Průvodce kalendářem

Kalendář je plánovací mřížka vašeho ubytování: zobrazuje všechny pokoje na řádcích a dny na sloupcích. Každá rezervace je reprezentována barevným pruhem, který se rozprostírá od dne check-in po den check-out.

Mřížka je responzivní: na mobilu zobrazuje 7 dnů, na tabletu 14 dnů, na desktopu 21 a více dnů.

Kalendář nabízí dva režimy, volitelné z tlačítka v panelu aplikace:

Volné posouvání (výchozí)

Posunujte horizontálně bez omezení. Rozsah se automaticky rozšiřuje, když se přiblížíte k okrajům (+21 dnů najednou). Ideální pro volnou navigaci mezi daty.

Měsíční zobrazení

Zobrazuje jeden měsíc s voličem měsíce nahoře. Přehlednější pro získání přehledu jednoho měsíce.

Tato možnost se jmenuje Zobrazení a hustota a najdete ji v nabídce se třemi tečkami horní lišty, zde i v obou dalších mřížkách (Sazby a Turistický poplatek). Stejnou volbu najdete i v Konfiguraci, v sekci Zobrazení a hustota; Hospodyně a Pozorovatel, kteří tuto stránku nemají, ji najdou v nabídce svého účtu. První polovina volby je orientace: vodorovně dny plynou do strany a pokoje jsou řádky; svisle dny plynou dolů a pokoje se stávají sloupci, takže vidíte více nocí najednou — hodí se to, když je pokojů málo.

Druhá polovina je hustota: rozhoduje, kolik řádků nebo sloupců uvidíte nejvýše — šířka sloupce nebo výška řádku je důsledek tohoto čísla, ne samostatná volba. Hodnoty jsou 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 a 40, plus Automaticky jako výchozí režim. Číslo je maximum, ne kvóta k naplnění: pokud je pokojů méně, uvidíte je všechny a žádný sloupec ani řádek se nerozšíří nad pohodlnou velikost.

Řádky jdou až do 60 (44, 48, 52, 56 a 60); sloupce svislého zobrazení končí dál na 40. Se dny vodorovně je na počítači a na tabletu na šířku k dispozici i «Dva sloupce»: pokoje se rozdělí do dvou mřížek vedle sebe, každá se zvolenými řádky, které se posouvají po dnech společně; je vidět méně dní. Když otevřete rezervaci, její karta kalendář nezakryje: odsune ho doleva a oba sloupce si zbylé místo rozdělí rovným dílem — méně dní, stejné proporce.

Aby každá stránka měla plnou šířku, je dole v bočním menu «Skrýt nabídku»: menu zmizí a místo něj zůstane vlevo dole nad stránkou malé plovoucí menu s ikonami stránek; v něm malé tlačítko «Zobrazit nabídku» znovu otevře celé menu. Platí na počítači a na tabletu na šířku a zařízení si to pamatuje. Plovoucí menu zůstává zavřené a otevře se, když na něj najedete myší, nebo klepnutím na tabletu.

Kalendář se aktualizuje sám: týdny, které vidíte, se znovu kontrolují každou minutu, když se vrátíte na stránku a když přijde oznámení o rezervaci, a znovu se stahují jen ty, které se změnily. Rezervace, kterou kolega nebo kanál přidá, přesune, prodlouží, zruší nebo jí změní stav, se objeví s krátkým efektem a slábnoucí září; co změníte sami, se objeví hned a bez efektu. Pokud je v zařízení zapnuté omezení pohybu, efekty nejsou.

Režim Automaticky se záměrně chová na obou osách jinak: při svislých dnech zvolí šířku pohodlnou pro vaši obrazovku — na telefonu sloupce vyplní šířku, na velkém monitoru se přestanou rozšiřovat, jakmile jsou pohodlné ke čtení; při vodorovných dnech naopak zachová pohodlnou výšku řádku, tu, kterou mřížka měla vždy.

Velký počet řádků nebo sloupců se pohodlně nevejde na každou obrazovku: nad přibližně 24 se řádky nebo sloupce ztenčí a, aby zůstaly čitelné, přijdou o část detailů. I cena může při tom něco ztratit: jakmile v buňce už nezbývá místo na desetinná místa, celá mřížka přejde na celá čísla — zaokrouhlená na nejbližší celé číslo, ne oříznutá — a číslo v buňce už není přesnou cenou: 120,49 se zobrazí jako 120 a 120,50 jako 121.

Volba zůstává uložená na zařízení, které právě používáte — ta z telefonu vás nesleduje na notebook, a naopak; platí to jak pro orientaci, tak pro hustotu.

Seskupit podle typu

V listu Zobrazení a hustota je také přepínač Seskupit podle typu, na začátku vypnutý; stejně jako zbytek listu zůstává volba v zařízení. Po zapnutí se pokoje v kalendáři seskupí podle typu a každá skupina začíná řádkem souhrnu (se dny svisle sloupcem): vlevo název typu s počtem pokojů, například Dvoulůžkový (4); pro každý den, kolik pokojů je volných z celkového počtu, a procento obsazenosti, například 1/4 · 75%, červeně, když už nic volného nezbývá.

Do celkového počtu se nezapočítávají pokoje, které jsou ten den blokované nebo v údržbě, a zrušené rezervace a návrhy se nepočítají jako obsazené. Řádek neukazuje ceny (ty zůstávají v souhrnu, který se objeví po najetí myší) a nereaguje na dotyk: nevytváří rezervace. Funguje se dny vodorovně i svisle; pokud jste zvolili, kolik řádků nebo sloupců vidíte, řádky souhrnu se do nich počítají. Filtrovat typy platí dál: seskupují se jen typy, které právě vidíte.

V horní části panelu aplikace se zobrazuje rozsah dat aktuálně viditelný na obrazovce (např. "5-26 března 2026").

• Levý sloupec: názvy/typy pokojů, seřazené podle čísla
• Řádky: jeden pro každý pokoj v ubytování
• Sloupce: jeden den na sloupec, s hlavičkou den/datum
• Barevné pruhy: rezervace, zobrazující jméno hosta

Půldenní posun

Pruhy začínají uprostřed sloupce v den check-in a končí uprostřed v den check-out. To odráží realitu pohostinství: check-in proběhne odpoledne a check-out ráno.

Klepněte na pruh pro otevření úplného detailu rezervace.

Nad mřížkou jeden řádek říká, do kterého data to, co napíšete, opravdu někoho zastihne: připojené portály a váš rezervační web. Klepnutím otevřete celé vysvětlení. Vidí ho všechny role, které mohou stránku otevřít.

V mřížce jsou noci za touto hranicí šrafované a označená svislá čára ukazuje, kde začíná ještě nezveřejněná část. Tyto noci upravujete běžně — ceny, uzavírky i minimální pobyt se uloží — ale zůstávají ve Vezpě: tyto termíny zatím nikdo nemůže rezervovat.

U modelu Rolling se hranice posouvá sama, o jeden den každou noc, a co jste připravili, se zveřejní, až na to přijde řada: nemusíte to dělat znovu. U ročního modelu se posouvá Otevřením roku a list vám řekne, odkdy to můžete udělat.

Barva pruhu nyní ukazuje stav pobytu, ne kanál: pět barev pro pět různých okamžiků.

Rezervační kanál si ponechává svou barvu, ale už nevyplňuje pruh — je to tenký pruh podél spodního okraje (levého okraje, když je kalendář svislý).

Štítky rezervace se zobrazují i na pruhu, jako malé zářezy na okraji naproti pásu kanálu, v pořadí podle priority. Toto pořadí se mění pouze na jednom místě: na stránce Štítky rezervací, v Ubytování > Pokoj, přetažením štítků — ne z kalendáře, ne z karty rezervace. Když je štítků víc, než se jich vejde, poslední místo zobrazí neutrální šedou pomlčku, stejně šedou jako motiv rozhraní: není to barva žádného štítku, znamená jen, že jich je víc.

Zaplacená rezervace — je zde částka k úhradě a zůstatek klesl na nulu, ať platba prošla platební bránou Booking Enginu, nebo byla zapsána ručně — nese malý zelený roh s fajfkou v rohu, odkud začínají zářezy štítků, a zářezy začínají hned za ním. Jméno hosta se neposune. Počítá se celkový zůstatek: pobyt, položky na účtu i poplatek z pobytu; dokud poplatek z pobytu není zaplacen, fajfka se nezobrazí. Samotná záloha nestačí, karta držená jako záruka se nepočítá jako platba a rezervace importované z kalendáře iCal nemají cenu, takže fajfku nikdy nezobrazí.

Novou rezervaci můžete vytvořit dvěma způsoby:

• Z menu panelu aplikace: klepněte na ⋮ → "Nová rezervace" pro otevření formuláře
• Tažení-výběr na mřížce: klepněte a táhněte na mřížce pro výběr rozsahu dat. Formulář se otevře s předvyplněnými daty

1. Vyberte data
   Táhněte na mřížce nebo použijte formulář vytvoření.
2. Zkontrolujte dostupnost
   Systém automaticky zkontroluje dostupné pokoje.
3. Vyplňte údaje
   Zadejte údaje hosta a podrobnosti rezervace.
4. Potvrďte
   Rezervace se okamžitě objeví v kalendáři.

V seznamu volných pokojů má typ pokoje, kterému chybí cena byť jediné noci v období, štítek Chybí ceny a nelze jej vybrat; nahoře v seznamu upozornění říká, kolik jich je. Cenu nelze zapsat ručně: nejprve nastavte tarif v Sazby. Totéž platí, když rezervaci přesunete na jiný typ pokoje s přepočtem ceny.

Z menu panelu aplikace (⋮ → "Údržba") můžete vytvořit blok pokoje na určité období.

Blok údržby uzavře pokoj a zabrání novým rezervacím. V mřížce je zobrazen jako speciální pruh. Užitečné pro:

• Rekonstrukční práce
• Plánovaná údržba
• Pokoje dočasně mimo provoz

Správa dostupnosti je něco jiného než údržba: vyberte období v mřížce (nebo v Cenách), zvolte „Správa dostupnosti“ a zavřete prodej nocí, které chcete, bez zadávání důvodu.

Pokud jsou v období už rezervace, blokace se přesto provede: Vezpa zavře volné noci před každou rezervací i po ní a prodané nechá být; u více rezervací zavře všechny mezery mezi nimi. Před potvrzením a znovu na konci se dozvíte, na kterých ubytováních jsou v období rezervace.

• Částečně: v období jsou rezervace, ale zbývají volné noci; pod názvem vidíte, kolik jich lze zavřít.
• Obsazeno: každá noc je už prodaná, tam není co blokovat.
• Nocí v údržbě se blokace nikdy nedotkne a „Obnovit“ uvolní všechny zablokované noci — vaše i ty, které uzavřel portál propojený přes iCal — ale nikdy prodané. Pozor: uzávěr, který přišel z portálu, se po odebrání sám nevrátí. Když k tomu dojde, Vezpa vám řekne, kolik ze znovu otevřených nocí bylo uzavřeními portálu.

Klepněte na řádek úkolů (v horní části mřížky) pro otevření panelu úkolů pro dané datum.

Úkoly jsou poznámky a připomínky spojené s konkrétním dnem. Užitečné pro zaznamenávání událostí, termínů nebo úkolů vázaných na přesné datum.

Ve spodní části mřížky je speciální řádek nazývaný "Výjimky". Obsahuje:

• Rezervace, kterým chybí přidělený fyzický pokoj byť jen na jedinou noc: stačí jedna nepokrytá noc (neviditelný pokoj)
• Zrušené rezervace

Překrývající se rezervace v tomto řádku jsou vertikálně rozděleny do slotů pro zachování čitelnosti.

Kdo dostane upozornění, když rezervace zůstane bez ubytování

Vezpa nečeká, až si toho někdo všimne: jakmile rezervace zůstane bez fyzického ubytování, které by šlo přiřadit, odchází upozornění Manažerovi, Asistentovi a Uživateli (recepci), tedy rolím, které to mohou hned napravit přiřazením ubytování. Wellness pracovník, Revenue Manager, Hospodyně a Pozorovatel je nedostávají.

• E-mail v jazyce toho, kdo jej čte, s přímým odkazem na rezervaci.
• Push oznámení s podrobnostmi uvnitř aplikace: jméno hosta, termíny a pokoj se nyní zobrazují i na zamčené obrazovce.

Upozornění odchází ve čtyřech okamžicích: při vytvoření rezervace, po změně termínu, po změně přijaté z kanálu OTA a po přidání pokoje, který zůstane bez ubytování.

Pokud má vaše ubytování více typů pokojů, v panelu aplikace se objeví tlačítko filtru.

1. Klepněte na ikonu filtru
   Objeví se volitelné štítky pro každý typ pokoje.
2. Vyberte typy
   Klepněte na jeden nebo více typů pro filtrování mřížky.
3. Zrušte výběr všech
   Pro opětovné zobrazení všech pokojů.

Filtr podle typu ubytování je vidět i při zavřeném panelu: ikona trychtýře zůstane plná a pod lištou se objeví řádek, který říká, kolik ubytování vidíte z kolika, s «Odebrat filtry» pro návrat ke všem. Pokud filtr skryje všechny řádky, místo mřížky je napsáno, že s tímto filtrem není žádný pokoj. Při změně objektu filtr začíná od nuly, abyste do jiného objektu nepřenesli typ, který tam neexistuje. A když v období není žádná rezervace, kalendář to řekne — jinými slovy než tehdy, když se mu data nepodařilo načíst.

Pokud je vaše role smí spravovat, v horní liště je zkratka s eurem: vede k cenám bez procházení menu. Kdo toto oprávnění nemá, nevidí ji, a je to v pořádku.

Ve sloupci pokojů se může objevit ukazatel úklidu, který udržuje hospodyně: je jen u pokojů, kde má úklid smysl. Klepnutím na pokoj přepnete čistý a špinavý, s potvrzením před zápisem. Stav se sám obnovuje každé dvě minuty, takže se může změnit, zatímco se díváte, aniž byste něco udělali. Barvy pruhů vysvětluje Legenda v menu panelu aplikace.

Kalendář se aktualizuje v reálném čase díky push notifikacím (FCM):

• Když přijde nová OTA nebo Booking Engine rezervace, kalendář se automaticky aktualizuje
• Pokud si prohlížíte záložku Kalendář, obnovení je okamžité
• Pokud jste na jiné záložce, data jsou zneplatněna a znovu načtena po návratu ke Kalendáři

Řádek Výjimky se nezměnil: dál shromažďuje rezervace bez přiřazeného fyzického ubytování. Změnil se zbytek aplikace: tutéž rezervaci teď poznáte i mimo kalendář.

• V Řízení: rámeček nových rezervací, seznamy příjezdů a odjezdů, seznam narozenin.
• V seznamu rezervací a na kartě jednotlivé rezervace.
• Na prodejním místě, v řádku rezervace u pultu.

Kdekoli se objeví, signál je stejný: výstražná ikona a nápis «Pokoj nepřiřazen» červeně místo čísla pokoje. Dřív se na těch místech objevoval interní číselný kód, který neřekl nic právě ve chvíli, kdy bylo třeba porozumět.