Průvodce historií klientů

Historie klientů je centrální archiv všech hostů, kteří pobývali ve vašem objektu. Pokaždé, když host dokončí check-in, jeho údaje se automaticky uloží do historie, takže je máte pro budoucí pobyty vždy po ruce.

Kde historii najdete

V navigační liště aplikace klepněte na Rezervace a zvolte záložku Klienti. Otevře se obrazovka vyhledávání s textovým polem, do kterého zadáte svá kritéria.

Kritéria vyhledávání

Hosta můžete vyhledat podle několika různých kritérií. Vyhledávání je pružné a kombinované: k získání výsledků stačí zadat i jen část údaje.

Kritérium	Příklad	Výsledek
Příjmení	Ross	Rossi, Rossini, Rossetti...
Jméno	Mar	Marco, Maria, Marta...
E-mail	mario@gmail	Všichni hosté s tímto e-mailem
Telefon	339 12	Čísla, která obsahují tuto posloupnost

Jak číst výsledky

Výsledky se zobrazují jako seznam karet. Každá karta uvádí jméno a příjmení hosta, e-mail (je-li k dispozici) a počet minulých pobytů ve vašem objektu. Klepnutím na kartu otevřete kompletní profil klienta.

Klepnutím na klienta ve výsledcích vyhledávání se otevře jeho kompletní profil. Tato obrazovka shromažďuje všechny informace nashromážděné v průběhu pobytů a nabízí pohled na hosta o 360 stupních.

Osobní údaje

Horní část profilu zobrazuje osobní údaje hosta shromážděné během registrací:

• Jméno a příjmení — základní údaje hosta
• Datum narození — s uvedením věku a znamení zvěrokruhu
• Místo narození a státní příslušnost — město, region a stát
• Doklad totožnosti — typ, číslo a platnost
• E-mail a telefon — kontakty pro přímou komunikaci
• Adresa trvalého bydliště — ulice, město, PSČ a stát

Historie pobytů

Pod osobními údaji najdete kompletní seznam všech pobytů hosta ve vašem objektu, seřazený od nejnovějšího po nejstarší. Každý pobyt zobrazuje:

Informace	Popis
Data	Check-in a check-out pobytu
Pokoj/Ubytovací jednotka	Název přiděleného pokoje nebo apartmánu
Částka	Celkem zaplaceno za pobyt (pokoj + služby)
Kanál	Původ rezervace (Booking, Airbnb, Portál, Telefon atd.)
Stravování	Typ penze (nocleh, B&B, polopenze, plná penze)

Klepnutím na jednotlivý pobyt otevřete jeho kompletní detail se všemi položkami k úhradě, platbami a souvisejícími poznámkami.

Zelený štítek s pobyty

Ve výsledcích hledání pod jménem a v horní části karty klienta se zobrazuje zelený štítek s pobyty, které daná osoba ve vašem ubytování absolvovala: «1 pobyt» poprvé a od dvou výše «Stálý host · 3 pobyty». Počítá se sám, nic nenastavujete: započítávají se nezrušené a již zahájené rezervace osoby, rozpoznané podle historie, tedy včetně s ní propojených minulých rezervací. Budoucí rezervace se nezapočítá, dokud host nepřijede.

Stejná informace se objevuje i na kartě rezervace: pokud už hlavní host u vás byl, uvidíte «Stálý host · 2 předchozí pobyty», a tam stačí i jediný předchozí pobyt. Popisuje to průvodce rezervací.

VIP a štítky hosta

Pod zeleným štítkem pobytů má karta klienta tlačítko «VIP»: klepnutím ho zapnete, dalším klepnutím vypnete. Platí pro celou historii osoby: vidí ho zapnuté i pozdější rezervace, které při každém pobytu vytvářejí novou kartu. Hvězdička se objevuje také v seznamu klientů a v kartě rezervace tohoto hosta.

Vedle jsou barevné štítky hosta: preference, které si chcete pamatovat, například «vysoké patro» nebo «polštář navíc». Křížek na štítku ho odebere; «Štítek» se znaménkem + otevře list, kde vyberete existující štítek nebo vytvoříte nový pomocí «Nový štítek»: název do 30 znaků, barvu a «Přidat». I štítky platí pro celou historii a odebráním jednoho ho odeberete ze všech karet spojených s osobou.

V seznamu klientů se při prázdném hledání zobrazují nejnovější klienti a nad seznamem jsou filtry «VIP», «Stálý host», «Štítek» a «Státní příslušnost». Podrobnosti najdete v průvodci rezervacemi.

Zapínání a vypínání «VIP» a přidávání či odebírání štítků se řídí stejným oprávněním jako zápis do rezervací: kdo otevře kartu bez tohoto oprávnění, vidí hvězdičku a štítky, ale nemůže je měnit.

Narozeniny

Je-li k dispozici datum narození, systém zvýrazní narozeniny hosta. Když je host v objektu ubytován v den svých narozenin, zvláštní upozornění se objeví na stránce Vedení, takže můžete připravit dárek nebo blahopřání — drobnost, která dělá rozdíl.

Poznámky a vzpomínky

Profil klienta může obsahovat vlastní poznámky vložené personálem objektu. Poznámky použijte k zaznamenání:

• Preferencí hosta (pokoj ve vyšším patře, daleko od výtahu, polštář navíc)
• Alergií nebo potravinových intolerancí
• Opakujících se zvláštních požadavků
• Případných problémů, které nastaly v minulosti

Nová rezervace s tímto hostem

Na konci profilu najdete tlačítko „Nová rezervace s tímto hostem“. Po klepnutí na ně systém:

1. Ověří úplnost údajů
   Zkontroluje, zda jsou vyplněna všechna povinná pole pro registraci ve vaší zemi (požadavky se podle země liší: v Itálii jsou potřeba doklady, v Irsku stačí příjmení a národnost).
2. Zobrazí výsledek kontroly
   Jsou-li všechny údaje k dispozici, objeví se zelená potvrzovací zpráva. Pokud některá pole chybějí, upozornění ukáže přesně, které údaje scházejí — přesto můžete pokračovat pomocí „Rezervovat i tak“.
3. Otevře vytvoření rezervace
   Otevře se obrazovka Nová rezervace se všemi údaji hosta již předvyplněnými: jméno, příjmení, doklad, kontakty, státní příslušnost, bydliště. Nic není třeba zadávat znovu.

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení EU 2016/679, známé jako GDPR) zaručuje každé osobě právo být zapomenut: host může kdykoli požádat o výmaz svých osobních údajů z vašeho archivu.

Vezpa PMS vám umožňuje této žádosti vyhovět jednoduše a bezpečně, přímo z aplikace.

Jak při výmazu postupovat

1. Přejděte na Rezervace > Klienti a vyhledejte hosta, který žádost podal
2. Klepnutím na jeho jméno otevřete kompletní profil
3. Sjeďte úplně dolů a klepněte na tlačítko Smazat údaje podle GDPR
4. Přečtěte si souhrn toho, co bude odstraněno, a klepněte na Potvrdit výmaz

Co se maže

Tento postup odstraní ze systému všechny osobní údaje hosta:

• Jméno a příjmení — nahrazeny anonymním identifikátorem
• Datum a místo narození — odstraněny úplně
• Doklad totožnosti — typ, číslo a platnost smazány
• E-mail a telefon — odstraněny z profilu
• Adresa trvalého bydliště — smazána
• Osobní poznámky — případné zápisky o klientovi jsou vymazány

Co v systému zůstává

Aby byla zajištěna konzistence účetních a statistických dat, některé anonymizované informace se uchovávají:

• Statistické údaje — počet pobytů, celkové částky a kanály původu (bez odkazu na jméno hosta)
• Povinná hlášení — již odeslaná hlášení na Questura (italská policie) nebo na ISTAT zůstávají v archivech úřadů, jak stanoví zákon
• Účetní doklady — vystavené faktury a účtenky se uchovávají kvůli daňovým povinnostem