Průvodce rezervacemi

Sekce Rezervace sdružuje tři nástroje, přístupné přes záložky nahoře:

• Pokoje — stav úklidu a obsazenost pokojů pro vybraný den
• Rezervace (výchozí) — seznam všech rezervací s filtry a vyhledáváním
• Hosté — vyhledávání v historii hostů ubytování

Zobrazuje stav každého pokoje pro konkrétní datum. Nahoře najdete volič data (výchozí dnes).

Pro každý pokoj vidíte:

• Název nebo číslo pokoje
• Stav obsazenosti: volný, obsazený, přijíždějící, odjíždějící
• Aktuální stav úklidu
• Jméno hosta (pokud je obsazený)

Klepněte na pokoj pro zobrazení detailu a změnu stavu.

Nástěnky úseků

Každý pokoj nese také ikonu, která na první pohled ukáže jeho stav, bez čtení: koště, když je třeba uklidit — má přednost přede vším ostatním, protože je to jediné, kde je nutné zasáhnout — zelená fajfka, když je pokoj volný a uklizený, postel, když je obsazený, a šipky pro příjezd, odjezd a výměnu tentýž den, zákazová značka, když je uzavřený pro prodej, a nářadí, když stojí kvůli práci.

Každý pokoj má dvě textová pole: jedno píše hospodyně, druhé recepce. Žárovka k výměně nebo přistýlka k připraveí nemají odpověď — musí jen zůstat na očích, dokud se toho někdo neujme. Pod každou poznámkou je vždy datum a čas, kdy byla napsána.

Pravidla jsou jednoduchá:

• Vlastní poznámku píšete, upravujete a mažete, kdykoli chcete.
• Hotovo může nastavit kdokoli, kdo poznámku vidí, i ten, kdo ji napsal: když něco nahlásíte a pak to sami vyřešíte, uzavřete to bez smazání řádku a stopa toho, co bylo uděláno, zůstane.

«Nerušit» a čas příjezdu

Když host požádá, aby nebyl rušen, otevřete kartu pokoje a klepněte na „Nerušit" pro dnešek. Na kartě pokoje se objeví tmavý štítek «Nerušit», viditelný i při posouvání seznamu, a hospodyně ho vidí na své kartě: pokoj vypadne z úklidového kola. Pokud host změní názor, ve stejném listu se volba změní na Zrušit „Nerušit".

Platí jen pro dnešek: zítra se pokoj vrátí do kola sám, aniž by ho musel kdokoli rušit. V den příjezdu ukazuje řádek hosta také nahlášený čas příjezdu, vedle ikony hodin.

Každé ubytování má jeden ze čtyř stavů úklidu. Ukazuje ho řádek pod názvem pokoje a za ním jméno toho, komu byl dnes úklid přidělen, pokud někdo je:

V kartě pokoje vybírá řada čtyř tlačítek stav jedním klepnutím. Pod ní je «Přiřadit…», kterým vyberete, kdo dnes uklízí, mezi uživateli s rolí Hospodyně: přidělení platí jen pro dnešek — zítra je pokoj třeba přidělit znovu — a «Žádný» ho odebere. Pokud tuto roli nemá žádný uživatel, list to oznámí a ukáže, kde ho přidat.

Seznam zobrazuje všechny rezervace ubytování. Každá karta obsahuje:

• Jméno hosta
• Data check-in a check-out
• Přidělený pokoj
• OTA kanál s charakteristickou barvou
• Stav rezervace

Klepněte na kartu pro otevření úplného detailu rezervace.

Seznam rezervací nabízí několik filtrů, které lze kombinovat:

Pobyt v období

V listu «Filtry», před «Datum příjezdu», je sekce «Pobyt v období». Dvě tlačítka «Od» a «Do» otevírají stejný kalendář, ve kterém vyberete začátek i konec najednou. Filtr ponechá hosty, kteří tu spí alespoň jednu noc mezi oběma daty, i když přijedou dříve nebo odjedou později: odpovídá na otázku «kdo je ten týden v domě?».

Není to totéž jako «Datum příjezdu» a «Datum odjezdu», které ponechají jen příjezdy nebo odjezdy v intervalu. Po «Použít» se filtr objeví mezi štítky dole pod seznamem jako «Pobyt v období», s daty, a odebere se svým křížkem jako ostatní.

Typ a stravování

V listu «Filtry», hned před «Pobyt v období», jsou dvě sekce s tlačítky k ťuknutí: «Typ» a «Stravování». Můžete zapnout jedno nebo více: s více typy seznam ponechá rezervace s kterýmkoli z vybraných a totéž platí pro stravování. Tlačítka ukazují jen typy ubytování vašeho objektu a druhy stravování, které jste skutečně prodali; sekce, která by měla jedinou položku, se nezobrazí.

Typ se dívá na ubytovací jednotky rezervace: rezervace se dvěma jednotkami různého typu se objeví u obou. Po «Použít» se filtr ukáže mezi dlaždicemi dole na obrazovce jako «Typ» nebo «Stravování» s hodnotou a odstraní se svým křížkem jako ostatní. Platí i pro «Exportovat seznam»: soubor obsahuje jen vyfiltrované rezervace.

Export a tisk seznamu

«Exportovat seznam» v horní liště (nebo v nabídce se třemi tečkami, když v liště není místo) otevře list se čtyřmi volbami: CSV, Excel, PDF a «Tisk». Exportují se přesně rezervace, které vidíte, s aktivními filtry — včetně hledání — a všemi řádky výsledku, ne jen zobrazená stránka.

Částky jsou v měně ubytování, s kódem v záhlaví sloupce. Soubor připraví server a otevře se v nabídce sdílení zařízení: odtud ho uložíte nebo odešlete. Nad 10 000 rezervací se export nespustí a požádá vás o zúžení filtrů, například na kratší období.

Výběr více rezervací

Dlouhé podržení na rezervaci nebo tlačítko «Vybrat» v horní liště (nebo v nabídce se třemi tečkami) zapne vícenásobný výběr. Každá karta ukáže zaškrtávací políčko a ťuknutí ho zaškrtne místo otevření rezervace; výběr zůstane i při změně stránky. Dole se objeví lišta, která počítá vybrané — například «5 vybraných» — se třemi tlačítky:

Štítky patří k jednomu objektu: pokud jich máte víc, nejdřív jeden vyberte ve výběru nad seznamem, jinak list ukáže jen upozornění «Štítky patří k jednomu objektu. Vyberte konkrétní objekt, abyste mohli filtrovat podle štítku.». Hromadné rušení ani hromadný check-in záměrně neexistují: dělají se po jedné rezervaci, z její karty.

Klepnutím na rezervaci otevřete úplný detail s: údaji hosta, daty, pokojem, stravovacím plánem, celkovými částkami a platbami, OTA kanálem, stavem.

Akce pro přímé rezervace

• Změna dat, změna pokoje, změna stravování
• Zrušení
• Správa poplatků a plateb
• Check-in / Check-out

Akce pro OTA rezervace

• Změna dat (pouze prodloužení — přidání noci)
• Zobrazení detailu
• No-show, předčasný check-out

Rezervace z portálů se odsud nerušejí

Rezervaci, která přišla z portálu, lze otevřít, přečíst a prodloužit (přidat noci), ale z aplikace ji nelze zrušit ani zkrátit: zrušení se provede na portálu a synchronizuje se automaticky. Přímé rezervace — Telefon, Agentura, Walk-IN, E-mail, Přímo / web, Stálý host, Booking Engine — se rušejí normálně.

Záložka Hosté vám umožní vyhledávat v historii všech hostů, kteří byli ubytováni.

Při prázdném vyhledávacím poli seznam ukazuje nedávné hosty. Chcete-li najít někoho jiného, hledejte podle příjmení nebo telefonu a potvrďte. Klepnutím na hosta otevřete jeho úplnou kartu.

Pod jménem zelený štítek počítá pobyty u vás: «1 pobyt» pro toho, kdo přijel jednou, a od dvou výš «Stálý host · 3 pobyty». Vezpa to spočítá sám z historie: není co nastavovat ani ručně zaškrtávat.

Vedle štítku se zobrazuje také hvězdička «VIP» u hostů označených jako VIP a jejich barevné štítky.

Filtrování hostů

Pod vyhledávacím polem je řada filtrů:

• «VIP» — jen hosté označení jako VIP.
• «Stálý host» — jen ti, kdo mají aspoň dva pobyty.
• «Štítek» — nabídka se štítky hostů; «Vše» filtr zruší. Objeví se, jakmile existuje aspoň jeden štítek.
• «Státní příslušnost» — napište zemi; «Vše» filtr zruší.

Filtry pracují s nedávnými hosty (až několik set), ne s celým archivem: hosta z dávné doby najdete hledáním podle příjmení nebo telefonu.

Jak hosta označit jako VIP a přidat mu štítky, vysvětluje Průvodce historií klientů.

Klepnutím na hosta otevřete kompletní historii jeho pobytů: chronologický seznam s daty, pokojem, kanálem a celkovou částkou za každý pobyt.

Užitečné pro:

• Rozpoznání pravidelných hostů
• Kontrolu preferencí (preferovaný pokoj, stravování)
• Kontrolu historie plateb

Ze záložky Rezervace klepněte na tlačítko + (FAB vpravo dole) pro vytvoření nové rezervace.

1. Vyberte data
   Zvolte check-in a check-out z voliče data.
2. Zkontrolujte dostupnost
   Systém automaticky zkontroluje dostupné pokoje.
3. Vyplňte údaje hosta
   Automatické doplňování prohledává historii hostů: pokud host již byl ubytován, údaje jsou předvyplněny. Ve formuláři najdete také «Kanál» (Telefon, Agentura, Walk-IN, E-mail, Přímo / web nebo Stálý host) a «Jazyk hosta». «Jazyk hosta» určuje, v jakém jazyce odcházejí e-maily a zprávy, a nabízí všechny jazyky: nejdřív jazyk vašeho ubytování, pak ostatní v abecedním pořadí: ponecháte-li «Automaticky», Vezpa použije jazyk, ve kterém host rezervoval na portálu, poté jazyk jeho země a nakonec jazyk ubytování. Pokud e-mail v tomto jazyce neexistuje, odejde v angličtině.
4. Vyberte pokoj a stravování
   Zvolte pokoj a typ stravování. Má-li pokoj v těchto dnech uzavřený příjezd nebo odjezd («Dny příjezdu a odjezdu» v cenících), objeví se oranžový štítek «Příjezd uzavřen» nebo «Odjezd uzavřen»: rezervovat ho lze i tak, je to upozornění, ne blokace.
5. Potvrďte
   Rezervace je vytvořena a kalendář se aktualizuje.

Když rezervace vznikne bez ubytování

Může se stát, že právě vytvořená rezervace zůstane bez fyzického ubytování, které by šlo přiřadit: pak ji najdete v řádku Výjimky v kalendáři. Nemusíte si toho všimnout sami — ihned odchází upozornění Manažerovi, Asistentovi a Uživateli (recepci), e-mailem v jazyce každého z nich s přímým odkazem na rezervaci a jako push oznámení. Totéž platí, když rezervaci bez pokrytí nechá změna z kanálu OTA nebo přidaný pokoj. Podrobnosti najdete v průvodci Kalendářem.

Kromě okamžité rezervace můžete vytvořit obchodní nabídku — nabídku s termínem, do kterého musí klient potvrdit a zaplatit.

Jak to funguje

1. Vytvořte rezervaci jako obvykle
   Vyberte data, pokoj, stravování a vyplňte údaje klienta.
2. Klepněte na „Vytvořit nabídku“
   Místo „Potvrdit rezervaci“ klepněte na tlačítko Vytvořit nabídku pod ním.
3. Zvolte termín platnosti
   Otevře se výběr data, kde určíte, do kdy musí klient potvrdit. Ve výchozím nastavení systém navrhuje den před check-inem.
4. Potvrďte
   Rezervace se vytvoří s nastaveným termínem. Pokoj je blokován až do jeho vypršení.

Co se stane po vypršení termínu

• V den vypršení termínu obdrží klient připomínkový e-mail s odkazem na platbu.
• Po vypršení termínu je rezervace automaticky zrušena: částky vynulovány, pokoj uvolněn a klient informován e-mailem.

Pokud se cena později změní (termíny, stravování, odebraná jednotka, přepočtený poplatek), částka požadovaná do termínu se sama aktualizuje o stejný rozdíl. U zálohy zůstává stejné procento pobytu.

Den před každým termínem, v 11 hodin místního času ubytování, dostanou manažer a asistent oznámení se jménem hosta, částkou a účelem; klepnutím se otevře rezervace. Když platba dorazila nebo je rezervace přesto potvrzená, klepněte na řádek termínu a zvolte «Odebrat termín»: rezervace zůstane a termín se už nepřipomíná. Platba se tam nezaznamenává: přijatá platba se zaznamenává jako záloha.

Souhrnná stránka pro klienta

Klient obdrží odkaz na potvrzovací stránku, kde vidí souhrn rezervace s jasně viditelným termínem nabídky na tlačítku platby (např. „Proveďte platbu do pondělí 15. 6. 2026“). Postup je totožný jako u Booking Engine.

Když je host mezi „Blokovaní hosté“

Pokud je zadaný e-mail nebo telefon na seznamu „Blokovaní hosté“ ubytování, při potvrzení nebo nabídce se objeví upozornění „Blokovaný host“ s nalezeným e-mailem nebo telefonem a důvodem. Můžete ho zavřít a skončit, nebo pokračovat: „Přesto pokračovat“ a pak, ve druhém okně, „Ano, potvrdit rezervaci“. Rezervace vznikne až po druhém potvrzení.

Z historie hostů můžete vytvořit novou rezervaci s údaji hosta již předvyplněnými, aniž byste je museli znovu ručně zadávat.

Jak postupovat

1. Vyhledejte klienta
   Přejděte na kartu Klienti a vyhledejte hosta podle příjmení nebo telefonu.
2. Otevřete detail
   Klepněte na jméno klienta pro zobrazení kompletního profilu.
3. Klepněte na „Nová rezervace s tímto hostem“
   Systém automaticky zkontroluje úplnost registračních údajů podle země vašeho ubytovacího zařízení.
4. Vyberte data a potvrďte
   Zvolte check-in, check-out a pokoj jako obvykle. Jméno, příjmení, doklad, kontakty a všechny osobní údaje jsou již předvyplněny.

Ověření údajů

Před pokračováním systém ověří, zda jsou vyplněna povinná pole pro vaši zemi. Požadavky se liší podle místních předpisů.

Pokud údaje chybí, zobrazí se upozornění se seznamem chybějících polí. Přesto můžete pokračovat v rezervaci — údaje lze doplnit později při registraci hosta.

Počet rezervací a celková částka se počítají z celého filtrovaného výsledku, ne ze stránky, na kterou se díváte. U více stránek bude proto celková částka vyšší než součet viditelných karet: tak je to správně. Když změníte filtr, změní se obojí.

Rezervace a ubytovací jednotky si prohlédne více rolí, ale upravovat je lze pouze s provozní rolí.

S rolí Revenue Manager je sekce pouze pro čtení: tlačítko „Nová rezervace“ se nezobrazuje a karta ubytovací jednotky neukazuje akce úprav. Je to záměr — role slouží ke čtení poptávky a řízení cen, nikoli k pohybu s plánem.

V seznamu nese každá rezervace štítek s pokojem. Pokud ubytování není přiřazeno, ten štítek se změní na upozornění: výstražná ikona a nápis «Pokoj nepřiřazen» červeně, místo čísla. Ikona a text říkají totéž co barva, takže se to pozná i bez rozlišení červené.

Slouží k tomu, abyste rezervaci k vyřízení poznali bez otevírání. Vyřešíte to tak, že rezervaci otevřete a použijete tlačítko «Přiřadit pokoj».