Schránka na klíče a automatické přístupové kódy pro self check-in

Paolo Vezzola

Zakladatel · Vezpa PMS · Profil →

Schránka na klíče s kódem je nejčastější řešení pro každého, kdo nemůže být u každého příjezdu: host přijede v jedenáct večer, zadá čtyři číslice a vezme si klíče. Choulostivá není schránka, ale kód: komu ho pošlete, kdy a po kontrole čeho. Tento průvodce spojuje pravidla pro údaje o hostech s praktickým postupem, jak kódy posílat bez rizika a bez ruční práce. Celá funkce vznikla podle přání českého pronajímatele s mechanickou schránkou u každého apartmánu.

Pravidla ve zkratce

Zákon č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců ukládá ubytovateli zjistit údaje z cestovního dokladu cizince a nahlásit ho cizinecké policii do tří pracovních dnů. Kvůli poplatku z pobytu vedete navíc evidenci všech ubytovaných. Self check-in vás těchto povinností nezbavuje: mění jen chvíli, kdy doklad zkontrolujete. Celostátní zákaz schránek na klíče neznám; o umístění ve společných částech domu ale rozhoduje SVJ nebo vlastník a o zařízeních na veřejném prostranství obec.

Postup: nejdřív ověřit, pak předat

1. Online check-in několik dní předem: host vyplní údaje a, pokud chcete, nahraje fotku dokladu.
2. Vaše kontrola: porovnáte údaje s dokladem, a když je potřeba, uděláte krátký videohovor.
3. Schválení: teprve potom může host kód dostat.
4. Odeslání v den příjezdu: kód přijde ráno v den check-inu, ne týdny předem.
5. Pravidelná změna kódu s upozorněním pro ty, kdo starý kód dostali a ještě neodjeli.

Ručně je tento postup křehký: stačí zpráva odeslaná moc brzy, špatnému člověku nebo se starým kódem. Právě tuhle část se vyplatí automatizovat.

Jakou schránku vybrat

Pro apartmán v činžovním domě většinou stačí mechanická schránka s číselným kódem, který změníte za pár vteřin. Vyberte kovové provedení s krytem klávesnice, pevně přišroubované, ne zavěšené na klice. Když spravujete více jednotek v jednom domě, bývá praktičtější jedna větší schránka s očíslovanými klíči. Přidejte do pokynů k příjezdu fotku místa, kde schránka visí: host, který ji po tmě hledá, je nejčastější půlnoční telefonát.

Jak to dělá Vezpa

Od 15. října 2026 spravuje Vezpa zámková zařízení: schránky na klíče a kódové zámky vašich ubytovacích jednotek.

1. Zadáte zařízení

V Konfiguraci u ubytovacích jednotek najdete «Zámková zařízení». U každého zadáte název (třeba «box 6»), popis, kód a jednotky, které otvírá: jedna schránka může sloužit více jednotkám a jedna jednotka může mít více zařízení (schránku i vchodové dveře). Kód se ukládá šifrovaně. Dnes jsou zařízení typu «offline», s pevným kódem, který zadáte vy: zámky připojené k internetu zatím napojené nejsou.

2. Host udělá online check-in

Odkaz na check-in chrání PIN kód, který přijde spolu s odkazem. Fotku dokladu můžete nastavit jako nepovinnou, nebo povinnou: fotky se ukládají šifrovaně a mažou se sedm dní po odjezdu. Z vyplněných údajů Vezpa zároveň sestaví hlášení do UbyPortu a odešle ho sama.

3. Schválíte check-in

Na kartě rezervace vám rámeček «Klíče» ukáže, v jaké fázi jste. Když host dokončí online check-in, objeví se tlačítko «Schválit check-in». Nejde o check-in při příjezdu: schválit můžete i několik dní předem. Když uděláte check-in při příjezdu z karty rezervace, platí zároveň jako schválení.

4. Kód odejde sám

Automatizace «Přístupové kódy» pošle zprávu s polem {codice_accesso}:

• jen u rezervací se schváleným check-inem; před schválením zůstane pole prázdné, i když ho vložíte do jiné zprávy;
• v den příjezdu ve zvolenou hodinu (výchozí je 8:00); když schválíte později ten den, odejde hned;
• jen jednou za rezervaci; s více zařízeními host čte třeba «box 6: 1123, vchod: 9876»;
• v jazyce hosta; kdo rezervoval přes portál s přeposílací e-mailovou adresou, dostane zprávu v chatu portálu.

Jako ostatní přednastavené automatizace je na začátku vypnutá a má hotový text: zapnete ji, až zadáte zařízení.

5. Změníte kód a nikoho neztratíte

Kód se do rezervací nekopíruje: čte se ze zařízení v okamžiku odeslání, takže kdo dostane zprávu po změně, dostane nový kód. Když uložíte jiný kód, Vezpa vám řekne, kolik hostů s neukončeným pobytem už dostalo ten starý, abyste věděli, koho upozornit.

Online check-in, automatizace i hlášení do UbyPortu jsou ve všech tarifech, od tarifu Smart za 949 Kč měsíčně. Pokud pronajímáte přes Airbnb, hodí se i průvodce pro hostitele na Airbnb.

Časté otázky

Je self check-in se schránkou na klíče v Česku povolený?

Celostátní zákaz neznám. Cizince ale musíte nahlásit do UbyPortu s údaji z cestovního dokladu a vést evidenci ubytovaných, a umístění schránky ve společných prostorách domu závisí na SVJ nebo vlastníkovi. Ověřte si i pravidla své obce.

Kdy poslat kód ke schránce?

V den příjezdu a až po kontrole údajů hosta. Poslat ho s potvrzením rezervace znamená předat ho týdny předem někomu, koho jste ještě neověřili, a možná ještě před změnou kódu.

Co se stane, když ve Vezpa změním kód?

Další odeslání použijí nový kód, protože se čte ze zařízení v okamžiku odeslání. Při uložení vám Vezpa řekne, kolik hostů s probíhajícím nebo budoucím pobytem už dostalo starý kód, abyste je mohli upozornit.

Propojí se Vezpa s chytrými zámky?

Zatím ne: zámková zařízení jsou typu offline, s pevným kódem, který zadáte vy, jako mechanické schránky a kódové zámky. Model už počítá s dalšími typy, ale zámky připojené k internetu zatím napojené nejsou.

Zdroje a upozornění. Zákon č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců (§ 100 a 102) a UbyPort (ubyport.policie.cz); zákon č. 565/1990 Sb. o místních poplatcích; občanský zákoník a stanovy SVJ pro společné části domu; k systému eTurista BusinessInfo.cz. Funkce Vezpa platné v říjnu 2026.