Průvodce připojením OTA

Channel Manager je systém, který propojuje Vezpu s portály jako Booking.com, Airbnb, Expedia a všemi ostatními. Jakmile je aktivován, funguje zcela automaticky:

• Ceny: když upravíš ceny v aplikaci Vezpa, automaticky se aktualizují na všech připojených kanálech
• Dostupnost: jakmile je pokoj rezervován (z jakéhokoli kanálu), aktualizace se hned odešle na všechny ostatní kanály, aby se předešlo overbookingu; zveřejnění na portálu může trvat několik minut
• Rezervace: nové rezervace přicházející z OTA kanálů se automaticky objeví v kalendáři Vezpa, spolu s push oznámením na telefonu
• Změny a storna: pokud host provede změnu nebo storno na OTA portálu, rezervace se automaticky aktualizuje i ve Vezpě

Procentuální rozdíl v cenách

Pro každý OTA kanál můžeš nastavit procentuální rozdíl oproti místním cenám. Příklad:

• +10% — ceny odeslané na kanál budou o 10 % vyšší než tvoje základní ceny
• -5% — není povoleno: přirážka nemůže být záporná, hodnota se odmítne a tento kanál se neuloží
• 0% — stejné ceny jako v systému

Rozdíl můžeš kdykoli změnit v Konfigurace → OTA kanály.

U každého OTA kanálu má postup vždy 4 kroky:

1. Požádej o aktivaci z aplikace Vezpa
   Přejdi do Konfigurace → OTA kanály, vyber kanál a klepni na „Aktivovat“. U některých kanálů budeš vyzván k zadání údajů (kód objektu, jméno majitele účtu apod.). Než žádost potvrdíš, můžeš kód nebo zvolený kanál opravit pomocí «Upravit kód/kanál», aniž bys musel začínat znovu.
2. Schval propojení na OTA portálu
   Přihlas se do portálu kanálu (Booking Extranet, Airbnb apod.) a vyber správný Channel Manager. Každý kanál má svůj postup — konkrétní pokyny najdeš v sekcích níže.
3. Dokonči Channel Mapping
   V aplikaci Vezpa otevři Channel Mapping daného kanálu a přiřaď pokoje ze systému k pokojům na OTA portálu. Bez tohoto kroku kanál nefunguje. Podrobný návod ↓
4. Kanál je aktivní
   Po mapování se synchronizace spustí automaticky. Ceny a dostupnost se odesílají na kanál a rezervace začnou přicházet do kalendáře.

Nemusíte se vracet a kontrolovat. Dokud je obrazovka čekání otevřená, Vezpa každou půlminutu sama ověřuje, zda portál propojení schválil, a jakmile se tak stane, přejde k dalšímu kroku. Pokud aplikaci zavřete, dostanete oznámení, až portál schválí; do té doby zůstane nahoře na přehledu připomínka s názvem kanálu.

Pokoje vyloučené z portálů. Pokud ve Správě OTA vidíte oranžový rámeček s názvy pokojů, tyto pokoje se neposílají žádnému kanálu, i když je kanál aktivní. Pokoje importované z portálu takto začínají; chcete-li je prodávat, zapněte „Prodávat tento pokoj na portálech“ v nastavení pokoje.

Ostatní kanály. I kanály v části „Další OTA kanály“ se připojí až po autorizaci na portálu. Do té doby se kanál zobrazuje ve skupině „Čeká se na portál“ s kroky pro výběr OTASwitch a Vezpa si toho všimne sama, stejně jako u hlavních kanálů. „Otevřít Mapování kanálů“ pokračuje v připojení, „Zrušit“ ho odebere z čekání.

Po odeslání žádosti registrace pokračuje sama u channel manageru.

Zaregistrováno ještě neznamená v prodeji

Kanál zatím neprodává: zbývají dva kroky. Autorizujte připojení v extranetu portálu, pak klepněte na „Otevřít Mapování kanálů“, přiřaďte pokoje a klepněte na „Použít“.

Pokud se něco nezdaří

Aplikace vždy řekne, čí je to problém:

• Náš problém — Problém je na naší straně: na portál se nic nedostalo. Už to řešíme a napíšeme vám, jakmile to půjde zkusit znovu.
• Něco k opravě — Portál nerozpoznává zadaný kód. Zkontrolujte ho v extranetu portálu a zadejte znovu, pak to zkuste ještě jednou.

Kromě 5 hlavních kanálů podporuje Vezpa desítky dalších kanálů: regionální portály, nišové kanály a specializované platformy.

Jak aktivovat další kanál

1. V aplikaci Vezpa přejdi do Konfigurace → OTA kanály
2. Sroluj až k „Další OTA kanály“
3. Klepni na kanál, který chceš aktivovat
4. V aplikaci se otevře stránka "Spárovat pokoje a ceny" — spáruj své pokoje s cenami kanálu
5. Vrať se do aplikace a nastav procentuální rozdíl v cenách

Co je Channel Mapping?

Channel Mapping je krok, který propojuje pokoje ve tvém systému Vezpa s odpovídajícími pokoji/inzeráty na OTA kanálu. Je to, jako bys systému řekl: „můj Dvoulůžkový pokoj ve Vezpě odpovídá Double Room na Booking.com“.

Jak se dostat do Channel Mappingu

Hlavní kanály (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Aplikace Vezpa → Konfigurace → OTA kanály
2. Rozbal kanál → klikni na „Channel Mapping“
3. V aplikaci se otevře stránka "Spárovat pokoje a ceny"

Další OTA kanály:

1. Aplikace Vezpa → Konfigurace → OTA kanály → Další OTA kanály
2. Klepni na název kanálu

Krok 1 — Přihlašovací údaje kanálu (Channel Password)

Některé kanály vyžadují přihlašovací údaje k OTA portálu, aby bylo možné načíst seznam pokojů z kanálu:

• Booking.com: uživatelské jméno a heslo do Extranetu
• Expedia: přihlašovací údaje do Partner Central
• Agoda: přihlašovací údaje do YCS
• Airbnb / VRBO: obvykle se nevyžadují (propojení je již autorizováno)

Krok 2 — Mapování pokojů

Uvidíš jednu kartu pro každý pokoj ze svého systému. Uvnitř karty je řádek pro každou stravu (Pouze ubytování, Ubytování se snídaní, Polopenze, Plná penze):

• Nahoře na kartě: název pokoje ve Vezpě, se zelenou fajfkou, jakmile je spárovaný
• Níže, pro každou stravu: pole, které otevře seznam cen kanálu

Klepni na pole: otevře se seznam, který v úplnosti ukazuje název pokoje na kanálu, název cenového plánu a kódy kanálu — kódy slouží k rozlišení dvou pokojů s téměř stejným názvem. Ujisti se, že každý typ je přiřazen ke správnému pokoji.

Cena už zvolená pro jinou stravu se v seznamu znovu neobjeví: každá cena kanálu se páruje jen s jednou stravou. Na Airbnb a VRBO, kde je každé ubytování samostatný inzerát, se místo ceny zadává kód inzerátu; seznam inzerátů otevře šipka vpravo v poli.

Pokud je pokoj už spárovaný, ve spodní části jeho karty se objeví "Odpojit od kanálu": odebere ten pokoj pouze z tohoto kanálu, ostatních kanálů ani cen se nedotkne.

Krok 3 — Mapování cenových plánů (Rate Plans)

Každý řádek karty pokoje je strava s vlastním cenovým plánem. Na kanálu mají cenové plány Vezpa formát "Typ-strava-kanál":

• pe = Pouze nocleh (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Polopenze (Half Board)
• pc = Plná penze (Full Board)

Příklad: „Double-bb-booking“ = cena se snídaní (B&B) pro typ „Double“ na Booking.com.

Krok 4 — Použít a zkontrolovat

1. Zkontroluj všechna přiřazení pokojů a Rate Planů
2. Klepni na "Použít" v liště dole na stránce
3. Počkej na výsledek: u každého řádku je uvedeno, zda se spárování povedlo
4. Zavři stránku a vrať se do aplikace Vezpa

Pokud jsi měl aktivní inzerát na Booking.com nebo Airbnb už před připojením k Vezpě, není potřeba vytvářet pokoje ručně: Vezpa umí načíst pokoje a fotografie již publikované na kanálu a automaticky je v systému vytvořit.

Co import udělá

• Načte z kanálu název a kapacitu každého pokoje/inzerátu, který ve Vezpě ještě není, a vytvoří jej
• Stáhne již publikované fotografie a přidá je do galerie (u Airbnb do galerie pokoje, u Booking.com do galerie objektu)
• Funguje v režimu create-only: pokoje, které už ve Vezpě existují, se nemění ani neduplikují. Opětovné spuštění importu přeskočí vše, co už bylo importováno

Kde to najdeš

K dispozici pouze pro kanály Booking.com a Airbnb, a to až poté, co je kanál skutečně připojen ve OTASwitch (dokončený Channel Mapping):

• Ihned po připojení kanálu — na poslední obrazovce průvodce připojením se objeví tlačítko „Importovat pokoje a fotografie“
• Později — Aplikace Vezpa → Konfigurace → OTA kanály → rozbal kanál (Booking.com nebo Airbnb) → tlačítko „Import z OTA“

Úvodní synchronizace

Jakmile dokončíš Channel Mapping, systém spustí první synchronizaci:

• Aktuální ceny se odešlou na OTA kanál (může to trvat několik minut)
• Dostupnost se sladí: již rezervované termíny budou na kanálu uzavřené
• Restrikce (minimální délka pobytu, stop sell apod.) se zsynchronizují

Každodenní správa

Po aktivaci nemusíš dělat nic jinak než dosud:

• Změníš ceny v aplikaci Vezpa → automaticky se aktualizují na všech připojených kanálech
• Vytvoříš ruční rezervaci (telefon, walk-in) → dostupnost se aktualizuje na všech kanálech
• Přijde OTA rezervace → objeví se v kalendáři s push oznámením a ostatní kanály se aktualizují
• Zablokuješ/odblokuješ pokoj → blokace se promítne do všech kanálů

OTA rezervace v kalendáři

Rezervace přicházející z OTA kanálů se v kalendáři zobrazují jinou barvou pro každý kanál:

• Booking.com — tmavě modrá
• Airbnb — růžová
• Expedia — žlutá
• VRBO — modrá
• Agoda — světle modrá

OTA rezervace nelze zrušit z aplikace — storno musí proběhnout z portálu kanálu nebo od samotného hosta. Změny a storna z portálu se automaticky promítnou do Vezpy.

1. Zkontroluj ceny na OTA portálu

1. Otevři OTA portál (např. Extranet Booking.com) a přejdi do sekce ceny/kalendář
2. Ověř, že ceny odpovídají těm nastaveným ve Vezpě (se zohledněním procentuálního rozdílu, pokud je nastaven)
3. Zkontroluj různé termíny: dnes, příští týden, příští měsíc

2. Zkontroluj dostupnost

1. Pokud máš ve Vezpě již rezervované pokoje, ověř, že jsou na OTA kanálu ve stejných termínech uzavřené/nedostupné
2. Pokud máš ručně zablokované termíny, ověř, že jsou zablokované i na kanálu

3. Proveď zkušební změnu

1. V aplikaci Vezpa změň cenu jednoho pokoje pro budoucí termín
2. Počkej 2-3 minuty
3. Zkontroluj na OTA portálu, že se cena aktualizovala

4. Nástroje pro monitoring

V aplikaci Vezpa, v sekci Konfigurace → OTA kanály, máš u každého aktivního kanálu k dispozici:

• Ceny a dostupnost (ARR) — zobrazí, co bylo na kanál odesláno
• Detaily rezervací — seznam rezervací přijatých z kanálu
• Revenue report — statistiky tržeb podle kanálu

Když se tě OTA portál zeptá na Channel Manager, vyber toto:

Připojeno, čeká se na portál, k dokončení, ověřuje se, nepřipojeno. Stav není váš vypínač: ptáme se channel manageru, protože kanál zapnutý zde nemusí být tam skutečně propojený. Čeká se na portál znamená, že žádost odešla a chybí už jen vaše autorizace v extranetu kanálu. K dokončení znamená opak: na portál nikdy nic nedorazilo a propojení se odsud naváže za minutu. Během ověřování nabízí aplikace jen Zkusit znovu a skrývá provozní akce: poslat ceny do nejistého spojení je horší než počkat. Znovu odeslat ceny se objeví až u potvrzeného spojení.

U kanálu, který ještě není propojený — a také v náhledu a ve výsledku importu z portálu — se může objevit varovný rámeček, například s názvem «Booking.com zůstane stát, dokud to nedokončíte». Důvod: jakmile propojení na portálu potvrdíte, portál smaže vlastní kalendář a zveřejní ten z Vezpy přesně tak, jak vypadá v tu chvíli. Rámeček vypisuje, co tomu vašemu ještě chybí — ubytování v prodeji, dostupnost, ceny, měna: to jsou body, které je třeba dokončit před potvrzením, aby portál nikdy nestál.

Nic neblokuje: propojit se můžete i tak a varování vám jen pomáhá zvolit správné pořadí. Ale když se rámeček neobjeví, není to potvrzení: buď je váš kalendář už hotový, nebo údaj není k dispozici — neaktualizovaná aplikace, nepovedené čtení. Nevidět ho neznamená «všechno v pořádku».

Pokoj bez jediné ceny v prodejním období by po propojení s portálem zůstal zavřený celé období: pro dny bez ceny posílá channel manager uzavření. Proto Vezpa kanál neaktivuje a nespáruje inzerát Airbnb, dokud pokoj nemá cenu: upozornění uvede chybějící pokoje a „Přejít k nastavení“ vás zavede do Cen. Pokud chybí jen některé dny, můžete se propojit i tak – v těch dnech zůstane pokoj zavřený i na portálech.

Rámeček se ptá i na rezervace, které už na tom portálu máte: objeví se, když vidíme známky toho, že je váš inzerát tam už aktivní, a neznáme žádnou vaši budoucí rezervaci z tohoto kanálu. Je to nejdražší případ: pokud jsou ty termíny ve Vezpě volné, portál je při propojení znovu nabídne k prodeji a skončíte s druhou rezervací na stejný pokoj. Zadejte je před propojením — přes iCal kalendář portálu nebo ručně — a upozornění zmizí samo. Přes channel manager je získat nelze: doručuje jen rezervace, které přijdou po propojení.

V každé kartě kanálu je teď tlačítko «Zobrazit podrobnosti». Otevře žebřík propojení: sedm kroků, s těmi už potvrzenými, s krokem, na kterém se propojení zastavilo — s tím, co jsme přečetli a co udělat — a s tím, kdo je na řadě: «Jste na řadě», «Vezpa se o to postará» nebo «Čeká se na kanál». Najdete ho i ve stavu v ověřování, kde dříve šlo jen obnovit.

Dvě věci k zapamatování. Kroky nad tím zastaveným jsou neznámé, ne neúspěšné: prostě jsme je ještě nemohli ověřit, a neznamená to, že dopadly špatně. A je to jen náhled: otevření neposílá kanálu nic a nic nemění, takže ho můžete otevírat, kolikrát chcete.

V kartě kanálu se při připojeném Booking.comu může objevit informační rámeček s názvem «Odlišná kapacita na portálu». Vypisuje ubytování, u nichž portál uplatňuje jinou kapacitu, než je nastavená ve Vezpě: ubytování například přijímá nejvýše 2 dospělé, přestože ve Vezpě hostí 3 hosty.

Není to chyba: je to informace a rámeček je modrý záměrně. Prodej i synchronizace běží dál jako dřív; rámeček vám jen říká, že se obě čísla neshodují, abyste se to nedozvěděli až z rezervace, která se nevejde.

Vezpa to opravit nemůže. Kapacita na portálu se opravuje v extranetu Booking.comu: Vezpa ji změnit nemůže. Nehledejte to nastavení ve Vezpě: změna kapacity ubytování tady se kapacity na portálu nedotkne.

Když rámeček není vidět, není to potvrzení. Neobjeví se, když se obě kapacity shodují, ale ani když je Vezpa nedokáže z portálu přečíst — nepovedené čtení, kanál, který je neposkytuje, žádné srovnatelné ubytování. Nevidět ho tedy neznamená «všechno sedí»: pokud je pro vás nějaké číslo důležité, ověřte si ho v extranetu.

Airbnb se nepřipojuje jako ostatní čtyři kanály: nežádá kód ubytování, ale autorizaci z vašeho účtu Airbnb. V Integracích najdete jediné tlačítko, Připojit Airbnb: přenese vás na Airbnb, přihlásíte se, autorizujete a vrátíte se s kódem, který vložíte. Odtud vidíte své inzeráty a propojíte je se svými pokoji. Inzerát čekající na schválení na Airbnb je označen: stojí a nepřijímá rezervace, dokud ho Airbnb neschválí. Proto u Airbnb nenajdete akce ostatních kanálů: nejsou potřeba a nefungovaly by. Stejné tlačítko se objeví i během registrace, pokud zvolíte import pokojů z Airbnb.

Čtyři klasické kanály (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) mají postup ve třech krocích: žádost, přiřazení pokojů, potvrzení. Více než šedesát kanálů níže se zapne hned a jsou rozdělené na Aktivní, Dostupné, Doporučené a Ostatní.

Ne všechny portály se připojují automaticky. U některých channel manager vůbec neotevře připojení: v seznamu kanálů je poznáte podle poznámky «Bez automatického připojení» a podle tlačítka «Požádat o aktivaci» místo «Aktivovat». Napište nám a uveďte kanál: postaráme se o to a řekneme vám, co je potřeba.

Jiné kanály se připojí samy, ale vyžadují přihlašovací údaje API — uživatelské jméno, heslo nebo klíč. Vydává je portál, ne Vezpa: hledejte v jeho partnerské sekci, obvykle pod «Connectivity», «API» nebo «Channel manager». Pokud je nenajdete, požádejte o ně podporu portálu.

Srovnávače (Trivago, TripAdvisor, Google) nejsou prodejní portály: posílají návštěvníky na váš web místo aby prodávaly pokoje. Nastavují se na stejné stránce, ale ptají se jen na cenový rozdíl.

Channel manager propojuje hlavní portály — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda a desítky dynamických kanálů — ale ne každý portál komunikuje s channel managerem. Některé, jako penziony.cz nebo megaubytko.cz, přijímají pouze adresu iCal: odkaz, který zveřejňuje kalendář ubytování a který si portál sám znovu načítá v pravidelných intervalech.

Seznam svých ubytování najdete v Konfigurace → OTA kanály → iCal kalendáře.

Když přijde nová rezervace, dáme ti vědět, stejně jako u portálů připojených přes channel manager: jedno upozornění na kontrolu, ne jedno na rezervaci — pokud portál zveřejní pět najednou, upozornění je jediné a řekne, kolik jich je. Klepnutím na něj se otevře karta «Kalendář», která se mezitím už sama obnovila. Pokud je ale rezervace jen jedna, upozornění ji pojmenuje: data pobytu, k tomu jméno a počet hostů, když je portál zveřejní v kalendáři. Cenu ne, a není to naše volba: kalendář iCal žádné částky nepřenáší. Klepnutím na upozornění o jediné rezervaci se otevře přímo ta rezervace.

Dáme ti vědět i tehdy, když rezervace zmizí z portálu a my ji zrušíme. Pokud rezervace už v kalendáři portálu není, zrušíme ji stejně jako zrušení z Booking.com, i když na ní už někdo pracoval nebo pobyt už začal, a její noci se vrátí do prodeje: dostaneš upozornění podle stejného pravidla jako u nových — jedno na kontrolu, které rezervaci pojmenuje, pokud je jen jedna, a řekne, kolik jich je, pokud jich je víc — a stejné oznámení zůstane v «Přehled akcí». Klepnutím na něj se otevře karta «Kalendář», kde vidíš noci, které jsou znovu volné. Případy, které sami uzavřít nemůžeme, touto cestou nejdou: skončí v «K rozhodnutí», s vlastním upozorněním.

První načtení právě připojeného kalendáře je němé, a je to záměr. První kolo nepřináší jednu rezervaci: přináší celou historii portálu najednou, a upozorňovat na každou by znamenalo příval upozornění v den, kdy kalendář připojíš. Upozornění začínají od další kontroly, tedy od chvíle, kdy je rezervace opravdu novinkou.

Zveřejnění ubytování

Klepněte na «Zveřejnit» u ubytování, které chcete sdílet: stránka vygeneruje dva odkazy.

Kopírování a použití odkazu

Vedle každého odkazu je tlačítko kopírování. Základní odkaz vložte do pole «iCal URL» (nebo «Importovat kalendář») portálu; úplný odkaz vložte do svého osobního kalendáře pomocí funkce «Přidat přes URL». Portál si kalendář sám znovu načítá v pravidelných intervalech: později jej není třeba znovu vkládat.

Obnovení klíče

Tlačítko obnovení vedle každého odkazu vytvoří nový klíč a okamžitě vypne ten předchozí: kdo měl starý odkaz, přestane číst kalendář. Použijte jej, pokud máte podezření, že se odkaz dostal k nepovolané osobě, nebo pokud jste přestali s portálem spolupracovat. Obnovení základního odkazu neovlivní úplný odkaz, a naopak.

Číst z jiných portálů

Můžete jít i opačnou cestou: číst kalendář portálu, který nejde přes channel manager. Na stejné stránce pod každým ubytováním najdete blok «Číst z jiných portálů».

Na portálu najděte adresu jeho iCal kalendáře — obvykle pod položkou jako «Export calendar», «iCal export» nebo «Calendar URL» — a zkopírujte ji. Ve Vezpa klepněte na «Přidat kalendář» a vyplňte «Název portálu» a «Adresa kalendáře (.ics)»: od té chvíle ho čteme za vás.

Pokud rezervace zmizí z kalendáře portálu, zrušíme ji, a pokud portál změní její termín, změníme ho i ve Vezpa: stejně jako u Booking.com, i když jste na ní už pracovali (registrovaní hosté, platby, poplatek, ruční úpravy). Strava a ceny, které jste nastavili, zůstanou u nocí, které se nemění. Pokud naopak portál náhle vrátí prázdný kalendář, nic nerušíme a přesto vás upozorníme: obvykle to znamená, že spojení vypršelo nebo je portál resetoval, ne že rezervace opravdu zmizely.

Rezervace, která přijde na již prodané termíny, nic nepřepiše: skončí v řádku Výjimky kalendáře, abyste ji viděli a sami rozhodli, jak konflikt vyřešit.

Pokud jste pro tato data už ručně zadali rezervace tohoto portálu, je normální, že je po prvním propojení najdete mezi Výjimkami: jde o stejnou rezervaci viděnou dvakrát — tu zadanou ručně a tu právě načtenou z kalendáře — stačí ponechat jednu.

Propojený kalendář můžete kdykoli deaktivovat nebo odstranit: již importované rezervace zůstávají tam, kde jsou, neodstraní se.

Kalendář .ics umí říct jedinou věc: obsazeno ode dne do dne. Neříká, kolik pokojů zbývá volných, nenese ceny, nic nepotvrzuje a nemá ani způsob, jak říct «tato rezervace byla zrušena»: řádek prostě už není. Je to pomalejší a slepější propojení než channel manager, a zvolit ho znamená výměnu: dosáhnete na portál, který by jinak zůstal stranou, a výměnou se vzdáte všeho ostatního.

Není to okamžité, je to načasované. Každý propojený kalendář čteme každou půlhodinu: až třicet minut rezervace právě přijatá na portálu pro nás ještě neexistuje a ty noci vypadají volně. S channel managerem rezervace dorazí ve chvíli, kdy vznikne.

Prázdný kalendář je dvojznačný a zůstává jím. Když portál odpoví kalendářem bez jediné obsazenosti, obě možná vysvětlení — «všechno zrušili» a «propojení se přetrhlo» — dají naprosto stejný soubor a my je nemáme jak rozlišit. Proto nic nerušíme a ptáme se vás, protože vy můžete portál otevřít.

U jediné jednotky tohle není vzácný případ, ale běžný. Pokud je v kalendáři jediná rezervace a portál ji odebere, ten kalendář se vyprázdní: je to přesně ta dvojznačná situace shora a rozhodnutí je pokaždé na vás. U více propojených ubytování se to stává méně často, protože stačí jiná rezervace, aby kalendář zůstal zaplněný.

Zrušení na portálu případ neuzavře. Pokud rezervace skončila v «K rozhodnutí», z portálu už odebrána byla — právě proto jsme se vás zeptali. Odebrat ji znovu nic nezmění: případ se uzavírá z Vezpy, jedním ze dvou tlačítek.

Uzavřené termíny, pokud je portál zveřejňuje. Některé portály exportují do kalendáře i termíny, které jste uzavřeli, nejen rezervace — často je to zaškrtávátko, které se zapíná v jejich vlastním nastavení. Když přijdou, Vezpa je bere jako uzávěry: ty noci v kalendáři vycházejí jako uzavřené, nestanou se z nich rezervace. Pokud už byla některá z těch nocí prodaná, zůstává hostovi a vy dostanete upozornění. Pokud vám portál později pošle rezervaci přesně na ty termíny, rezervace má přednost a noc se sama znovu otevře; rezervace, kterou zadáte ručně, naproti tomu nic nepřeskočí: na noci uzavřené portálem musíte nejdřív uzávěr odebrat v kalendáři, tlačítkem «Smazat blokaci».

Nic z toho není výmluva: je to popis nástroje, který má legitimní použití — portály, na které channel manager nedosáhne — a který se má používat s vědomím, co umí a co ne. Pokud portál, o který vám jde, mluví s channel managerem, propojte ho odtud: ta cesta je rychlejší a nemá žádnou z těchto nejednoznačností.

Kalendář každého propojeného portálu čteme každou půlhodinu a zacházíme s ním jako s kanálem typu Booking.com: pokud rezervace z toho kalendáře zmizí, zrušíme ji, a pokud se změní její termín, změníme ho, i když jste na ní už pracovali nebo je host už ubytovaný. Ale «zmizela» neznamená vždy «zrušena»: kalendář může přijít prázdný, protože klíč vypršel nebo protože měl portál výpadek, a zrušit v tu chvíli by byla katastrofa. Případy, které nemůžeme uzavřít sami, skončí v seznamu, který čeká na vás: «K rozhodnutí».

Najdete jej v horní části Konfigurace → OTA kanály → iCal kalendáře a objeví se jen tehdy, když opravdu něco čeká. Dostanete se tam i klepnutím na oznámení, které vás žádá o ověření rezervací.

Co se stane, když neuděláte nic

• Kalendář portálu přišel úplně prázdný. Nic nezrušíme, dokud ten kalendář znovu neodpoví, ať projde kolik chce aktualizací: termíny zůstávají obsazené.
• Portál stále odpovídá, ale více než polovina známých rezervací zmizela naráz. Tentokrát nerušíme nic; pokud bude chybět i při příštím načtení, bude zrušena.

Starší řádky mohou nést obecný důvod — označené dřív, než jsme začali zaznamenávat proč. Tam neslibujeme nic: podívejte se na portál. A pokud pod jménem čtete «Bez přiřazeného ubytování», ta rezervace nepřistála v žádném ubytování a žije v řádku Výjimky kalendáře.

Dvě akce

• «Ponechat» — nic nemění. Rezervace zůstane přesně tak, jak je, a případ zmizí ze seznamu; pokud portál na té rezervaci znovu něco změní, případ se vrátí.
• «Přijmout zrušení» — rezervace se zruší tak, jak to dělá kanál: řádek zůstane v historii označený jako zrušený, součty jdou na nulu a noci se znovu uvolní.

«Ponechané mnou»: rozhodnutí lze vzít zpět

Když stisknete «Ponechat», rezervace nezmizí: přejde do druhého pohledu seznamu, «Ponechané mnou», který otevřete přepínačem v horní části sekce. Tam zůstane, dokud pobyt neskončí, a nese jediné tlačítko: «Přesto ji zrušit», které udělá přesně to, co by udělalo «Přijmout zrušení». Je to jediný způsob, jak můžete zrušit rezervaci přišlou z portálu: běžné zrušení na kartě rezervace ji odmítne a odebrat ji znovu na portálu nepomůže — odtud už odebrána byla, a právě proto jsme se vás zeptali.

Kdo může rozhodovat

Obě tlačítka jsou vyhrazena manažerovi a asistentovi, tedy těm, kdo dostávají oznámení. Ostatní role, které se na stránku dostanou, vidí seznam i důvody, ale místo tlačítek si přečtou, čí je rozhodnutí. Pozorovatel se na tuto stránku nedostane.

Když propojujete první kanál — Booking.com, Expedii, Agodu, VRBO nebo některý z dalších kanálů, případně Airbnb — otevře se před propojením obrazovka «Období prodeje». Zeptá se, od kdy chcete prodávat, a poté uzavře noci, které se prodávat nesmějí. U dalších kanálů, jakmile je období prodeje zvolené, se stejná obrazovka vrací jako připomenutí: ukáže, v jakém období už prodáváte, a vy ho potvrdíte nebo klepnete na «Změnit». «Změnit» začne od platného období a už blokované noci znovu neotevře: pokud mezi nimi jsou noci s cenou, obrazovka vám to řekne a otevřete je v sekci «Kalendář». Volba platí pro celé ubytování, ne pro jeden kanál. Změna procentního rozdílu už aktivního kanálu ji nezobrazí.

• «Prodávat od»: Vezpa navrhne první den s cenou od zítřka a vy ho můžete změnit. Noci před tímto datem se uzavřou, i když mají cenu.
• V rámci období se noci bez ceny uzavřou: noc se prodává, jen když má cenu.
• Kalendář s pevným rokem: zeptá se i na «Prodávat do». Limit zveřejnění se pak stane 10. lednem následujícího roku (nikdy dál než asi dva roky od dneška, nikdy kratší než dosavadní). Dny mezi vaším koncovým datem a tímto limitem zůstanou uzavřené; když je znovu otevřete z «Kalendář», zveřejní se okamžitě.
• Průběžný kalendář: konec se nezjišťuje. Limit se každou noc prodlouží sám.

Před potvrzením tlačítkem «Zavřít a pokračovat» uvidíte pro každý pokoj náhled: kolik nocí se uzavře a proč. Rezervované noci a noci v údržbě se nikdy nedotknou.

Pokud jsou v období noci bez ceny, list to ukáže oranžově: na portálu zůstanou zavřené. Tlačítkem „Přejít na Ceny“ propojení odložíte a nejdřív nastavíte ceny; pokud žádný pokoj nemá cenu, Vezpa kanál nepropojí.

Nic není definitivní. Uzavřené noci jsou blokace stejné jako ty, které děláte ručně, a znovu je otevřete z «Kalendář» pomocí «Obnovit dostupnost».

Při přiřazení vybíráte pro každý pokoj a každé stravování odpovídající sazbu na portálu. Když stisknete Použít, odešleme přiřazení portálu spolu se startovní cenou a od té chvíle může kanál prodávat.

Pokoj bez přiřazení není chyba: prostě se na tom kanálu nedostane do prodeje. Na konci vám souhrnná obrazovka vypíše ubytování, která zůstala mimo, abyste věděli, co chybí. Přiřazení můžete dokončit, kdykoli budete chtít, jejich opětovným otevřením ze stránky kanálů.

Pokud některý řádek neprojde, najdete ho označený červeně pod stravováním, ke kterému patří, i s důvodem: opravte ten a zkuste to znovu. Co už prošlo, zůstává, jak je.

Každý pokoj prodávaný na portálu má identifikátor, kterým jej portál označuje, když posílá rezervaci. Pokud tento identifikátor není zapsán na správném pokoji, mohou rezervace končit ve špatném ubytování: stává se to především těm, kdo pokoje vytvořili před propojením kanálu, protože kód portálu Vezpě nic neříká. Obrazovka «Propojit pokoje» dá věci do pořádku: otevřete ji stejnojmenným tlačítkem z Konfigurace → OTA kanály, uvnitř sekce kanálu (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Funkce je vyhrazena manažerovi.

Systém navrhuje, vy potvrzujete

Tam, kde už přijaté rezervace dávají dostatek důkazů, najdete v «Návrhy k potvrzení» navržené přiřazení. U každého návrhu vidíte, jak je jistý (silná, střední nebo slabá shoda), důvody — cena, kapacita, název — a zvážené a zamítnuté alternativy, každou s vysvětlením proč. Nic není předvybráno: žádný kód se nezapíše, dokud nepotvrdíte tlačítkem «Uložit propojení (n)».

Vždy to jde ručně

I bez návrhů — žádné rezervace nebo příliš slabé signály («K ručnímu propojení») — máte před sebou dva seznamy k párování: pokoje portálu s jejich důkazy (viděné rezervace, data, hosté, průměrná cena za noc) a v «Vaše pokoje» vaše pokoje s kapacitou, základní cenou a přítomným či chybějícím kódem.

Změna nebo odpojení propojení

V «Již propojené (n)» najdete existující propojení: «Vybrat jiný pokoj» přesune propojení na jiný pokoj, «Odpojit» jej odstraní a uvolní pokoj portálu, který tak lze propojit s jiným typem pokoje. Před potvrzením vždy vidíte, ze kterého pokoje bude kód odstraněn. Zaškrtnutí «Přepsat stávající kódy» slouží k nahrazení existujícího kódu: bez něj se pokoje, které už nesou jiný kód, nemění. Pokoje označené jako «již automaticky rozpoznán» (spárované podle názvu nebo typu) tlačítko změny nemají: tam by kód nic nerozhodoval.

Uvažuje se podle typu pokoje, ne podle jednotlivého ubytování

Portál neprodává «pokoj 3»: prodává «dvoulůžkový». Propojení proto platí pro všechna ubytování daného typu, a právě proto rezervace najde volné ubytování, i když je první obsazené. Výjimkou jsou objekty, kde se každá jednotka prodává zvlášť: tam se propojení týká jednotlivé jednotky.

Kontrolní pohled

Dole na obrazovce u každého pokoje portálu vidíte, do kterého pokoje Vezpa přicházejí jeho rezervace; a v seznamu vašich pokojů vidíte, které jsou ještě nepokryté, tedy bez kódu portálu.

Pokud je vaše ubytování už na portálu, není co přepisovat: zeptáme se kanálu, co o vás ví. V Konfigurace → OTA kanály klepněte na «Vytvořte ubytování podle portálu».

Jak to funguje, krok za krokem

1. Zadejte jen číslo do pole «Číslo ubytování na portálu». Na Booking.com ho najdete v extranetu, vedle názvu ubytování, nahoře (ID ubytování / Hotel ID). Nic jiného: žádné heslo, žádný seznam pokojů.
2. Zaregistrujeme ubytování u channel managera a požádáme o propojení. To je ta žádost, kterou pak schválíte ve svém extranetu.
3. Klepněte na «Načíst z kanálu». Načteme pokoje, kapacity, stravování a fotografie.
4. Prohlédnete si náhled: «Tohle by se vytvořilo», s Pokoji, Stravováním, Fotografiemi, Propojením pokojů a Rozdíly ke kontrole.
5. Potvrdíte tlačítkem «Vytvořit vše». Teprve teď něco vznikne — a každou hodnotu lze upravit i potom.

Propojení se rozběhne, až když ho povolíte vy

Po odeslání žádosti registrace u channel manageru pokračuje sama, ale portál nám nic nepošle, dokud propojení nepovolíte z jeho extranetu: na Booking.com vyberte OTASwitch jako Channel manager; na Airbnb přijměte žádost o propojení. Dokud to neuděláte, je normální, že žádné ubytování nedorazí. A volba vás nesvazuje: mezitím můžete ubytování vytvářet ručně — až inzeráty dorazí, sami rozhodnete, zda je vytvořit jako nová, nebo je propojit s vašimi.

Pokoje vznikají jako koncepty k revizi

Vytvořené pokoje nejdou hned do prodeje: vznikají vyloučené z portálů, abyste v klidu doplnili ceny a podrobnosti. Až budou hotové, vyloučení zrušíte a jdou do prodeje. Pokoje, které už ve Vezpě byly, se nemění ani neduplikují.

«Inzeráty bez shody»: vytvořit je jako nové, nebo je propojit s vašimi?

Pokud má portál inzeráty, které neodpovídají žádnému z vašich ubytování, a vy máte ubytování dosud nepropojená s tímto kanálem, náhled se zastaví a zeptá se vás, než se cokoli vytvoří: vytvořit inzeráty jako nová ubytování, nebo je propojit s ubytováními, která už máte. Pokud je vytvoříte jako nové, můžete skončit se dvěma ubytováními pro stejný apartmán; pokud je propojíte, portál se naváže na ubytování, která už máte. Názvy se nemusí shodovat: portálu jde o propojení, ne o to, jak svá ubytování nazýváte.

Dvě různá čekání, a ani jedno není chyba

• Schválení propojení: obvykle stačí 5–10 minut; některým kanálům to může trvat hodiny nebo dny. Není to pevná ani zaručená doba a schvaluje portál, ne Vezpa. Nemusíte zůstávat na obrazovce: žádost běží dál a můžete se vrátit, kdy chcete.
• Propojení pokojů po odeslání cen: když cenové plány právě vznikly, kanál obvykle potřebuje 1–2 minuty, aby je svázal s pokoji. Když čtete «Zkuste to za pár minut znovu», je to přesně čekání: co už bylo vytvořeno, se neduplikuje.

Když chybí údaje o ubytování

K registraci ubytování channel manager vyžaduje několik údajů: název, adresu, e-mail, telefon a polohu na mapě. Pokud jeden chybí, registrace se nespustí — a aplikace vám je vypíše jeden po druhém, s tlačítkem «Zobrazit chybějící údaje». Zavede vás na Údaje o ubytování, kde je doplníte všechny najednou; jakmile nic nechybí, žádost se rozjede sama a jste tam, kde jste skončili.

«Toto ubytování je již propojeno s jiným propojením channel managera»

Číslo, které jste zadali, je správné. Ubytování na portálu stále visí na dřívějším propojení channel managera: na jiném ubytování nebo starém účtu. To propojení je nutné nejprve zrušit; dokud zůstane aktivní, každý nový pokus dopadne stejně. Opakovat pokus bez jeho zrušení nic nezmění.

Kapacita pokoje u channel managera

U channel managera je pokoj jeden jediný, sdílený všemi propojenými portály. Jeho kapacita je největší z míst, která prodávají jednotlivé portály: může tedy převyšovat kapacitu jednoho portálu, a je to tak v pořádku — každý portál dál prodává na počet míst, který zná. Pokud to číslo nesedí s žádným z propojených portálů, stojí za ruční pohled.

Ceny na OTA kanálu se neaktualizují

• Ověř, že jsi dokončil Channel Mapping (pokoje I Rate Plany)
• Zkontroluj, že je kanál v aplikaci Vezpa označen jako „Aktivní“ (Konfigurace → OTA kanály)
• Po změně cen počkej alespoň 5-10 minut — šíření není na všech kanálech okamžité
• Na OTA portálu ověř, že jsi vybral správný Channel Manager (OTASwitch)

OTA rezervace nepřicházejí do kalendáře

• Ověř, že je kanál aktivní a namapovaný
• Zkontroluj, že jsou na telefonu zapnutá push oznámení
• Zkus ruční obnovení kalendáře (přetáhni směrem dolů)
• Pokud rezervace přišla do řádku „Výjimky“, znamená to, že v přiřazeném pokoji nebyla dostupnost — kontaktuj podporu pro vyřešení

Overbooking (dvojí rezervace stejného pokoje)

• Nejčastější příčina: chybné mapování — pokoj ve Vezpě byl přiřazen ke špatnému pokoji na OTA kanálu
• Další příčina: Channel Manager nebyl vybrán na OTA portálu, takže kanál nedostával aktualizace dostupnosti
• Řešení: oprav mapování, ověř výběr CM na portálu a pokud problém přetrvává, kontaktuj podporu

Channel Mapping nezobrazuje pokoje OTA kanálu

• U Booking.com, Expedia a Agoda: ověř, že jsi zadal správné přihlašovací údaje k portálu
• Ověř, že jsou pokoje na OTA portálu aktivní a publikované (nikoli v konceptu)
• Ověř, že byl na OTA portálu vybrán Channel Manager (bez tohoto kroku systém nedokáže pokoje načíst)

Kanál je ve stavu „Čeká na aktivaci“

• Pokud kanál nedorazí ani do této fáze, zkontrolujte nejprve výsledek registrace: aplikace vám řekne, zda je problém na naší straně, nebo zda je něco k opravě
• Znamená to, že žádost byla odeslána, ale chybí schválení na OTA portálu
• Přihlas se do portálu kanálu a dokonči schvalovací postup (viz konkrétní pokyny pro každý kanál výše)
• Některé kanály (VRBO) mohou k dokončení aktivace potřebovat až 5 pracovních dní
• V aplikaci najdeš během čekání sekci «Jak autorizovat» s rychlými kroky pro daný kanál a můžeš zvolit pokračovat ručně: OTA připojíš později, až bude autorizace dokončena

Rezervace z portálu končí ve špatném ubytování

• Stává se to téměř vždy, když byly pokoje vytvořeny před propojením kanálu: kód portálu není zapsán na správném pokoji
• Otevřete «Propojit pokoje» ze sekce kanálu a potvrďte nebo opravte přiřazení
• Už přijaté rezervace se nepřesouvají: propojení opravuje ty příští