rezervace bez přiděleného pokoje.
- Vestavěný channel manager s více než 60 kanály (Booking.com, Expedia, Airbnb a další) a cenovým rozdílem pro každý kanál; den bez ceny se na portálech uzavře, místo aby se prodal.
- Rezervační systém s platbami Stripe: záloha nebo karta jako garance, odkaz na doplatek a platba kartou na recepci i z telefonu.
- Online check-in s PIN kódem a fotkou dokladu, pokud ji vyžadujete; načtení dokladu v aplikaci; automatické hlášení do UbyPortu; poplatek z pobytu podle pravidel vaší obce.
- Provozy: role asistenta, hospodyně a pozorovatele, správa úklidu a pokladna s připsáním na pokoj.
- Sezónní uzavření: když hotel zavře na 3 až 6 měsíců, můžete to ohlásit; v těch dnech se neprodává v žádném kanálu a každá měsíční platba, která začne během uzavření, stojí 30 % (při platbě kartou přes web).
Tarify začínají na 949 Kč měsíčně (do 8 pokojů); Smart+ za 1 449 Kč pokryje 15 pokojů a přidá tým a úklid; Pro za 2 149 Kč pokryje 25 pokojů a přidá revenue management. Bez zřizovacího poplatku a bez závazku. Nad 25 pokojů připravíme nabídku.
Vyzkoušejte nastavený hotel
Plánovač podle typů pokojů a stravování, připojené kanály, online check-in a automatické hlášení do UbyPortu. Otevřete demo v prohlížeči, bez registrace.
Vyzkoušet v prohlížeči →Časté otázky
- Kolik stojí software pro malý hotel?
- Záleží na počtu pokojů a na tom, co je v ceně. Porovnávejte celkovou měsíční platbu: některé ceny nezahrnují channel manager ani rezervační systém, které se pak platí zvlášť. Ve Vezpa stojí tarify 949 až 2 149 Kč měsíčně podle počtu pokojů, s channel managerem, rezervačním systémem a hlášením do UbyPortu.
- Odesílá Vezpa hlášení do UbyPortu automaticky?
- Ano. Vezpa hlášení sestaví z údajů z check-inu a odešle ho přes webovou službu UbyPort, kterou cizinecká policie schválila 9. 10. 2026. Potřebujete přístupové údaje k webové službě pro své zařízení; výsledek každého odeslání vidíte v aplikaci.
- Potřebuji samostatný channel manager?
- Raději ne. Channel manager uvnitř PMS čte stejný kalendář jako přímé rezervace a nemusí se ručně slaďovat. Dva propojené programy jsou další místo, kde se dostupnost a ceny mohou rozejít.
- Jak dlouho trvá přechod na nový software?
- Nastavení pokojů, typů a cen obvykle zabere pár hodin. Nejcitlivější je připojení kanálů: udělejte ho, až budou budoucí rezervace v novém kalendáři, abyste stejný pokoj neprodali dvakrát.
Zdroje a upozornění. Zákon č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců (§ 100 a 102) a stránky UbyPortu (ubyport.policie.cz); zákon č. 565/1990 Sb. o místních poplatcích a obecní vyhlášky; ke stavu systému eTurista BusinessInfo.cz. Ceny a funkce Vezpa platné v říjnu 2026.