Průvodce Účetnictvím

Účetnictví otevřete na stránce «Přehled» tlačítkem «Účetnictví». Nahoře jsou karty «Přehled», «Vývoj», «Výkaz zisku a ztráty», «Příjmy», «Výdaje», «Dodavatelé» a «Splatnosti»: které vidí jednotlivé role, najdete v části Kdo co vidí.

Období vyberete tlačítky «Tento měsíc», «Minulý měsíc», «Letos» a «Loni». Přehled má tři dlaždice; klepnutím na jednu se otevře karta, která ji vysvětluje:

• «Zisk»: příjmy minus výdaje, červeně, když je záporný. Otevře výkaz zisku a ztráty.
• «K úhradě»: výdaje, které ještě nejsou uhrazené, a jejich počet. Otevře splatnosti.
• «Pohledávky za období»: co vzniklo ve vybraných měsících a ještě nebylo zaplaceno. Otevře příjmy.

Pod nimi je graf «Výdaje podle kategorie» a «Nejbližší splatnosti».

Nahoře jsou tři čísla, příjmy, výdaje a zisk roku, se změnou oproti předchozímu roku, pokud je s čím srovnávat. Graf ukazuje pro každé období sloupec příjmů a sloupec výdajů a nad nimi čáru zisku.

«Měsíc», «Čtvrtletí» a «Rok» mění krok grafu, šipky mění rok. Když klepnete na jednu nebo více kategorií, graf ukáže jen jejich výdaje: zisk zůstává skutečný, příjmy minus všechny výdaje. «Seskupené» dá výdaje do jednoho sloupce, «Jednotlivě» je rozdělí podle kategorií.

Tabulka s obdobími ve sloupcích (na telefonu se posouvá do strany) a s těmito řádky:

• «Příjmy»: rozbalí se podle položek, tedy podle typu pokoje, oddělení pokladny a Wellness;
• «Výdaje»: rozbalí se podle kategorií;
• «Zisk», zvýrazněný;
• «Provize OTA (mimo zisk)», když existují faktury za provize (viz Provize OTA);
• «Zisk předchozího roku», pro srovnání.

Nad tabulkou se zobrazují upozornění na čísla ke kontrole: výdaje bez DPH, platby nad celkovou částkou rezervace (položka «Přebytek», obvykle nezaznamenaná refundace), pobyty rozdělené mezi více společností.

• Počítají se jen přijaté platby: zálohy a doplatky rezervací, zaplacené prodeje pokladny a Wellness. Karta složená jako záruka není příjem, dokud ji nezatížíte.
• Počítají se v měsíci, kam patří: ubytování se dělí noc po noci, takže pobyt od 30. dubna do 3. května dá jednu noc dubnu a dvě květnu.
• Poplatek z pobytu zůstává mimo: vybíráte ho pro obec.
• Refundace rezervace zrušené přes Booking Engine snižuje příjmy.

Karta seskupuje podle měsíců a položek; každá položka ukazuje vzniklou částku (co náleží za ty měsíce) a přijatou částku. Částky na této kartě jsou vždy s DPH.

Dole je «Vystavené doklady»: faktury, opravné doklady, potvrzení a účtenky za období. Jsou tam k nahlédnutí a nepřičítají se k příjmům, protože platba a její faktura jsou tytéž peníze.

1. Klepněte na tlačítko + «Výdaj».
2. Zadejte «Částka» a vyberte «Kategorie»: tyto dvě stačí, pak «Uložit».
3. Podle potřeby otevřete «Další podrobnosti»: dodavatel (pokud chybí, napište jeho název: Vezpa nabídne jeho přidání), společnost, «Měsíc, kam patří», «Počet měsíců», splatnost, uhrazeno, «Sazba DPH (%)» (navrhne ji kategorie), «Číslo dokladu» a poznámky.

Měsíc, kam patří, je měsíc, ke kterému výdaj náleží, i když ho zaplatíte později. S «Počet měsíců» se výdaj rozdělí na stejné díly: roční pojištění na 12 měsíců váží jednu dvanáctinu měsíčně.

«Nahrát XML» přečte italskou e-fakturu FatturaPA, jako .xml nebo podepsanou jako .p7m: dodavatele, číslo, datum, částky, DPH a splatnost. Dobropis vstoupí záporně. Výdaj připadne společnosti, na kterou je faktura vystavena (DIČ příjemce): pokud to není žádná z Vašich, soubor se odmítne. Vstoupí jako k úhradě, s výchozí kategorií dodavatele.

V Itálii mohou faktury dodavatelů přicházet i samy. Pokud má na stránce «Firmy (DIČ)» karta firmy řádek «Faktury dodavatelů», ředitel zvolí «přes Vezpu»: každá faktura, která přijde ze SDI, se stane výdajem té firmy k zaplacení se štítkem «Přijatá faktura» a nelze ji smazat. Pokud už existovala jako výdaj, zadaný ručně nebo z XML, Vezpa ji s ním propojí, místo aby vytvořila další. Při «přes účetní» je dostává účetní a sem je přidáte tlačítkem «Nahrát XML». Jak to zapnout, vysvětluje průvodce elektronickou fakturací.

Seznam filtrujete podle kategorie, dodavatele a stavu («Všechny», «K úhradě», «Uhrazené»). Každý výdaj můžete upravit, smazat, označit přes «Označit jako uhrazený» nebo «Označit jako neuhrazený» a přes «Duplikovat» zkopírovat do jiného měsíce, praktické u faktur za energie. Výdaj bez kategorie se zobrazí jako «Bez kategorie»; výdaje v jiné měně zůstávají mimo součet.

U výdajů, které se vracejí stejné (mzdy, hypotéka, nájem, poplatky), použijte «Opakovat» v kartě výdaje: «Každý měsíc», «Každé 3 měsíce» nebo «Každý rok», s «Do», pokud má opakování konec. Platí pro výdaje zadané ručně, ne pro ty z XML. Vezpa sám vytvoří výdaj každého období ve stejný den v měsíci (31. se v kratších měsících stane posledním dnem), k úhradě, s částkami, dodavatelem, kategorií a firmou prvního. V seznamu mají výdaje opakování ikonu se šipkami v kruhu. Zastavíte ho tlačítkem «Zastavit opakování», z prvního výdaje nebo z kteréhokoli vytvořeného; zastaví ho i smazání prvního, přičemž už vytvořené výdaje zůstanou. Změna částky nebo dodavatele prvního výdaje změní ty další, ne ty už vytvořené. «Duplikovat» zůstává pro jedinou kopii.

Pokud přijímáte platby online přes Stripe, jeho poplatky se zapíšou samy: každý měsíc jeden výdaj od dodavatele Stripe, v kategorii «Poplatky za platby», už zaplacený, se štítkem «Automatický». Vezpa ho každý den aktualizuje, proto ho nelze upravit ani smazat.

U každého dodavatele vidíte, kolik jste utratili a kolik zbývá k úhradě ve vybraném období. Dodavatelé vznikají sami, z výdaje nebo ze souboru XML.

Manažer mění «Název», «DIČ» a «Výchozí kategorie»: s výchozí kategorií ji nové výdaje tohoto dodavatele, i ty z XML, dostanou samy.

«Výdaje k úhradě»: neuhrazené výdaje, ty po splatnosti označené «Po splatnosti». Na «Označit jako uhrazený» klepnete přímo tady. Faktura za provize kanálu, která je stále otevřená, má štítek «K odsouhlasení».

«Očekávané platby»: rezervace s příjezdem v posledních 12 měsících nebo v příštích 30 dnech, které mají ještě otevřený zůstatek. Klepnutím se rezervace otevře.

Na této kartě jsou částky vždy s DPH: jsou to částky, které platíte a přijímáte.

Každé ubytovací zařízení začíná s deseti výchozími kategoriemi, mezi nimi «Provize kanálů». Manažer je spravuje tlačítkem «Kategorie» na kartě Výdaje:

• «Přejmenovat» a «Výchozí sazba DPH (%)», navrhovaná u nových výdajů;
• «Skrýt» a «Zobrazit»: skrytá kategorie se u nových výdajů už nenabízí;
• «Přidat kategorii» pro Vaše vlastní položky.

Výchozí kategorie smazat nelze; ty, které jste přidali, ano, pokud je nepoužívá žádný výdaj.

Ikona % nahoře přepíná mezi «Částky s DPH» a «Částky bez DPH». Platí pro Vývoj a výkaz zisku a ztráty a v Přehledu pro zisk s rozpisem pod ním a pro graf «Výdaje podle kategorie».

• Bez DPH jsou příjmy očištěné o svou sazbu: v Itálii ubytování bez 10 %, jinde se sazbou zařízení. Výdaje se počítají základem daně.
• Výdaj, jehož DPH není známá, nebo platba, která nepatří k rezervaci, se počítá celá i bez DPH: upozorní na to poznámka.
• «K úhradě» a «Pohledávky za období» jsou vždy s DPH, stejně jako karta Příjmy: jsou to peníze, které skutečně odcházejí a přicházejí.

Provize portálů se počítají z rezervací: vstupují mezi výdaje, do kategorie «Provize kanálů», rozdělené noc po noci jako pobyt.

Faktura za provize, kterou Vám kanál pošle, je «K odsouhlasení»: zaznamenáte ji do stejné kategorie, ručně nebo z XML, abyste zkontrolovali, kolik si kanál ponechal, ale od zisku se podruhé neodečítá. Dokud není uhrazená, zobrazuje se v «K úhradě» a ve splatnostech, protože je to skutečný dluh. Ve výkazu zisku a ztráty má vlastní řádek, «Provize OTA (mimo zisk)».

Pokud má účet více společností (viz průvodce elektronickou fakturací), nahoře se objeví výběr «Společnost»: «Všechny společnosti» nebo jen jedna. S jedinou společností výběr není.

• Příjem připadne společnosti pokoje nebo oddělení; pobyt v pokojích různých společností se mezi ně dělí noc po noci.
• Výdaj z XML připadne společnosti, na jejíž DIČ je vystaven; ručně zadaný výdaj společnosti vybrané v «Další podrobnosti», jinak obvyklé společnosti dodavatele, jinak hlavní společnosti.
• Každý přehled čtete za jednu společnost nebo za všechny dohromady: částky jedné společnosti nikdy neskončí na DIČ jiné.

• Manažer: všechny karty, přepínač DPH, kategorie a úpravy dodavatelů.
• Asistent: jen «Výdaje» a «Dodavatelé». Zadává výdaje a nahrává XML, vytváří nové dodavatele z výdaje a upravuje výdaje, které sám zadal ručně; nevidí příjmy ani zisk a nemění kategorie ani dodavatele.
• Ostatní role tlačítko «Účetnictví» nemají.

Statistiky počítají tržby podle data odjezdu: vše, co host utratil, včetně provize portálu, v měsíci, kdy odjíždí, zaplaceno nebo ne. Účetnictví počítá přijaté peníze, v měsíci, kam patří každá noc. Stejné měsíce proto mohou dát různé součty, a tak to má být: Statistiky říkají, kolik jste prodali, Účetnictví, kolik jste přijali a utratili.

Pod grafem tržeb ve Statistikách najde manažer poznámku «Proč Statistiky ukazují jiné tržby».

Ikona «Daňové doklady» nahoře otevře stránky dokladů, které Vaše zařízení vystavuje, například elektronickou fakturaci a faktury: objeví se, když je aktivní alespoň jedna z nich.

Účetnictví nevystavuje doklady a nic neposílá finančnímu úřadu: uvádí je na kartě Příjmy, v části «Vystavené doklady», aniž by je přičítalo k příjmům.